DOKU Spiegeldefinition

Inhaltsverzeichnis

• 1 Spiegel (SPIDEF)
• 1.1 Spiegel einrichten
• 1.2 Folgeanwendungen öffnen
• 2 Folgeanwendungen pflegen
• 2.1 Registerkarte 'Spiegelbereiche'
• 2.2 Registerkarte 'Spiegelspalten'
• 2.3 Registerkarte 'Buchungsschlüsselgruppierungen'
• 2.4 Registerkarte 'Buchungsschlüssel'

Die Anwendung dient der Anlage und Pflege von Spiegeln. Diese kann über das Kurzwort 'SPIDEF' oder über den Ressourcenbaum in den Stamm- und Steuerungsdaten aufgerufen werden:

Nach dem Start der Anwendung erscheint eineTabelle mit den definierten Spiegeln und deren jeweiligen Attributen.

Einen neuen Spiegel llegen Sie über das Stern-Symbol in der obersten Menüleiste bzw. der Menüleiste oben rechts an. Hierbei öffnet sich ein Assistent (Wizard), der aus drei Seiten besteht. Grüne Haken bzw. rote Stoppzeichen zeigen an, ob die entsprechende Seite korrekt befüllt ist. Sind bestimmte Schlüsselfelder nicht korrekt erfasst worden, ist ein Wechseln auf eine andere Seite nicht möglich. Ein Klicken auf 'Fertig' ist gleichbedeutend mit 'Speichern'. Ein entsprechender Eintrag der 'letzten Änderung' erfolgt erst nach einem Refresh.

Die drei Bereiche des Assistenen unterteilen sich wie folgt:

1. Seite 'Bezeichnung':

• Spiegel: Eingabe des dreistelligen, alphanumerischen Spiegelschlüssels, erfassbar nur beim Anlegen und Kopieren. Dabei erfolgt eine automatische Umsetzung der Eingaben von Klein- in Großbuchstaben. Die Eingabe unzulässiger Sonderzeichen ('%', '_', einzelner '*') wird unmittelbar verhindert.
• Gültigkeit ab/bis: Hier wird der Gültigkeitszeitraum des Spiegels festgelegt.
• Bezeichnung: Es ist eine vom Anwender gewählte individuelle Bezeichnung einzugeben (max. 70-stellig).
• Spaltenüberschrift: Es ist eine vom Anwender gewählte individuelle Bezeichnung einzugeben (max. 70-stellig). Für die Spaltenüberschrift wird eine mehrzeilige Eingabe unterstützt. Diese dient als Überschrift im EA-Monitor für die Statuszeile des Spiegels.
• Kurztext: Optional kann eine vom Anwender gewählte individuelle Bezeichnung eingegeben werden (max. 10-stellig).

2. Seite 'Eigenschaften':

• Die zweite Registerkarte bietet durch die Auswahl eines Spiegeltyps Eingabemöglichkeiten für die tabellenspezifischen Attribute. Der Spiegeltyp "B" kann nur bei Spiegel "B" ausgewählt werden und kann daher bei keinen weiteren Spiegel verwendet werden

3. Seite 'Mehrsprachige Bezeichnungen':

• ermöglicht wie in anderen Stammanwendungen die Pflege der Bezeichnungen in allen aktivierten Sprachen.

Nach dem Öffnen des Spiegels per Doppelklick in die Zeile des Spiegles bzw. durch Mausklick das Augen-Symbols im Kontextmenü erscheinen vier Registerkarten, in denen die zugehörigen Daten für Spiegelbereiche, Spiegelspalten, Buchungsschlüsselgruppierungen und Buchungsschlüssel angezeigt.

Bei Markierung einer Zeile und Klick auf das Bleistift-Symbol oder Doppelklick auf eine Zeile dieser Tabellen oder bei Mausklick auf das Stern-Symbol öffnet ein Assistent zur Bearbeitung bzw. Erfassung der zugehörigen Daten:

Eine Differenzierung innerhalb eines Spiegels erfolgt durch die Einrichtung von Spiegelbereichen.

Die erste Seite im Wizard beinhaltet den gleichen Dialog wie die Einrichtung des Spiegels. Hier erfolgt die Pflege der Gültigkeit und der Bezeichnungen.

Auf der zweiten Seite im Wizard werden die Spiegelbereichsattribute gepflegt:

Sonstige Optionen

• Saldenrelevant: Aus den saldenrelevanten Spiegelbereichen ergibt sich der Kontensaldo.
• Ohne Verprobung: Die Kennzeichnung eines Spiegelbereichs "ohne Verprobung" wirkt vor allem auf die diesem Spiegelbereich zugeordneten Buchungsschlüssel. Spiegelbewegungen mit diesen Buchungsschlüsseln werden nicht in die mit dem Kontensaldo zu vergleichende Summe einbezogen. Buchungen und Konsolidierungsbuchungen mit diesen Buchungsschlüsseln werden nicht in die Summen für Soll- bzw. Haben-Werte und in die Berechnung der Ergebniswirksamkeit einbezogen. Daher ist es nicht möglich in einem Spiegelbereich die Optionen "Saldenrelevant" und "ohne Verprobung" zu aktivieren. Spiegelbewegungen mit Buchungsschlüsseln, die nicht verprobten Spiegelbereichen zugeordnet sind, werden nicht in die Summen zum Abgleich mit dem Kontensaldo einbezogen. Sie werden auch bei der Generierung von Kontensalden aus der Summe der Spiegelbewegungen nicht berücksichtigt. Sie fließen aber in die Prüfsummen ein. In den Bewegungsübersichten (ANLBEW, KAPBEW, RUEBEW, SPIBEW) werden diese Bewegungen nicht in der üblichen Reihenfolge in die Tabelle einsortiert, sondern in einem separaten Block hinter den effektiven Daten, so dass die angezeigten Summen nachvollzogen werden können. Buchungen mit Buchungsschlüsseln, die nicht verprobten Spiegelbereichen zugeordnet sind, werden nicht in die Soll- und Haben-Summen und auch nicht in die Berechnung der Ergebniswirksamkeit je Buchungssatz einbezogen.
• Konsolidieren: Diese Option besteht bei einem Spiegelbereich "ohne Verprobung". Die Kennzeichnung eines nicht zu verprobenden Spiegelbereichs als "zu konsolidieren" wirkt außer auf die Konsolidierungsfunktionen (insbesondere bezüglich Eliminierung bestehender Daten) auch auf die Währungsumrechnung. Während Daten mit Buchungsschlüsseln zu konsolidierten Spiegelbereichen ganz normal, also z.B. mit dem Stichtagskurs umgerechnet werden, werden Buchungsschlüssel zu nicht konsolidierten Spiegelbereichen analog zu statistischen Mengen behandelt, also mit einem festen Kurs von 1 umgerechnet, sofern im Datensatz oder in der Buchungsschlüssel-Umrechnungsanweisung nichts anderes angegeben ist.
• Monatl. gewicht. Durchschnittskurse: der monatliche gewichtete Durchschnittskurs charakterisiert einen Spiegel, der speziell zur Währungsumrechnung mit monatlichen Durchschnittskursen definiert wird. Dies kann sowohl für Spiegel mit normalem Vortrag als auch für Spiegel mit Schattenrechnung spezifiziert werden. Dieses Attribut unterstützt Prüfungen bei der Definition der Buchungsschlüssel zu einem Spiegel.
• Autom. Berechnung der lfd. Veränderung: Spiegel mit automatischer Berechnung der laufenden Veränderung charakterisiert einen Spiegel, bei dem die laufende Veränderung automatisch aus der Differenz zwischen Kontensaldo und Vortrag ermittelt und eingestellt wird. Dies kann für Spiegel mit normalem Vortrag und muss für Spiegel mit Schattenrechnung spezifiziert werden. Dieses Attribut unterstützt Prüfungen bei der Definition der Buchungsschlüssel zu einem Spiegel. Der Schalter in der Anwendung "Periode/Spiegelbereich" (ABRSBE) für einen automatischen Spiegel kann auf den Wert 'M' gesetzt werden. Dies bewirkt, dass der automatische Ausgleich zwischen Spiegelbewegungen und Kontensalden ausgeschaltet ist und für die Differenzen manuell Spiegelbewegungen erfasst werden müssen. Dies unterstützt die Möglichkeit, Spiegel, die für die Kapitalflussrechnung ausgewertet werden, in einigen Perioden automatisch ausgleichen zu lassen, aber nicht in allen. Mit dieser Steuerungsmöglichkeit ist es sinnvoll alle vorhandenen Spiegel für die "Automatische Berechnung" zu kennzeichnen. Nur für den Beteiligungsspiegel ist diese Kennzeichnung nicht erlaubt. Diese Möglichkeit besteht zudem in der Tabelle "Datenart/Spiegelbereich" (FACSBE). Die Einstellung kann in der Anwendung je Datenart vorgenommen werden.

Steuerung des Vortrages

Die Vortragsart beschreibt, wie die Bewegungen und Buchungen im Spiegelbereich vorgetragen werden.

• mit normalem Vortrag: Vortrag mit dem Vortrags-Buchungsschlüssel.
• mit Vortrag über Schattenrechnung: Vortrag nur in Form einer Schattenrechnung mit gleichzeitiger Stornierung des Vortrages zur Unterstützung der Kapitalflussrechnung.
• ohne Vortrag: kein Vortrag.

Steuerung automatische Abschreibung

Die Einstellung definiert für die automatisch berechnete Abschreibung, ob der Spiegelbereich zur Ermittlung der Anschaffungs und Herstellungskosten oder der kumulierten und laufenden Abschreibungen herangezogen werden soll.

Auf der dritten Seite im Wizard werden wie in anderen Stammanwendungen die Pflege der Bezeichnungen in allen aktivierten Sprachen vorgenommen.

In dieser Registerkarte werden für den zuvor eingerichteten Spiegel die Spiegelspalten definiert.

Die erste Seite im Wizard dient der Zuordnung, Bezeichnung und Gültigkeit der Spiegelspalte:

• Spiegel und Spiegelspalte: Die Spiegelspalte setzt sich aus dem Spiegel und der Spaltennummer zusammen wobei der Spiegel bereits vordefiniert und nicht änderbar ist.
• Gültigkeit ab/bis: Hier wird der Gültigkeitszeitraum der Spiegelspalte festgelegt.
• Bezeichnung: Es ist eine vom Anwender gewählte individuelle Bezeichnung einzugeben (max. 70-stellig).
• Spaltenüberschrift: Es ist eine vom Anwender gewählte individuelle Bezeichnung einzugeben (max. 70-stellig). Für die Spaltenüberschrift wird eine mehrzeilige Eingabe unterstützt.
• Kurztext: Optional kann eine vom Anwender gewählte individuelle Bezeichnung eingegeben werden (max. 10-stellig).

Auf der zweiten Seite im Wizard erfolgt die Angabe von Attributen für die Spiegelspalte:

Verwendungs-Kennzeichen

• Vortrag: Vortragsspalte; wird anhand der Vortrags-BSL ermittelt und definiert indirekt auch Buchungsschlüssel für manuellen Vortrag
• Umbuchung: Umbuchungsspalte; löst automatisch eine Prüfung auf "Summe über alle Konten gleich null" aus
• Abstimmung mit GuV-Kontensalden: löst automatisch eine Prüfung auf Übereinstimmung mit GuV-Kontensalden gemäß Kontokennzeichen aus
• Zu- und Abgänge aus Verschmelzung: Diese Spiegelspalten werden ähnlich den Umbuchungsspalten automatisch daraufhin überprüft, dass die Summe der Bewegungen und Konsolidierungsbuchungen null beträgt. Da die Abgänge aus Verschmelzung bei anderen Gesellschaften erfolgen als die Zugänge, erfolgt diese Prüfung nicht für Einzelabschlüsse, sondern nur für Konzernabschlüsse und zwar beim Erstellen der Konzern-Spiegelreports.
• Ohne: keine vordefinierte Verwendung der Spiegelspalte.

Kennz. Spiegel-/GuV-Abgleich

Dient zur Abstimmung der vorhandenen Bewegungen in der Spiegelspalte mit bestimmten Kontensalden.

Folgende Abstimmungen sind möglich:

• Abstimmung mit Konten mit Kontokennzeichen 'D' (lfd. AfA)
• Abstimmung mit Konten mit Kontokennzeichen 'Y' (Auflösung Rückstellungen)
• Abstimmung mit Konten mit Kontokennzeichen 'Z' (Zuführung Rückstellungen)
• Ohne

Auf der dritten Seite im Wizard werden wie in anderen Stammanwendungen die Pflege der Bezeichnungen in allen aktivierten Sprachen vorgenommen.

Eine solche Gruppe ist eine Klassifizierung, die für Einschränkungen bei der Zuordnung von Buchungsschlüsseln zu Konten sorgen kann. Typischer Anwendungsfall ist die Verwendung von separaten Wertberichtigungskonten im Anlagevermögen. Dann soll i.d.R. sichergestellt werden, dass auf dem Anschaffungskonto nur Anlagenbewegungen für den Bereich der Anschaffungs- und Herstellkosten erfasst werden, auf dem Wertberichtigungskonto dagegen nur Anlagenbewegungen für den Bereich der Abschreibungen. In diesem Fall wären zwei Buchungsschlüsselgruppierungen zu definieren.

Die Buchungsschlüsselgruppe setzt sich zusamenn aus dem Spiegel und dem maximal dreistelligen Gruppenschlüssel. Zudem können mehrsprachige Bezeichnungen definiert werden.

Um diese Funktionalität zu aktivieren, muss einerseits eine Buchungsschlüssel-Gruppe den jeweiligen Konten, andererseits eine Kontengruppe den jeweiligen Buchungsschlüsseln zugeordnet werden. Die Zuordnungsgruppe muss dabei zum Spiegel des Kontos bzw. des Buchungsschlüssels passen.

In allen Anwendungen zur Pflege von Berichtsdaten mit Buchungsschlüssel-Angabe (Spiegelbewegungen, Buchungen, Konsolidierungsbuchungen) ist folgende Prüfung eingebaut: Wenn sowohl das Konto als auch der Buchungsschlüssel einer Buchungsschlüsselgruppe zugeordnet sind, müssen diese übereinstimmen. Hat aber eines der beiden Objekte keine Buchungsschlüsselgruppe, ist die Kombination zulässig. Dieselbe Prüfung wird auch für die Angaben in den Konsolidierungsparametern durchgeführt.

Für Konten gilt die zusätzliche Bedingung, dass die Daten auch beim Überleiten vom Gesellschafts- auf den Konzernkontenplan gültig bleiben müssen. Daher wird die Angabe einer Buchungsschlüsselgruppe zu einem Konzernkonto automatisch an alle zugeordneten Gesellschaftskonten vererbt. Umgekehrt ist es allerdings möglich, ein Gesellschaftskonto mit Buchungsschlüsselgruppe einem Konzernkonto ohne Buchungsschlüsselgruppe zuzuordnen. Die Einschränkung gilt dann nur im Gesellschaftskontenplan.

In der abschliessenden Registerkarte werden die Buchungsschlüssel definiert. Diese werden konzernweit vergeben.

Die erste Seite im Wizard dient der Zuordnung, Bezeichnung und Gültigkeit des Buchungsschlüssels:

• Spiegel und Buchungsschlüssel: Der Buchungsschlüssel setzt sich aus dem Spiegel und der Buchungsschlüsselnummer zusammen wobei der Spiegel bereits vordefiniert und nicht änderbar ist.
• Gültigkeit ab/bis: Hier wird der Gültigkeitszeitraum des Buchungsschlüssels festgelegt.
• Bezeichnung: Es ist eine vom Anwender gewählte individuelle Bezeichnung einzugeben (max. 70-stellig).
• Spaltenüberschrift: Es ist eine vom Anwender gewählte individuelle Bezeichnung einzugeben (max. 70-stellig). Für die Spaltenüberschrift wird eine mehrzeilige Eingabe unterstützt.
• Kurztext: Optional kann eine vom Anwender gewählte individuelle Bezeichnung eingegeben werden (max. 10-stellig).

Auf der zweiten Seite im Wizard erfolgt die Angabe der Eigenschaften für den Buchungsschlüssel:

• Spiegelbereich: Zuordnung zu einem vorher erstellten Spiegelbereich
• Spiegelspalte: Zuordnung des Buchungsschlüssels zu einer vorher erstellten
• Verwendungskennzeichen: Das Verwendungskennzeichen wird immer dann gesetzt, wenn ein bestimmter Buchungsschlüssel für eine bestimmte Verarbeitung herangezogen werden soll (detaillierte Beschreibung siehe Dokumentation BSL.-Verwendungsknz.).
• Soll/Haben-Kennzeichen: Das S/H-Kennzeichen dient der Kennzeichnung einer positiven oder negativen Wertigkeit. Das Standard-Soll-/Haben-Kennzeichen des Buchungsschlüssels wird z.B. bei der Erfassung oder Änderung von Buchungen als Standard-Kennzeichen genutzt.
• Formularerfassungsspalte: Dieses Attribut der Tabelle Buchungsschlüssel ist die "Spaltenreihenfolge für die Formularerfassung". Eine Angabe in diesem Attribut bewirkt, dass zu diesem Buchungsschlüssel in der Formularerfassung für Spiegelbewegungen ein Wert erfasst werden kann. Der numerische Wert bestimmt dabei die Reihenfolge der Eingabefelder.

Auf der dritten Seite im Wizard werden wie in anderen Stammanwendungen die Pflege der Bezeichnungen in allen aktivierten Sprachen vorgenommen.