Das IDL Erfassungsformular bietet Tochtergesellschaften eines Konzernes die Möglichkeit, Daten in einem Excelformular zu erfassen und der Konzernmutter für den Konzernabschluss bereitzustellen. Das Erfassungsformular unterstützt dieselbe Rechenlogik wie auch IDL Konsis Hierbei sind die von IDL gelieferten Standardtabellenblätter mit einem Passwort vor Veränderung geschützt. Sollte der Schutz 'gewaltsam' aufgehoben werden, so ist es sehr wahrscheinlich, dass die aufeinander abgestimmten Makroroutinen des IDL Erfassungsformulares nicht mehr korrekt arbeiten, in diesem Fall kann IDL keine Unterstützung bereitstellen.
Die Excel Makrosicherheit wird von Microsoft standardmäßig bei jeder Installation des Microsoft Office Pakets auf 'hoch' bzw. 'sehr hoch' eingestellt. Diese Einstellung von Microsoft soll der Sicherheit des Betriebssystems dienen um einen Virenbefall durch eine Office Mappe zu verhindern. Um mit dem IDL Erfassungsformular arbeiten zu können, sollte die Makrosicherheit jedoch zumindest auf 'mittel' eingestellt werden. So hat der Anwender pro Office Mappe die Möglichkeit abzuwägen, ob Makros aktiviert oder deaktiviert werden sollen. Ohne die Makroroutinen ist das IDL Erfassungsformular nicht einsatzbereit.
Hierbei gilt folgender Leitsatz: Aktivieren Sie ausschließlich Makros, die aus einer vertrauenswürdigen Quelle stammen, sollten Sie z. B. den Absender einer E-Mail nicht kennen, so deaktivieren Sie die Makros um einen Virenbefall zu vermeiden und kontaktieren eventuell den Absender.
Folgendermaßen können Sie die Makrosicherheit Ihrer Microsoft Excel Installation überprüfen bzw. verändern:
Abbildung: Überprüfung Makrosicherheit in Microsoft Excel
Sollte die Makrosicherheit nicht wie hier im Beispiel auf 'Mittel' eingestellt sein, so passen Sie diese bitte, eventuell in vorheriger Rücksprache mit Ihrer IT-Abteilung, auf 'Mittel' an. Anschließend muss das IDL Erfassungsformular, falls es geöffnet ist, geschlossen und erneut gestartet werden, ein Excel-Neustart ist hierfür jedoch nicht erforderlich.
Abbildung: Anzeige der Makrosicherheits-Stufen
| Version: | komp.: | Bemerkungen: |
|---|---|---|
| Excel2000 | JA | mit Service Release 2 (oder höher); siehe Einschränkung der Kompatibilität |
| ExcelXP | JA | mit Service Release 2 (oder höher) |
| Excel2003 | JA | mit Service Release 2 (oder höher) |
| Excel2007 | JA | mit Service Release 2 (oder höher) |
| Excel2010 | JA | 32-Bit |
| Excel2010 | Nein | 64-Bit --> diese Version gilt mit Einschränktungen für das Erfassungsformular |
Lt. Microsoft® wurde von der französischen Regierung eine Vorgabe erlassen das in digitalen Dokumenten, wie z. B. Microsoft® Excel Arbeitsmappen, keinerlei Passwortschutz erlaubt ist. Die französischen Anwender haben auch keine Möglichkeit, ein Passwort zu hinterlegen. Wenn diese Anwender jedoch eine Mappe von z. B. einem deutschen Anwender erhalten, auf der ein Passwortschutz enthalten ist, dann melden die französischen Microsoft® Excel 2000 Fehler, da diese hinterlegten Passwörter nicht verwaltet werden können. Nachfolgend wird die Kompatibilität/Inkompatibilität der diversen französischen Excel Versionen aufgezeigt:
| Version: | komp.: | Bemerkungen: |
|---|---|---|
| Excel2000 | JA | mit Service Release 2 (oder höher) |
| ExcelXP | JA | mit Service Release 2 (oder höher) |
| Excel2003 | JA | mit Service Release 2 (oder höher) |
| Excel2007 | JA | mit Service Release 2 (oder höher) |
| Excel2010 | JA | 32-Bit |
Ab Excel2000 SR1 inkl. Update 1 und höher wird der Passwortschutz ignoriert. D. h. die französischen Anwender haben die Möglichkeit die Erfassungsformulare ohne Probleme zu öffnen. Allerdings ist hier der Nachteil, dass der Blatt- und Arbeitsmappenschutz komplett deaktiviert ist, d. h. die französischen Anwender haben die Möglichkeit, den Aufbau sowie die Inhalte des IDL Erfassungsformulares nach belieben zu ändern. Diese "Freiheit" stellt jedoch ein Problem dar, denn wenn die IDL Erfassungsformulare modifiziert werden, besteht die Möglichkeit, dass diese unbrauchbar werden und unter Umständen erneut vom franz. Anwender ausgefüllt werden müssen. IDL kann für derartig modifizierte IDL Erfassungsformulare keine technische Unterstützung anbieten. Bitte sensibilisieren Sie Ihre französischen Tochtergesellschaften dahin gehend, dass die IDL Erfassungsformulare KEINESFALLS manuell modifiziert werden dürfen.
Bisher sind uns keine weiteren Inkompatibilitäten mit Excel Versionen anderer Länder bekannt.
Bitte laden Sie sich von der jeweiligen Microsoft® Internet-Seite die benötigten Updates entsprechend herunter. Sollte Ihr benötigtes Land /bzw. Sprache nicht in der unten aufgeführten Liste vorhanden sein, so navigieren Sie bitte entsprechend über den letzten Link - worldwide - zu der jeweiligen nationalen Microsoft® Internetseite.
| Sprache | Link: |
|---|---|
| deutsch | http://www.microsoft.com/germany/ |
| englisch (UK) | http://www.microsoft.com/uk/ |
| englisch (US) | http://www.microsoft.com/ |
| französisch | http://www.microsoft.com/france/ |
| - worldwide - | http://www.microsoft.com/worldwide/ |
Microsoft bietet eine Office Version Excel:Mac für das Betriebssystem Apple Macintosh an, jedoch ist der Visual Basic-Makrocode nicht kompatibel. 'Excel:Mac' modifiziert das Erfassungsformular in der Weise, dass es nachträglich unter 'normalen' Windows Betriebssystemen sowie Office-Versionen nicht mehr funktionstüchtig ist, daher wird die Verwendung des IDL Connector sowie des Erfassungsformulares in Verbindung mit 'Excel:Mac' nicht unterstützt !
Das Menü des IDL Erfassungsformular gliedert sich in drei Punkte auf:
Abbildung: Menügliederung im IDL Erfassungsformular
Hier hat der Anwender die Möglichkeit, Aufrisse, wie z. B. Anlagenbewegungen oder IC-Unterkontensalden, zu erstellen und zu prüfen. Das IDL Erfassungsformular fügt jeweils ein entsprechendes Tabellenblatt in Excel hinzu, indem die Aufrisse vom Anwender eingegeben werden können.
Hier werden lediglich die Aufrisse dem Anwender angeboten, die in IDL Konsis bei der Konzernmutter aktiviert wurden. Sollten Sie einen Spiegel vermissen, so kontaktieren Sie bitte Ihre Konzernmutter.
Hier hat der Anwender die Möglichkeit, die Online-Sprache des IDL Erfassungsformulares abzuändern, jedoch nur auf diejenigen, die die Konzernmutter zur Zeit der Erfassungsformularerzeugung ausgewählt hatte. Wenn der Eintrag 'Online-Sprache' vollständig fehlt, dann wurde lediglich eine Sprache für das Formular ausgewählt, daher entfällt der Button.
Durch diese Funktion kann der Anwender diverse zusätzliche Ergänzungsblätter in das Erfassungsformular hinzufügen. Diese Tabellenblätter beinhalten keinerlei Passwortschutz und können frei modifiziert werden.
Das IDL Erfassungsformular unterstützt bislang folgende drei Plausibilitäten die durch => 'Aufrisse' => 'Kontensalden' => 'Prüfen' ausgelöst werden können:
Das IDL Erfassungsformular summiert alle Anlagenbewegungen mit dem Buchungsschlüssel 05 aus dem Tabellenblatt 'Anlagenbewegungen' und vergleicht diese Summe mit der Summe der Abschreibungskonten (Konto-Kennzeichen 1 = D) aus dem Kontensaldenblatt. Anschließend wird am Ende des Kontensaldenblattes ein Protokoll ausgegeben.
Sollten im IDL Erfassungsformular die Anlagenbewegungen deaktiviert sein, z. B. weil diese generell nicht in IDL Konsis gepflegt werden, oder es ist im Kontenstamm kein Konto mit dem Konto-Kennzeichen 1 = D hinterlegt so entfällt diese Prüfung!
Das IDL Erfassungsformular summiert alle Rückstellungen mit dem Buchungsschlüssel 03 aus dem Tabellenblatt 'Rückstellungen' und vergleicht diese Summe mit der Summe der Auflösungskonten (Konto-Kennzeichen 1 = Y) aus dem Kontensaldenblatt. Anschließend wird am Ende des Kontensaldenblattes ein Protokoll ausgegeben.
Sollten im IDL Erfassungsformular die Rückstellungen deaktiviert sein, z. B. weil diese generell nicht in IDL Konsis gepflegt werden, oder es ist im Kontenstamm kein Konto mit dem Konto-Kennzeichen 1 = Y hinterlegt so entfällt diese Prüfung!
Das IDL Erfassungsformular summiert alle Rückstellungen mit dem Buchungsschlüssel 04 aus dem Tabellenblatt 'Rückstellungen' und vergleicht diese Summe mit der Summe der Zuführungskonten (Konto-Kennzeichen 1 = Z) aus dem Kontensaldenblatt. Anschließend wird am Ende des Kontensaldenblattes ein Protokoll ausgegeben.
Sollten im IDL Erfassungsformular die Rückstellungen deaktiviert sein, z. B. weil diese generell nicht in IDL Konsis gepflegt werden, oder es ist im Kontenstamm kein Konto mit dem Konto-Kennzeichen 1 = Z hinterlegt so entfällt diese Prüfung!
Das Protokoll befindet sich auf dem Kontensaldenblatt unter der Erfassung und dem Abstimmblock. In diesem Protokoll werden die Stati der Plausibilitäten angezeigt. Sollte hier der Status nicht korrekt sein, so muß der Anwender die eingegebenen Daten prüfen und korrigieren. Nach erfolgter Korrektur sollte die Prüfung zur Kontrolle nochmals durchgeführt werden um den Status auf grün zu setzen.
In folgender Abbildung sind die Stati der Plausibilitätsprüfung korrekt, der Anwender hat die Erfassung korrekt durchgeführt.
Abbildung: Stati der Plausibilitätsprüfung korrekt
In folgender Abbildung sind die Stati der Plausibilitätsprüfung fehlerhaft, der Anwender hat die Erfassung nicht korrekt durchgeführt und muss die eigetragenen Werte nochmals überprüfen.
Abbildung: Stati der Plausibilitätsprüfung fehlerhaft
Bei den folgenden Screenshots werden die verschiedenen Erfassungsformular-Arten erläutert. Hier die Definition der verschiedenfarbigen Pfeile auf den Screenshots:
In dem Standard-Erfassungsformular werden Daten in der Spalte G (blauer Pfeil) des Erfassungsformulares erfasst. Die Spalte F zeigt die Vorperiodenwerte (grauer Pfeil). Es dürfen lediglich Werte in der aktuellen Periode, in den Konten (weiße Felder), erfasst werden. Positions- und Summenzeilen werden automatisch gerechnet. Eine evtl. Differenz wird im Erfassungsformular in Zelle G2 ausgewiesen, genauere Informationen können dem Abstimmblock am Ende des Kontensaldenblattes entnommen werden.
Abbildung: Standard-Erfassungsformular
Beim Umsatzkostenverfahren werden die Bilanzkonten wie auch im Standardformular in der Spalte G erfasst, eine Aufteilung nach Kostenstellen ist nicht möglich. Die GuV-Konten müssen auf die Kostenstellen ab Spalte I bis ... (weiße Felder) erfasst werden. Die Summe über alle Kostenstellen wird in der Spalte G automatisch aufaddiert. Positions- und Summenzeilen werden automatisch gerechnet. Eine evtl. Differenz wird im Erfassungsformular in Zelle G2 ausgewiesen, genauere Informationen können dem Abstimmblock am Ende des Kontensaldenblattes entnommen werden.
Abbildung: UKV-Erfassungsformular
Dieses Formular arbeitet ähnlich wie das zuvor beschriebene Umsatzkostenverfahren, jedoch muss bei dieser abgewandelten Version des Erfassungsformulares zusätzlich der Kontensaldo in der Spalte G zur Verprobung mit dem Aufriss über die Kostenstellensalden eingegeben werden. Sollte der eingegebene Kontensaldo nicht mit dem Aufriss ab Spalte I bis ... übereinstimmen so wird das Feld des Kontensaldos, wie auf dem folgenden Screenshot gezeigt, rot eingefärbt!
Bei roten Feldern muss der Anwender nun überprüfen, ob der Kontensaldo in Spalte G korrekt ist und die Aufrisse ab Spalte I bis ... fehlerhaft / unvollständig sind oder ob die Aufrisse korrekt aber der Kontensaldo nicht richtig ist.
Abbildung: UKV-X-Erfassungsformular
Dieses Formular unterstützt die Erfassung von Daten mit Geschäftsbereichen. Die Erfassung erfolgt ab Spalte I bis ... (weiße Felder). Die Summe der Geschäftsbereiche pro Konto wird in die Spalte G automatisch aufaddiert. Positions- und Summenzeilen werden automatisch gerechnet. Eine evtl. Differenz wird im Erfassungsformular in Zelle G2 ausgewiesen, genauere Informationen können dem Abstimmblock am Ende des Kontensaldenblattes entnommen werden.
Abbildung: GB-Erfassungsformular
Dieses Formular arbeitet ähnlich wie das oben beschriebene Formular für die Erfassung von Geschäftsbereichen, jedoch muss bei dieser abgewandelten Version des Erfassungsformulares zusätzlich die Summe der Kontensalden über alle Geschäftsbereiche in der Spalte G zur Verprobung mit dem Aufriss über die einzelnen Geschäftsbereiche händisch eingegeben werden. Sollte der eingegebene Kontensaldo nicht mit dem Aufriss ab Spalte I bis ... übereinstimmen, so wird das Feld des Kontensaldos, wie auf dem folgenden Screenshot gezeigt, rot eingefärbt!
Bei roten Feldern muss der Anwender nun überprüfen, ob der Kontensaldo in Spalte G korrekt ist und die Aufrisse ab Spalte I bis ... fehlerhaft / unvollständig sind oder ob die Aufrisse korrekt aber der Kontensaldo nicht richtig ist.
Abbildung: GB-X-Erfassungsformular
In diesem Formular hat der Anwender die Möglichkeit den Saldo lt. Buchhaltung in der Spalte I zu erfassen und in Spalte J eventuelle Umbuchungen vorzunehmen. Abweichend zu den anderen Erfassungsformular-Varianten sind hier zwei Vorperiodenspalten, F und K, vorhanden. Spalte F zeigt die Vorperiodenwerte nach evtl. Umbuchungen, Spalte K hingegen zeigt Vorperiodenwerte vor Umbuchungen.
Abbildung: HBI/II-Erfassungsformular
Dieses Formular bietet dem Anwender die Möglichkeit die Erfassung ab Spalte I bis ... für mehrere Perioden in nur einem Erfassungsformular vorzunehmen. In Spalte G
Abbildung: Mehrperioden-Erfassungsformular
Dieses Formular ist ähnlich dem Standard-Formular, jedoch werden die Bewegungsaufrisse vom Anwender in Spalten und nicht in Zeilen erfasst.
Wie bei den Screenshots unter Punkt 4.1 bis 4.8 ersichtlich müssen die Werte für die aktuelle Periode in den jeweiligen Spalten eingetragen werden (blaue Pfeile). In der Zelle G2 wird, falls vorhanden, eine Differenz ausgegeben die vom Anwender eliminiert werden muss. In der Spalte H wird das jeweilige Soll/Haben-Kennzeichen des Kontos angezeigt. Folgendes Schema wurde hierfür verwendet:
| BilGuV-Knz | Art | S/H-Knz. | BilGuV-Knz. | Art | S/H-Knz. | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Aktiva | S | 6 | stat. Aktiva | S | |
| 2 | Passiva | H | 7 | stat. Passiva | H | |
| 3 | Erträge | H | 8 | stat. Erträge | H | |
| 4 | Aufwendungen | S | 9 | stat. Aufwendungen | S | |
| 5 | stat. Mengen | S |
Wenn jedoch ein Kontensaldo dreht, d. h. der Wert ist gegensätzlich zu diesem Standard-S/H-Kennzeichen, dann muss der Anwender diesen Wert entsprechend mit einem negativen Vorzeichen erfassen.
Bei den IC-Unterkontensalden muss der Anwender die Intercompany-Beziehungen erklären, hierbei gibt es zwei unterschiedliche Kontotypen. In der Spalte D befinden sich diese Konto-Kennzeichen. Konto-Kennzeichen 'J' steht dafür, dass für dieses Konto ein Intercompany-Aufriss durchgeführt werden kann, aber nicht zwingend muss. D. h. unter Umständen ist nur ein Teil des Kontensaldos aus Intercompany entstanden. Bei dem Konto-Kennzeichen 'I' muss der Anwender zwingend den kompletten Saldo aus Spalte G auf die verschiedenen Gesellschaften aufteilen. Falls zwischen zwei Unternehmen Intercompany-Geschäfte mit einer Transaktionswährung vereinbart wurden, so kann diese über die Schnellerfassungszeile extra erfasst werden.
Wie im nächsten Screenshot zu sehen ist, ist bei dem ersten Konto mit dem Konto-Kennzeichen 'J', das Feld für die Kontonummer nicht rot eingefärbt. Für die 'I'-Konten jedoch wurde vom Erfassungsformular die rote Einfärbung vorgenommen, da hier noch Differenzen zu klären sind.
Abbildung: I-Konten mit Differenzen
Nach der Klärung werden die roten Einfärbungen entfernt.
Abbildung: I-Konten nach Klärung der Differenzen
Die Kostenstellensalden sind vom Anwender identisch zu pflegen.
Standardmäßig erfolgt die Erfassung von Bewegungen, hier exemplarisch an den Anlagenbewegungen erklärt, in einer Listform. Im Gegensatz zu den IC-Unterkontensalden sowie den Kostenstellensalden muss der Anwender lediglich die Differenz zwischen aktuellem Kontensaldo und dem Kontensaldo aus der Vorperiode erklären da in IDL Konsis der Endsaldo vorgetragen wurde. D. h. die noch vom Anwender zu klärende Differenz muss mit einer oder mehreren Bewegungen aufgelöst (erklärt) werden. Das Erfassungsformular färbt die Kontonummern in der Spalte B rot ein, wenn bei diesem Konto eine Differenz auftritt. Die jeweilige Differenz pro Konto kann der Anwender in der grauen Schnellerfassungszeile sehen, wenn ein Konto (bzw. die Excelzeile) aktiv ist.
Die Schnellerfassungszeile dient der Erfassung der Bewegungen. Hier muss die Kontonummer (Pflichteingabe), der Buchungsschlüssel (Pflichteingabe), eine evtl. IC-Gesellschaft (Kanneingabe) und der zu erfassende Wert eingegeben werden. Die IC-Gesellschaft sollte nur gepflegt werden, wenn bei diesem Konto in der Spalte D des Kontos das Konto-Kennzeichen 1 = 'I' oder 'J' für Intercompany zu finden ist. Bitte halten Sie mit Ihrer Konzernmutter Rücksprache, ob die IC-Gesellschaft gepflegt werden soll.
Abbildung: Schnellerfassungszeile zur Erfassung der Bewegungen
Nachdem die Bewegungen über die Schnellerfassungszeile eingetragen wurden findet das Erfassungsformular keine Differenzen mehr und nimmt die rote Einfärbung auf dem jeweiligen Konto in Spalte D weg.
Abbildung: Bewegungen ohne Differenzen
Die Aufrisse für Kapitalbewegungen, Rückstellungen und evtl. individuelle Spiegel sind vom Anwender identisch zu pflegen. Bei den unter 4.1 bis 4.7 beschriebenen Varianten werden in Abhängigkeit zu den verschiedenen Varianten in der Schnellerfassungszeile noch weitere Felder, wie z. B. ein Geschäftsbereich oder ein Feld für die Periode, für die Erfassung hinzugefügt.
Bei dem Erfassungsformular unter Punkt 4.8 beschrieben findet die Erfassung in den Bewegungen nicht in der Listform sondern in Spaltenform statt. Der Anwender erhält alle zu erfassenden Buchungsschlüssel in Spaltenform und kann die Werte direkt in die Spalten einpflegen.
Abbildung: Eingabe in Spalten
Über die rechte Maustaste in den Bewegungstabellenblätter, den IC-Unterkontensalden und Kostenstellensaldenblätter kann über die Funktion 'Aufrisszeilen einfügen' ein Komplettaufriss durchgeführt werden, d. h. für dieses Konto werden alle Buchungsschlüssel eingefügt.
Abbildung: Aufrisszeilen einfügen
Anschließend sind alle Zeilen automatisch eingefügt worden. Der Anwender kann dann in der Spalte G die Werte auch direkt eintragen.
Abbildung: Aufrisszeilen eingefügt
Wenn für ein Konto ein Buchungsschlüssel zweimal verwendet werden soll / muss, so kann eine Zeile dupliziert werden, indem der Cursor auf die zu duplizierende weiße Zeile gestellt wird und anschließend die Funktion 'Aufrisszeilen einfügen' durchgeführt wird.
Sowohl bei den Kontensalden wie auch bei den diversen Aufrissen kann der Anwender (lediglich in den weißen Feldern!!) über 'rechte Maustaste' - 'Bemerkung' zu den eingepflegten Daten entsprechende Kommentare hinterlegen.