Die Berechnung des Prüfregelergebnisses für eine Gesellschaft oder einen Konzern erfordert die Berechtigung des Benutzers zum Ändern der Daten der Gesellschaft bzw. des Konzerns.
Die Prüfregelergebnisse können im Einzelabschluss-Monitor (Aktion -Verarbeitungen + 'Berechnen des Prüfregelergebnisses'), im Konzernkreis-Monitor (innerhalb der Abschlussverarbeitungen) und auch in den Anwendungen 'PRFERG'/ 'PRFERGK' errechnet werden.
Aus den Prüfregeln wird je Gesellschaft, Periode und Datenart ein Prüfergebnis ermittelt. Das Gesamtergebnis wird als ein Datensatz in die Verarbeitungssteuerung (VERARB/KVERARB) geschrieben.
Im Falle, dass bei der Verwendung von Konten in den Prüfregeln der zugehörige Kontenplan für die zu prüfende Datenart bzw. Gesellschaft eventuell nicht gültig ist, wird für die Prüfregel eine spezielle Meldung gesetzt. Auf das Gesamtergebnis der Prüfung hat dies dann aber keinen Einfluss. (Die Prüfregel wird als nicht existent betrachtet.)
Da eventuell Positionen und Konten gemischt in einer Prüfregel vorkommen könnten, wird für die Vorzeichenbestimmung eines Wertes nur das S/H-Kennzeichen berücksichtigt, da für die Vorzeichenbestimmung im Report immer das Bil/GuV-Kennzeichen der Positionen verwendet wird, das bei der Angabe einzelner Konten in der Prüfregel nicht bekannt oder nicht eindeutig ist. Außerdem ergeben sich eventuell Missverständnisse bei einem Vergleich mit einem Report mit Positionsstruktur, in der immer die oberste Position das Bil/GuV-Kennzeichen der darunter liegenden Positionen bestimmt.
Das Prüfergebnis für eine einzelne Prüfregel wird je Währung ermittelt (in Abhängigkeit vom WUM-Schalter in FAC). Für das Gesamtergebnis wird nur ein einziger Datensatz in die Verarbeitungssteuerung geschrieben, der nur dann erfüllt ist, wenn für alle geprüften Währungen die Prüfregeln fehlerfrei waren.
Die Übersichten für Prüfregelergebnisse im Einzelabschluss bzw. Konzernabschluss (PRFERG/PRFERGK) enthalten eine Löschfunktion. Durch die Aktion "Löschen Prüfregelergebnisse" werden immer alle Ergebnisse des Einzel- bzw. Konzernabschlusses gelöscht, so als ob die Prüfregeln niemals berechnet worden wären. Der Verarbeitungssteuerungssatz dazu (VERARB/KVERARB) wird allerdings nicht gelöscht, sondern mit der Meldung KON1894W (Prüfregelergebnis nicht aktuell) versehen, die zum Status 'gelb' im Einzel- bzw. Konzernabschluss-Monitor führt.
Für gesperrte Einzel- oder Konzernabschlüsse können keine neuen Prüfregelergebnisse berechnet werden (um zu verhindern, dass der Prüfregelstatus von 'grün' auf 'rot' wechselt, wenn neue Prüfregeln definiert wurden oder weil sich Daten in einer Vergleichsperiode oder -datenart geändert haben, während die Daten des aktuellen Abschlusses unverändert sind).
Verzweigen in 'PRFDEF' oder 'PRFPOS': Per Doppelklick oder über das Kontextmenü (rechte Maustaste) verzweigt das System entweder in die Anwendung 'PRFDEF' oder 'PRFPOS'.
Verzweigen in Prüfregelanalyse: über das Kontextmenü (rechte Maustaste)' oder per Doppelklick in der Spalte 'Prüfregel-Status' kann in die Prüfregelergebnis-Analyse verzweigt werden. Die Anwendung 'Prüfregel-Analyse' kann nicht direkt aufgerufen werden, da sonst die für die Analyse notwendigen Parameter nicht zur Verfügung stehen. Weitere Erläuterungen siehe Kapitel 6.Prüfregelergebnis-Analyse
Löschen von Prüfregelergebnissen: über das Kontextmenü (rechte Maustaste) kann das Löschen für eine oder alle Prüfregel-Ergebnisse angestoßen werden.
Manuelle Freigabe fehlerhafter Prüfregeln: Es besteht die Möglichkeit, fehlerhafte Prüfregelergebnisse manuell freizugeben, d. h. in den Status "erfüllt" zu setzen. Dies ist insbesondere hilfreich, wenn es bei der Erfüllung einer Prüfregel begründete Ausnahmen gibt, z. B. bei der Vortragsabstimmung für eine Gesellschaft, die neu im Konzernkreis ist und daher keine Vorperiodenwerte hat. Die manuelle Freigabe wird durch eine entsprechend benannte Aktion im Kontextmenü der Prüfregelergebnisübersichten (PRFERG und PRFERGK) erteilt. Alle markierten Prüfregeln werden freigegeben. Dazu gibt es auch eine Funktion, um eine manuelle Freigabe wieder aufzuheben. Durch die erneute Berechnung der Prüfregelergebnisse wird die manuelle Freigabe mit dem echten Status überschrieben. Der Status "manuelle Freigabe" bleibt erhalten, sofern die Berechnung die im Prüfregelergebnis festgehaltenen Werte für die linke und rechte Seite der Prüfregel bestätigt. [Die zugehörigen Menü-IDs PRFERGREL und PRFERGREV können separat berechtigt werden. Im Standard liegt die Berechtigung für die Benutzergruppen IDLADMIN und IDLKON vor.]
Das Gesamtergebnis der Prüfung über alle Regeln einer Gesellschaft wird im Einzelabschluss-Monitor/ Konzern-Monitor je Gesellschaft durch die Spalte 'Prüfregelergebnis' angezeigt. Gibt es sowohl harte als auch weiche Prüfregeln, zeigen die Monitor-Anwendungen (EA, KTKGES) zwei Spalten für die Prüfregelergebnisse an. Jede Spalte für sich zeigt an, ob die jeweiligen Prüfregeln alle erfüllt sind ([grün]) oder nicht ([rot]) bzw. ob eine oder alle Prüfregeln manuell freigegeben worden sind ([Hand]). Der Status der weichen Prüfregeln hat keinen Einfluss auf den vorne angezeigten Gesamtstatus einer Geslschaft. Der Status [gelb] zeigt an, dass sich Berichtsdaten verändert haben und das Prüfregelergebnis neu berechnet werden muss.
Ein Doppelklick auf einen Prüfregelstatus verzweigt in die Prüfregelergebnis-Übersicht (PRFERG bzw. PRFERGK), wobei die Prüfregelklasse als Parameter übergeben wird, so dass nur die Ergebnisse der harten bzw. der weichen Prüfregeln angezeigt werden. Beim Direktaufruf der Anwendung PRFERG bzw. PRFERGK werden alle Ergebnisse, ohne Eingrenzung auf Prüfregelklasse, gezeigt.
Die in den Monitor-Anwendungen angezeigten Stati leiten sich aus den Daten der Verarbeitungssteuerung (VERARB bzw. KVERARB) ab, wobei es für die Prüfregeln zwei Check-Point-IDs 'PRFERG-H' und 'PRFERG-S' gibt.
Prüfregelergebnisse können mit Kommentaren versehen werden, z. B. zur Dokumentation eines Status. Dazu steht in den Prüfregelergebnisübersichten (PRFERG und PRFERGK) die Aktion "Kommentar editieren" zur Verfügung. Diese Texte sind wie bei den Berichtsdaten nicht parallel in verschiedenen Sprachen möglich.
Das Vorhandensein eines Kommentars wird wie in anderen Übersichten durch eine Spalte ("K"/"Kommentar") mit Darstellung eines Buch-Symbols visualisiert. Durch Doppelklick auf diese Spalte wird in die Kommentaranzeige verzweigt. Bitte beachten Sie, dass diese Texte für maschinell erzeugte Daten (Kommentar) bei Wiederholung der maschinellen Anwendung nicht erhalten bleiben, sondern neu erfasst werden müssen.
Wenn Prüfregelergebnisse neu ermittelt werden, werden zunächst die bisherigen Prüfregelergebnisse gelöscht. Damit werden auch die zugehörigen Kommentare gelöscht. Sie sind damit nicht mehr vorhanden, auch wenn das Prüfregelergebnis sich nicht verändert hat.
Bei Verwendung von individuellen Berechtigungsgruppen ohne Referenz auf die IDL-Standard-Berechtigungsgruppen ist zu beachten, dass die Änderung von Kommentaren die Änderungsberechtigung für die jeweilige Übersichtsanwendung voraussetzt.
In der Prüfregelübersicht für eine Gesellschaft (PRFERG) oder einen Konzern (PRFERGK) werden die Ergebnisse der einzelnen Prüfregeln angezeigt. In der Übersicht kann zwischen Baum- und Listendarstellung gewählt werden. Für die Anzeige in verschachtelter / gruppierter Baumstruktur müssen die Prüfregeln den Regelgruppen zugeordnet sein.
Wurde die Berechnung der Prüfregelergebnisse schon einmal angestoßen, erscheint in der untersten Zeile der aktuelle Status der Prüfregel-Ergebnisse. Werden nur die Ergebnisse einzelner Prüfregeln neu berechnet, ist es nicht möglich, einen Gesamtstatus für alle Prüfregeln zu bilden. Daher wird der Status in diesem Fall mit der Meldung "Prüfregelergebnisse nicht aktuell - Daten haben sich geändert" versehen (EA-Statusanzeige [gelb]).
Diese Übersicht dient der Analyse der Prüfregelergebnisse. Diese Übersicht kann nicht direkt aufgerufen werden, sondern nur als Zeilenaktion aus der Prüfregelergebnisübersicht (PRFERG bzw. PRFERGK) heraus. Die Anzeige erfolgt immer nur für jeweils ein Prüfregelergebnis.
Angezeigt werden alle Einzeldatensätze, die zur Berechnung der Werte für die linke bzw. rechte Seite der Prüfregel beigetragen haben. Auch die Parameter für Vorperiode und Vergleichsdatenart werden ausgewertet, für deren korrekte Angabe man daher sorgen muss. Die Anzeige erfolgt in einer dreistufigen Baumstruktur:
Prüfregelergebnis-Analyse stellt die Daten auf Konten für statistische Mengen wie auch berechnete Kennzahlen immer ohne Soll-/Haben-Kennzeichen dar. So werden scheinbare Differenzen aufgrund unterschiedlicher Soll-/Haben-Kennzeichen vermieden.
Wenn eine Prüfregel auf beiden Seiten der Regel die Werteart 'S+B' (Salden + Buchungen) spezifiziert, dann werden in der "Prüfregelergebnis-Analyseübersicht" (PRFERGANA) Salden und Buchungen getrennt ausgewiesen und miteinander verglichen. Dies erleichtert die Analyse, ob eine ggf. vorhandene Differenz aus den Salden oder aus den Buchungen herrührt. Für das Prüfregelergebnis werden dagegen weiterhin die Summen aus Salden und Buchungen verglichen.
Die Knoten für die linke und die rechte Seite werden farblich von anderen Zeilen abgesetzt. Die Schlüssel Geschäftsbereich, Belegnummer und IC-Gesellschaft werden zusätzlich gezeigt. Neben den Schlüsseln der Datenzeilen wird in jeder Datenzeile auch die Datenquelle durch das zugehörige Übersichts-Kurzwort (z.B. 'KTOSAL', 'BUCH', 'SPIBEW') angegeben. Die Werte (in Landes- (nur für Einzelabschluss), Konzern- und Parallelwährung) werden über die Baumstruktur saldiert.
Wurden die Daten aus der Vorperiode und/oder Vergleichsdatenart geprüft, werden diese in den Spalten rechts mit "X" gekennzeichnet. Enthält eine Prüfregel Konten, deren Gültigkeit in der Vorperiode endet, werden diese sowohl bei der Ermittlung des Prüfregelergebnisses berücksichtigt als auch in der Analyseübersicht korrekt dargestellt.
Bei der Berechnung der Prüfregelergebnisse werden alle Erweiterungen in den Prüfregeldefinitionen entsprechend ausgewertet. Insbesondere bei den Angaben "Prüfregel je ..." erfolgt die Berechnung des Ergebnisses je Objekt bzw. vorkommender Objekt-Kombination. Sobald für ein Objekt ein Fehler festgestellt wird, wird der Status der gesamten Prüfregel fehlerhaft. Die Anzeige einer Prüfregel in der Prüfregelergebnis-Analyse (sowohl im Einzel- als auch im Konzernabschluss) mit Angaben für "Prüfregel je ..." erfolgt auf der obersten Ebene sortiert nach den jeweiligen Objekten. Erst darunter erfolgt eine Aufteilung der Daten nach linker und rechter Seite usw.
Die Anzeige der Datenquelle wird nur für erfasste Beträge aktiviert. Wurde das Konto/ die Bewegung in der zu prüfenden Periode und Datenart gar nicht erfasst, erscheint hier in der Übersicht eine nicht aufklappbare Summenzeile mit 0,00 Euro.
In der Konzernübersicht werden neben der Anzeige der Datenquelle auch die Quell-Konzern (für KONBUCH) bzw. Quell-Gesellschaft (für EA-Vorgänge: Spiegelbewegungen, Kontensalden) angezeigt.
Zu weiteren Analysezwecken kann die Detailansicht (rechte Maustaste-Detailansicht oder Doppelklick auf Spalte der Datenquelle bzw. Beträge) aufgerufen werden. Dabei werden die Ansichten auf die Prüfregel-Restriktionen eingegrenzt. Die Detailansicht für BUCH/KONBUCH grenzt auf die Buchsatznummer ein.