Der IDL Connector wurde um den Menüpunkt Dezentral erweitert. Dieser Menüpunkt enthält alle notwendigen Funktionen, die das frühere KVM100 ebenfalls enthielt. Des weiteren wurden noch neue Funktionen ergänzt, die im weiteren Verlauf dieser Beschreibung erläutert werden.
Die Anwendung Erfassungsformular erstellen gibt dem Anwender die Möglichkeit, Erfassungsformulare auf der Basis von Reports zu generieren. Mit der Funktion Report erstellen können bestehende Reports aus IDL Konsis ausgelesen werden.
Um ein Erfassungsformular zu generieren, muss die IDL Connector leiste geöffnet werden. Anschließend den Menüpunkt Dezentral und den Untermenüpunkt Erfassungsformular erstellen ausführen.
Nachdem die Anmeldung an der IDL Datenbank erfolgt ist, erscheint folgende Eingabemaske:
Sprachen -- hier erhält der Anwender die Möglichkeit aus den in IDL Konsis hinterlegten Sprachen bestimmte selektiv auszuwählen. Der IDL Connector übernimmt dann sämtliche in der IDL Datenbank befindlichen Übersetzungen und bietet diese im Erfassungsformular entsprechend an. Sollten z. B. einzelne Konten nicht in die jeweilige Sprache übersetzt worden sein, so wird anstelle dessen der englische und wenn dieser nicht vorhanden ist der deutsche Text im Erfassungsformular ausgegegeben.
Zusätzliche Aufrisse -- hier erhält der Anwender die Möglichkeit aus den folgenden Aufrissmöglichkeiten ein IDL Erfassungsformular erstellen zu können:
Sonstige Funktionalität:
Um ein oder mehrere Erfassungsblätter mit dem KVM100 zu generieren, muss zuvor in IDL Konsis ein Reportkopfsatz angelegt werden, der Report MUSS JEDOCH NICHT zwingend generiert werden. Um einen Report in IDL Konsis zu erstellen, ist es nötig, in der Anwendung Reportverzeichnis (REP) einen Reportkopfsatz einzurichten.
Um einen neuen Reportkopfsatz anzulegen, müssen folgende Schritte durchgeführt werden:
Menü <Aktion> <Erfassen>
Die Einzelsatzanwendung REPE öffnet sich und es können diverse Parameter angegeben werden.
Folgende Parameter werden in diesem Beispiel verwendet:
Report (Report) ERF-BG
Gesellschaft (Gesellsch.) 001
Report Version (RepVersion) 01
Aktuelle Periode (AktPeriode) 12.2003
Vergleichs-Periode (V-Periode) 12.2002
Datenart I4
Report Option (Rep.Option) K
Die Report Option "K" schreibt sämtliche Konten lt. Positions-und Kontenzuordnungen (POSKTO) in den Report, die zu diesem Zeitpunkt eingetragen sind. Sollte bei einem oder mehreren Konten im Feld "Gültig Bis" in der Anwendung Konten (KTO) ein Datum eingetragen sein, das niedriger als die aktuelle Periode ist, so werden diese Konten bei der Erstellung schreibgeschützt und sind später nicht eingabebereit. Anschließend auf den Button 'Speichern' drücken.
Folgende Parameter werden in diesem Beispiel verwendet (wie zuvor im Reportkopfsatz angelegt):
Report (Report) ERF-BG
Gesellschaft (Gesellsch.) 001
Report Version (RepVersion) 01
Aktuelle Periode (AktPeriode) 12.2003
Datenart (Datenart) I4
Pfad und Name der Datei C:\idl\Formulare\Erfassungsformular_122003.xls
Option Erfassungsblatt ohne Positions-Nummern: NEIN (kein Haken)
Option Erstellen Master: JA (Haken)
Option Erstellen Master für Aufrisserfassung: NEIN (kein Haken)
Option Transaktionswährung zulassen: JA (Haken)
Anschließend mit <Report erstellen> bestätigen und das KVM100 erstellt das Erfassungsblatt! Nach der Bestätigung "flackert" der Bildschirm nicht mehr wie im früheren KVM100. Sollte sich eine Zeitlang nichts auf dem Bildschirm bewegen arbeitet Excel im Hintergrund und ist nicht abgestürzt! In der Eingabemaske befindet sich links unten eine Fortschrittsanzeige, durch die sich der Anwender vergewissern kann, dass das KVM100 das Erfassungsformular generiert.
Nach einer kurzen Weile wurde das Blatt erstellt und es erscheint folgende Meldung:
Wenn diese Meldung erscheint, wurde das Erfassungsformular bereits erstellt. Nach Bestätigung mit Report öffnen wird das Erfassungsformular geöffnet. Um dem Anwender die Gelegenheit zu bieten, ein weiteres Formular zu erstellen, gibt es den Button Weitere Reports erstellen. Bei Betätigung wird die 'Erfassungsformular erstellen'-Maske offen gehalten, anschließend kann der Anwender die Parameter modifizieren und das nächste Formular erstellen. Soll nur ein Formular erstellt werden und dieses später als Master fungieren, so klicken Sie nach der Erstellung auf Report öffnen. Anschließend wird das soeben generierte Erfassungsformular auf dem Bildschirm angezeigt.
Alle notwendigen Informationen wie z. B. IC-Gesellschaften und Buchungsschlüssel befinden sich nun in dem Erfassungsformular. Bei Auslandsgesellschaften kann der Anwender selbstverständlich die Sprache des Erfassungsblattes verändern insofern zum Generierungszeitpunkt des Erfassungsformulares die Positions- und Kontenbezeichnungen in der jeweiligen Sprache in der IDL Konsis Datenbank eingetragen waren. Es werden die Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch im KVM100 unterstützt. Unter dem Menüpunkt <Dezentral> <Online Sprache> kann die Sprache umgestellt werden.
Generell sind alle vom KVM100 generierten Erfassungsblätter mit einem Passwort geschützt. Dieses Passwort ist immer aktiv und der Anwender darf nur die Konten der aktuellen Periode mit Daten füllen. Jegliche Änderung am Format der automatisch generierten Blätter oder das Einfügen/Ändern von Konten ist nicht gestattet. Jedoch gibt es im Dezentral-Menü einen Master Modus. Dieser Modus steht nur Anwendern mit dem IDL Connector 2.1.9SR2 oder höher zur Verfügung. Anwender (z. B. Tochtergesellschaften) mit einer niedrigeren Version oder gar keinem IDL Connector können dieses Blatt nicht ändern.
In diesem Modus ist es dem Anwender möglich, folgende Felder auf dem Hauptsaldenblatt abzuändern:
Zelle B2 = Gesellschaft
Zelle B3 = Unternehmensbereich
Zelle D2 = Faktor zur Änderung der Darstellung der Werte
Zelle F2 = Vorperiode-Währung
Zelle F5 = Vor-/Vergleichsperiode
Zelle G4 = Datenart
Zelle G5 = Akt. Periode
Der Anwender kann in die Zellen der aktuellen Periode sowie der Vor-/Vergleichs-Periode z. B. IDL Connector bezüge händisch eintragen (jedoch wird diese Funktion auch automatisch vom KVM100 unterstützt, siehe: Erstellen Master bzw. Erstellen Master für Aufrisserfassung. Die Vorperiode wird nur beschreibbar, wenn der Master Modus aktiv ist.
Sollte der Master Modus aktiviert sein und Sie speichern die Excel-Mappe, über <Datei> => <Speichern> oder über <Dezentral> => <Speichern unter...>
wird der Master Modus automatisch kurzfristig deaktiviert. Die Felder sind dann nicht mehr änderbar und die eventuell vorhandenen IDL Connector bezüge werden automatisch verpackt. Nachdem die Arbeitsmappe von Excel gespeichert wurde, wird der Master Modus wieder aktiviert und die Felder sind wieder bereit für Modifikationen, z. B. die Eingabe der nächsten Gesellschaft.
Generell ist es nicht möglich, Erfassungsformulare im Master Modus zu speichern! Jedoch kann der Anwender das Erfassungsformular zu jedem späteren Zeitpunkt öffnen und den Master Modus wieder aktivieren, insofern er die richtige IDL Connector-Version einsetzt.
Der Unterschied zwischen dem "normalen" Speichern von Excel und dem "IDL Speichern" besteht darin, dass durch das herkömmliche Speichern, der Master Modus deaktiviert wird, jedoch wird er nach dem Speichervorgang nicht wieder automatisch aktiviert! Wenn Sie das "IDL Speichern" nutzen, wird nach dem Speichervorgang der Master Modus wieder aktiviert und der Anwender kann die Gesellschaft abändern und für die nächste das Erfassungsformular erstellen. Des weiteren wird dem Anwender vor dem IDL Speichern der bisherige Name der Arbeitsmappe plus der Gesellschaftsnummer und einem eventuellen Unternehmensbereich als neuer Name vorgeschlagen. Sollte Ihr Erfassungsblatt z. B. Test.xls heißen und dieses Blatt für die Gesellschaft 001 erzeugt sein, so schlägt IDL automatisch den Namen test___001.xls vor.
Seit der Version 2.2.0SR2 ist es dem Anwender möglich, eine Batch-Verarbeitung zu nutzen, um das Erfassungsformular für alle IC-Gesellschaften automatisch generieren zu lassen. Das Erfassungsformular
Kann vom Kunden angepasst werden und anschließend über den Menüpunkt ?Dezentral? => ?Master vervielfältigen? vervielfacht werden. Die Dateien werden automatisch in den gleichen Ordner gespeichert, in dem auch das Master-Erfassungsformular gespeichert ist. Der automatisch generierte Name setzt sich wie folgt zusammen: <Name des bisherigen Masters> + UBR (falls vorhanden)+ Ges
Der Cursor muss in der Zeile stehen, die gelöscht/ausgeblendet werden soll. Gelöschte Zeilen (Konten) werden in den Aufrissen nicht angezeigt!
Des weiteren können einzelne Kontenzeilen ein- und ausgeblendet werden, wenn Sie der Meinung sind, dass diese Konten für die Tochtergesellschaften nicht relevant sind, wie z. B. Konten für die Konsolidierung).Um irrtümlich ausgeblendete Kontenzeilen wieder einzublenden aktivieren Sie bitte die jeweilige Positionszeile, der das Konto zugeordnet ist und führen Sie folgende Aktion aus Aktion<Dezentral> => <Aufriss-Zeilen einfügen>. Um Kontenzeilen auszublenden / zu löschen nutzen Sie hierfür bitte die Funktion:<Dezentral> => <Aufriss-Zeilen löschen>
Eventuelle Konten oder Positionen können über die Funktion <Aufriss-Zeilen einfügen> NICHT hinzugefügt werden, d. h. wenn in dem Erfassungsformular ein Konto fehlt, weil es zum Zeitpunkt der Erstellung des Erfassungsformulares (bzw. des Reports in IDL KONSIS) nicht in der Anwendung POSKTO hinterlegt war, so kann es NICHT manuell hinzugefügt werden. In diesem Fall muss der Anwender das Konto in POSKTO entsprechend hinterlegen, den Report in IDL Konsis neu generieren und anschließend das Erfassungsformular neu erstellen.
Wenn Sie sich nicht im Master Modus befinden, dann sind die Menüpunkte "Aufriss-Zeilen einfügen" und
"Aufriss-Zeilen löschen" nicht verfügbar.
Positions- und Summenzeilen können über diese Funktion nicht ausgeblendet werden!!
Wenn der Master Modus aktiv ist, sind die Felder die vom Anwender modifiziert werden dürfen, B2, B3, D2, F2, F5, G4 und G5, WEISS. Des weiteren sind die Vor-/Vergleichs-Periodenzellen editierbar.
Wird der Master Modus deaktiviert, so färben sich die Zellen B2, B3, D2, F2, F5, G4 und G5 GELB und lassen keine weitere Änderung mehr zu. Bestehende IDL Connector bezüge werden automatisch verpackt, siehe unten.
In diesem Zustand kann auch ein Anwender, der keinen IDL Connector einsetzt die Excel-Mappe öffnen und bearbeiten ohne einen Fehler zu erhalten, weil ihm der für die IDL Connector formeln notwendige IDL Connector fehlt.
IDL Konsis bietet die Möglichkeit, dass alle Konten mit dem Konto-Kennzeichen 2 = 'L' automatisch beim Gesellschaftsvortrag auf das Ergebnisvortragskonto (auf Gesellschaftsdatenartebene = Konto mit Konto-Kennzeichen 2 = 'X' oder 'W' oder auf Konzerndatenartebene Konto mit Konto-Kennzeichen 2 = 'X' oder das zwingend einzutragende Ergebnisvortragskonto aus der Anwendung Datenarten (FAC)) umgebucht werden.
Der IDL Connector kennt ebenfalls diese Mimik und trägt bei diesem Konto auf dem Kontensaldenblatt eine Formel ein, welche die Werte aller Konten mit Konto-Kennzeichen 2 = 'L', den GuV-Jahresüberschuss/-fehlbetrag aus der Vorperiode sowie den eigenen Vorjahresbetrag aufaddiert. Diese Zelle ist standardmäßig vor Änderungen geschützt und der Anwender muß hierfür auch keinen Kapitalaufriss pflegen. Im Master Modus ist es dem Anwender jedoch möglich, über <rechte Maustaste> auf der Zelle den Menüpunkt gesperrt auszuwählen und dort 'Nein' einzugeben. In diesem Fall wird der Zellschutz generell deaktiviert. Vorsicht: Der Aufriss wird trotz entferntem Zellschutz weiterhin nicht möglich sein. Eventuelle Anpassungen in diesem Bereich müssen anschließend auch in der IDL Datenbank vorgenommen werden.
Durch einen Passwortschutz, wie schon beschrieben, ist es nicht möglich, die durch das KVM100 generierten Arbeitsblätter zu ändern. Jedoch ist es möglich, über das Menü <Dezentral> und den Menüpunkt <Ergänzungsblatt> eigene Arbeitsblätter in das Erfassungsblatt zu stellen, auf denen kein Blattschutz vergeben ist.
In den Spalten/Zellen der Vor-/Vergleichsperiode kann und darf kein Wert vom Erfasser abgeändert werden. Eine Änderung ist nur im Master-Modus möglich,
siehe Anpassung eines Erfassungsblattes im Master Modus
Hauptsaldenblatt
Um das Erfassungsblatt mit Daten zu füllen, müssen die entsprechenden Werte, in die Spalte G, akt. Periode eingepflegt werden. In der Spalte H wird das jeweilige Soll/Haben-Kennzeichen des Kontos angezeigt. Folgendes Schema wurde hierfür verwendet:
| BilGuV-Knz | S/H-Knz. | BilGuV-Knz. | S/H-Knz. |
| 1 | S | 6 | S |
| 2 | H | 7 | H |
| 3 | H | 8 | H |
| 4 | S | 9 | S |
| 5 | S |
Um den Wert drehen zu lassen (entgegengesetztes S/H-Kennzeichen wie oben aufgeführt), müssen die Werte mit negativem Vorzeichen eingegeben werden.
In dem Hauptsaldenblatt wird in Zelle G2 immer die Differenz zwischen Summe:
Aktiva - Passiva und Erträge - Aufwendungen
angezeigt, damit der Anwender auf einen Blick die Differenz erkennen kann. Die Zelle G2 liest
den Wert aus dem Abstimmblock aus der Zeile Differenz und zeigt diesen an.
Um eine genauere Darstellung zu erhalten, welche Werte in Aktiva, Passiva, Erträge und Aufwendungen bisher eingetragen wurden, ist am Ende des Hauptsaldenblattes ein Abstimmungsblock eingefügt. Die jeweils leeren Zeilen mit dem Stern, in diesem Beispiel Zeile 614 und 617 ist der jeweilige Jahres-überschuss. In Zeile 614 wird der JÜ der Bilanz und in Zeile 617 der JÜ der GuV angezeigt. In der Zeile Differenz wird die Differenz zwischen JÜ der Bilanz und der GuV gegeneinander gerechnet und die mögliche Abweichung dementsprechend aufgeführt.
Aufrisse
Das Design der Aufrisse wurde gegenüber dem früheren KVM100 an das Hauptsaldenblatt angepasst.
Um Bewegungsaufrisse zu erstellen, kann unter <Dezentral> => <Aufrisse> der jeweilige Aufriss vom Benutzer angewählt werden. Die Aufrisse IC-Unterkontensalden bzw. Kostenstellensalden setzen Werte (auch 0,00) auf mindestens einem Konto mit Kontokennzeichen I bzw. C voraus, um einen Aufriss erstellen zu können. Wenn sich nach der Erstellung die Werte auf dem Hauptsaldenblatt nochmals geändert haben sollten, dann hat der Anwender die Möglichkeit über die gleiche Funktion den Aufriss aktualisieren zu lassen. Die Bewegungsaufrisse Anlagenbewegungen, Rückstellungen und Kapitalbewegungen benötigen keinen Wert auf einem Konto des Hauptsaldenblattes, es werden beim Prüfen sämtliche Konten mit den entsprechenden Kontokennzeichen aufgerissen, es sei denn Sie wurden über den Master Modus ausgeblendet/gelöscht, siehe Erstellen Master.
Jedes Aufriss-Erfassungsblatt beinhaltet eine Schnellerfassungszeile um die Beträge zu erfassen.
In der Schnellerfassungszeile wird die jeweilige Differenz pro Konto, welches in der Schnellerfassungszeile angegeben ist, angezeigt. Die Differenz in Zelle G2 errechnet die Differenz über ALLE Konten im Aufriss.
SchnellerfassungszeileMit der Einfärbung ROT der Zelle wird dem Erfasser signalisiert, dass bei diesem Konto noch eine Differenz aufzulösen ist. Sobald diese Differenz behoben wurde, entfernt das Erfassungsformular die Einfärbung dementsprechend.
Anlagenbewegungen, Rückstellungen und Kapitalbewegungen
In diesen Anwendungen gibt es eine Schnellerfassungszeile. Um einen Betrag aufzulösen, muss in der Schnellerfassungszeile das Konto, der Buchungsschlüssel und der Wert von dem Erfasser eingegeben werden. Das KVM100 fügt diese Zeile automatisch hinzu. Insofern Vor-/Vergleichsperiodenwerte existieren, muss lediglich die Differenz zwischen dem aktuellen Wert auf diesem Konto und dem Wert der V-Periode aufgeschlüsselt werden.
Beispiel Anlagenbewegungen:
Betrag V-Periode 150.000,00 EUR
Betrag Akt. Periode 7.000,00 EUR
Noch aufzuschlüsselnder Betrag 143.000,00 EUR
Wenn keine V-Periodenwerte vorhanden sind, muss der volle Betrag des Kontos der aktuellen Periode in den Aufrissen aufgeschlüsselt werden.
Einige Buchungsschlüssel besitzen eine Soll/Haben Einschränkung, d. h. dass von Seiten IDL oder bei kundenindividuellen Buchungsschlüsseln ein festes S/H-Knz vorgegeben wurde und nur dieses Soll/Haben-Kennzeichen erlaubt ist. In diesem Fall werden beim Eintragen der Bewegungen mit diesen Buchungsschlüsseln automatisch die zugeordneten S/H-Knz in die Zeile eingetragen. Sollte dieser Buchungsschlüssel jedoch kein spezielles S/H-Knz haben, so wird standardmäßig das S/H-Kennzeichen des Konto, siehe Hauptsaldenblatt, eingefügt. Soll der Wert ein anderes S/H-Knz haben als standardmäßig vorgeschlagen so ist der Wert wie im Salden-Blatt mit negativem Vorzeichen einzugeben. In dieser Anwendung gibt es eine Schnellerfassungszeile. Um einen Betrag aufzulösen, muss in der Schnellerfassungszeile das Konto, der Buchungsschlüssel und der Wert von dem Erfasser eingegeben werden. Das KVM100 fügt diese Zeile automatisch hinzu. Insofern Vor-/Vergleichsperiodenwerte existieren, muss lediglich die Differenz zwischen dem aktuellen Wert auf diesem Konto und dem Wert der V-Periode aufgeschlüsselt werden.
IC-Unterkontensalden und Kostenstellensalden
Die IC-Unterkontensalden sowie die Kostenstellensalden funktionieren vom Prinzip her genauso wie die Anlagen-, Rückstellungs- und Kapitalbewegungsaufrisse, nur müssen hier keine Buchungsschlüssel vom Anwender angegeben werden, sondern die jeweilige IC-Gesellschaft, bzw. bei den Kostenstellensalden die jeweilige Kostenstelle.
Beispiel IC-Unterkontensalden:
Die Beträge müssen über die Schnellerfassungszeile erfasst werden.. Um einen Betrag aufzulösen, muss in der Schnellerfassungszeile das Konto, die Gesellschaft und der Wert von dem Erfasser eingegeben werden. Das KVM100 fügt diese Zeile automatisch hinzu. Im Gegensatz zu den Bewegungsaufrissen müssen nicht nur die Differenzen zur Vor-/Vergleichsperiodenwerte aufgerissen werden, sondern der komplette Betrag. Die Vor-/Vergleichsperiodenwerte sind lediglich zur Information.
Beispiel: Betrag V-Periode 2.250.000,00 EUR
Betrag Akt. Periode 2.500.000,00 EUR
Noch aufzuschlüsselnder Betrag 2.500.000,00 EUR
Kontensalden (Plausibilitätsprüfung)
Bisher verfügt das Erfassungsformular über drei Plausibilitätsprüfung:
Anschließend wird das Protokoll ausgegeben:
Am Ende der Erfassungsformulares wird das Protokoll für die Plausibilitätsprüfungen ausgegeben. Weitere Plausibilätsprüfungen werden in kommenden Versionen des IDL Connector s ergänzt.
Generell ist nicht hier auch eine Batch-Verarbeitung möglich, um mehrere Erfassungsformulare gleichzeitig zu exportieren.
Informationen hierüber erhalten Sie unter Automatisch (Connector Batch)
Manuell:
Wenn die Erfassungsformulare ausgefüllt wurden, ob von der Tochtergesellschaft oder Ihnen selbst, müssen die Blätter anschließend in mehrere Textdateien geschrieben werden, um in IDL Konsis eingelesen werden zu können. Für diese Verarbeitung muß ein Erfassungsformular geöffnet sein. Dann das Menü <Dezentral> öffnen und den Menüpunkt <To IDL KONSIS> starten.
Anschließend öffnet sich folgende Maske: (siehe nächste Seite)
Über die bereits vorgenommenen Einstellungen im IDL Connector (in den Datenbankeinstellungen) kennt das KVM100 automatisch den korrekten Pfad, in den die zu generierenden Textdateien hineingestellt werden sollen. In diesem Beispiel ist es D:\IDL\BATCH. Anschließend können die Daten über die IDL Konsis Anwendung IMPORT importiert werden.
Beim Importieren in IDL Konsis kann es zu der Warnung kommen, dass bei den einzulesenen Anlagenbewegungen die IC-Gesellschaft fehlt. Übergehen Sie diese Meldung mit <Ignorieren> bzw. <Alles ignorieren>.