Diese Anwendung ermöglicht in erster Linie die formulargestützte Erfassung von Kontensalden. Des Weiteren können aber auch die Salden der Buchhaltung incl. der statistischen Werte übernommen werden. Viele Anwender nutzen diese Anwendung gerne auch dann, wenn Zuständigkeiten auf Teilbereiche begrenzt sind und Saldenübergaben von verschiedenen Fachabteilungen vorgenommen werden. Mit Hilfe der individuellen Reportgestaltung ist es möglich, verschiedene Report-ID's zu definieren, die jeweils auf die Zuständigkeiten begrenzt sind (Kopieren des Teilbereiches aus dem Master-Report in eine eigenständige Report-ID).
Abb.1: Übersicht I-KTOSAL
Darüber hinaus ist es möglich, die Salden dort im Vergleich mit einer anderen Periode oder Datenart anzuschauen, ohne vorher den Report generieren zu müssen.
Wird für die Erfassungsanwendungen eine Darstellung in Baumstruktur gewählt, so wird dieser Baum zu Beginn immer vollständig aufgeklappt, damit alle Eingabefelder sofort angesprochen werden können. Nach der Aktion 'Speichern' bleibt die Anzeige an der vorherigen Position stehen und wird nicht wie früher einmal auf den Anfang der Tabelle positioniert, so dass die Erfassung nach Zwischenspeichern sofort fortgeführt werden kann.
Die Formularerfassung kann auch als Folgeanwendung aus der Reportübersicht (REP und REPSTR) heraus aufgerufen werden.
Nach 'Speichern' werden evtl. fehlerhafte Daten durch eine Meldung in einer dann neu eingeblendeten Spalte 'Meldung' sowie das fehlerhafte Feld angegeben.
Die Spalten- und Sortieroption werden in der Druckvorschau und -ausgabe unterdrückt.
Die Vorperiode aus der Vorbelegung wird, falls eingetragen, in der Maske voreingestellt.
Die in der Formularerfassung für Kontensalden verwendete Report-ID wird auch dann beim Wechsel in die Bewegungsaufrisse verwendet, wenn in der Vorbelegung eine andere Report-ID eingetragen ist.
Wenn in der Eingabeperiode bereits Daten vorliegen, werden diese in der Eingabespalte angezeigt. Diese Werte können geändert werden und es können neue Werte erfasst werden. Durch Eingabe des Wertes 0 können bereits vorhandene Salden gelöscht werden. Ist ein Konto für die Eingabe in der aktuellen Periode gesperrt, aber es liegt ein Saldo vor, dann wird dieser angezeigt, kann aber nicht geändert werden. Die Formularerfassung kann auch aufgerufen werden, wenn für die selektierten Schlüssel (Gesellschaft, Periode, Datenart) nur Anzeigeberechtigung besteht, die entsprechenden Wertspalten sind aber gegen eine Eingabe gesperrt.
Ein Soll-Haben-Kennzeichen kann in der Formularerfassung nicht mitgegeben werden. Für Aktivpositionen sind positive Werte im Soll, negative im Haben; für Passivpositionen gilt das Umgekehrte. In der GuV sind positive Erträge im Haben, positive Aufwendungen im Soll.
Bei Positionen, die in der Reportzeilenbeschreibung mit dem Wertkennzeichen 8 versehen sind, wird bei einer Erfassungsmaske mit SortOption ‚F‘ die Saldierung der zugeordneten Konten unterdrückt; d.h. bei der Position wird kein Wert ausgewiesen.
Die Tasten <TAB> und <ENTER> bewegen den Cursor in die jeweils nächste eingabebereite Zelle. Nach der letzten Eingabezelle einer Zeile wird automatisch bei <ENTER> eine neue Eingabezeile für dasselbe Konto in die Tabelle eingefügt. Der Wechsel zu der Eingabezeile eines anderen Kontos ist per <TAB> oder mit der Maus möglich. Die Eingabe eines Soll/Haben-Kennzeichens ist nicht möglich. Dieses wird als Defaultwert gemäß dem Bilanz / GuV-Kennzeichen des Kontos unterstellt. Abweichende Soll/Haben-Kennzeichen können durch die Eingabe negativer Werte erzielt werden.
Durch Doppelklick auf das BILGUV-Kennzeichen kann man in die Formularerfassung für Controllingsalden (I-CNTSAL) wechseln, sofern ein Controllingaufriss hinterlegt ist. Entsprechend kann man durch Doppelklick auf das Kontokennzeichen bzw. das Spiegelkennzeichen in die Formularerfassung des jeweiligen Aufrisses wechseln, sofern dieser Aufriss gemäß Datenart(FAC) bzw. Periode (ABR) gepflegt werden soll. Die Kennzeichenfelder sind farbig hinterlegt, wenn der jeweilige Aufriss laut Kontenstamm bzw. Datenart gepflegt werden soll und ist rot, wenn der Aufriss in Landeswährung nicht mit dem Kontensaldo übereinstimmt, gelb, wenn der Konzern- und/oder Parallelwährungswert nicht mit dem Saldo übereinstimmt und grün, wenn der Aufriss in allen Währungen stimmig ist. Ausnahme: Wenn der Schalter für Controllingsalden in der aktuellen Datenart auf 0 steht, wird das Bilanz/GuV-Kennzeichen weiß angezeigt, wenn es keine Controllingsalden zu diesem Konto gibt; ebenso wird bei J-Konten ohne IC-Aufriss das Kontokennzeichen weiß unterlegt.
Ein ggf. im Kontenstamm hinterlegter Hilfetext kann durch Doppelklick auf das grüne Häkchen in der Spalte ‚H‘ aufgerufen werden.
Neben dem Betrag kann auch eine Bemerkung eingegeben werden. Um die Anzeige kompakt zu halten, wird eine vorhandene Bemerkung nicht mit ihrem vollen Text, sondern nur als Häkchen dargestellt. Der Text wird als Tooltipp angezeigt, wenn der Cursor auf dieser Zelle verweilt. Die Eingabe für den Zusatzdialog wird in der I-KTOSAL durch Doppelklick auf das Bemerkungsfeld ermöglicht:
Abb.2: Zusatzdialog
Abb.3: Bemerkungstext als Tooltip
Analog zur Übersicht KTOSAL (Kontensalden) wird bei den Sortoptionen ‚F‘ und ‚K‘ am Ende der Tabelle ein Summenblock für die Summen je Bil/GuV-Kennzeichen ausgegeben. Diese Summen werden dynamisch gemäß den erfassten Daten aktualisiert, so dass jederzeit eine Kontrolle der Bilanzsumme und Übereinstimmung des Ergebnisses von Bilanz und GuV möglich ist. Bei der Sortoption ‚F‘ werden zusätzlich noch Positionssummen berechnet und ausgegeben. Analog zum Report handelt es sich hier um die Summe der Kontensalden je Position (Summierung nach oben) sowie um die Summierung sowie um die Summierung gemäß Summensteuerung des Reports in den übergeordneten Positionen (Summierung nach unten). Lediglich bei der Darstellung des Bilanzgewinns gibt es noch Unterschiede zum Report.
Es ist möglich, sich in der Formularerfassung Salden und Buchungen einer Datenart gleichzeitig anzeigen zu lassen. Die Buchungen können allerdings in dieser Maske nicht gepflegt werden (siehe dazu auch Kapitel 2.2 Spaltenoption B).
Abb.4: Anzeige Kontensalden und Buchungen
Eindeutig vorzugeben sind zunächst die Schlüssel 'Gesellschaft', 'Periode' und 'Datenart' sowie ggfs. 'Geschäftsbereich'. Die gleichzeitige Erfassung von Daten für verschiedene dieser Schlüssel ist nicht möglich. Zur Datenerfassung sind darüber hinaus noch weitere Eingaben notwendig bzw. möglich:
Abb.5: Selektionsmenü
Das Feld SortOption ist eine Pflichteingabe.
Abb.6: SortOption
Konten, die aufgrund von Rechnungslegungsart, Gültigkeitszeitraum und/oder Periodensperre für die aktuelle Periode oder Datenart nicht zulässig sind, werden nicht zur Eingabe angeboten, es sei denn, es liegt bereits ein Wert in der aktuellen oder aber in der Vergleichsperiode vor; in diesem Fall werden die Eingabezeilen in grauer Schrift dargestellt und sind nicht zur Eingabe zugelassen.
Folgende Varianten werden unterschieden:
Abb.7: Sortoption S
Die Spaltenoption ist eine Pflichteingabe.
Abb.8: Spaltenoptionen der I-KTOSAL>
Folgende Varianten sind zu unterscheiden:
Abb.9: Spaltenoption B
Abb.10: Spaltenoption D
Abb.11: Spaltenoption P
Abb.12:Spaltenoption U
Durch die Angabe einer Vergleichsperiode (z.B. Vorperiode) wird bei Sort-Option 'F' (Erfassung lt. Reportzeilenschema) und 'K' (Erfassung lt. Kontenplan) eine weitere Spalte mit den Vergleichswerten angezeigt. Die Anwendung kann daher unabhängig von der Erfassung auch zur vergleichenden Anzeige von Werten zweier Perioden im Reportschema verwendet werden, ohne dass ein Report erstellt werden muss.
Ein ungültiges Konto wird in der Formularerfassung trotzdem angezeigt, wenn in der Vorperiode noch Werte Vorlagen. Diese Zeilen sind aber ausgegraut und für die Erfassung in der aktuellen Periode gesperrt.
Durch die Angabe einer Vergleichsdatenart (z.B. Plandatenart) wird bei Sort-Option 'F' (Erfassung lt. Reportzeilenschema) und 'K' (Erfassung lt. Kontenplan) eine weitere Spalte mit den Vergleichswerten angezeigt. Die Anwendung kann daher unabhängig von der Erfassung auch zur vergleichenden Anzeige von Werten zweier Datenarten im Reportschema verwendet werden, ohne dass ein Report erstellt werden muss.
Über die Eingabe einer Sprache kann gesteuert werden, dass die Benennungen der Konten und ggfs. Positionen in einer anderen Sprache als der Benutzersprache erfolgt.
Analog zur Reportergebnisanzeige gibt es ein Eingabefeld für Schlüsselspalte anzeigen, dass standardmäßig mit X vorbelegt ist. Ohne das ‚X‘ unterbleibt bei den Spaltenoptionen ‚F‘ und ‚FS‘ die Anzeige des Schlüssels der Position, des Kontos oder des Anlagenobjektes und die Zeilen können nur anhand der Bezeichnungen identifiziert werden.
Eine zusätzliche Selektionsmöglichkeit gibt es in Form des Attributes <Kontogruppe> aus der Gesellschafts-Geschäftsbereichs-Zuordnung GESUBR. Das heißt, wenn der Geschäftsbereich einer Gesellschaft mit Kontogruppe G (nur GuV) attributiert ist, werden keine Bilanzkonten zur Erfassung angeboten.
Man kann außerdem noch eine selektive Auswahl nach BilGuv-Kennzeichen, Konto-Kennzeichen sowie Spiegelkennzeichen treffen.
Das Aktionsmenü kann über die Menüleiste oder mit Hilfe der rechten Maustaste aufgerufen werden. Folgende Anwendungen und Aktionen sind via Aktionsauswahl aufrufbar:
Abb 13: Aktionsmenü Formularerfassung Kontensalden
Die Funktion Speichern übernimmt alle bisher eingegebenen Werte als Kontensalden ins System. Man kann aus der Formularerfassung über das Aktionsmenü in den Einzelabschluss-Monitor , in die Kontensalden, von Beteiligungskonten in die Anteilsbesitzbewegungen und mit Formularerfassung Aufrisse in die Formularerfassung der jeweiligen Bewegungsart wechseln. Mit dem Aufruf Bemerkung (Zusatzdialog) kann ein Eintrag mit zusätzlichen Informationen versehen werden. Ein ggf. im Kontenstamm hinterlegter Hilfetext kann über das Aktionsmenü oder aber mit einem Doppelklick auf das grüne Feld in der Spalte <H> aufgerufen werden. Mit der Funktion Abbrechen wird die Verarbeitung abgebrochen, mit der Verarbeitung Weiter... geht es zurück in die vorher bearbeitete Anwendung.
Diese Funktionalität ermöglicht den Durchgriff auf vorgelagerte Systeme, um anzeigen zu lassen, wie sich die in IDLKONSIS geführten Werte aus Daten des Herkunftssystems zusammensetzen. Dabei werden die Schlüsselwerte für Periode, Datenart, Gesellschaft, Geschäftsbereich und Kontonummer an die Anwendung übergeben und dort im Selektionsbereich angezeigt. Ist eine Konfiguration für diese Abfrage bereits hinterlegt, kann die Schaltfläche 'Anzeigen' betätigt werden und in der Tabelle werden die aus der Herkunftsdatenbank selektierten Werte angezeigt. Ist noch keine Konfiguration definiert, so ist die zweite Registerkarte "Konfiguration" des Selektionsbereichs zu aktivieren. Dort gibt es auf der linken Seite Eingabefelder (URL der Verbindung, Java-Klasse des Treibers, Benutzername für die Anmeldung) für die Verbindung zur externen Datenbank. Auf der rechten Seite ist ein Eingabefeld für den SQL-Befehl zur Abfrage der Daten. Die Eingaben in diesen Feldern werden durch die Schaltfläche 'Speichern' in der Datenbank festgehalten und stehen für weitere Aufrufe dieser Funktion zur Verfügung. Aus Gründen der Datensicherheit, wird in der IDLKONSIS-Datenbank nur der Benutzername für die Anmeldung gespeichert, aber nicht das Passwort. Das Passwort ist daher in einer Anmeldemaske anzugeben, die jeweils vor der Anzeige der Daten auszufüllen ist. Technischer Hinweis: Die Zugriffe auf die externe Datenbank erfolgen mittels JDBC. Ein passender JDBC-Treiber für das Datenbanksystem muss anwenderseitig zur Verfügung gestellt werden.