Zusätzlich zur Pflege von Konten und Positionen besteht die Möglichkeit, die Berichtsdaten mit bis zu 10 zu kombinierenden Controlling-Dimensionen zu versehen. Um Berichtsdaten für das Controlling einpflegen zu können, wird in IDL Konsis eine kostenpflichtige Zusatzkomponente für den Controllingbaustein benötigt.
In den weiteren Kapiteln werden die einzelnen Schritte (Pflege der Daten in den einzelnen Anwendungen) erläutert. Folgende Anwendungen sind für das Arbeiten mit Controllingdimensionen relevant:
In der Anwendung 'CDM' wird spezifiziert, welche Controlling-Dimension genutzt und mit welchen Bezeichnungen sie belegt wird. Es können bis zu 10 Dimensionen (Schlüssel 'CD01' bis 'CD10') aktiviert und mit Texten versehen werden, die dann in anderen Anwendungen die Eingabemöglichkeiten und Anzeigen erklären. Häufig wird in der Praxis nur die erste Dimension mit der Bezeichnung "Kostenstelle" angelegt. Wenn keine weiteren Dimensionen definiert werden, enthalten die weiteren Anwendungen auch keine entsprechenden Eingabemöglichkeiten.
Über die Aktionen 'Daten neu anlegen' und 'Daten bearbeiten' oder über das Stern- bzw. Bleistiftsymbol in der Symbolleiste gelangt man in den Einzelsatz, in dem die jeweiligen Dimensionen spezifiziert werden können.
In dem Einzelsatz 'CDME' wird der Name der jeweiligen Dimension, die Spaltenüberschrift und das Kurzwort festgelegt.
Die Aktivierung einer Controllingdimension sorgt für entsprechende Eingabemöglichkeiten in den Stammdaten für Gesellschaften (GES), Datenarten (FAC) und Konten (KTO), sowie verschiedenen Berichtsdaten.
Nach dem Anlegen von Controllingdimensionen, müssen diesen nun entsprechende Controlling-Pläne (CTP) zugeordnet werden. Einer Controllingdimension wird ein Controllingplan zugeordnet.
Je Controllingdimension sind Controllingpläne mit zugeordneten Controllingobjekten zu definieren. In dieser Anwendung werden sowohl die Controllingpläne für die Gesellschaftsebene und Konzernebene angelegt, als auch Controllingobjekte definiert und zugeordnet.
Beim Aufruf der Anwendung wird ohne weitere Selektion eine komplette Liste der bereits definierten Controllingpläne angezeigt. Durch Doppelklick auf einen dieser definierten Controllingpläne öffnen sich weitere zugehörige Tabellen, die jeweils die definierten Controllingobjekte (Elementarobjekt), Aggregate (Verdichtungsobjekte) und Schemata (oberster Knoten) anzeigen.
Das Erfassen und Ändern von Inhalten erfolgt je Tabelle über einen Assistenten (Wizard). Dieser öffnet sich zum Erfassen von Daten über das 'Stern'-Symbol in der rechten oberen Toolbar. Das Ändern erfolgt entweder über das 'Stift'-Symbol in der Toolbar im Kontextmenü (rechte Maustaste) oder alternativ können Daten auch mit der Funktion 'Editieren in der Tabelle' im Kontextmenü (rechte Maustaste) geändert werden.
1.Seite 'Controllingplan':
2.Seite 'Eigenschaften':
3.Seite 'Mehrsprachige Bezeichnung':
1.Seite: Controllingobjekt:
2.Seite Eigenschaften:
3.Seite 'Mehrsprachige Bezeichnung':
Neben dem Tabreiter 'Controllingobjekte' gibt es den Tabreiter 'Aggregate'. Hier können, losgelöst von den Controllingobjekten, 'Verdichtungen' definiert werden. Diese dienen dazu eine Hierarchie innerhalb der Controllingobjekte zu definieren und so eine Verdichtung/Zusammenfassung von Controllingobjekten darzustellen. Das Anlegen der Aggregate erfolgt analog der oben beschrieben Vorgehensweise bei den Controllingobjekten. Ist das erste Aggregat angelegt, öffnet sich ein weiterer Tabreiter 'Schema'. Um einem Aggregat verschiedene Controllingobjekte zuzuordnen, muss in diesem Tabreiter zunächst ein Schema definiert werden (über das Stern-Symbol in der rechten oberen Toolbar). Diesem Schema können dann Aggregate und/oder Controllingobjekte zugeordnet werden. Wurde einem Aggregat bestimmte Controllingobjekte zugeordnet, so ist bei Zuordnung in einem anderen Schema eben diese Zuordnung automatisch hinterlegt.
Der Aufbau eines Schema erfolgt per 'Drag & Drop', entweder von der rechten Tabelle in die linke oder innerhalb der linken Tabelle. Das 'Drop' erfolgt auf dem Knoten, dem die 'Drag'-Objekte untergeordnet werden sollen. Plausibilitätsprüfungen erfolgen 'on the fly' und verhindern die Definition inkonsistenter Angaben. So darf der oberste Knoten keinem anderen Knoten untergeordnet werden. Einem elementaren Objekt darf nichts untergeordnet werden. Verdichtungsobjekte (Aggregate) dürfen innerhalb eines Schema nur einmal vorkommen.
Kommt es innerhalb der Controllingpläne, Controllingobjekte, Aggregaten und Zuordnung von Controllingobjekten oder Aggregaten zu Änderungen, die nur in einem der 4 Teilbereiche geändert wird, diese Änderung aber Auswirkung auf die anderen Teilbereiche hat, so öffnet sich am unteren Rand der Anwendung ein weiterer Bereich die 'offenen Aufgaben'. Erst wenn die Aufgabe erfüllt ist, schlisst sich dieser Bereich wieder.
Ein solcher Fall tritt zum Beispiel auf, wenn ein Controllingplan eine 'gültig bis'-Eingabe erhält und das 'gültig bis'-Datum der zugehörigen Controllingobjekte nicht dazu passt. Nicht automatisch erhalten die anhängigen Daten auch diese Einschränkung. Über die 'offenen Aufgaben' wird auf den Wiederspruch aufmerksam gemacht. Durch einen Doppelklick auf das 'Rädchen' vor jeder 'offenen Aufgabe' wird automatisch der Widerspruch aufgehoben und das 'Gültig bis' Datum des Controllingplanes übernommen.
Auch kann es vorkommen, dass Controllingobjekte innerhalb eines Schemas mehrmals zugeordnet sind. Auch hier wird durch eine 'offenen Aufgabe' darauf aufmerksam gemacht. Durch Doppelklick auf die 'offenen Aufgabe' werden automatisch die doppelte Zuordnung im Bereich 'Schema' markiert und eine leichte Identifizierung der inkonsistenten Daten ist so möglich und kann abgeändert werden.
Löschen von Controllingobjekten: Controllingobjekte können nur gelöscht werden, wenn sie keinem Schema zugeordnet sind und keine abhängigen Daten existieren. Im Falle einer vorhandenen Zuordnung innerhalb eines Schema oder des vorhanden seins abhängiger Daten erscheint eine Hinweismeldung und das Löschen wird abgebrochen. Über die Funktion 'Hierarchieebene anzeigen' (Kontextmenü) lassen sich sämtliche Zuordnungen in den Schemata anzeigen.
Löschen von Aggregaten: Ein Aggregat kann incl. aller zugeordneten Controllingobjekte aus dem Schema gelöscht werden. Das besondere daran ist, dass die Zuordnung der Controllingobjekte zum Aggregat bestehen bleibt. Möchte man das Aggregat also nur innerhalb des Schemas 'umhängen', so löscht man die Zuordnung und ordnet per Drag&Drop das Aggregat neu zu. Das Löschen eines Aggregates im Bereich 'Aggregat' ist nur möglich, wenn keine anhängigen Daten vorhanden sind. Über die Funktion 'Hierarchieebene anzeigen' (Kontextmenü) lassen sich sämtliche Zuordnungen in den Schemata anzeigen.
Löschen von Schemata: Ein Löschen eines Schema ist nur möglich, wenn keine anhängigen Daten mehr vorhanden sind.
In der Anwendung 'CK1' (Controlling-Kennzeichen 1) können Controlling-Kennzeichen definiert werden. Diese dienen einerseits dazu, in der Anwendung 'Konten-Positionen-Zuordnung' (POSKTO) eine differenzierte Steuerung der Salden auf unterschiedliche Positionen umzusetzen. Andererseits werden Daten je Controlling-Kennzeichen 1 in UKV-Reports (Reporttyp C) in eigenen Spalten ausgewiesen.
Wegen der Zuordnung der Kennzeichen zu Spalten des UKV-Reports und der begrenzten Anzahl von Reportergebnisspalten ist die Anzahl zulässiger Controlling-Kennzeichen 1 auf 23 begrenzt. Werden mehr als 23 Kennzeichen definiert, können diese im UKV-Report nicht mehr differenziert dargestellt werden.
Die Schlüssellänge beträgt max. 3 Zeichen. Außer mehrsprachig möglichen Bezeichnungen kann für die Controlling-Kennzeichen 1 auch der Gültigkeitszeitraum spezifiziert werden. Die Grenze von 23 zulässigen Kennzeichen gilt aber unabhängig von der Einschränkung der Gültigkeit.
In den Anwendungen 'FAC' und 'ABR' gibt es jeweils einen Schalter, der die Aktivierung von Controllingsalden spezifiziert. Erst mit setzten des Schalters auf 'I'=Controllingsalden auch für IC-Salden oder 'X'=mit Controllingsalden, werden Controllingeingaben verarbeitet.