Mit Hilfe der Änderungsprotokollierung können Änderungen von Attributen verschiedener Stammdaten und Berichtsdaten einzeln nachverfolgt werden. Man kann nicht nur sehen, dass etwas geändert wurde und wann, wie es bereits in den Übersichten möglich ist, sondern genau was und durch welche Funktion. Die Aktivierung der Änderungsprotokollierung ist für die meisten Datenbestände nur mit einer kostenpflichtigen Zusatzlizenz möglich.
Aktuell ist die Protokollierung folgender Daten verfügbar:
| Datentyp | Kurzwort der Übersicht | Lizenzpflichtig |
|---|---|---|
| Gesellschaften | GESLOG | Ja |
| Konten | KTOLOG | Ja |
| Positionen | POSLOG | Ja |
| Positionen- / Kontenzuordnungen (Änderungen bis Release 2017) | POSKTOLOG | Ja |
| Positionen- / Kontenzuordnungen periodisch (Änderungen ab Release 2017) | POSKTOPLOG | Ja |
| Controllingobjekte | CNTLOG | Ja |
| Prüfregeln | PRFLOG | Ja |
| Prüfregeln / Positionen | PRFPOSLOG | Ja |
| Benutzer | USELOG | Ja |
| Benutzerberechtigung | BENMENLOG, BENABRLOG, BENOBJLOG | Ja |
| Vorbelegung | VORLOG | Ja |
| Buchungen | BUCHLOG | Ja |
| Konsolidierungsbuchungen | KONBUCHLOG | Ja |
| Wechselkurse | WKZWKALOG | Ja |
| Verarbeitungssteuerungen | VERARBLOG | Nein |
| Konzernverarbeitungssteuerungen | KVERARBLOG | Nein |
Die Übersichten zeigen die Protokollsätze an, ermöglichen eine Selektion nach den wesentlichen Attributen (ähnlich der jeweiligen Stammdatenübersicht) und zusätzlich Abfragen nach Art (Einfügen, Ändern, Löschen) und Zeitpunkt der Änderung. So können alle Änderungen ab einem bestimmten Zeitpunkt selektiert werden oder auch der Zustand der Originaltabelle zu einem bestimmten Zeitpunkt.
Zur Aktivierung der Protokollierung geben Sie in der Anwendung "Änderungsprotokollierung" (LOG) den jeweiligen Tabellennamen ein (oder wählen ihn aus der Drop-down-Liste aus) und wählen die Aktion 'Änderungsprotokollierung aktivieren'. Durch diese Aktion wird der aktuelle Zustand der angegebenen Tabelle in die Protokolltabelle kopiert. Bei der Aktivierung sollten keine anderen Benutzer mit der Datenbank verbunden sein. Anschließend werden alle Änderungen in der entsprechenden Protokolltabelle festgehalten.
In der Anwendung LOG sind darüberhinaus Funktionen zum Deaktivieren und Reorganisieren der Tabelle vorhanden.
Die Protokollierung der Anwendungen VERARB und KVERARB ist standardmäßig aktiviert.
Das Programm 'Konto-Änderungen' (KTOLOG) dokumentiert alle Veränderungen innerhalb des Kontenstammes. Durch das Vergeben gesonderter Kennungen für das Aktivieren (A), Einfügen (I), Ändern (U) und Löschen (D) und die zusätzliche farbliche Markierung ("gelb") aller später geänderten Felder ist ein lückenloser Nachweis für alle Stammdatenänderungen der Konten gegeben.
Abbildung: Beispiel Kontenänderungsprotokoll
Änd.Art: A (aktiviert) Das Konto 11030 war bereits bei der Aktivierung der Protokollierung (LOG und KTOLOG) vorhanden und wurde mit der Änderungs-Art "A" eingefügt. Dies gilt für jedes bereits im System hinterlegte Konto nach Aktivierung der Funktion.
Änd.Art: U (geändert) Das Kennzeichen "U" wird immer dann gesetzt, wenn an dem Konto etwas geändert wurde. Anhand der gelben Kennzeichnung kann schnell erkannt werden, welches Feld verändert wurde. Im Beispiel wurde das Konto-Kennzeichen B in die IC-Spalte verschoben. Beide Änderungen erfolgten durch die Releasekonvertierung 2013.0.
Änd.Art: I (eingefügt) Im Beispiel wurde das Konto 11031 nach Aktivierung der Protokollierung neu hinzugefügt und erhält somit die Änderungsart "I".
Änd.Art: D (gelöscht) Im Beispiel wurde das Konto 11031 dann wieder gelöscht und erhält somit die Änderungsart "D".
Wird die Protokollierung für Buchungen im Einzelabschluss (BUCH) und im Konzern (KONBUCH) aktiviert, werden sämtliche Änderungen an diesen Buchungen protokolliert. Darüberhinaus ist es auch möglich, Belege zu sperren und somit gegen weitere Änderungen zu schützen.
Hierzu befinden sich, sowie die Protokollierung aktiviert ist, entsprechende Funktionen in den Kontextmenüs von BEL und KONBEL in Form von Schlosssymbolen. Die Sperre eines Beleges ist nur von einem User möglich, der nicht als Änderungsuser in den Buchungen vorkommt. Ist ein Beleg gesperrt, wird dies durch das Schlosssymbol in der Übersicht BEL/KONBEL angezeigt. An einem gesperrten Beleg dürfen keine Änderungen vorgenommen werden. Dies betrifft sowohl manuelle Änderungen in BUCH/KONBUCH als auch maschinelle Verarbeitungen oder den Import. Bei dem Versuch, die Buchungen gesperrter Belege zu verändern, kommt es zu entsprechenden Fehlermeldungen. Die Belegsperre kann jederzeit wieder aufgehoben werden, der Beleg muss danach aber erneut gesperrt werden.
Wenn gesperrte Belege vorhanden sind, wird beim Erstellen von Reports geprüft, ob alle Belege gesperrt wurden. Sind auch nicht gesperrte Belege vorhanden, wird dies durch eine Meldung angezeigt.
Die Protokollierungen der Verarbeitungssteuerungen im Einzelabschluss (VERARB) und im Konzern (KVERARB) sind standardmäßig aktiviert und können auch nicht deaktiviert werden. Die Übersichten VERARBLOG und KVERARBLOG zeigen an, welche Datenbestände wann mit welcher Funktion und von welchem Anwender verändert worden sind. Dies kann u.a. dabei helfen, Fehler nachzuvollziehen.
Die Übersichten VERARBLOG und KVERARBLOG sind per Kurzwort aufrufbar. Darüber hinaus sind sie auch über das Kontextmenü der Übersichten VERARB und KVERARB zu erreichen.