DOKU Positionsplan und Position und Kontenzuordnung

Table of contents

• 1 Positionspläne (POP)
• 1.1 Aufbau und Anwendung
• 1.2 Tabelle Positionspläne
• 1.3 Positionen
• 1.4 Position-Konto-Zuordnungen
• 2 Positionen (POS)
• 2.1 Positionen Übersicht (POS)
• 2.2 Position-Einzelsatz (POSE)
• 3 Positionen und Kontenzuordnungen - periodisch (POSKTOP)

Unter einem Positionsplan (POP) wird in IDL Konsis ein allgemeiner Schlüssel verstanden, unter dem eine Gruppe, d.h. beliebig viele sachlogisch zusammenhängende Positionen, wie z.B. die Berichtspositionen für die Darstellung einer Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (Bsp.: Positionsplan = BILGUV) zusammengefasst werden können. IDL Konsis versteht unter Positionen Stamminformationen, unter denen Konten eines oder auch verschiedener Kontenpläne zusammengefasst werden können. Primär werden die Positionen zur freien und individuellen Definition von Zeilen-/Positionsgliederungen für Bilanz-, GuV- oder Kennzahlen-Reports verwendet.

Alle Positionspläne werden als konzernweit eingestuft und gehören damit zur Gruppe der konzernweiten Daten (KONDAT).

Die Anwendung 'Positionspläne' (POP) fasst die Pflege der Positionspläne selbst, der zugeordneten Positionen sowie der Zuordnung von Konten zu Positionen zusammen. Dementsprechend enthält die Anwendung drei Tabellen sowie zusätzlich einen Selektionsbereich und eine Ressourcentabelle für Konten.

Die vorgenommenen Änderungen werden (wie in der Formularerfassung) nicht sofort in der Datenbank gespeichert, sondern erst durch explizite Betätigung der Schaltfläche 'Speichern' (Disketten-Symbol).

Beim Beenden der Anwendung oder bei Wechsel des Positionsplans ohne vorheriges Speichern erscheint eine Kontrollabfrage, ob die erfassten Änderungen erst gespeichert werden sollen.

Nach Aufruf der Anwendung POP werden ohne weitere Selektionsmöglichkeit alle definierten Positionspläne in der führenden Tabelle angezeigt. Bei Doppelklick auf eine Zeile bzw. Markierung und Mausklick auf das 'Öffnen'-Symbol (Auge) werden die zugehörigen Daten (Positionen und Positions-/Konten-Zuordnungen) in weiteren Tabellen angezeigt. Die führende Tabelle wird dabei automatisch in den Randbereich weggeblendet, kann aber jederzeit wieder sichtbar gemacht werden.

HINWEIS: Der Positionsplan 'BILGUV' enthält üblicherweise alle Positionen, die für die Darstellung einer handelsrechtlichen Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung oder ähnlicher Berichte benötigt werden. Für die zusätzlichen Positionen eines Kapitalflussreports wird empfohlen, einen eigenen Positionsplan zu definieren, damit diese nicht versehentlich in einem Bilanz- oder GuV-Report verwendet werden.

Beim Kopieren eines Positionsplans werden auch alle zugeordneten Positionen automatisch mit kopiert.

Beim Löschen eines Positionsplans werden auch alle Positionen des Plans sowie alle Positions-/Konten-Zuordnungen mit gelöscht.

Das Erfassen (Stern-Symbol), Ändern (Stift-Symbol) und Kopieren (2-Blätter-Symbol) eines Positionsplans erfolgen mit Hilfe eines Assistenten, der aus drei Seiten besteht:

Seite 'Bezeichnung' :

• Positionsplan: sechsstellige, alphanumerische Kennung, eingebbar nur beim Erfassen und Kopieren
• Gültig ab / bis: Die Gültig-Ab-Periode ist ein Mussfeld, die Gültig-Bis-Periode ein optionales Attribut. Beide Attribute definieren die Periode, ab der bzw. bis zu der der Positionsplan gültig ist. Über die benutzerspezifische Vorbelegung (VOR) kann gesteuert werden, dass Positionspläne mit beschränkter Gültigkeit (beliebige Angabe einer Gültig-Bis-Periode) nicht mehr angezeigt werden. Änderungen der Gültigkeit wirken sich auch auf die Gültigkeit der Positions-/Konten-Zuordnungen aus.
• Bezeichnung: maximal 70stellige Bezeichnung.
• Kurztext: maximal 10stelliger Kurztext.

Seite 'Eigenschaften':

• Positionsplan Typ: Differenzierung, ob der Positionsplan für Kontenzuordnung (A) oder für Kennzahlen-Reports (K) gilt.
• Positionsplan für Kapitalflusspositionen: Kapitalflussreports enthalten häufig mehrfach dieselben Positionen nur mit unterschiedlichen Einschränkungen. Die Erstellung von Positionssalden ist daher nicht eindeutig. Sie ist aber möglich für übergeordnete Positionen, falls diese einem eigenen Positionsplan zugeordnet sind. Derartige Positionsplänen können über diesen Schalter gekennzeichnet werden.
• Anzahl Stellen PosNr.f.Datenübern.: Über dieses Feld kann die Länge der in IDL.KONSIS.FORECAST zu führenden Positionsnummern gesteuert werden. Es sind hier zweistellige Einträge zulässig. Beispiel: aus einem externen System kommen 10-stellige Positionsnummern [Positionsnummer 0011223344], die in IDL.KONSIS.FORECAST nur 8-stellig geführt werden. Bei Eingabe einer '8' im Feld 'AnzStel.PosNr.f.Datübern.' werden beim Import nur die letzten 8 Stellen übernommen. Führende Nullen werden abgeschnitten.
• Länge der Positionsbezeichnungen: In dem Feld kann die Länge der Positionsbezeichnung angegeben werden. Da 70stellige Bezeichnungen systemseitig voreingestellt sind ist eine Angabe von 70 bis 255 Zeichen möglich.

Seite 'Mehrsprachige Bezeichnungen'

• ermöglicht wie in anderen Stammanwendungen die Pflege der Bezeichnungen in allen aktivierten Sprachen.

Nach Öffnen eines Positionsplans werden in der ersten Registerkarte alle zugehörigen Positionen in einer Tabelle angezeigt.

Das Erfassen (Stern-Symbol), Ändern (Stift-Symbol) und Kopieren (2-Blätter-Symbol) einer Position erfolgen mit Hilfe eines Assistenten, der aus drei Seiten besteht:

Seite 'Bezeichnung':

• Position: Die Feldgröße für die Positionsnummer ist 14-stellig alphanumerisch. Sofern eine fortlaufende Nummerierung der Positionen im Report gewünscht ist, so ist bereits bei der Anlage der Positionen in der Anwendung POS für eine entsprechende Nummerierung Sorge zu tragen.
• Gültig ab / bis: Die Gültig-Ab-Periode ist ein Mussfeld, die Gültig-Bis-Periode ein optionales Attribut. Beide Attribute definieren die Periode, ab der bzw. bis zu der die Position gültig ist. Veränderungen vererben sich an die zugehörigen Positions-/Konten-Zuordnungen. Über die benutzerspezifische Vorbelegung (VOR) kann gesteuert werden, dass Positionen mit beschränkter Gültigkeit (beliebige Angabe einer Gültig-Bis-Periode) nicht mehr angezeigt werden.
• Bezeichnung: Angabe einer max. 70-stelligen Bezeichnung. Längere Bezeichnungen können über zusätzliche Textpositionen im Report wiedergegeben werden. Ggf. sind für das Einrücken der Positionsbezeichnungen um beispielsweise ein oder zwei Stellen die Leerzeichen am Anfang der Positionsbezeichnung anzugeben.
• Spaltenüberschrift: Wenn die Positionen in einem Report verwendet werden sollen, deren Baumstruktur in der Ansicht gedreht werden kann, so ist es sinnvoll, für jede Position eine Kurzfassung der max. 70-stelligen Bezeichnung einzugeben. Die Kurzfassung dient dann als Spaltenüberschrift in dem 'gedrehten' Report. Zeilenumbrüche in der Spaltenüberschrift sind durch das Pipe-Zeichen '|' darzustellen.
• Kurztext: Angabe eines max. 10-stelligen Kurztextes

Seite 'Eigenschaften':

• Positionstyp: Über den Positionstyp werden Positionen gemäß ihrer geplanten Verwendung klassifiziert, um falsche Zuordnungen in Reports zu vermeiden. Hier wird einerseits unterschieden, ob es sich um eine Position mit bzw. ohne Kontenzuordnungen handelt, andererseits, ob es sich im Report um eine Postenzeile (Baumstruktur), eine Summenzeile oder eine reine Textzeile handeln soll.
• Bilanz/GuV-Kennzeichen: Die Angabe eines in der Auswahl gezeigten Bilanz/GuV-Kennzeichens (s.a. Beschreibung für Konten) ist obligatorisch. Dieses Kennzeichen dient der korrekten Zuordnung von Konten, Auswertung in Reports und der Verprobung und Umsetzung von S/H-Werten in positive und negative Werte.
• Dimensionen: Zur Auswahl stehen verschiedenen Einheiten (z.B. 'absoluter Wert je Währung' oder Anzahl pro Jahr) zur Verfügung. Der Inhalt des Feldes hat einen rein informativen Charakter (z.B. zur Beschreibung von Kennzahlen) und wird nirgendwo ausgewertet.
• Davon-Position: Die anzulegende Position wird durch Kennzeichnung mit einem 'X' zu einer Davon-Position und wird somit nicht in die Gesamtsummierung mit einbezogen.
• Referenz-Informationen: Das Feld dient zum Eintrag von Referenzen welche für Angaben in einem Quellsystem verwendet werden können.

Die 'Mehrsprachige Bezeichnungen':

• ermöglicht wie in anderen Stammanwendungen die Pflege der Bezeichnungen in allen aktivierten Sprachen.

Für Kennzahl-Positionspläne (Positionsplantyp = 'K') besteht über das Kontextmenü die Möglichkeit, in die Anwendung 'Formel-Editor' zu verzweigen, um dort die Formel zur Berechnung der Kennzahl zu erfassen oder zu ändern. Für neu erfasste Positionen ist es aber zuvor erforderlich, die Daten zu speichern (Disketten-Symbol).

Nach Öffnen eines Positionsplans werden in der zweiten Registerkarte alle zugehörigen Positionen mit jeweils zugeordneten Konten in einer Tabelle angezeigt.

Der Bereich 'Selektion' im linken Fenster hat folgende Eingabefelder:

• Positionsplan: Hier wird nur der Schlüssel des zuvor geöffneten Positionsplans wiedergegeben. Eine Änderung ist vorerst nicht möglich.
• Kontenplan: Hier wird ein Kontenplan angegeben, dessen Zuordnungen zum geöffneten Positionsplan in der Zuordnungstabelle dargestellt werden. Gleichzeitig werden die Konten dieses Kontenplans auch in der Ressourcentabelle 'Konten' auf der rechten Seite dargestellt. Ein in der Vorbelegung (VOR) angegebener Kontenplan wird hier automatisch eingestellt und zur Anzeige gebracht. Mit Hilfe von Platzhaltern ('%', '_') ist hier auch eine mehrdeutige Angabe von Kontenplänen möglich. Sowohl in der Zuordnungstabelle als auch in der Ressourcentabelle werden dann die Konten aller selektierten Kontenpläne dargestellt. Dabei kann es allerdings zu längeren Antwortzeiten kommen.
• Periode: Die Positions-/Konten-Zuordnungen sind mit einer Gültigkeit (ab/bis) versehen. Um in der Zuordnungstabelle anzuzeigen, wie die Zuordnungen in einem Report wirken, wird die Anzeige in der Zuordnungstabelle auf diejenigen Zuordnungen eingeschränkt, die in einer bestimmten Periode gültig sind. Auch Positionen und Konten, die in dieser Periode ungültig sind, werden nicht angezeigt. Diese Periode ist im Selektionsbereich anzugeben. Außerdem sorgt diese Angabe dafür, dass alle vorgenommenen Änderungen genau ab dieser Periode wirksam werden. Wird z.B. die Zuordnung eines Kontos auf eine andere Position vorgenommen, so gilt diese Zuordnung erst ab der angegebenen Periode, während die bisherige Zuordnung bis zu der vor der angegebenen liegende Periode eingeschränkt wird. Entsprechendes gilt für neu erfasste und gelöschte Zuordnungen.

Der Bereich 'Konten' im rechten Fenster listet die Konten des im Selektionsbereich angegebenen Kontenplans auf. Dabei werden die Konten in drei unterschiedlichen Schriftfarben dargestellt, wobei Zuordnungen zu Davon-Positionen hierbei nicht mitgezählt werden:

• Graue Schrift: Das Konto ist korrekt und eindeutig einer Position zugeordnet.
• Schwarze Schrift: Das Konto ist noch keiner Position zugeordnet. I.d.R. ist diese Zuordnung vorzunehmen.
• Rote Schrift: Das Konto ist mehreren Positionen zugeordnet.

Eine Besonderheit gibt es bezüglich der Einschränkung der Zuordnungen nach Soll/Haben-Kennzeichen. Dann wird das Konto doppelt, d.h. i.V.m. den beiden Soll/Haben-Kennzeichen angezeigt. Ist z.B. die einzige Zuordnung eines Kontos zu einer Position nach dem Soll/Haben-Kennzeichen 'S' eingeschränkt (Anzeige in grauer Schrift), so wird das Konto i.V.m. 'H' in schwarzer Schrift dargestellt um anzuzeigen, dass eine weitere Zuordnung für dieses Konto erfolgen muss.

Beispiel:

Sofern das Konto 111801 einen Sollsaldo aufweist (z.B. 110.000,00S), erfolgt im Bericht der Ausweis unter der Position BA670 Guthaben Kreditinstitute. Ist das Konto 111801 mit einem Habensaldo belegt (z.B. 55.000,00H) wird der Saldo unter der Position BP290 angezeigt.

Aufgrund der Möglichkeit, ein Konto mehreren Berichtspositionen zuzuweisen, besteht eine sehr hohe Flexibilität hinsichtlich der Berichtssteuerung. Denn ein Konto kann je nach Auswertungsbedarf z.B. in eine handelsrechtliche Gewinn- und Verlustrechnung, eine US-GAAP GuV, einen Bericht zur Ertragslage oder in einen sonstigen Bericht eingehen.

Auf ähnliche Weise wird eine unvollständige Zuordnung nach Controllingobjekt-Kennzeichen 1 für UKV-Reports dargestellt. Die Kontenliste enthält dann das Konto mehrfach i.V.m. den bereits zugeordneten Controllingobjekt-Kennzeichen 1 in grauer Schrift und den bisher nicht zugeordneten Controllingobjekt-Kennzeichen 1 in schwarzer Schrift um anzuzeigen, dass weitere Zuordnungen für dieses Konto erfolgen müssen.

Alle in schwarzer oder roter Schrift dargestellten Sachverhalte werden noch einmal in der Liste 'Offene Aufgabe' unterhalb dieser Bereiche angezeigt, so dass unvollständige und fehlerhafte Zuordnungen auch dann sichtbar werden, wenn der sichtbare Teil der Kontenliste keine Probleme erkennen lässt.

Zuordnung eines Kontos aus der Ressourcentabelle:

Eine Zuordnung erfolgt im Normalfall, indem der Benutzer in der rechten Tabelle ein oder mehrere Konten markiert, dann mit der linken Maustaste greift und bei gedrückter Maustaste auf eine Position in der Zuordnungstabelle fallen lässt, indem er die Maustaste loslässt. Dabei wird die Zulässigkeit der Zuordnung gemäß Bilanz/GuV-Kennzeichen von Position und Konto geprüft. Ist die Zuordnung nicht erlaubt, kann das Konto nicht 'fallengelassen' werden. Falls die Zuordnung nicht zulässig ist erscheint nach dem "fallenlassen" des Kontos eine Hinweis-Meldung.

In Abhängigkeit vom Bilanz-/GuV-Kennzeichen der Position werden folgende Zuordnungen in IDL Konsis unterstützt:

Ausnahmen: das Ergebniskonto (Kontokennzeichen 'E') und das Fremdanteilsergebniskonto (Kontokennzeichen 'F') dürfen als Passivkonto ('2') einer Ertragsposition ('3') zugeordnet werden.

Zuordnung eines Kontos innerhalb der Zuordnungstabelle:

Es kann die Zuordnung eines Kontos auf eine andere Position innerhalb der Zuordnungstabelle vorgenommen werden. Das Ziehen einer Zuordnung in die Ressourcentabelle bewirkt das Löschen der Zuordnung.

Ändern einer Zuordnung:

Über das Stift-Symbol kann ein Assistent zum Ändern einer Zuordnung geöffnet werden. Dieser besteht nur aus einer Seite mit dem Titel 'Eigenschaften'. Änderbar sind hier nur die beiden Attribute 'Soll/Haben-Kennzeichen' und 'Controllingobjekt-Kennzeichen 1':

• S/H-Kennzeichen: Für Verrechnungs-/Kontokorrentkonten können Salden drehen, d.h. von Periode zu Periode kann der Kontensaldo entweder im Soll oder im Haben stehen. Eine korrekte Darstellung der Soll-/Haben-Werte kann insbesondere im Gesellschafts-Kontenplan erfolgen. Hier können bei der Zuordnung zu den gewünschten Aktiv- und Passivpositionen so genannte Soll-/Haben-Einschränkungen festgelegt werden. Die Soll-/Haben-Steuerung wird in dieser Anwendung über das Feld 'S/H-Kennzeichen' festgelegt. Deshalb müssen die relevanten Konten für eine sachgerechte Darstellung zwei Berichtspositionen zugewiesen werden.
• Controlling-Obj-Knz1: Es besteht hier die Möglichkeit, über die Eingabe eines Controllingobjekt-Kennzeichens 1 eine differenzierte Steuerung der Salden auf unterschiedliche Positionen umzusetzen. Die Controllingobjekt-Kennzeichen 1 müssen zuvor in der Anwendung 'CTLDEF' angelegt sein, die auch nur dann zur Verfügung steht, wenn mit dem kostenpflichtigen Zusatzmodul 'Controlling' gearbeitet wird. Mehrere Controllingobjekt-Kennzeichen 1 können derselben Berichtsposition zugeordnet werden.

Anlegen / Kopieren einer Zuordnung

Der Assistent kann auch zum Anlegen (Stern-Symbol) oder Kopieren (2 Blätter) einer Zuordnung verwendet werden. In diesen Fällen sind auch die Positionsnummer und die Kontonummer sowie ggf. auch der Kontenplan eingabebereit.

Gültig ab / Gültig bis

Nicht eingebbar sind hingegen die Angaben für die [Gültig-ab] und [Gültig-bis] der Zuordnung. Diese werden bei allen Aktionen automatisch gesetzt. Hierbei gelten folgende Regeln:

• Grundsätzlich kann eine Zuordnung nicht länger gültig sein als das jeweilige Konto oder die jeweilige Position. Achtung: Wenn ein Konto einen Gültig-bis-Eintrag erhält, wirkt dieser automatisch auf alle Zuordnungen. D.h. in einer späteren Periode gibt es keine Zuordnungen des Kontos mehr. Wenn es für das Konto aber in der späteren Periode noch Werte gibt, z.B. durch Vortrag, werden diese in Reports nicht mehr angezeigt. In diesen Fällen wird empfohlen, das Konto länger gültig zu lassen und die Erfassungskennzeichen je Periodentyp (s.o.) zu entziehen.
• Neu erfasste Zuordnungen gelten ab der im Selektionsbereich angegebenen Periode und sind unbegrenzt gültig, sofern auch Konto und Position unbegrenzt gültig sind.
• Gelöschte Zuordnungen werden nicht aus der Datenbank entfernt. Vielmehr werden diese Zuordnungen mit einem Gültig-bis-Eintrag einen Monat vor der im Selektionsbereich angegebenen Periode versehen. Sie sind dann in der aktuellen Anzeige nicht mehr enthalten, sondern nur bei Angabe einer vorher liegenden Periode.
• Das Verschieben eines Kontos von einer Position auf eine andere ist quasi eine Kombination der vorherigen beiden Punkte: Die bisherige Zuordnung wird "gelöscht", d.h. mit einen Gültig-bis-Eintrag versehen, die neu Zuordnung wird mit der Periode aus dem Selektionsbereich als Gültig-ab-Eintrag eingefügt.

Auf diese Weise wird gewährleistet, dass alle vor der im Selektionsbereich angegebenen Periode gültigen Zuordnungen in diesem Zeitraum unverändert bleiben, während alle Änderungen erst ab dieser Periode wirksam werden.

Die Anwendung 'Positionen' (POS) ermöglicht alternativ zur Anwendung 'Positionspläne' die Anzeige und Pflege von Positionen. Zusätzlich besteht hier die Möglichkeit, Positionen mehrerer Positionspläne auf einmal anzuzeigen.

Diese Anwendung kann auch für Kennzahl-Positionspläne (Positionsplantyp = 'K') verwendet werden, da über das Kontextmenü in die Anwendung 'Formel-Editor' verzweigt werden kann, in der dann die Formel zur Berechnung der Kennzahl erfasst und geändert werden kann.

Die zur Übersicht POS zugehörige Einzelsatzanwendung 'Position' (POSE) ermöglicht das Erfassen und Ändern von Positionen. Die in der Einzelsatzmaske enthaltenen Eingabefelder entsprechen den Feldern des Positions-Assistenten in der Anwendung 'Positionspläne' (POP) und sind dort beschrieben.

Die Anwendung 'Positionen+Konten-Zuordnung - periodisch' (POSKTOP) zeigt die in der Datenbank definierten Zuordnungen an. Im Vergleich zur Zuordnungstabelle der Anwendung Positionspläne (POP) stehen hier folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Die Angabe einer Periode ist optional. D.h. es ist möglich, alle definierten Zuordnungen unabhängig von deren Gültigkeit einzusehen, z.B. um nachzuvollziehen, welchen Positionen ein Konto im Laufe der Zeit zugeordnet war.
• Die Anzeige ist nicht auf einen Positionsplan eingeschränkt. D.h. es kann kontrolliert werden, ob die Zuordnung eines Kontos zu verschiedenen Positionsplänen konsistent erfolgt ist.

Diese Anwendung bietet keinerlei Änderungsmöglichkeit.