Wenn eine Gesellschaft einen Umsatz mit einer Partnergesellschaft im Konzern plant, sollte die Partnergesellschaft einen Aufwand in gleicher Höhe mit dieser Gesellschaft planen. Während es im IST Rechnungen/Belege für die Geschäfte miteinander gibt, ist dies in der Planung nicht der Fall. Je nachdem, wie die Planungsprozesse im Konzern gestaltet sind, können die geplanten IC-Beziehungen mehr oder weniger stark voneinander abweichen. Die IC-Gegenplanung generiert automatisch aus der IC-Planung einer führenden Gesellschaft die IC-Salden bei den Partnergesellschaften. Das bietet dem Konzern folgende Vorteile:
Im Folgenden werden die einzelnen Schritte aufgeführt, die nacheinander ausgeführt werden müssen, um eine IC-Gegenplanung auszuführen:
Hinweis: Kommt es nachträglich zu Änderungen in den IC-Kontenzuordnungen (= im IC-Profil), in den IC-Quellsalden oder in den Wechselkursen, muss die Saldenübernahme der IC-Gegenplanung wiederholt werden. Angewendete Regel-Vorlagen müssen zuvor nicht gelöscht und neu angewendet werden, um die Saldenübernahme der IC-Gegenplanung wiederholen zu können. In einigen Fällen kann es auch erforderlich sein, dass Regel-Vorlagen bei der führenden Gesellschaft angewendet sein müssen, z. B. falls IC-Salden per Bezugswertregel aus dem Drittumsatz abgeleitet werden.
Einige Punkte werden In den nachfolgenden Unterkapiteln nochmal genauer erläutert.
Um ein IC-Profil mit Kontenzuordnungen zu definieren oder zu anzupassen, muss die Anwendung IC-Gegenplanung (ICGP) aufgerufen werden. Auf der linken Seite befindet sich das Arbeitsfenster "Profile", in dem angezeigt wird, welche IC-Profile angelegt sind. Ein neues IC-Profil wird mittels "Stern" über die integrierte Menüleiste angelegt. Es öffnet sich ein Fenster, in dem der Name des IC-Profils eingetragen und ein Kontenplan ausgewählt wird. Mit "Fertig" wird die Eingabe bestätigt und das neue IC-Profil wird links aufgelistet. Weitere Bearbeitungsmöglichkeiten des IC-Profils sind im Kontextmenü aufgeführt, wie "Öffnen", "Löschen", "Kopieren" und "Umbenennen".
Mittels "Öffnen" oder "Doppelklick" eines markierten IC-Profils, werden die dazugehörigen Kontenzuordnungen im Hauptfenster der IC-Gegenplanung (ICGP) angezeigt. Dort können diese entweder erstmalig definiert oder angepasst werden. Sollen Kontenzuordnungen hinzugefügt werden, erfolgt dies wieder mit dem "Stern"-Symbol.
Jede Kontenzuordnung hat eine eindeutige Nummer. Diese wird in Fehlermeldungen oder auch in der Abstimmungssicht "IC-Gegenplanung" im Planungsformular angezeigt, so dass diese schnell über einen Filter separat angezeigt werden können. Eine Kontenzuordnung gliedert sich in zwei Teile:
Ob eine Kontenzuordnung korrekt angelegt wurde, wird unterhalb des Hauptfensters in einer separaten Meldungsleiste geprüft und angezeigt. Gibt es Fehler oder Warnungen, werden diese mit der jeweiligen lfd. Nummer der Kontenzuordnung aufgelistet.
Oben rechts im Hauptfenster kann eine Filterzeile eingeblendet werden, um alle Kontenzuordnungen nach verschiedenen Kriterien (Lfd. Nummer, führende Gesellschaft, führendes Konto, Zielgesellschaft und Zielkonto) filtern zu können. Zusätzlich gibt es eine Sortierfunktion mit den gleichen Kriterien der Filterzeile.
Ein geöffnetes IC-Profil wird durch den "Speichern-Button" im Hauptmenü gespeichert. Werden Kontenzuordnungen eines IC-Profils mit ungespeicherten Änderungen geschlossen, erfolgt eine Dialogabfrage, ob die Änderungen gespeichert oder verworfen werden sollen.
Hinweis: Es können beliebig viele IC-Profile angelegt werden, jedoch kann immer nur ein IC-Profil einem Szenario zugeordnet werden. Änderungen eines IC-Profils wirken sich direkt auf das Szenario aus, nicht erst durch explizites Speichern.
Um die IC-Gegenplanung in einem Szenario verwenden zu können, muss diese beim Anlegen eines neuen Szenarios aktiviert werden, ein IC-Profil zugewiesen werden und ein Teil-/Konzern zur Bestimmung der Konzernwährung ausgewählt werden.
Das Aktivieren der IC-Gegenplanung bewirkt im Planungsformular, dass Zielkonten gem. IC-Profil gegen Splashing und Änderungen durch den Anwender gesperrt sind. Bei I-Konten ist auch der Kontensaldo gesperrt. Manuelle Veränderungen und Einzelbuchungen können auf diesen Zielkonten nicht mehr angewendet werden. Regel-Vorlagen können trotzdem angewendet werden. Das Aktualisieren von gegengeplanten IC-Salden (Zielkonten) über die Saldoabweichungsanzeige ist nicht möglich. Die allgemeine Funktion "Salden aktualisieren" kann weiterhin durchgeführt werden. Wenn eine Aktualisierung wiederholt durchgeführt wird, bleibt ein übernommener IC-Saldo von J-Konten unverändert, nur der Drittanteil und der Kontensaldo verändern sich. Der Kontensaldo von I-Konten bleibt ebenfalls unverändert. Wenn der Schalter 'Übernommene IC-Salden verändern Kontosaldo von J-Konten' ge-setzt ist, muss der Anwender die IC-Gegenplanung vor dem Laden der Salden löschen, sonst werden die Änderungen der Kontensalden durch das Laden der ursprünglichen Salden zurückgedreht.
Hinweis: Wurde die Option "Übernommene IC-Salden verändern den Kontensaldo von J-Konten" beim "Salden aktualisieren" angehakt, muss die übernommene IC-Gegenplanung vor dem Salden aktualisieren gelöscht werden, andernfalls werden die Änderungen der Kontensalden durch das Aktualisieren der IC-Salden wieder auf ihre ursprünglichen Salden zurückgedreht.
Beim Speichern eines Szenarios werden die laut IC-Profil führenden IC-Salden, der aktuellen Gesellschaft dekumuliert in einer versteckten "Sammelstelle" des Szenarios abgelegt. Diese abgelegten IC-Salden können nunmehr von den Zielgesellschaften "abgeholt" werden, in dem in der Abstimmungssicht "IC-Gegenplanung" im Planungsformular die Aktionen "Aktualisieren" und "Übernahme der IC-Gegenplanung" ausgeführt werden. Bei Ausführung der "Übernahme der IC-Gegenplanung", werden zuerst die Ergebnisse der vorhergehenden Übernahme gelöscht. Nachfolgend werden die IC-Zielsalden auf den Zielkonten gelöscht. Falls das Zielkonto ein J-Konto ist, wird auch der Drittanteil gelöscht. Anschließend werden die führenden (dekumulierten) IC-Salden aus der Sammelstelle gelesen, in die eigene lokale Währung umgerechnet und pro Zuordnung die Zielwerte bestimmt. Die Zielwerte werden als Veränderung auf dem Zielkonto eingestellt.
Wird von einer führenden Gesellschaft ein IC-Saldo neu in die "Sammelstelle" eingestellt oder verändert, muss die Gesellschaft, die diesen Saldo übernimmt, die IC-Gegenplanung aktualisieren und neu ausführen. Ein entsprechender Stop-Status im Planungsmonitor (PM) weist auf diese Veränderung hin.
Wurde für das Szenario eine Protokollierung aktiviert, wird die Übernahme entsprechend protokolliert.
Um nicht den Überblick zu verlieren, hilft die gleichnamige Abstimmungsübersicht "IC-Gegenplanung", die IC-Gegenplanung tabellarisch und übersichtlich zu strukturieren. In Szenarien mit aktivierter IC-Gegenplanung ist diese Sicht unter dem Planungsformular als eigenständiger Arbeitsbereich zwischen der Saldoabweichungsanzeige und der Plausibilitätsprüfung eingehängt. Für die aktuell geöffnete Gesellschaft, listet diese Übersicht alle bereits übernommenen oder noch zu übernehmenden IC-Salden auf. Sie ist eine Art Saldoabweichungsanzeige für die IC-Gegenplanung.
Wie die Saldoabweichungszeige besteht die Abstimmungsübersicht aus zwei Teilen, einer integrierten Menüleiste und einer Tabelle. Die integrierte Menüleiste hat von links nach rechts einen Refresh-Button zum Aktualisieren der Ansicht, einen Button zum Start der Übernahme der IC-Gegenplanung, ein Button zum Löschen der letzten Übernahme und Buttons zum Einblenden und Löschen der Filterzeile. In der Tabelle werden nur die Zuordnungen für die aktuell geöffnete Gesellschaft angezeigt, für die IC-Salden zum Übernehmen in der "Sammelstelle" eingestellt wurden. Andere IC-Beziehungen, die nicht die aktuell geöffnete Gesellschaft betreffen, werden nicht angezeigt. Sofern "Differenzen" in der letzten Spalte rechts ausgewiesen werden, stimmen die IC-Salden der führenden Gesellschaft nicht mit denen der Zielgesellschaft überein und die IC-Gegenplanung muss neu übernommen werden.
Unterhalb der Tabelle wird der Zeitpunkt der letzten Übernahme der IC-Gegenplanung, sowie der Name des im Szenario eingestellten ICGP-Profils angezeigt. Durch einen Mausklick auf den Profilnamen wird in die ICGP-Anwendung gewechselt und das betreffende Profil zum Editieren geöffnet.
Hinweis: Fehlen Daten der Währungsumrechnung, können Quell-IC-Salden nicht in die lokale Währung der Zielgesellschaft umgerechnet werden. Dann steht in der Tabellenzeile 'WUM fehlt'.
Folgende Plausibilitätsprüfungen werden bzgl. der IC-Gegenplanung durchgeführt: