Zusätzlich zur Pflege von Konten und Positionen besteht die Möglichkeit, die Berichtsdaten mit bis zu 10 Controllingdimensionen zu detaillieren. In der Anwendung 'Controllingdefinition' (CTLDEF) werden alle dafür notwendigen Stammdaten gepflegt. Um Daten für das Controlling einpflegen zu können, wird in IDL Konsis eine kostenpflichtige Zusatzkomponente für den Controllingbaustein benötigt.
Beim ersten Aufruf der Anwendung öffnet sich zunächst eine leere Übersicht. Im oberen Bereich befinden sich die führenden Tabellen mit den Tabreitern 'Controllingdimension', 'Controllingplan' und 'Controllingkennzeichen'. Je Controllingdimension sind Controllingpläne mit zugeordneten Controllingobjekten zu definieren.
Erfassen oder Ändern innerhalb einer Tabelle: Das Erfassen oder Ändern von Inhalten erfolgt je Tabelle über einen Assistenten (Wizard). Dieser öffnet sich zum Erfassen von Daten über das 'Stern'-Symbol in der rechten oberen Toolbar. Das Ändern erfolgt entweder über das 'Stift'-Symbol in der Toolbar im Kontextmenü (rechte Maustaste) oder alternativ können Daten auch mit der Funktion 'Editieren in der Tabelle' im Kontextmenü (rechte Maustaste) geändert werden. Das 'Editieren in der Tabelle' gilt in der Tabelle 'Controllingplan' auch für die abhängigen Tabellen 'Controlling-Objekt', 'Aggregat' und 'Schema'.
Der Export der einzelnen Bereiche erfolgt über den Exportbutton in der Menüleiste. Welcher Bereich exportiert werden soll, wird über das Export-Dialog bestimmt. Auf der rechten Seite des Export-Dialogs muss dafür die Auswahl des gewünschten Bereiches markiert werden. Eine Selektionen wird in den Tabellen berücksichtigt. Sind nur in einer Tabelle Zeilen selektiert, werden auch nur diese exportiert. Tabellen ohne Selektion werden nur dann (komplett) exportiert, wenn überhaupt keine Selektion vorliegt. In der Hierarchie-Tabelle werden nur Selektionen der obersten Knotenzeilen berücksichtigt.
Abbildung: Zusammenhang der Anwendungen für das Controlling
In der Tabelle 'Controllingdimension' können bis zu 10 Controllingdimensionen (Schlüssel '1' bis '10') angelegt werden. Die Aktivierung einer Controllingdimension sorgt für entsprechende Eingabemöglichkeiten in den Stammdaten für Gesellschaften (GES), Datenarten (FAC) und Konten (KTO), sowie verschiedenen Berichtsdaten. Einer Controllingdimension können ein oder mehrere Controllingpläne zugeordnet werden. Häufig wird in der Praxis nur die erste Dimension mit der Bezeichnung "Kostenstelle" angelegt. Wenn keine weiteren Dimensionen definiert werden, enthalten die weiteren Anwendungen auch keine entsprechenden Eingabemöglichkeiten.
Im folgenden werden die einzelnen Attribute des Wizards erläutert:
1.Seite 'Controllingdimension':
2.Seite 'Mehrsprachige Bezeichnung':
Je Controllingdimension sind Controllingpläne mit zugeordneten Controllingobjekten zu definieren. In der Tabelle 'Controllingplan' werden sowohl die Controllingpläne für die Gesellschaftsebene und Konzernebene angelegt.
Im folgenden werden die einzelnen Attribute des Wizards erläutert:
1.Seite 'Controllingplan':
2.Seite 'Eigenschaften':
3.Seite 'Mehrsprachige Bezeichnung':
In der Tabelle 'Controllingkennzeichen 1' können Controllingkennzeichen definiert werden. Diese dienen einerseits dazu, in der Anwendung 'Konten-Positionen-Zuordnung' (POSKTO) eine differenzierte Steuerung der Salden auf unterschiedliche Positionen umzusetzen. Andererseits werden Daten je Controllingkennzeichen 1 in UKV-Reports (Reporttyp C) in eigenen Spalten ausgewiesen.
Wegen der Zuordnung der Kennzeichen zu Spalten des UKV-Reports und der begrenzten Anzahl von Reportergebnisspalten ist die Anzahl empfohlender Controllingkennzeichen1 auf 23 begrenzt. Werden mehr als 23 Kennzeichen definiert, können diese im UKV-Report nicht mehr differenziert dargestellt werden.
Im folgenden werden die einzelnen Attribute des Wizards erläutert:
1.Seite: 'Controllingkennzeichen1'
2.Seite 'Mehrsprachige Bezeichnung':
Im unteren Bereich der Übersicht öffnen sich nach Doppelklick auf einen Controllingplan die anhängigen Tabellen hierzu. Diese bestehen aud den Controllingobjekten, den Aggregaten und den Schemata. Diese Tabellen stehen in unmittelbarer Verbindung zu dem jeweiligen Controllingplan. Änderungen in einzelnen Tabellen werden in Abhängigkeit der anderen Tabellen auf Plausibilität geprüft. Passen Änderungen in einer Tabelle nicht zu Defintionen in anderen Tabellen, wird dies unter den 'offenen Aufgaben' visualisiert (siehe Beschreibung in Kapitel 4.3.)
Im folgenden werden die einzelnen Attribute des Wizards erläutert:
1.Seite: Controllingobjekt:
2.Seite Eigenschaften:
3.Seite 'Mehrsprachige Bezeichnung':
Neben dem Tabreiter 'Controllingobjekte' gibt es den Tabreiter 'Aggregate'. Hier können, losgelöst von den Controllingobjekten, 'Verdichtungen' definiert werden. Diese dienen dazu eine Hierarchie innerhalb der Controllingobjekte zu definieren und so eine Verdichtung/Zusammenfassung von Controllingobjekten darzustellen. Das Anlegen der Aggregate erfolgt analog der oben beschrieben Vorgehensweise bei den Controllingobjekten. Ist das erste Aggregat angelegt, öffnet sich ein weiterer Tabreiter 'Schema'. Um einem Aggregat verschiedene Controllingobjekte zuzuordnen, muss in diesem Tabreiter zunächst ein Schema definiert werden (über das Stern-Symbol in der rechten oberen Toolbar). Diesem Schema können dann Aggregate und/oder Controllingobjekte zugeordnet werden. Wurden einem Aggregat bestimmte Controllingobjekte zugeordnet, so ist bei Zuordnung in einem anderen Schema eben diese Zuordnung automatisch hinterlegt.
Der Aufbau eines Schemas erfolgt per 'Drag & Drop', entweder von der rechten Tabelle in die linke oder innerhalb der linken Tabelle. Das 'Drop' erfolgt auf dem Knoten, dem die 'Drag'-Objekte untergeordnet werden sollen. Plausibilitätsprüfungen erfolgen 'on the fly' und verhindern die Definition inkonsistenter Angaben. So darf der oberste Knoten keinem anderen Knoten untergeordnet werden. Einem elementaren Objekt (Controllingobjekt) darf nichts untergeordnet werden. Verdichtungsobjekte (Aggregate) dürfen innerhalb eines Schemas nur einmal vorkommen.
Kommt es innerhalb der Controllingpläne, Controllingobjekte, Aggregate und Zuordnung von Controllingobjekten oder Aggregaten zu Änderungen, die nur in einem der 4 Teilbereiche erfolgen, diese Änderungen aber Auswirkung auf die anderen Teilbereiche haben, so öffnet sich am unteren Rand der Anwendung ein weiterer Bereich 'Offene Aufgaben'. Erst wenn die Aufgabe erfüllt ist, schließt sich dieser Bereich wieder.
Ein solcher Fall tritt zum Beispiel auf, wenn ein Controllingplan eine 'gültig bis'-Eingabe erhält und die 'gültig bis'-Periode der zugehörigen Controllingobjekte nicht dazu passt. Nicht automatisch erhalten die anhängigen Daten auch diese Einschränkung. Über die 'offenen Aufgaben' wird auf den Wiederspruch aufmerksam gemacht. Durch einen Doppelklick auf das 'Rädchen' vor jeder 'offenen Aufgabe' wird automatisch der Widerspruch aufgehoben und die 'Gültig bis' -Periode des Controllingplanes übernommen.
Auch kann es vorkommen, dass Controllingobjekte innerhalb eines Schemas mehrmals zugeordnet sind. Auch hier wird durch eine 'offenen Aufgabe' darauf aufmerksam gemacht. Durch Doppelklick auf die 'offenen Aufgabe' werden automatisch die doppelte Zuordnung im Bereich 'Schema' markiert und eine leichte Identifizierung der inkonsistenten Daten ist so möglich und kann abgeändert werden.
Löschen von Controllingplänen: Wenn ein Controllingplan mit dem PlanTyp 'M' gelöscht wird, dann werden alle zugeordneten Controllingobjekte gelöscht. Gleichzeitig wird der Plantyp auf 'K' (reiner Kontenplan) gesetzt, so dass die Eigenschaft als Kontenplan nicht beeinflusst wird.
Löschen von Controllingobjekten: Controllingobjekte können nur gelöscht werden, wenn sie keinem Schema zugeordnet sind und keine abhängigen Daten existieren. Im Falle einer vorhandenen Zuordnung innerhalb eines Schemas oder des vorhandenseins abhängiger Daten erscheint eine Hinweismeldung und das Löschen wird abgebrochen. Über die Funktion 'Hierarchieebene anzeigen' (Kontextmenü) lassen sich sämtliche Zuordnungen in den Schemata anzeigen.
Löschen von Aggregaten: Ein Aggregat kann incl. aller zugeordneten Controllingobjekte aus dem Schema entfernt werden. Das besondere daran ist, dass die Zuordnung der Controllingobjekte zum Aggregat bestehen bleibt. Möchte man das Aggregat also nur innerhalb des Schemas 'umhängen', so löscht man die Zuordnung und ordnet per Drag&Drop das Aggregat neu zu. Das Löschen eines Aggregates im Bereich 'Aggregat' ist nur möglich, wenn keine anhängigen Daten vorhanden sind. Über die Funktion 'Hierarchieebene anzeigen' (Kontextmenü) lassen sich sämtliche Zuordnungen in den Schemata anzeigen.
Löschen von Schemata: Ein Löschen eines Schema ist nur möglich, wenn keine anhängigen Daten mehr vorhanden sind.