IDLWorkflow wird zum Beschreiben und Ausführen von Workflows innerhalb der Produktfamilie von IDL Konsis verwendet. Ein Workflow ist eine grafische Darstellung mehrerer Aufgaben, die im Rahmen eines Gesamtprozesse in einer bestimmten Reihenfolge von Benutzern ausgeführt werden müssen. IDLWorkflow lässt sich einerseits zur detaillierten Beschreibung der Vorgänge nutzen, so dass diese als täglicher Leitfaden zur Verfügung stehen oder als System zur Steuerung der Prozesse.
Hinweis: IDLWorkflow stellt eine Neuentwicklung dar, die zum derzeitigen Zeitpunkt noch nicht mit dem in IDL Konsis bekannten Automaten zusammen arbeitet.
Wird ein Leitfaden, z.B. zusammen mit einem IDL-Berater, auf die Bedürfnisse und die firmeninternen Strukturen erstellt, so lässt sich dieser nach Bedarf aufrufen und ausdrucken. Der Leitfaden hilft Benutzern einen Prozess zu begleiten oder neuen Benutzern die Prozessschritte kennenzulernen. Wird ein Workflow erstellt und ausgeführt, kann ein Benutzer die einzelnen Arbeitsschritte direkt aus der Workflow-Oberfläche heraus starten.
IDLWorkflow ist in zwei Anwendungsmodule aufgeteilt: Das Anwendungsmodul WORKFLOWED beinhaltet eine Verwaltung aller im System hinterlegten Workflows. Diese Workflows können angezeigt und editiert werden. In WORKFLOWED werden außerdem neue Workflows angelegt. Das andere Anwendungsmodul ist WORKFLOWTA. Dieses Modul dient der Ausführungssteuerung eines Workflows. Hier werden alle Workflows angezeigt, die sich in der Ausführung befinden. Dem Benutzer werden anstehende Aufgaben angezeigt und in einer Übersichtsgrafik lässt sich erkennen, welche Aufgaben eines Workflows bereits erledigt wurden.
Um den Workflow-Editor zu starten, kann entweder im Ressourcenbaum das Menü "Extras / Systemadministration" geöffnet und dann in den Ordner "IDLWORKFLOW" gewechselt werden. Oder es wird das Kurzwort WORKFLOWED in das Kurzwort-Feld eingetragen und mit Return bestätigt.
Als erstes wird im Anwendungsmodul WORKFLOWED eine Tabelle mit allen in der Datenbank gespeicherten Workflows angezeigt. In der Spalte "Arbeitsablauf Vorlage" werden die Namen der Workflows eingeblendet. Die Spalte "Aktive Arbeitsabläufe" zeigt an, wie oft ein Workflow gestartet wurde. Für jeden gestarteten Workflow wird ein Arbeitsablauf in der Datenbank abgespeichert. Liegen Arbeitsabläufe vor, so ist der Workflow gegen Änderungen automatisch gesperrt, da ansonsten die Arbeitsabläufe nachträglich mit verändert werden würden. Arbeitsabläufe lassen sich in WORKFLOWTA einzeln löschen. Die übrigen Informationen dienen der Nachvollziehbarkeit, wann und durch welchen Anwender ein Workflow angelegt wurde.
Es gibt verschiedene Aktionen, die auf den Workflows ausgeführt werden können. Diese können entweder über die kleine Toolleiste am Anzeigebereich oben rechts angesteuert werden, oder es wird auf einem selektiertem Workflow per rechte Maustaste eine Aktion gestartet.
Mit dem Stern kann ein neuer Workflow erzeugt werden. Die Erzeugung erfolgt in einem speziellen Assistenten, der später beschrieben wird. Geladen wird ein Workflow entweder per Doppelklick oder per Mausklick auf das Ordnersymbol. Nach dem Laden wird der Workflow eingeblendet und die verfügbaren Werkzeuge angezeigt. Ein Workflow kann über das rote Löschen-Kreuz gelöscht werden. Der Play-Knopf dient zum Erzeugen eines Arbeitsablaufs, Soll die Tabelle aktualisiert werden, so muss der grüne Doppelpfeil gedrückt werden.
Um einen völlig neuen Workflow zu erzeugen muss der Stern-Knopf gedrückt werden. Dieser ist erreichbar in der Werkzeugleiste aus der Workflowübersicht oder in der großen Werkzeugleiste von WORKFLOWED.
Zunächst muss dem Workflow ein Name zugewiesen werden. Der Name kann mehrsprachig sein. Im Feld Bezeichnung wird der Name eingetragen, die Sprachauswahl findet in der unteren Auswahlbox statt. Mit dem grünen Haken wird die Eingabe einer Sprache bestätigt. Eine weitere Sprache kann im Tabreiter mit dem Stern-Symbol hinzugefügt werden. Wurden alle Sprachen erstellt, wird der Assistent mit der Schaltfläche "Fertig" beendet. Diese Schaltfläche wird erst aktiv, wenn mindestens eine Sprache eingegeben wurde.
Ein neu erzeugter Workflow wird nicht automatisch in der Datenbank angelegt. Erst mit einem Klick auf das Disketten-Symbol wird der Workflow gespeichert. Ein neuer Workflow startet automatisch mit einem Start- und Endknoten, die über eine Aktivität miteinander verbunden sind.
Ein Workflow kann per Doppelklick auf den Namen in der Workflowliste angezeigt werden. Der Workflow wird in einer Baumdarstellung grafisch dargestellt. Zudem wird eine verkleinerte Übersichtsanzeige und eine Leiste mit Werkzeugen eingeblendet. Die Werkzeugleiste wird inaktiv eingeblendet, falls der Workflow nicht editiert werden darf. In der Regel sind Workflows dann gesperrt, falls bereits mindestens ein Arbeitsablauf gestartet wurde. Gesperrte Workflows können aber vollständig angeguckt werden.
Vor dem Löschen muss ein Workflow in der Tabelle der Workflows selektiert werden. Ein geöffneter Workflow kann nicht gelöscht werden. Er muss vor dem Löschen geschlossen werden. Sind Arbeitsabläufe vorhanden, so werden diese automatisch mit entfernt. Das Löschen von Workflows wird verweigert, falls ein Workflow bei einem anderen Workflow als Subworkflow verwendet wird. Eine Fehlermeldung gibt Hinweise darüber, an welcher Stelle diese Referenzen in den Workflows enthalten sind. Entweder müssen die damit im Zusammenhang stehenden Einträge entfernt werden oder die entsprechenden Workflows müssen in einem vorausgehenden Schritt ebenfalls gelöscht werden.
Um einen neuen Arbeitsablauf zu starten kann der Play-Knopf verwendet werden.
In einem Dialog werden im oberen Abschnitt Informationen über den Workflow eingeblendet. Zunächst gibt es eine Information über Namen und eindeutiger Identifikationsnummer in der Datenbank. Darunter gibt es eine weitere Information über die Gesamtdauer des Workflows, sofern für alle Aktivitäten eine Dauer hinterlegt wurde.
Im Nachfolgenden werden ein Startdatum und eine Endedatum angefragt. Diese können entweder direkt angegeben werden oder der Workflow startet sofort und das Ende wird anhand einer Mindestdauer abgeleitet.
Die Funktion zum automatischen Versenden von Mails an alle Bearbeiter des Workflows funktioniert nur, falls der Mail-Dienst konfiguriert wurde. Dies wird in einem separatem Kapitel beschrieben. Die Mails werden mit Erzeugen des Arbeitsablaufs abgeschickt. Voraussetzung ist außerdem, dass alle Anwender in dem Anwendungsmodul USE eine korrekte Mail-Adresse hinterlegt haben. Der Versand bzw. Empfang der Mail wird nicht vom System überprüft und bestätigt.
Geöffnete Workflows werden über den Play-Knopf innerhalb der Graphen-Darstellung gestartet. Es ist nämlich wichtig, dass der Workflow zuvor in die Datenbank vollständig gespeichert wurde. Es ist dabei zu beachten, dass nach dem Start eines Arbeitsablaufs der Workflow nicht mehr geändert und gespeichert weren darf.
Wird ein Workflow ohne aktive Arbeitsabläufe geöffnet, dann steht dem Anwender eine Werkzeugleiste mit Knoten-Elementen zur Verfügung, die per Drag'n'Drop in die Baumansicht geschoben werden können. In der Baumansicht gibt es die Möglichkeit die Knoten mit der Maus anzuordnen und zu verschieben. Zum Verschieben darf nicht der Mittelpunkt eines Kontens angefasst werden. Dieser dient zum Ziehen von neuen Kanten. Ein Viereck in der Mitte zeigt an, wo sich der Erstellmodus für Kanten des jeweiligen Knotens befindet. Per rechte Maustaste lassen sich Knoten und Kanten löschen. Alternativ kann hierzu auch die Entferntaste verwendet werden. Kanten lassen sich umhängen. Dazu wird eine Kante selektiert, damit zwei Vierecke aufleuchten. Die Vierecke lassen sich mit der Maus zu einem anderen Knoten ziehen.
Auch aus diesem Fenster heraus lassen sich Arbeitsabläufe über einen Play-Knopf starten. Um einen Arbeitsablauf zu starten muss der Workflow vorher gespeichert werden. Hierzu muss das Diskettensymbol gedrückt werden. Es gibt eine Kombination aus Play-Knopf und Diskettensymbol, welches erst eine Speicherung des Workflows auslöst und anschließend einen Arbeitsablauf erzeugt.
Aufgabe ist ein Knoten, der einen Arbeitsschritt beschreibt. Arbeitsschritte haben einen Namen und eine Beschreibung. Die Beschreibung dient den Benutzer als Anleitung den Arbeitsschritt umzusetzen. Arbeitsschritte beziehen sich in der Regel auf Arbeitsschritte in IDL Konsis, können aber auch auf systemfremde Arbeitsschritte angewendet werden.
Meilensteine dienen dazu einen Arbeitsfortschritt zu markieren. Meilensteine haben eine spezielle ID, die mehrfach den Meilenstein-Knoten vergeben werden kann. Meilensteine mit derselben ID stellen denselben Meilenstein dar. Ein Meilenstein gilt nur dann als erreicht, wenn alle vorausgehenden Aktivitäten aller Meilensteine derselben ID erledigt wurden.
Prüfmodul bezeichnet eine Aktivität, die lediglich überprüfenden Charakter hat. Das bedeutet, im System wird durch den Benutzer nichts aktiv geändert. Es dient dazu im Sinne eines 4-Augenworkflows Kontrollmechanismen einzurichten.
Bei großen Workflows kann die Übersichtsanzeige mit Lupenfunktion zur Navigation im Workflow-Graphen eingesetzt werden.
Jeder Workflow muss so angelegt werden, dass der Workflow im Start-Knoten beginnt und die Kanten Richtung Ende-Knoten verlaufen. Start- und Ende-Knoten werden nicht entfernt oder dupliziert. Ein Arbeitsablauf beginnt immer ausgehend vom Start-Knoten.
Knoten können entweder per rechte Maustaste oder per Doppelklick editiert werden. Hierzu öffnet sich ein weiterer Bereich, in dem die einzelnen Eigenschaften eines Knotens angezeigt werden. Bei kleinen Monitoren kann die Tabelle mit den Workflows ausgeblendet werden. Hierzu gibt es ein Symbol (Halbtransparente Tabelle) in der Werkzeugleiste.
Mit dem Knoten-Editor kann die Beschreibung für eine Aktivität eingegeben werden. Das Feld "Aufgabe-ID" zeigt eine Nummer an, die als Identifikation für die Aktivität in der Datenbank verwendet wird. Wird hier noch keine Nummer angezeigt, dann ist die Aktivität noch nicht in der Datenbank gespeichert. Die Nummer kann nicht verändert werden und wird automatisch vergeben.
Oben links befindet sich das mehrsprachige Eingabefeld für die Bezeichnung der Aktivität. Zusätzliche Sprachen werden über den Tabreiter mit dem Stern hinzugefügt. Eine neue Sprache wird über die Auswahlbox festgelegt und mit dem grünen Haken bestätigt. Dieses Eingabefeld ist mit der großen Eingabebox "Anweisungen" gekoppelt. In dem Feld Anweisungen wird die Schritt-für-Schritt-Anleitung eingegeben. Der Benutzer kann anhand dieser Anleitung die Aufgabe der Aktivität ausführen. Die Kopplung der Eingabefelder bezieht sich auf die Auswahl der Sprache. Wird für den Namen der Aktivität eine andere Sprache gewählt, schaltet neben den Eingabezeilen für den Namen auch das Feld für die Anweisung um.
Im Abschnitt Dauer kann festgelegt werden, wie lange in etwa eine Aktivität benötigt. Tage und Stunden sollten nicht gemischt werden in einem Workflow. Das bedeutet, es werden überall entweder Tage oder Minuten angegeben. Eine Mischung ist deswegen zu vermeiden, weil der Stundensatz eines Tages von Fall zu Fall variieren kann.
In seltenen Fällen kann mit der Auswahl-Box "Rolle" eine Aktivität in einen Meilenstein oder Prüfmodul umgeändert werden. Es empfiehlt sich aber dennoch einen völlig neuen Knoten anzulegen, diesen entsprechend zu konfigurieren und dann in den Graphen einzuhängen.
Falls unter "Anwendung / Modul" ein Kurzwort für eine Anwendung angegeben wurde, kann bei der Ausführung eines Arbeitsablaufs das entsprechende Konsis Anwendungsmodul per Mausklick gestartet werden. Darüber hinaus können, mit Mausklick auf den Knopf Parameter, zusätzliche Randbedingungen hinterlegt werden.
Alternativ lässt sich aus einer Aktivität heraus auch ein weiterer Workflow ansteuern. Dieser "Unter-Arbeitsablauf" muss als Workflow bereits definiert worden sein. Hierzu wird der Knopf in der Schaltfläche "Unter-Arbeitsablauf" geklickt. Der Knopf erscheint, sobald der Mauszeiger auf die Komponente gezogen wurde.
Im Feld Bearbeiter wird derjenige Benutzer festgehalten, der im Arbeitsablauf die Aktivität vorrängig bearbeiten soll.
Ein Workflow wird aus dem Workflow-Editor heraus gestartet. Ein Workflow kann mehrfach gestartet und parallel abgearbeitet werden. Alle gestarten Workflows können im Anwendungsmodul WORKFLOWTA angezeigt werden. In einer Tabelle werden hierzu sämtliche anstehenden Aufgaben eingeblendet, die als nächstes abgearbeitet werden müssen.
Über den Filtermechanismus der Tabelle lassen sich bestimmte Sachverhalte extrahieren. In der Regel lohnt es sich nach Bearbeiter und Aufgabenstatus zu filtern.
Der grün eingefärbte Play-Knopf dient zum direkten Ausführen eines Arbeitsschrittes. Dieser muss jedoch vorher in der Tabelle selektiert worden sein. Wird das Mülleimer-Icon betätigt, löscht das System nicht nur die Aufgabe, sondern den gesamten Arbeitsablauf. Die grünen Doppelpfeile lösen ein Neuladen der Aufgaben-Tabelle aus.
Nach dem Starten von WORKFLOWTA ist immer das Arbeitsablauf-Fenster geöffnet. Solange noch keine Aktivität, bzw. Zeile in der Aufgabentabelle selektiert wurde, ist der Bereich leer. Wird in der Aufgabentabelle eine Aufgabe selektiert, wird im Arbeitsablauf-Fenster der vollständige Workflow eingeblendet und die selektierte Zelle mit einem roten Rahmen gekennzeichnet. Der Workflow sieht genauso aus, wie er in WORKFLOWED angelegt wurde. Allerdings sind zusätzlich Dekorationen an den Knoten vorhanden. Diese zeigen an, welche Knoten bereits abgearbeitet wurden und welchen Status diese Knoten haben. Erledigte Aufgabenknoten werden mit einem grünen Haken gekennzeichnet.
Damit anstehende Aufgaben auch in der grafischen Darstellung erkennbar sind, werden alle als nächstes zu erledigen Aufgaben mit einem Ausrufezeichen im gelben Dreieck hervorgehoben.
Aufgaben können sowohl aus der Tabelle, als auch aus der grafischen Darstellung heraus erledigt werden. Hier zu kann der grüne Play-Knopf an der Tabelle verwenden, aber die Funktionalität kann in Tabelle und Graphen per rechte Maustaste erreicht werden. Falls Folgeanwendungen oder Unterworkflows vorhanden sind, können diese auch direkt aus dem Kontextmenü gestartet werden.
Wird eine Aufgabe zur Bearbeitung gestartet, öffnet sich ein Fenster, in dem die vollständige Beschreibung der Aufgabe angezeigt wird. Aus dieser Oberfläche heraus lassen sich ebenfalls Folgeanwendungen oder Unterworkflows starten. In einem speziellen, editierbaren Feld mit der Bezeichnung "Kommentar" können Bemerkungen zur Abarbeitung der Aufgabe festgehalten werden. Der Aufgabenstatus lässt sich mit einer Auswahlbox ändern, wobei im Normalfall nach Abarbeitung der Aufgabe "Abgeschlossen" gewählt wird. Mit OK bestätigt der Anwender die Statusänderung.
Es ist zu beachten, dass durch das Öffnen einer Aufgabe der Status von "unbearbeitet" automatisch in "in Bearbeitung" wechselt. Dadurch können andere Benutzer erkennen, dass bereits ein anderer Anwender sich der Aufgabe zugewandt hat. Wurde versehentlich eine Aufgabe "in Bearbeitung" versetzt, dann kann der Zustand wird manuell auf "unbearbeitet" zurückgestellt werden.
Die Konfiguration für den Mail-Zugang muss in der Ini-Datei von IDL Konsis durchgeführt werden. Hierzu wird ein separater Bereich mit der Kennung [MAIL] angelegt. Diese Einstellung muss für jede Installation vorgenommen werden. Die wichtigste Angabe ist die Angabe "mailHost". Diese muss in jedem Fall vorgenommen werden, ansonsten wird die Mailfunktion deaktiviert und die Schaltfläche für den Mailversand kann nicht verwendet werden.
Informationen über Mailserver müssen bei der Administration erfragt werden. Bei hauseigenen System, abhängig von der Konfiguration, kann der Mail-Versand für lokale Adressen bereits nur mit Angabe des Host-Servers funktionieren. In den meisten Fällen sind jedoch weitere Angaben zur Authentifizierung beim Mail-Server notwendig. Im einzelnen können im Abschnitt von [MAIL] folgende Angaben vorgenommen werden:
| Eigenschaft | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| mailHost | Name des SMTP-Servers für den Mail-Ausgang | mail.company.org |
| mailUsername | Name des Benutzeraccounts | schmidt |
| mailPassword | Passwort des Benutzeraccounts | kfjwjrf2ed2 |
| mailPort | SMTP-Port für ausgehende Mails | 587 |
| mailProtokoll | Protokoll für ausgehende Mails | SMTP/SMTPS |
| mailProperties | sonstige, individuelle Einstellungen, per Semikolon getrennt. | mail.smtp.from=schmidt@company.org;mail.smtp.auth=true;mail.smtp.ssl.checkserveridentity=false |
Mit der Eigenschaft "mailProperties" können eine ganze Reihe spezieller Funktionen konfiguriert werden. Diese richtet sich nach der Java Mail API.