Mit der Anwendung Abgabetermine ( Kurzwort ABG ) können Termine für die Abgabe der Einzelabschlussdaten verwaltet werden. Abgabetermine können je Gesellschaft differenziert vergeben werden. Abgabetermine mit Gesellschaft werden dann vorrangig vor Abgabeterminen ohne Gesellschaft (Anzeige mit dem Text "Alle") ausgewertet. Letztere gelten für alle Gesellschaften, für die kein eigener Abgabetermin spezifiziert wurde.
Ohne zusätzliche Angabe zeigt die Anwendung die Termine für die in der Voreinstellung ( VORADMIN/ VOR ) hinterlegten Periode und Datenart an.
Die Anwendung ABG enthält einen Selektionsbereich, in dem die voreingestellten Parameter für Periode und Datenart geändert werden können. Durch die Angabe einer "ab Periode" können auch alle spezifizierten Daten eines Periodenintervalls angezeigt werden. Die Felder können aber auch leer gelassen werden, dann werden alle spezifizierten Daten angezeigt.
Einen neuen Abgabetermin legen Sie über das Stern-Symbol in der Menüleiste oben rechts an. Hierbei öffnet sich ein Assistent ( Wizard ), der aus einer Seite besteht. Grüne Haken bzw. rote Stoppzeichen zeigen an, ob die Seite korrekt befüllt ist. Sind bestimmte Schlüsselfelder nicht korrekt erfasst worden, wird der 'Fertig'-Button nicht aktiv. Ein Klicken auf 'Fertig' ist gleichbedeutend mit 'Speichern'.
Der Assistent ( Wizard ) unterteilt sich wie folgt:
Die Periode und die Datenart werden aus dem Selektionsbereich übernommen. Ist der Selektionsbereich leer, müssen Periode und Datenart erfasst werden.
Ein Abgabetermin für eine Gesellschaft mit Checkpoint "Alle" hat Vorrang vor einem Abgabetermin für Gesellschaft "Alle" mit dem jeweiligen Checkpoint. Der Abgabetermin für eine Gesellschaft und einen Checkpoint wird somit nach folgender Priorität ermittelt:
Folgende Datenbestände können mit einer Abgabefrist versehen werden:
Neben einem allgemeingültigen Termin für alle Daten ist es möglich, abweichende Termine für einzelne Datenbestände anzugeben, z.B. vorgezogene Termine für die IC-Kontensalden zwecks frühzeitigen IC-Clearings. Neben den eigentlichen Datenbeständen kann hier auch der Checkpoint "Harte Prüfregeln" (PRFERG-H) ausgewählt werden, um einen Termin festzulegen, an dem diese Prüfregeln erfüllt sein müssen.
Hier muss ein Abgabetermin erfasst werden ( Format: TT.MM.JJJJ )
Neben dem Abgabetermin kann jeweils eine Warnungsfrist als Anzahl von Tagen vor dem Abgabetermin angegeben werden. Ab dem errechneten Tag werden die Benutzer auf den bevorstehenden Termin hingewiesen. Diese Frist kann spezifiziert werden, ob sie als Anzahl von Werktagen oder als Anzahl von Kalendertagen zu verstehen ist. Dies ist relevant, wenn die Termine ohne weitere Anpassung in eine Folgeperiode vorgetragen werden. Die Rechnung in Werktagen berücksichtigt Wochenenden (Sonnabend und Sonntag), aber keine Feiertage, da diese regional unterschiedlich sind.
Zur Überwachung der Abgabetermine wurde der "Einzelabschluss-Monitor" ( EA ) bzw. der "Einzelabschluss-Monitor für Erfassung" ( I-EA ) um eine Statusspalte für den Abgabe-Status ( Überschrift ABG ) erweitert. Diese Spalte wird nur angezeigt, wenn Abgabetermine für die aktuelle Periode festgelegt wurden und die erste Warnfrist für einen Termin erreicht ist.
Per Doppelklick auf die Abgabestatusspalte gelangt man in die Übersicht "EA-Abgabe-Monitor" (EAABG) bzw. "EA-Abgabe-Monitor für Erfassung" (I-EAABG) für den Abgabetermin-Status. Hier wird je Datenbestand der Abgabetermin als Datum sowie dessen Status als Hintergrundfarbe angezeigt, so dass man sehen kann, welche Daten fehlen bzw. kurzfristig geliefert werden müssen.
Für alle angezeigten und fristrelevanten Statusspalten mit Datenstatus ungleich [grün] oder [-] wird dazu aus ABG der Abgabetermin und die Warnfrist ermittelt und mit dem aktuellen Tagesdatum verglichen. Wenn der Abgabetermin überschritten ist, wird der Abgabe-Status [rot]. Liegt das Tagesdatum gleich oder weniger als die angegebene Anzahl von Tagen vor dem Abgabetermin, wird der Abgabe-Status [gelb]. Als Gesamtstatus wird der jeweils schlechteste Einzelstatus angezeigt.
Eine Ausnahme gibt es für Kontensalden, da diese (ausgenommen auf Datenarten ohne Kontensalden) immer vorhanden sein müssen. Bei Kontensalden erfolgt daher eine Prüfung des Abgabetermins auch bei Datenstatus [-]. Davon wiederum ausgenommen sind Gesellschaften mit einem Verschmelzungsdatum, das nicht in der Zukunft liegt, sowie für at Equity konsolidierte Gesellschaften. Letzteres lässt sich allerdings nur ermitteln, wenn die Gesellschaften unter Angabe eines Konzernkreises selektiert wurden.