Diese Anwendung ermöglicht die formulargestützte Erfassung von Anlagenbewegungen. Eindeutig vorzugeben sind die Schlüssel Gesellschaft, Periode, Datenart sowie ggf. Geschäftsbereich. Die gleichzeitige Erfassung von Daten für verschiedene dieser Schlüssel ist nicht möglich. Darüber hinaus muss eine Sortier- und eine Spaltenoption vorgegeben werden, nähere Erläuterungen hierzu folgen im nächsten Kapitel 'Selektionsmöglichkeiten und weitere Eingabefelder' . Über das optional einzugebende Anlagenobjekt kann eine Einschränkung der Anzeige erfolgen. Durch die Eingabe einer Sprache kann gesteuert werden, dass die Benennungen der Anlagenobjekte und ggfs. Positionen in einer anderen Sprache als der Benutzersprache erfolgt.
Abb.1: Übersicht Formularerfassungen Anlagebewegungen
Durch die Einführung von Wertberichtigungskonten für den Einzelabschluss unterliegt die Formularerfassung für Anlagenbewegungen gewissen Einschränkungen:
Zu jedem in der Reportstruktur enthaltenen Anlagenkonto wird wie bisher nur ein Anlagenobjekt angezeigt, nämlich das Standard-Anlagenobjekt (Schlüssel = Prefix lt. KTP + Kontonummer). Wurde ein solches Anlagenobjekt mit einem Wertberichtigungskonto versehen, so werden die Anlagenbewegungen auf dem Wertberichtigungskonto bei diesem Anlagenobjekt gezeigt, so dass die Summe der Anlagenbewegungen nicht mit dem als Vergleichswert angezeigten Kontensaldo übereinstimmt. Es wird daher empfohlen, die Angabe von Wertberichtigungskonten nur bei zusätzlich individuell definierten Anlageobjekten vorzunehmen.
=> Für Anlagenobjekte mit Angabe eines Wertberichtigungskontos sollte die Formularerfassung für Anlagenbewegungen daher nicht verwendet werden.
Aufgerufen werden kann die Formularerfassung für Anlagebewegungen im Ressourcenbaum über das Menü <Einzelabschluss> im neuen Submenü <Erfassung Einzelabschluss>, das die Anwendungen der <Formularerfassung> enthält, sofern diese nicht den <Stamm- und Steuerungsdaten> oder der <Konsolidierung> zugeordnet wurden
Abb. 2: Selektionsmöglichkeiten
1)Ges+AnlObj: Eingabepflichtfelder zum Eintrag der Gesellschaft, deren Anlagebewegungen gepflegt werden sollen, sowie ggf. eines vorgegebenen Anlageobjektes; sollen alle Anlagenobjekte bearbeitet werden, empfiehlt sich die Eingabe „%“.
2) G-Bereich: Pflichtfeld: Hier kann bei Bedarf ein Geschäftsbereich eingetragen werden, ansonsten <*> für ‚ohne Geschäftsbereich‘.
3) Periode: Pflichtfeld zur Eingabe der aktuell zu bearbeitenden Periode.
4) Datenart: Pflichtfeld, in das die aktuell zu bearbeitende Datenebene eingetragen wird.
5) KoPLan+Kto Hier kann die Eingabe optional auf ein Konto eingeschränkt werden
6) BuchgSchlü: Hier kann die Eingabe optional auf einen Buchungsschlüssel eingeschränkt werden
7) Report-ID: Hier ist bei SortOption <F> die Eingabe eines Reportschemas (Anlagenspiegel) notwendig. Vorsicht: Hier wird immer die in der Vorbelegung eingetragene Report-ID verwendet, auch wenn diese nicht dem Anlagenspiegel entspricht, allerdings beschränkt auf Positionen mit dem BILGUV-Kennzeichen 1 für "Aktiva".In der Stammtabelle für Report-Idents (RID) kann ein Kennzeichen "Default-Report für Erfassung" gesetzt werden, wenn es sich um einen Spiegelreport handelt. Gibt es zum Anlagespiegel eine derart gekennzeichnete Report-ID, so wird diese automatisch als Report-ID in den Selektionsbereich gestellt.
8) Sortoption: Die Sortieroption regelt die Darstellung der Konten: <K> zeigt eine einfache Liste der jeweils im Kontenplan definierten Anlagenobjekte an. Bei <F> werden die Kontenzeilen in der Struktur der Positionen des jeweiligen - siehe unter 7) 'Selektion' - angegebenen Spiegelreports angezeigt.
9) SpaltOpt: Die Spaltenoption regelt Anzeige und Eingabevariante: <LE> ermöglicht eine Listenerfassung: je Konto und Buchungsschlüssel wird eine Zeile mit einem Wert erfasst oder geändert sowie eine weitere Leerzeile angezeigt, in die ein weiterer Wert in Verbindung mit einem neuen Buchungsschlüssel erfasst werden kann. Diese Spaltenoption wird vorbelegt, wenn es in der Anwendung BSL keine Anlagen-Buchungsschlüssel mit einem Eintrag für "Formularerfassungs-Spalte" gibt. <FS> ermöglicht einer Formularerfassung in Spalten: Je Konto wird nur eine Zeile angegeben. Je erfassbarem Buchungschlüssel (mit Angabe einer Spaltennummer für die Formularerfassung im BSL-Stamm) ist ein Eingabefeld enthalten, in dem ein Wert erfasst oder geändert werden kann. Vorhandene Bewegungen für weitere Buchungsschlüssel (z.B. maschinelle Vorträge) werden in einer Spalte für Restsummen angezeigt und alles zu einer Gesamtsumme addiert, die mit dem Kontensaldo verglichen werden kann. Diese Spaltenoption wird automatisch vorbelegt, sowie in der Anwendung BSL Buchungsschlüssel für den Anlagenspiegel mit einem Eintrag für "Formularerfassungs-Spalte" vorhanden sind. Die jeweilige Spaltenüberschrift wird ebenfalls in der Anwendung <BSL> festgelegt.
10) Spiegel: Wenn man mehr als einen Spiegel vom Spiegeltyp “A“ hat, wird hier der zu bearbeitende Spiegel eingetragen.
11) Sprache: Hier kann man die Sprache auswählen, in der die Datensätze angezeigt werden sollten, soweit sie in der jeweiligen Sprache im System vorliegen.
12) FormErfSpa: Wenn man nur eine bestimmte (zu einem bestimmten BSL zugehörige) Formularerfassungsspalte bearbeiten möchte, kann man diese hier eintragen, damit nur diese angezeigt wird.
13) SchlüssAnz: Analog zur Reportergebnisanzeige gibt es ein Eingabefeld für Schlüsselspalte anzeigen, das standardmäßig mit X vorbelegt ist. Ohne das ‚X‘ unterbleibt bei der Spaltenoption <FS> die Anzeige des Schlüssels Anlagenobjekt und die Zeilen können nur anhand der Bezeichnungen identifiziert werden.
Die Tasten <TAB> und <ENTER> bewegen den Cursor in die jeweils nächste eingabebereite Zelle. Nach der letzten Eingabezelle einer Zeile wird automatisch bei <ENTER> eine neue Eingabezeile für dasselbe Anlageobjekt in die Tabelle eingefügt. Der Wechsel zu der Eingabezeile eines anderen Anlageobjektes ist per <TAB> oder mit der Maus möglich.
Wird für die Erfassungsanwendungen eine Darstellung in Baumstruktur (SortOption F) gewählt, so wird dieser Baum zu Beginn immer vollständig aufgeklappt, damit alle Eingabefelder sofort bearbeitet werden können (siehe Abb.1). Nach der Aktion <Speichern> bleibt die Anzeige an der vorherigen Position stehen.
In Summenzeilen je Anlagenobjekt werden bei der spaltenweisen Erfassung automatisch die Summen der erfassten LW-Werte gebildet. Bei Differenzen der Werte zu den Kontensalden in Landeswährung wird der Differenzbetrag in der Erfassungszeile ausgewiesen. Ansonsten erfolgt während der Eingabe der Daten keine Verprobung.
Abb.3: Summenbildung je Anlagenobjekt und Ausweis der Differenzen zum Kontensaldo
Erst bei Betätigung des Buttons bzw. der Aktion <Speichern> wird aus den erfassten Daten eine virtuelle Textdatei erzeugt und an die Importanwendung zur Speicherung übergeben. Dort werden die Daten verprobt und in die Datenbank geschrieben. Für vorhandene Daten erfolgt ggfs. auch eine Aktualisierung. Fehler werden zurückgemeldet und in der Erfassungsmaske durch Ausgabe in den zusätzlichen Spalten Fehlerfeld und Fehlermeldung angezeigt. Nach der Funktion <Speichern> bleibt die Anzeige an der vorherigen Position stehen, so dass die Erfassung von der vorher bearbeiteten Position aus fortgeführt werden kann.
Das Löschen einer bereits gespeicherten Zeile ist nur in der Einzelsatzanwendung (ANLBEW) möglich, in der Formularerfassung kann man nur einen eingetragenen Wert mit 0 überschreiben, der dann aber auch als Einzelsatz mit Nullwert bestehen bleibt.
Zusatzdaten wie Bewegungsdatum, Buchungstext, IC-Gesellschaft, IC-Geschäftsbereich, Wert und Währungskennzeichen sowie Umrechnungsanweisungen in Konzern- und Parallelwährung können mit Hilfe der Funktion Zusatzdialog erfasst werden. Existieren zu einer Spalte Zusatzangaben, wird dies bei der Spaltenoption LE durch ein Fähnchen (kleines rotes Dreieck) in der Zelle dargestellt. Verweilt der Mauszeiger auf einer dieser Zellen, werden ggfs. bereits vorhandene oder erfasste Zusatzattribute im Tooltipp angezeigt. Bei Doppelklick auf eine dieser Zellen öffnet eine Dialogbox, in der die jeweiligen Zusatzattribute erfasst bzw. verändert werden können. Alternativ stoppt der Cursor bei <Tab> auf dieser Zelle und der Zusatzdialog öffnet durch Drücken der Taste <F5>. Bei der Spaltenoption FS wird der Zusatzdialog mit der rechten Maustaste geöffnet.
Abb.4: Zusatzdialog
Grau unterlegt ist eine Eingabezelle dann, wenn das Konto nicht zur Eingabe zugelassen ist, aber dort bereits Werte vorliegen. Ansonsten würde das Konto nicht zur Eingabe angeboten werden.
Abb.6:Nicht zur Eingabe zugelassene Spiegelkonten
Eingabezellen können in den Formularerfassungsanwendungen aus unterschiedlichen Gründen gesperrt sein, z.B. fehlende Berechtigung, Sperre des Einzelabschlusses, Gültigkeit eines Kontos, Anzeige saldierter Werte. Bei Aktivierung der Checkbox "Interne Info-Spalten anzeigen" im Menü 'Ansicht' (s.o.) wird eine zusätzliche Spalte ausgegeben, die einen Schlüssel für die Ursache der Sperre anzeigt. Je nach Anwendung sind unterschiedliche Ursachen möglich. Folgende Werte können angezeigt werden:
Durch die Einführung von Wertberichtigungskonten für den Einzelabschluss unterliegt die Formularerfassung für Anlagenbewegungen gewissen Einschränkungen:
Je Konto werden Zwischensummen angezeigt; bei der Spaltenoption LE zeilenweise, bei der Spaltenoption FS als Summenspalte wird am Ende der Tabelle. Diese Summen werden dynamisch gemäß den erfassten Daten aktualisiert, so dass jederzeit eine Kontrolle der erfassten Werte möglich ist.
Bei der Sort-Option 'F' (Erfassung lt. Reportzeilenschema) werden zusätzlich Positionssummen berechnet und ausgegeben. Analog zum Report handelt es sich hier um die Summe der Kontensalden je Position (Summierung nach oben) sowie um die Summierung gemäß Summensteuerung des Reports (Summierung nach unten).
Abb.7: Automatische Zwischensummen je Anlagenobjekt und je Position bei Spaltenoption FS
Abb.8:Automatische Zwischensummen je Anlagenobjekt und je Position bei Spaltenoption LE
Da die Anwendung unabhängig von der Erfassung auch zur Übersicht verwendet werden kann, ist diese Anwendung auch für Anwender aufrufbar, die nur Anzeigeberechtigung haben. Bei fehlender Berechtigung zum Ändern/Einfügen von Daten kann in den Erfassungszeilen kein Wert eingetragen werden. Bewegungen mit reserviertem Buchungsschlüssel können grundsätzlich nicht in der Formularerfassung eingegeben werden, es sei denn, es liegen Sonderrechte für die Aktionen <Einfügen> und <Ändern> vor.
Abb.9: Aktionsmenü
Die Funktion Speichern übernimmt alle bisher eingegebenen Werte als Anlagebewegungen ins System. Nach der Funktion <Speichern> bleibt die Anzeige an der vorherigen Position stehen, so dass die Erfassung von der vorher bearbeiteten Position aus fortgeführt werden kann. Man kann aus der Formularerfassung über das Aktionsmenü in den Einzelabschluss-Monitor, in die Anlagebewegungen, in die jeweiligen Anlagenobjekte und in die Anwendung Buchungsschlüssel in die Formularerfassung der jeweiligen Bewegungsart wechseln. Mit dem Aufruf Bemerkung (Zusatzdialog) kann ein Eintrag mit zusätzlichen Informationen versehen werden. Mit der Funktion Abbrechen wird die Verarbeitung abgebrochen, mit der Verarbeitung Weiter... geht es zurück in die vorher bearbeitete Anwendung.