Über eine formulargestützte Erfassung ermöglicht IDL Forecast eine hilfreiche Erfassung / Planung von PLAN- und FORECAST-Werten für den Einzelabschluss, in Abhängigkeit von Gesellschaft, Geschäftsbereich und Controlling-Objekt. Dabei wird die Erstellung einer unternehmensweiten Finanzplanung in Form einer Gewinn- und Verlustrechnung sowie einer hieraus abgeleiteten Bilanz unterstützt. Die Überleitung der geplanten Informationen (Daten) von Gewinn- und Verlustrechnung in die Bilanz erfolgt mit einem vordefinierten Standardregelwerk, welches auf unterschiedlichste Planungsbedürfnisse eingeht. Weiter unterstützt IDL Forecast den Planungsprozess durch interaktive Planungsfunktionen, wie z.B. Salden aus der Stammanwendung IDL Konsis im Planungsformular aktualisieren (laden), Überleitung von Bilanz-Anfangsbeständen, Verteilfunktionen, Splashing, etc.
Durch die Funktion "Salden Schreiben" werden die in IDL Forecast geplanten GuV- und Bilanzzahlen eines Szenarios an IDL Konsis in Form von Salden (wie Kontensalden, KTOSAL) übertragen. Im Rahmen einer konzernweiten Finanzplanung können nachfolgend diese Daten über den Einzelabschluss-Monitor (EA) weiter verarbeitet und verwaltet werden; bis zur Konsolidierung über den Konzernkreis-Monitor (KTKGES). Auf Basis dieser erstellten GuV- und Bilanzdaten zzgl. gepflegter Spiegelbewegungen kann übergreifend eine Kapitalflussrechnung in der Stammanwendung IDL Konsis erstellt werden, wenn ein entsprechender Kapitalfluss-Report eingerichtet ist.
Bei einer Ersteinrichtung von IDL Forecast sind zunächst sogenannte Stammdaten zu hinterlegen. In der Regel wird aber bereits IDL Konsis für Konsolidierungszwecke genutzt und somit kann auf den vorhandenen Stammdaten (wie Gesellschaften, Kontenpläne, Positionspläne, Bilanz- und GuV-Reports, etc.) aufgesetzt werden. Ggf. sind diese Stammdaten um Planungssachverhalte (wie Perioden, Plandatenarten, etc.) zu ergänzen.
Über den Haupt-Menüordner: Einstellung / Optionen / Registerkarte "IDL FORECAST" können vom Standard abweichende IDL Forecast-Grundeinstellungen vorgenommen werden. Änderungen zu diesen Optionen können jederzeit erfolgen, jedoch muss nach einer Änderung die Anwendung IDL Forecast (PLAN) neu geöffnet werden, damit die Einstellungen aktualisiert werden.
Abweichende Grundeinstellungen zu:
Über die Eigenschaften des jeweiligen Szenarios lassen sich weitere Einstellungen vornehmen sowie Arbeitsflächen aktivieren. Eine erstmalige Definition dieser Einstellungen erfolgt beim Anlegen eines neuen Szenarios.
Aktivierbare Planungsformulare:
Weitere Einstellungen zu:
Nachfolgende Einstellungen können nachträglich in den Eigenschaften des Szenarios geändert werden. Eine Änderung ist nur bei geschlossenem Szenario möglich.
IDL Forecast kann entweder mit dem Kurzwort PLAN oder im Schnellstarter-Menü aufgerufen werden. Der Pfad zum Aufrufen von IDL Forecast lautet: IDLplus / Planung / "IDLFORECAST". Es öffnet sich ein Hauptfenster (Arbeitsbereich) mit mehreren am Fensterrand angeordneten, verschiebbaren Arbeitsflächen (Fensterabschnitten). Sobald ein Szenario geladen wird, werden im mittleren Teil des Hauptfensters die im Szenario hinterlegten Reports angezeigt (i.d.R. Bilanz und GuV).
Mit Hilfe der Maus können einzelne Arbeitsflächen per Drag&Drop an unterschiedliche Stellen des Hauptfensters positioniert werden. Werden Fenster ineinander verschoben, ist an der Arbeitsoberfläche ein Fenster mit mehreren Registern oben links sichtbar. Diese Option muss zunächst unter dem Haupt-Menüordner: Einstellung / Optionen / Registerkarte "Darstellung" / "Arbeitsflächen verschiebbar" aktiviert werden, um diese entsprechend nutzen zu können. Sofern nicht alle Arbeitsflächen laufend benötigt werden, können diese an den linken oder rechten Seitenrand (sog. Seitenablage) verschoben werden bzw. werden automatisch in die Seitenablage platziert, wenn diese ausgeblendet werden.
Hinweis: Sofern mit mehreren Fenstern gearbeitet werden möchte ggf. auf mehr als einem Bildschirm, können Arbeitsflächen aus dem Hauptfenster abgelöst werden und werden als eigenständige Fenster geöffnet. Sobald ein solches Fenster geschlossen wird, wird es wieder in das Hauptfenster eingebunden.
Nachfolgend werden die verschiedenen Arbeitsflächen des Hauptfensters einzeln kurz beschrieben.
a. Planungsformular / Tabellenbereich
Das formulargestützte Hauptarbeitsfenster der IDL Forecast-Anwendung wird mittig in der Arbeitsoberfläche aufgebaut und ordnet die im Szenario ausgewählten Reports (Kontensalden-Übersichten) als einzelne Berichtsoberflächen in Registerkarten an. Diese Registerkarten werden in der Titelleiste oben links angezeigt und können dort ausgewählt werden. Üblicherweise enthält ein Szenario Berichtsoberflächen zur Gewinn- und Verlustrechnung, zur Bilanz und ggf. für statistische Angaben. Die Berichtsoberflächen zeigen die Salden (Konten-, Controlling- oder IC-Salden) ausgewählter Perioden an und können je nach Berechtigung des Anwenders durch Auswahl der einzelnen Zelle geändert oder erstmalig erfasst werden.
Neben der Kommentierung von Kontensalden und deren Kontenbewegungen über die Arbeitsfläche "Konto" kann alternativ eine zellgenaue Kommentierung des Kontensaldos direkt über das Planungsformular erfolgen. Im Rechts-Kontextmenü sind zwei Einträge zum Bearbeiten und Löschen von Kommentaren vorgesehen. Ein Kommentar auf dieser Ebene des Kontensaldos wird durch ein Info-Symbol in der jeweiligen Zelle des Planungsformulars angezeigt, wenn die erforderliche Ansicht "Kommentarsymbole anzeigen" im Haupt-Menüordner: Einstellung / Ansicht aktiviert wurde.
b. Szenarien als Selektionsbereich/e
In dieser Arbeitsfläche muss zunächst angegeben werden, welche Gesellschaft und ggf. welcher Geschäftsbereich geplant werden soll. Eine korrekte Auswahl der hier einzustellenden Parameter ist Voraussetzung für das erstmalige Anzeigen (Laden) eines Szenarios. Bereits gespeicherte Gesellschaften mit ggf. Geschäftsbereichen werden unterhalb vom Szenarionamen gelistet und können durch deren Auswahl direkt angezeigt werden. Die Gesellschafts- und ggf. Geschäftsbereichs-Objektstrukturen werden in den Stammanwendungen 'GES' , und 'UBR' eingerichtet.
Szenarien als Szenarioverwaltung
Ansonsten wird die Arbeitsfläche Szenarien für die Verwaltung gespeicherter Szenarien verwendet. An dieser Stelle können neue Szenarien erstellt werden und vorhandene Szenarien können angezeigt, kopiert, umbenannt sowie unwiderruflich gelöscht werden. In einem Szenario sind alle festen / variablen Rahmenparameter einer Planung gespeichert. Wird ein Szenario kopiert, kann dies je Gesellschaft wahlweise mit oder ohne Salden und Regeln geschehen. Für jedes Szenario werden wahlweise u.a. Planungszeitraum, Datenarten, verwendete Reports und Kontenplan mit in der Arbeitsfläche angezeigt, wenn diese Tabellenspalten mit einem Haken aktiviert sind. Tabellenspalten hinzufügen oder entfernen erfolgt über das Kontextmenü der Tabellenspaltenüberschriften. Mit zugeschaltetem Filter (Symbol: Filter) können Daten gem. der aktiven Tabellenspalten gefiltert werden. Szenarien können individuell kommentiert werden und die Eigenschaften geben weitere Informationen zum angelegten und bearbeiteten Szenario. Zusätzlich zur rein informativen Funktion werden in diesem Dialog globale Parameterwerte definiert.
c. Regel-Vorlagen
Die Arbeitsfläche Regel-Vorlagen dient der Speicherung, Verwaltung und Steuerung des gesamten definierten Regelwerks. Von hier können Regel-Vorlagen (gespeicherte Regel) wiederkehrend im Szenario angewendet werden, diese als Vorlage für weitere Regel-Vorlagen dienen sowie anderen Gesellschaften und ggf. Geschäftsbereiche zur Verfügung gestellt werden. Die Verwaltung erfolgt durch Gruppierung und Sortierung in Ordnerstrukturen. Diese Ordnerstrukturen können für ausgewählte Gesellschaften und Berichtspositionen automatisch erzeugt werden. Regel-Vorlagen und Ordner können kopiert, umbenannt, de-/aktiviert, kommentiert und gelöscht werden. Zur Steuerung des Szenarios -ggf. nur für bestimmte Planungszeiträume- können über diese Arbeitsfläche entweder einzelne Regel-Vorlagen oder ganze Ordner angewendet werden.Regel-Vorlagen können individuell kommentiert werden und die Eigenschaften geben weitere Änderungs-/Informationen zur angelegten Regel-Vorlage.
d. Angewendete Vorlagen
Mit dieser Arbeitsfläche, die nur bei geöffnetem Szenario eingeblendet wird, wird dem Nutzer angezeigt, welche Regel-Vorlagen und Regeln im geladenen Szenario für die selektierte Gesellschaft und ggf. Geschäftsbereich zur Anwendung gekommen sind. Regel-Vorlagen, die im Szenario angewendet wurden, werden mit deren Ordnerstruktur in der Arbeitsfläche Angewendete Vorlagen eingestellt. Eine Verbindung zwischen diesen beiden Arbeitsflächen besteht nicht. Somit können angewendete Regel-Vorlage szenarioabhängig gespeichert werden sowie Kommentare nachträglich anderslautend bearbeitet werden. Der Kommentar sowie die fachlichen Zusammenhänge der Angewendeten Vorlage werden in der Arbeitsfläche Geschäftsfälle übersichtlich dargestellt. Daraus folgend können auch sämtliche oder nur ausgewählte Geschäftsfälle über die Angewendeten Regel-Vorlagen für das Szenario gelöscht werden. Eigenschaften geben weitere Änderungs-/Informationen zu Angewendeten Regel-Vorlagen.
e. Kontenaufriss (für Konten-, Intercompany- und Controllingsalden)
Die Arbeitsfläche Konto dient der Abbildung eines detaillierten Kontenaufrisses mit Anfangsbestand, Zugängen, Abgängen und einem daraus resultierenden Endbestand (dieser wird im Planungsformular angezeigt). Die Darstellung erfolgt zunächst als Liste und kann im Arbeitsfenster oben rechts auf T-Kontendarstellung -mit eingeschränkten Funktionalitäten- umgestellt werden. Die verschiedenen Kontenbewegungen werden um Symbole ergänzt, die den Grund / die Herkunft einer Kontenbewegung visuell darstellen sollen. Das Konto ist eng an das Planungsformular gekoppelt. Wird bspw. eine Zelle im Planungsformular angewählt, wird automatisch der dazugehörige Kontenaufriss der aktuell ausgewählten Zelle angezeigt. Ebenfalls bestehen Verknüpfungen zu den Geschäftsfällen und den Angewendeten Regel-Vorlagen, um zusammengehörige Sachverhalte in diesen Arbeitsflächen gleichzeitig zu markieren.
Neben den Kontensalden eines ausgewählten Kontos, werden über den Kontenaufriss ebenfalls Detailinformationen zu Intercompany- und/oder Controllingsalden angezeigt. Hierzu wird die Anzeige des Kontenaufrisses entweder in Kontensalden- / Intercompany- oder Controllingsalden geändert. Sie übernehmen z.T. ähnliche Eigenschaften/Funktionen wie die Anzeige für Kontensalden und im Fall von Intercompanykonten, ersetzt die Anzeige Intercompanysalden die Anzeige für Kontensalden! In der Anzeige für Kontensalden erfolgt ein entsprechender Hinweis "Veränderung gem. Aufriss". IC Salden sind analog zum Konto eng an das Planungsformular gekoppelt. Wird bspw. eine Zelle im Planungsformular angewählt, wird automatisch der dazugehörige IC-Saldenaufriss der aktuell ausgewählten Zelle angezeigt. Je nach dem welche Zelle im Planungsformular ausgewählt wird, werden auf Kontenebene alle IC-Salden angezeigt und auf IC-Salden-Ebene nur ein ausgewählter IC-Saldo.
Ergänzend zum informativen Aufriss des Kontos kann der Kontensaldo sowie auch einzelne Kontenbewegungen um einen Kommentar ergänzt werden. Dieser Kommentar umfasst max. 500 Zeichen und wird durch ein Info-Symbol dargestellt. Sofern ein Kommentar bearbeitet wurde, wird dieser als Tooltipp angezeigt. Wurde ein Kommentar auf Ebene des Kontensaldos hinterlegt wird dieser Kommentar im Planungsformular durch ein Info-Symbol angezeigt. Unter dem Haupt-Menüordner: Einstellung / Optionen / Registerkarte "IDL FORECAST" kann die Grundeinstellung "Kommentare als Bemerkung speichern" aktiviert werden, um die ersten 70 Zeichen des Kommentars vom Kontensaldo als Bemerkung im Kontensaldo (KTOSAL) von IDL Konsis zu speichern.
Hinweis: Sollen leere und 0,00 Kontenbewegungen im Arbeitsfenster nicht angezeigt werden, können diese über einen Knopf in der Titelleiste der Arbeitsfläche (Symbol: Durchgestrichene Null) ausgeblendet werden. Wurde diese Option aktiviert, erfolgt am Ende der Kontenbewegungen eine Information zur Anzahl der ausgeblendeten Einträge.
f. Geschäftsfälle
Die Arbeitsfläche dient hauptsächlich der Anzeige von angewendeten Regel-Vorlage und deren fachlichen Zusammenhang im Szenario. Werden Regeln im Szenario angewendet, werden diese als Geschäftsfallgruppe linksseitig der Arbeitsfläche in Baumstruktur gelistet. Eine Geschäftsfallgruppe gliedert sich tiefer in Geschäftsfälle für einzelne Perioden und ggf. weitere abhängige Geschäftsfälle. Zu einem linksseitig markierten Geschäftsfall werden rechtsseitig allgemeine Informationen im Register Übersicht und im Kommentar aufgezeigt sowie fachliche Zusammenhänge im Register Buchungen und Tabelle dargestellt, die sich aus der angewendeten Regel-Vorlage ergeben. Darüber hinaus gibt es Verbindungen zum Konto sowie zur Arbeitsfläche Angewendete Vorlagen, hier werden die vom Geschäftsfall betroffenen Kontenbewegungen bzw. deren Angewendete Vorlage ebenfalls markiert.
Hinweis: Sollen leere und 0,00 Geschäftsfälle im Arbeitsfenster nicht angezeigt werden, können diese über einen Knopf in der Titelleiste der Arbeitsfläche (Symbol: Durchgestrichene Null) ausgeblendet werden. Wurde diese Option aktiviert, erfolgt am Ende der Geschäftsfälle eine Information zur Anzahl der ausgeblendeten Einträge.
g. Saldo-Abweichungen
Die Saldo-Abweichungsanzeige zeigt eine Liste aller abweichenden Konten-, Controlling-, und IC-Salden zwischen den im Planungsformular verarbeiteten Salden des aktuellen Szenarios und den gespeicherten Salden in den Stammanwendungen KTOSAL, CNTSAL und ICKTOSAL von IDL Konsis, die für eine weitere Plankonsolidierung verwendet werden. Welche Zellen / Salden des Planungsformulars betroffen sind kann zusätzlich mit einem Symbol visualisiert werden. Die Abweichungsliste ermöglicht außerdem das gezielte Aktualisieren von einzelnen Salden im Szenario. Ein Filter ermöglicht die Einschränkung der Anzeige (und somit auch der Salden-Aktualisierung) auf bestimmte Perioden, Positionen oder Konten.
h. Plausibilitätsprüfung
Im Release 2013.0 war diese Funktionalität noch kein eigenes Arbeitsfenster, sondern eine Hauptmenü-Aktion mit dem Namen "Auf fehlende/doppelte Regeln prüfen". Mit Hilfe der Plausibilitätsprüfung wird insbesondere geprüft, ob ein Szenario doppelt angewendete Regel-Vorlagen enthält oder ob welche fehlen. Neben dieser Hauptprüfung wird u.a. auch geprüft, ob z.B. die Überleitung von "IST auf PLAN" aktuell ist oder ob es andere Hinweise zu möglichen Fehlerquellen einer angewendeten Regel-Vorlage gibt.
i. Dimensionen (Seitenablage rechts)
Zunächst in der Seitenablage befindlich, ermöglicht dieses Arbeitsfenster den Aufbau des Planungsformulars zu verändern. Der Zeilen- und Spalteninhalt des Planungsformulars kann konfiguriert werden in dem diese per Drag&Drop verschoben werden.
j. Tabellenablage (Seitenablage rechts)
Zunächst in der Seitenablage befindlich, ermöglicht dieses Arbeitsfenster weitere Tabellen dem Tabellenbereich hinzuzufügen und diese zu bearbeiten. Hierzu stehen wenige einfache Formeln zur Verfügung, um z.B. eine Nebenrechnung zu führen.
In IDL Forecast werden verschiedene Planungsvarianten mit Hilfe von Szenarien abgebildet. Ein Szenario ist für alle Gesellschaften und -sofern vorhanden- in Kombination mit dem jeweiligen Geschäftsbereich nutzbar. In einem Szenario werden sowohl feste als auch änderbare Rahmenbedingungen zur Planungsvariante eingestellt, die für unterschiedliche Gesellschaften, Geschäftsbereiche und Controllingobjekte wiederholt benötigt werden. Feste Rahmenbedingungen werden bei der Erstellung eines neuen Szenarios definiert und sie beinhalten ausgewählte Reportstrukturen (ReportIDs der Stammanwendung IDL Konsis) für die Berichtsoberflächen des Planungsformulars, Datenarten für unterschiedliche Planungsbereiche und Perioden für den zu planenden Zeithorizont. Eine nachträgliche Änderung dieser grundlegenden Rahmenbedingungen ist nicht möglich. Angaben zu änderbaren Rahmenbedingungen werden in den Eigenschaften eines Szenarios definiert und ermöglichen eine individuelle Listung globaler Werte für Szenarien, die in den jeweiligen Regel-Vorlagen ausgewählt und verwendet werden können, wie z.B. ein definierter Steuersatz (siehe Kapitel 4.12). Diese Daten können geändert werden und wirken sich entsprechend auf ein Szenario aus.
Ein Szenario ist immer in mehrere Datenbereiche aufgeteilt. Als Datenbereiche stehen IST-, FORECAST- und PLAN zur Verfügung. Im IST-Bereich werden IST-Kontensalden der ausgewählten Datenart und Periode/n als Referenzwerte im Planungsformular angezeigt. IST-Zahlen aus der IDL Konsis-Stammanwendung KTOSAL können nicht über IDL Forecast verändert werden, sie sind schreibgeschützt. Optional kann in einem Szenario zusätzlich der Bereich FORECAST aktiviert werden. Der Planungsbereich FORECAST dient der Abbildung einer unterjährigen Hochrechnung, bei der bereits erste IST-Daten des Jahres verfügbar sind und auf deren Basis zum Jahresende hochgerechnet werden soll. Das Planungsformular des PLAN-Abschnitts ist leer oder enthält ggf. bereits geladene Kontensalden und kann editiert werden. Dies trifft auch auf den optionalen Bereich FORECAST zu.
Das Planungsformular kann in folgender Weise editiert werden:
1. Direkte (online) Erfassung / Eingabe in den jeweiligen Zellen (dies entspricht dem Endsaldo eines Kontos) des Planungsformulars. Kopier- und Verteilfunktionen unterstützen bei der Erfassung.
2. Vorhandene Salden aus den Stammanwendungen KTOSAL, CNTSAL, IC-KTOSAL verwenden. Es werden ganze Planungsbereiche oder ausgewählte Zellen eines Szenarios aktualisiert indem vorhandene Salden aus den Stammanwendungen ins Szenario geladen werden. Diese Salden sind ggf. bereits vorhanden oder werden aus Vorsystemen in den Stammanwendungen bereitgestellt.
3. Veränderung der Planung durch automatisierte Regeln, die mit Hilfe von Regel-Assistenten definiert werden und i.d.R. als Regel-Vorlage gespeichert werden.
Hinweis: Für jeden Planungsbereich kann eine separate Datenart ausgewählt werden. Für den IST-Bereich sollte eine Datenart mit IST-Kontensalden gewählt werden. Datenarten können in der Stammanwendung 'FAC' verwaltet werden. Für ein Szenario ist es entscheidend, ob die IST-Datenart für einen Konzern- oder Gesellschaftskontenplan konfiguriert wurde. Diese Angabe ist für die nachfolgende Wahl der FORECAST- und PLAN-Datenarten maßgeblich. Bei einer IST-Datenart, mit hinterlegtem spezifischen Konzernkontenplan, können nur weitere Datenarten mit demselben Konzernkontenplan verwendet werden. Sind bei der IST-Datenart lediglich Gesellschaftskontenpläne als Kontenplan-Kennzeichen ("G") angegeben, kann jede Datenart mit demselben Kontenplan-Kennzeichen verwendet werden.
Szenarien, die mit einem älteren Release von IDL Forecast erstellt wurden, lassen sich erst verwenden, wenn sie auf das aktuelle Release konvertiert werden. Entsprechende Szenarien und Regel-Vorlagen werden in der Szenarioverwaltung mit einem Warnsymbol links neben dem Szenarionamen angezeigt. Nach einem Release-Update wird beim Start von IDL Forecast eine automatische Konvertierung per Dialog angeboten. Von der Konvertierung sind alle angelegten Szenarien betroffen. Je nach Anzahl und Umfang der Szenarien kann der Vorgang einige Minuten dauern.
Die Szenarioverwaltung erfolgt mit Hilfe der Arbeitsfläche Szenarien, welche direkt über das Haupt-Menüsymbol "Szenarioliste" ein- und ausgeblendet werden kann (Symbol: Tabellenraster). Sie besteht aus einer Liste von allen in IDL Forecast angelegten Szenarien. Welche Informationen (wie z.B. Planungszeitraum, Datenarten, verwendete Reports und Kontenplan) zum Szenario spaltenweise angezeigt werden, ist abhängig von der Ansichtseinstellung, die über den Tabellenspaltenkopf mittels Rechtsmausklick ausgewählt wurden. In der Standardeinstellung werden der Szenarioname, die Benutzer sowie der Zeitpunkt des letzten Speichervorgangs angezeigt. Zusätzlich können z.B die im Szenario verwendeten Perioden, Datenarten, Reports, zusätzliche Tabellen und der Kontenplan eines Szenarios angezeigt werden sowie Angaben zum Schreibschutz eines Szenarios oder ob es einen Kommentar gibt. Szenarien, die nicht geladen werden können, bspw. aufgrund mangelnder Berechtigung oder fehlender Konvertierung, werden in hellgrauer Schrift angezeigt.
Über die Arbeitsfläche Szenarien werden folgende Aktionen zur Szenarioverwaltung ausgeführt:
Aktionen (integrierte Werkzeugleiste)
weitere Aktionen (Konextmenü)
Nachfolgende Aktionen zur Szenarioverwaltung werden (auch) an anderer Stelle ausgeführt:
Haupt-Menüleiste
Haupt-Menü Ordner: Szenario
Wird die Aktion "Szenario speichern" ausgeführt, wird für die gewählte GES/GB-Kombination der aktuelle Datenstand im Gesamtszenario gespeichert. Auf diese Weise werden keine Salden für IDL Konsis bereitgestellt. Sollen geplante Salden ebenfalls für IDL Konsis zur Verfügung stehen, müssen die Salden des Szenarios geschrieben werden. Bei der Aktion "Salden schreiben" wird das Szenario parallel gespeichert.
Wurde in den Datenarten (Stammanwendung 'FAC' ) ein K für einen Konzernkontenplan eingestellt, wird im Rahmen des Szenarios der Konzernkontenplan verwendet. Wird ein G für den Gesellschaftskontenplan ausgewählt, wird der Gesellschaftskontenplan der Gesellschaft verwendet, die in der Arbeitsfläche "Szenarien (Selektionsbereich)" ausgewählt wurde.
Wird ein Szenario erstellt, muss mindestens ein Report (alle Reports des Typs E verwendbar) als Planungsformular angegeben werden. Reports werden in der Stammanwendung 'REPDEF' erstellt bzw. bearbeitet. I.d.R. können bereits in IDL Konsis angelegte E-Reports verwendet werden.
Die Planungsformulare (Tabellenbereiche, Berichtsoberflächen) eines Szenarios setzen sich aus den gewählten Reports sowie der eingestellten Kontenstruktur ('KTODEF') der jeweiligen Datenart zusammen. Neue Positionen werden mit Hilfe der Stammanwendung 'POSDEF' unter Berücksichtigung des gewählten Positionsplans angelegt und verwaltet.
Jeder Szenarienbereich (IST, FORECAST, PLAN) kann mehrere Perioden enthalten, die gemeinsam einen chronologisch aufbauenden Zeithorizont ergeben. Das gesamte Szenario kann in unterschiedlichen periodischen Auflösungen dargestellt werden. Dabei ist zu beachten, dass die Auflösung im chronologisch zeitlichen Verlauf nur gröber aber nicht detaillierter verlaufen kann. Welche zeitliche Auflösung in den einzelnen Jahren für ein Szenario gilt, wird beim Anlegen eines Szenarios definiert. In diesem Zusammenhang werden auch die Abrechnungsperioden in der Stammanwendung 'ABR' angelegt und entsprechende Perioden-Kennzeichen hinterlegt (siehe folgende Übersicht).
| Szenarioauflösung | Perioden-Kennzeichen (ABR) | Beschreibung | Szenariodarstellung |
|---|---|---|---|
| Jahresbetrachtung | J (z.B. 12.2000) | Jahres-Periode | Planungsfomular mit Jahresperioden |
| Monatsbetrachtung | M (z.B. 01.2000) | Monats-Periode | Planungsformular mit Monaten und Quartals-Zwischensummen |
| Monatsbetrachtung | M (z.B. 06.2000) | Quartal als Monats-Periode | Planungsformular mit Monaten ohne Quartals-Zwischensummen |
| Quartalsbetrachtung | Q (z.B. 06.2000) | Quartals-Periode | Planungsformular mit Quartalen |
Sofern Zukunfts-Perioden (FORECAST, PLAN) als Abrechnungsperioden für ein Szenario noch nicht angelegt wurden, müssen diese vor der Verwendung innerhalb eines Szenarios in der Stammanwendung 'ABR' angelegt werden.
Aus Gründen der Übersichtlichkeit oder der Verbesserung der Arbeitsgeschwindigkeit kann es sinnvoll bzw. gewünscht sein, die Menge der Konten auf denen geplant wird, zu reduzieren. Dazu erlaubt IDL Forecast eine sog. Plankontenverdichtung, ohne dass dafür ein eigener Report erstellt werden muss oder eine Transformation der IST-Salden oder der Salden aus einer vorgelagerten Detailplanung erforderlich ist, auch dann, wenn sich Salden auf den nicht benötigten oder gewünschten Konten befinden.
In der Anwendung 'KTO' kann einem Konto, welches für die Planung nicht gewünscht bzw. benötigt wird, ein Planverdichtungskonto zugeordnet werden. Dabei können mehrere Konten einem Verdichtungskonto zugeordnet werden. Ein Konto mit eingestelltem Planverdichtungskonto wird in IDL Forecast nicht angezeigt. Stattdessen werden die Konten-, Controlling- und Intercompanysalden von diesem Konto auf die jeweiligen Salden des zugeordneten Verdichtungskontos summiert. Auf diese Weise wird die Anzahl der Konten in der Planung reduziert.
Bei der Zuordnung von Konten ist zu beachten, dass die Zuordnung nicht mehrstufig erfolgen kann, d.h. ein Konto dem Konten als Planverdichtungskonto zugeordnet sind, kann nicht selbst wieder einem Konto als Planverdichtungskonto zugeordnet werden. Des Weiteren müssen die Konten Teil desselben Kontenplans sein und es hat eine eindeutige Zuordnung von Konten hinsichtlich der eingestellten Bil-/GuV-Kennzeichen, Kontokennzeichen, Spiegel, Konsolidierungsverarbeitung oder Umbuchung bei Vortrag zu erfolgen. Stimmen diese Kennzeichen nicht überein, wird in der IDL Konsis Anwendung Konten (KTO) eine Fehlermeldung angezeigt und die eingetragene Plankontenverdichtung ist nicht zulässig. Die Summierung von Controllingsalden auf das Planverdichtungskonto erfordert, dass beide Konten für dieselben Controllingdimensionen zugelassen sind. Die Summierung von IC-Salden erfordert, dass beide Konten das Kontokennzeichen I oder J besitzen.
In IDL Forecast muss die Plankontenverdichtung, sofern gewünscht, bei der Erstellung eines Szenarios aktiviert werden. Eine nachträgliche Aktivierung ist nicht möglich. Ist die Plankontenverdichtung aktiviert, werden bei allen Salden-Import und -Aktualisierungsfunktionen automatisch die Salden der zugeordneten Konten auf die Planverdichtungskonten summiert und entsprechend auf diesem angezeigt. Auch die Saldo-Abweichungsanzeige zeigt summierte Werte für die Salden in IDL Konsis an.
Hinweis: Zu beachten ist, dass wenn aus einem Szenario mit aktivierter Plankontenverdichtung Salden nach IDL Konsis geschrieben werden, in den Datenbereichen FORECAST und PLAN alle Konten-, Controlling- und IC-Salden auf Konten, die einem Planverdichtungskonto zugeordnet sind, gelöscht werden, da diese Salden ja bereits in den Salden der Planverdichtungskonten enthalten sind. Werte im IST-Bereich sind davon nicht betroffen.
Hinweis: Damit eine vorgenommene Plankontenverdichtung ebenfalls beim Periodenvortrag in IDL Konsis berücksichtigt wird, muss eine Klassifizierung der Forecast- und Plan-Datenarten mit X = Plandatenart erfolgen. Erfolgt keine Klassifizierung, werden Datenarten wie IST-Datenarten berücksichtigt und eine mögliche Plankontenverdichtung bleibt unberücksichtigt. Lediglich FORECAST- und PLAN-Datenarten berücksichtigen Plankontenverdichtungen für Spiegel- und Bilanzbuchungsvorträge beim Periodenvortrag
Wichtig: Es ist zu beachten, dass eine Plankontenverdichtung in IDL Forecast bis einschließlich Release 2013.0 (ohne Korrekturstand A oder höher) ohne Auswirkung auf durchgeführte Periodenvorträge im Einzel- und Konzernabschluss von IDL Konsis war! Dies hatte zur Folge, dass Spiegel- und Bilanzbuchungsvorträge manuell oder mit Hilfe des IDL Connector richtig gestellt werden mussten. Betroffen sind verdichtete Bilanzkonten, die einem Spiegel angehören und/oder auf denen Konsolidierungs-/Buchungen erfolgen.
Das Anlegen eines neuen Szenarios erfolgt über den sog. Szenario-Assistenten. Dieser wird über die Haupt-Menüleiste oder über die integrierte Werkzeugleiste der Arbeitsfläche Szenarien gestartet (jeweiliges Symbol: Stern). Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem das zu erstellende Szenario Schritt für Schritt definiert wird. Auf der linken Seite des Szenario-Assistenten werden die hierzu erforderlichen Schritte angezeigt und es erfolgt je Schritt eine Plausibilitätsprüfung der eingestellten Daten. Folgend eine Übersicht dieser Schritte mit kurzer Information zur jeweiligen Dateneingabe sowie weitere Details im Nachfolgenden.
| Schritt: | Szenario-Definition |
|---|---|
| 1. Reports festlegen | Namensvergabe / Reportauswahl |
| 2. Szenarioeinstellungen | Verschiedene Einstellungen für das Szenario vornehmen |
| 3. Datenbereiche festlegen | Planungsbereiche bestimmen / Zeithorizont und -auflösung definieren |
| 4. IC-Gegenplanung | IC-Gegenplanung de-/aktivieren und IC-Profil zuweisen |
| 5. Kommentar | Kommentar hinterlegen |
1. Schritt - Reports und Szenarioeinstellungen festlegen: Zunächst wird das anzulegende Szenario benannt. Es ist darauf zu achten, dass ein Szenario eineindeutig benannt wird. Ist ein Szenarioname bereits vergeben, erhält das Namensfeld einen farblichen Rahmen in rot. Anschließend wird festgelegt, welche E-Reports gem. Stammanwendung 'REPDEF' für die Planungsformulare verwendet werden sollen. Duch Aktivieren des Schalters "mit UKV-Reports" werden auch UKV-Reports (Reporttyp 'C') zur Auswahl angeboten.
2. Schritt - Szenarioeinstellungen: Optional können in diesem Schritt Szenarioeinstellungen zur Null/Leer-Unterscheidung, zur Plankontenverdichtung und zu datenbereichsübergreifende Regeln vorgenommen werden sowie entschieden werden, ob eine Intercompany- und/oder Controlling Planung im Szenario vorgenommen werden sollen, ob Spiegelbewegungen gechrieben werden sollen und ob alle Aktionen im Szenario in der Anwendung 'PLANLOG' protokolliert werden sollen. Einige dieser Einstellungsmöglichkeiten sind nur über "Erweiterte Einstellungen ..." aufrufbar.
Hinweis: Eine Kombination aus Intercompany- und Controllingplanung kann aktuell nicht unterstützt werden. Beim Schreiben der Salden an IDL Konsis geht die kombinierte Information aus Intercompanysalden zzgl. Controllingaufriss verloren!
3. Schritt - Datenbereiche festlegen: Welche Daten-/Planungsbereiche (IST / FORECAST / PLAN) in einem Szenario enthalten sein sollen und über welchen Zeithorizont sich diese erstrecken, wird im 2. Schritt des Szenario-Assistenten festgelegt. Dies beinhaltet die Zuordnung einer IST-Quelldatenart zum obigen IST-Planungsbereich sowie mindestens eine weitere Zieldatenarten-Zuordnung zum FORECAST- und/oder PLAN-Planungsbereich. Die Daten-/Planungsbereiche für FORECAST- oder PLAN können vor der Zieldatenartenauswahl einzeln de-/aktiviert werden. Beachten Sie, dass eine Datenart nicht mehreren Datenbereichen zugeordnet werden kann. Datenarten, die als FORECAST oder PLAN-Datenart verwendet werden können, werden in der Auswahlliste fett markiert, wenn diese in der Anwendung Datenarten (FAC) als Planungsdatenarten klassifiziert sind. Werden an dieser Stelle dennoch andere Datenarten ausgewählt, erfolgt ein Warnhinweis. Außerdem kann für FORECAST und/oder PLAN eine von der Zieldatenart abweichende Quelldatenart als Szenariostandard vorbelegt werden. Dieser Szenariostandard kann später jeweils für einzelne Gesellschaften im Haupt-Menüordner: Szenario / "Datenarten konfigurieren ..." geändert werden, siehe Kapitel 5.3. Die Quelldatenart ist die Datenart aus der die Salden beim Aufruf der Funktion "Salden aktualisieren..." geladen werden, die Zieldatenart ist die Datenart in der die Salden beim beim Aufruf der Funktion "Salden schreiben..." geschrieben werden. Sollte in Ausnahmefällen für beides die gleiche Datenart gewünscht sein, muss der Schalter "ohne Quelldatenart" gesetzt werden. In dem Fall werden die Salden aus der gleichen Datenart geladen in welche sie auch geschrieben werden.
Anschließend wird der Zeithorizont sowie die zeitliche Auflösung des Szenarios definiert. Angefangen mit einer IST-Periode über ggf. FORECAST-Periode/n bis hin zu ggf. mehreren PLAN-Perioden. Hierzu werden Perioden aus dem rechtsseitigen Auswahlfeld ausgewählt und den linksseitigen Planungs-/Datenbereichen zugewiesen. Nachfolgend ist zu definieren, welche zeitliche Betrachtung das Szenario unterstützen soll. Dabei ist zu beachten, dass die Auflösung im chronologisch zeitlichen Verlauf nur gröber aber nicht detaillierter verlaufen kann. Eine Jahres-Betrachtung im Jahr 1 und folgend eine Monats-Betrachtung im Jahr 2 ist daher nicht möglich. Damit kommt nur eine Zeitbetrachtung von Monate auf Quartale auf Jahre im chronologischen Verlauf in Betracht und nicht umgekehrt oder in Kombination. Davon ausgeschlossen ist der Datenbereich IST. Welche zeitliche Auflösung in den einzelnen Jahren eines Szenario gilt, wird beim Anlegen eines Szenarios definiert. Durch Klick auf die Knöpfe "Jahre verschieben" können alle eingestellten Perioden um jeweils ein Jahr erhöht oder vermindert werden. Dies ist vor allem hilfreich, wenn ein Folgeszenario auf Basis eines existierenden Szenarios erstellt wird (Siehe unten).
Unterhalb vom FORECAST- und PLAN-Datenbereich ist jeweils eine Zeitachse sichtbar. Über diese Zeitachse kann eine Periodenabgrenzung vorgenommen werden, um eine Periode zwei Daten-/Planungsbereiche zuzuordnen. Eine Periodenabgrenzung erfolgt entweder zwischen IST- und FORECAST oder zwischen IST- und PLAN. Damit hier eine richtige Abgrenzung / Aufteilung erfolgen kann, muss eine FORECAST oder PLAN-Periode ausgewählt werden, welche noch nicht dem IST-Datenbereich zugeordnet wurde. Um vor der Fertigstellung des Szenarios zu gewährleisten, dass ein korrekter Zeithorizont über die gesamten Planungsbereiche festgelegt wurde, wird unterhalb der Jahresperiodenauswahl eine Vorschau angezeigt. Diese Vorschau zeigt tabellarisch auf, welche Perioden in welchem Planungsbereich des Szenarios verarbeitet werden.
Zusätzlich wird bei einer Periodenabgrenzung (IST/FORECAST oder IST/PLAN für ein Jahr) abgefragt, von welchem Datenbereich eine Dekumulierung der unterjährigen GuV-Salden im FORECAST oder PLAN stattfinden soll, wenn diese im Planungsformular aktualisiert werden. Dies ist für die Ermittlung des dekumulierten / isolierten GuV-Saldos nach dem Wechsel von IST auf FORECAST oder PLAN von entscheidender Bedeutung. Entweder erfolgt eine Dekumulierung des Folgesaldos von der IST-Vorperiode oder von der FORECAST- bzw. PLAN-Vorperiode. Diese Option wird rechts von den ausgewählten Perioden angezeigt. Als Standard ist eine Dekumulation vom IST vorgesehen. Erfolgt keine Periodenabgrenzung im Szenario, ist diese Option ausgegraut und nicht änderbar. Eine Dukumlierung kann später ebenfalls jeweils für einzelne Gesellschaften im Haupt-Menüordner: Szenario / "Datenarten konfigurieren ..." geändert werden.
Hinweis: Datenarten und Perioden, für die ein Benutzer keine Berechtigung hat, werden nicht im Szenario-Assistent angezeigt und können nicht ausgewählt werden. Fehlt eine Datenart muss geprüft werden, ob diese in den Objekt-Berechtigungen 'BENOBJ' für die Benutzergruppe des Benutzers freigeschaltet ist. Für Perioden erfolgt die analoge Berechtigungsvergabe über die Anwendung Perioden-Berechtigungen 'BENABR'. Neben fehlender Berechtigungen werden auch Jahresperioden (Geschäftsjahre) rausgefiltert, die bzgl. ihres Perioden-Kennzeichens lt. 'ABR' nicht ausreichend für ein Szenario gekennzeichnet sind. Sofern im 1. Schritt eine Monatsauflösung für das Szenario ausgewählt wurde, sollten die unterjährigen Monatsperioden eines Geschäftsjahres mit dem Perioden-Kennzeichen "M" angelegt sein. Analog muss ein Geschäftsjahr über Quartalsperioden (Perioden-Kennzeichen "Q") verfügen, wenn eine Quartalsauflösung für das Szenario gewählt wurde. Bei einer Jahresauflösung findet keine zusätzliche Filterung statt.
Ergänzend ist ab Release 2017.0 unterhalb der Perioden-Vorschau anzugeben, welche zeitliche Positions- und Kontenzuordnung (POSKTO) beim Aufbau des Planungsformulars berücksichtigt werden soll. Voreingestellt ist die erste FORECAST- oder PLAN Periode, die auf das IST folgt. Diese Einstellung kann über die Eigenschaften des Szenarios angezeigt werden. Eine nachträgliche Anpassung dieser Periode ist nicht möglich.
4. Schritt - IC-Gegenplanung: Die 'IC-Gegenplanung (ICGP)' kann mit einem Haken auf dieser Seite aktiviert werden, wenn auf der ersten Seite des Assistenten "Intercompany-Planung" aktiviert wurde. Die Angabe eines Teil-/Konzerns hat für die Bestimmung der Konzernwährung zu erfolgen. Nachfolgend muss noch ein "ICGP-Profil" mit Kontenzuordnungen aus der Liste der verfügbaren Profile ausgewählt werden. Eine weitere Option ist "Übernommene IC-Salden verändern Kontosaldo von J-Konten". Ist diese Option angehakt, erhöhen / vermindern übernommene IC-Salden den Kontensaldo und der Drittanteil bleibt unverändert. Ist diese Option nicht angehakt, wird der Drittanteil so an den veränderten IC-Aufriss angepasst, dass der Kontensaldo unverändert bleibt. Der Drittanteil kann folglich ein anderes Vorzeichen als der Kontensaldo bekommen.
5. Schritt - Kommentar: Auf der letzten Seite des Szenario-Assistenten werden linksseitig die gewählten Parameter des Szenarios zusammengefasst und es besteht rechtsseitig die Möglichkeit, einen Kommentar mit max. 500 Zeichen zu verfassen. Dieser Kommentartext wird im Tooltipp des Szenarios angezeigt und kann über das Kontextmenü "Kommentar bearbeiten" nachträglich bearbeitet werden.
Hinweis: Ein angelegtes Szenario kann nachträglich nicht geändert / angepasst werden. Derzeit muss ein neues Szenario definiert werden!
Szenario auf Basis eines existierenden Szenarios erstellen Durch Auswahl des Kontextmenüeintrags "Im Szenarioassistenten öffnen..." auf einem existierenden Szenario wird der Szenarioassistent geöffnet und alle Einstellungen identisch zum ausgewählten Szenario vorgenommen. Dies erlaubt das schnelle Erstellen von Alternativ- oder Folgeszenarien. Durch Vewendung der Funktion "Jahre verschieben" auf der Datenbereichsseite lässt sich so z.B. ein Szenario für das Folgejahr mit ansonsten identischen Einstellungen anlegen. Zu beachten ist, dass dabei keine Daten des Basis-Szenarios übernommen werden, sondern lediglich dessen Stammdateneinstellungen.
Sobald ein Szenario über den Szenario-Assistenten neu angelegt wurde, wird es automatisch in der Datenbank gespeichert. Um ein Szenario zu laden (anzuzeigen) wird dieses aus der Liste der vorhandenen Szenarien in der Arbeitsfläche Szenarien ausgewählt und mittels Doppelklick gestartet. Ebenfalls kann ein ausgewähltes Szenario entweder über die integrierte Werkzeugleiste der Szenarien oder analog über das Kontextmenü "Szenario anzeigen" angezeigt werden (Symbol: Auge). Ist ein Szenario mit grauer Farbe hinterlegt, fehlen dem Benutzer erforderliche Zugriffsrechte. (siehe Kapitel 10.2). Selbst erstellte Szenarien sollten i.d.R. immer verfügbar sein, sofern die Rechte nicht nach der Erstellung eingeschränkt wurden.
Aus der Stammanwendung 'VOR' trägt IDL Forecast im gleichen Fenster automatisch Gesellschaft und -sofern vorhanden- Geschäftsbereich (im Folgenden "GES/GB-Kombination") als änderbare Voreinstellung ein. Soll ohne Geschäftsbereich gearbeitet werden, kann anstelle eines Geschäftsbereichs ein * eingegeben werden. Zum erstmaligen Anzeigen eines Szenarios muss zuvor die gewünschte GES/GB-Kombination ausgewählt werden. Wurde bereits eine GES/GB-Kombination für ein Szenario angezeigt und gespeichert, ist diese Kombination unterhalb des Szenarionamen angeordnet und kann durch Auswahl und Doppelklick direkt angezeigt werden. Dabei wird der zuletzt gespeicherte Zustand wieder hergestellt. Erfolgt ein Wechsel zwischen GES/GB Kombinationen oder Szenarios und wurde zuvor nicht gespeichert, erfolgt ein Warnhinweis mit den Möglichkeiten zum Speichern (Ja), weiter ohne Speichern (Nein) oder Abbrechen des Vorgangs.
Der IST-Datenbereich eines noch nicht gespeicherten Szenarios wird beim erstmaligen Anzeigen immer mit den aktuellen Salden aus IDL Konsis geladen. Erst wenn eine gewählte GES/GB-Kombination erstmalig gespeichert wurde, werden diese IST-Salden des Planungsformulars beim nächsten Laden nicht mehr automatisch aus IDL Konsis aktualisiert. Das Aktualisieren der FORECAST- und PLAN-Salden geschieht grundsätzlich nicht automatisch. Daher besteht das Erfordernis, eine Salden-Aktualisierung manuell vorzunehmen, siehe Kapitel 5.4.
Es ist zu beachten, dass nicht alle GES/GB-Kombinationen und Controllingobjekte erlaubt sind. Welche Kombinationen tatsächlich zur Verfügung stehen ergibt sich aus den Einstellungen in den Stammanwendungen 'FAC' und 'GESUBR'. In der Stammanwendung der Datenarten (FAC) wird die Option Geschäftsbereichsführung eingestellt. Zur Auswahl stehen (-), (M) und (X). Wird (-) ausgewählt soll ohne Geschäftsbereiche gearbeitet werden. Als Geschäftsbereich darf nur noch * eingetragen werden (* steht in diesem Fall für keine Geschäftsbereichsführung und sollte in der Vorbelegung (VOR) angegeben werden). Mit (X) soll mit Geschäftsbereichen gearbeitet werden und * kann nicht mehr benutzt werden. Vielmehr muss immer eine gültige GES/GB-Kombination aus der GESUBR angegeben werden. Diese GESUBR-Zuordnungen müssen für alle Datenarten und Perioden eines Szenarios in IDL Konsis gepflegt sein. Bei (M) mit wahlweiser Geschäftsbereichsführung ist * nur dann erlaubt, wenn kein Eintrag in der GESUBR für die gewählte Gesellschaft enthalten ist. Ansonsten ist das Verhalten wie bei (X).
Beim Umgang mit der Geschäftsbereichsführung in IDL Forecast muss beachtet werden, dass sämtliche Kombinationen aus Datenarten und Perioden, die im Szenario verwendet werden, als gültig in der GESUBR eingetragen sind. Es bietet sich an, für unterschiedliche Datenarten die selben Einstellungen für die Geschäftsbereichsführung zu wählen. Es darf auf keinen Fall eine sich gegenseitig ausschließende Konfiguration verwendet werden, weil Szenarien ansonsten für keine Kombination geladen werden können. Das gleiche gilt für GESUBR-Einträge. Es müssen für alle Datenarten und Perioden die benötigten Zuordnungen in der GESUBR vorliegen.
Wird versucht ein Szenario mit nicht definierter GES/GB-Kombination zu laden, wird ein entsprechender Fehler angezeigt, sofern keine GES/GB-Kombination in der letzten IST-Periode /-Datenart des Szenarios vorhanden ist. Ist jedoch eine GES/GB-Kombination in der letzten IST-Periode /-Datenart des Szenarios vorhanden, wird ein Hinweis angezeigt der eine automatische Zuordnung der fehlenden GES/GB-Kombination anbietet. Durch Bestätigung +Fehlende GESUBR-Zuordnung anlegen+ wird nur für die im Arbeitsfenster +Szenarien+ selektierte Gesellschaft mit Geschäftsbereich eine automatische Zuordnung durchgeführt und anschließend das Szenario geladen. Ist die Aktion +Fehlende GESUBR-Zuordnung anlegen" nicht wählbar (ausgegraut), fehlen dem Benutzer Menü-Berechtigungen, um erforderliche GES/GB-Kombination einzufügen. Diese automatische Zuordnung erfolgt nur für Forecast- und/oder PLAN-Perioden und nicht für IST-Perioden. Soll keine automatische Zuordnung erfolgen so ist der Hinweis mit +Abbrechen+ zu beenden. In der IDL Konsis Anwendung 'GESUBR' (Gesellschaft+Geschäftsbereich-Zuordnungen) kann ansonsten eine manuelle Zuordnung durchgeführt werden. Mit Hilfe von +Mengen kopieren+ können vorhandene Zuordnungen eines gesamten Jahres auf ein anderes Zieljahr kopiert werden. Gleichfalls kann diese Funktion genutzt werden, um lediglich ausgewählte Perioden zu kopieren. Beim +Mengen kopieren+ muss neben der Periode oder des Zieljahrs auch eine Datenart angegeben werden, wohin die Daten kopiert werden sollen.
Erstellte Szenarien können - je nach Berechtigung des Anwenders - gelöscht werden. Zum Löschen eines Szenarios wird dies aus der Liste ausgewählt und über das Kontextmenü "Szenario löschen" entfernt (Symbol: X). Wird die Sicherheitsabfrage bestätigt, wird das Szenario unwiederbringlich gelöscht. Ein Szenario kann auch vom Benutzer gelöscht werden, wenn es aktuell angezeigt wird. Ist ein Szenario hingegen von einem anderen Benutzer in Bearbeitung, kann es nicht gelöscht werden.
Ebenso können bereits gespeicherte Gesellschaften eines Szenarios einzeln gelöscht werden. Das Vorgehen ist wie zuvor beschrieben, jedoch muss nicht das Szenario sondern die zu löschende Gesellschaft zuvor markiert werden.
Ein Szenario kann mit oder ohne Salden und Regeln kopiert werden. Hierzu muss ein nicht geladenes Szenario per Rechtsmaustaste angeklickt und im Kontextmenü "Szenario kopieren" ausgewählt werden. (Bereits geladene Szenarien können nicht kopiert werden. Das Szenario muss zuvor geschlossen werden.) Im darauf folgenden Dialog wird zunächst der Originalname des Szenarios eingeblendet und ein neuer Szenario-Name muss angegeben werden. Sobald der rote Rahmen um das Eingabefeld verschwindet, ist der gewählte Szenario-Name nicht doppelt und somit gültig. Somit wird ein Überspeichern eines bestehenden Szenarios verhindert! Wird die Option "Nur Stammdaten kopieren" aktiviert, werden nur die Grundinformationen je Gesellschaft und ggf. Geschäftsbereich kopiert, die ursprünglich bei der Szenarioerstellung im Szenarioassistenten angegeben wurden. Salden und Regeln werden in diesem Fall nicht kopiert. Sollen Salden und Regeln kopiert werden, muss die Option "Salden und Regeln kopieren für:" aktiviert werden. In der nachfolgenden Gesellschaftsliste wird durch Anhaken bestimmt, für welche Gesellschaften und ggf. Geschäftsbereiche Salden und Regeln kopiert werden sollen. Für alle anderen Gesellschaften und ggf. Geschäftsbereiche werden lediglich nur Stammdaten kopiert.
Szenarios können nachträglich umbenannt werden. Hierzu muss mit der rechten Maustaste auf das Szenario geklickt werden und im Kontextmenü "Szenario umbenennen" ausgewählt werden. Bereits geladene Szenarien können nicht umbenannt werden. Hierzu muss zuvor das Szenario verlassen werden.
Sowohl bereits bei Szenarioerstellung verfasste Kommentare als auch neue Kommentare können mittels Rechtsmausklick auf das zu kommentierende Szenario über den Kontextmenüeintrag "Kommentar bearbeiten" bearbeitet oder neu verfasst werden (Symbol: Info und Stift). Dieser Kommentartext mit max. 500 Zeichen wird im Tooltipp des Szenarios mit Benutzer- und Datumsinformation angezeigt. Soll ein Kommentar gelöscht werden, erfolgt dies über den separaten Kontextmenüeintrag "Kommentar löschen" (Symbol: Info und X).
Die Eigenschaften geben in unterschiedlichen Registerblättern Auskunft zum erstellten und bearbeiteten Szenarioinhalt. Ebenso erhält man eine z.T. änderbare Anzeige über die gewählten optionalen Einstellungen. Über das Kontextmenü "Eigenschaften" werden diese Eigenschaften von einem geladenen oder nicht geladenen Szenario aufgerufen.
| Registerblatt | Inhalt / Funktion |
|---|---|
| 1. Allgemein | Auskunft über Erstellungs- und Speicherdatum, zeitliche Auflösung der Szeanarien, verwendete Datenarten und Reports. |
| 2. Einstellungen | Angaben zu optionalen Einstellungen. |
| 3. Prüfungen | Einstellungen zu automatischen Plausibilitätsprüfungen bei Szenariostart |
| 4. Statistik | Auskunft über die enthaltene / verarbeitete Datenmenge eines geladenen Szenarios. |
Mit Hilfe von szenarioabhängigen Parametern können für ein Szenario Werte hinterlegt werden und diese in Regel-Vorlagen allgemein verwendet werden (wie z.B. Steuersätze). Dadurch müssen Rechenregeln nicht mit festen Werten rechnen, sondern mit genau dem Wert, der dem verwendeten Parameter im jeweiligen Szenario und ggf. der jeweiligen Gesellschaft und Periode zugeordnet ist. Dies ermöglicht es, Regeln mit unterschiedlichen Prämissen rechnen zu lassen, ohne dass dafür die Regel bzw. die Regelvorlage selbst verändert werden muss. So kann beispielsweise dieselbe Umsatzregelvorlage in Abhängigkeit der Periode oder Gesellschaft in der sie angewendet wird, mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen arbeiten.
Die Parameterdefinition und -änderung erfolgt über einen Dialog, der über den Hauptmenüpunkt: Szenario / "Parameter ..." geöffnet wird.
Jeder Parameter hat einen Namen mit maximal 20 Zeichen, wobei keine Leerzeichen verwendet werden dürfen und kann in jeder Gesellschaft und jeder Periode unterschiedliche Werte annehmen. Alle Werte werden in der Tabelle im Parameter-Dialog angezeigt. Ein neuer Parameter wird durch Klick auf den Knopf mit dem Stern-Symbol unterhalb der Tabelle angelegt. Es öffnet sich ein Dialog in dem der Name des Parameters eingegeben wird. Parameternamen werden grundsätzlich in Großbuchstaben angegeben und müssen eindeutig sein. Der neue Parameter wird in der Tabelle eingefügt und hat zunächst noch keine Werte. In den Spalten der Tabelle kann nun eingegeben werden, welchen Wert der Parameter in jeder FORECAST- und PLAN-Periode des Szenarios annehmen soll. Zur Erleichterung der Eingabe kann der Schalter in der zweiten Tabellenspalte von "Einzelwerte" auf "Fortschreibung" umgestellt werden. In dem Fall werden eingegebene Werte automatisch auf alle folgenden Perioden kopiert.
Parameterwerte gelten zunächst für alle Gesellschaften eines Szenarios. Es ist darüberhinaus möglich, individuell abweichende Parameterwerte für bestimmte Gesellschaften zu definieren. Dazu wird auf einen existierenden Parameter in der Tabelle mit der rechten Maustaste geklickt und im Kontextmenü "Gesellschaften hinzufügen" ausgewählt. Es öffnet sich ein Dialog mit allen existierenden Gesellschaften in dem eine oder mehrere Gesellschaften mit einem Haken markiert werden können. Nach Klick auf OK wird für jede ausgewählte Gesellschaft eine Tabellenzeile unterhalb des ausgewählten Parameters angelegt. In diesen Zeilen können nun auf die gleiche Weise wie oben beschrieben die Parameterwerte die für diese Gesellschaft gültig sind, eingegeben werden. Die Zeilen werden automatisch mit den allgemein gültigen Werten des Parameters vorbelegt. In Gesellschaften für die keine individuelle Parameterbelegung eingestellt wurde, gilt weiterhin die allgemeine Parameterbelegung der übergeordneten Parameterzeile.
Im Kontextmenü können darüberhinaus Parameter oder Gesellschaftszeilen mit dem Menüpunkt "Parameter/Gesellschaft löschen" wieder entfernt werden. Mittels Strg+C und Strg+V können Parameterwerte innerhalb der Tabelle kopiert werden.
Durch Klick auf den Knopf unten rechts können alle Parameter aus einem anderen Szenario in der Datenbank in das aktuelle Szenario kopiert werden. Dazu öffnet sich ein Auswahldialog mit allen vorhandenen Szenarien. Zudem können die Parameter eines Szenarios in eine CSV-Datei exportiert oder aus einer solchen Datei wieder importiert werden.
Jegliche Änderungen an den Parametern und den Parameterwerten werden erst dann in das Szenario übernommen, wenn der Parameterdialog mit Klick auf den OK-Knopf geschlossen wird. Sofern das Szenario geöffnet ist, werden in der betreffenden GES/GB-Kombination alle Regeln sofort mit den neuen Parameterwerten neu durchgerechnet. Für alle GES/GB-Kombinationen, die zum Zeitpunkt der Parameteränderung nicht geöffnet sind, werden die neuen Parameterwerte hingegen nicht automatisch übernommen. Stattdessen wird beim nächsten Öffnen des Szenarios mit der betreffenden GES/GB-Kombination eine Meldung angezeigt, und gefragt, ob die geänderten Parameterwerte übernommen werden sollen.
"Nein" stellt sicher, dass nach Öffnen des Szenarios unter allen Umständen immer genau die Werte zu sehen sind, die beim letzten Speichervorgang des Szenarios vorhanden waren. "Ja" hingegen bewirkt, dass nach Öffnen des Szenarios alle Regeln sofort mit den neuen Parameterwerten neu durchgerechnet werden. In beiden Fällen werden in den Szenarioeigenschaften immer die aktuellen Parameter des Szenarios angezeigt. Diese Meldung tritt beim Öffnen des Szenarios nicht weiter auf, wenn die zuletzt verarbeiteten Parameter mit den gegenwärtig aktuellen Parametern des Szenarios übereinstimmen.
Die Arbeit mit Parametern wird durch zwei Prüffunktionen erleichtert:
"Auf fehlende Parameter prüfen" prüft, ob alle Parameter definiert sind, die von einer angewendeten Regel im aktuellen Szenario verwendet werden. Wird auf einen Parameter verwiesen, der im Szenario nicht definiert ist, wird dieser Parameter aufgelistet, ebenso wie alle Regeln, die sich auf den Parameter beziehen. Diese Prüffunktion wird automatisch beim Öffnen eines Szenarios und nach Änderungen an den Parametern bzw. Parameterwerten aufgerufen. Ebenfalls werden angewendete Regeln mit fehlenden Parametern in der Plausibilitätsprüfung angezeigt.
Über das Kontextmenü im Planungsformular wird mit "Parameterwerte anzeigen" ein Fenster geöffnet, in welchem alle im Szenario definierten Parameter aufgelistet werden und in Abhängigkeit der aktuellen Gesellschaft und der selektierten Periode die aktuelle Wertbelegung der Parameter dargestellt wird. Dies ist insbesondere bei komplexeren Werteinschränkungen innerhalb eines Parameters sinnvoll, um auf einfache Weise zu ermitteln, welchen Wert welcher Parameter wo annimmt. Wenn der Wert durch eine Einschränkung hinsichtlich der Gesellschaft oder Periode zustandekommt, wird diese Information in einer weiteren Spalte dargestellt. Ist in dieser Spalte nichts eingetragen, bedeutet dies, dass der Standardwert des Parameters verwendet wird. Es ist u.U. empfehlenswert, das Fenster durch Klick auf "Als Arbeitsfläche" als feste Arbeitsfläche einzubinden, wodurch die Parameterwertliste permanent in Abhängigkeit der selektierten Zelle im Tabellenbereich aktualisiert wird.
Sofern in dem Anwendungsmodul 'REPZEI' nachträglich Positionen einer Reportstruktur hinzugefügt wurden oder neue Konten über die 'POSKTO' hinzugekommen sind oder geändert wurden, dann können diese neuen Strukturen nachträglich in ein Szenario mit aufgenommen werden. Um ein Szenario diesbzgl. zu aktualisieren, muss das Szenario zuvor geladen werden und die Funktion über den Haupt-Menüordner: Szenario / "Planungsformular-Struktur aktualisieren" gestartet werden. Die Aktualisierung wirkt sich auch auf derzeit nicht aktive GES/GB-Kombinationen aus. Beim erstmaligen Laden eines Szenarios werden neue Konten automatisch in die bestehende Reportstruktur des Planungsformulars eingebunden, so dass diese sofort verwendet werden können. Vor der Aktualisierung der Planungsformular-Struktur ist es erforderlich das Szenario zu speichern. Ist ein Szenario nicht aktuell gespeichert, weist ein Warnhinweis entsprechend darauf hin und der Vorgang kann mit (Ja) fortgesetzt oder mit (Abbrechen) abgebrochen werden. Nachdem das Szenario hinsichtlich der Planungs-Struktur aktualisiert wurde, werden automatisch alle IST Salden aktualisiert und das Szenario gespeichert.
Bei der Aktion / "Zellgültigkeiten aktualisieren", die über das Hauptmenü manuell ausgeführt werden kann, handelt es sich um eine Prüfroutine. Sie prüft, ob sämtliche Daten / Zellen eines Szenarios weiterhin gültig sind und nicht anderweitig gesperrt wurden. Zu diesen Daten gehören alle "Gültig bis" und "Sperr"-Informationen aus den Stammanwendungen von IDL Konsis , die für den Aufbau und den Inhalt des Szenarios von Bedeutung sind, wie bspw. Konten (KTO), Positionen (POS), Reports (RID), Datenarten (FAC), Gesellschaften (GES), gesperrte Salden über den Einzelabschluss-Monitor (EA), etc. Diese Zellgültigkeiten eines Szenarios werden nicht laufend überprüft. Sollen die Gültigkeiten von Zellen laufend aktualisiert werden, muss dies im Haupt-Menüordner: Einstellung / Optionen / IDL FORECAST / "Automatisch Gültigkeiten aktualisieren" mit einem Haken aktiviert werden.
Hinweis: Eine laufende Aktualisierung der Zellgültigkeiten kann den Arbeitsfluss im Szenario beeinträchtigen, weil jede Zelle nach einem Wechsel des Anwendungsfenster innerhalb von IDL Konsis auf ihre Gültigkeit geprüft wird.
Gespeicherte Gesellschaften eines Szenarios können +sofern vorhanden, je Geschäftsbereich- über die Szenarioliste ausgewählt werden und mit Rechtsmausklick / Menüeintrag +Sperre setzen/aufheben+ kann entweder eine Sperre gesetzt oder aufgehoben werden. Durch diese Sperrfunktion erfolgt im Planungsformular eine Sperre sämtlicher Zellen analog zum Sperren von Salden über das Kontextmenü. Schreibgeschützte Gesellschaften ggf. mit Geschäftsbereich können geladen werden, aber nur noch bedingt verändert werden. Salden ändern, Regel-Vorlagen anwenden und andere Aktionen können z.B. nicht mehr ausgeführt werden. Zellkommentare bearbeiten und Salden schreiben ist z.B. weiterhin möglich.
Hinweis: Bei der Aktion +Salden aktualisieren+ über das Hauptmenü werden Zellen des Planungsformulars trotz Sperre aktualisiert! Auch bei der Aktion +IST auf + überleiten+ wird ein neuer Anfangsbestand übergeleitet, jedoch wird mit einer +Automatischen Veränderung+ der Saldo des gesperrten Kontos wieder ausgeglichen und somit nicht verändert.
Ist eine Gesellschaft gesperrt wird dies durch ein geschlossenes Schloss angezeigt. Bei einem geöffneten Schloss ist keine Sperre vorhanden. Die Sperre kann nur gesetzt oder aufgehoben werden, wenn das Szenario geschlossen ist.
Das Hauptarbeitsfenster der IDL Forecast-Anwendung zur Bearbeitung von Planwerten für Konten-, Controlling- und Intercompanysalden, ist das sog. Planungsformular. Durch die formulargestützte Berichtsoberfläche können Salden direkt im Planungsformular editiert und aktualisiert werden. Je nachdem wie viele ReportIDs (Typ E) im Szenario-Assistenten zur Darstellung dieser Planungsformulare (Tabellenbereiche) festgelegt wurden, werden diese im Szenario jeweils in einem eigenen Arbeitsblatt oben links im Tabellenbereich geladen und aufgebaut. Die Anzeige und Verarbeitung der Salden im Planungsformular von IDL Forecast erfolgt in Landeswährung, Bilanz-Salden werden kumuliert und GuV-Salden werden dekumuliert. Beim Schreiben der Salden eines Szenarios nach IDL Konsis, werden sowohl Bilanz- als auch GuV-Salden kumuliert in der Datenbank gespeichert.
Hinweis: Die festgelegte ReportID-Auswahl kann nachträglich im Szenario nicht verändert werden, indem bspw. ein Planungsformular gänzlich hinzugefügt oder entfernt werden soll. Allerdings können Reportzeilen-Strukturen hinsichtlich der Positions- und Kontenzuordnung (POSKTO) aktualisiert werden, siehe Kapitel 4.14. Maßgeblich ist diesbzgl. die Positions- und Kontenzuordnung der Periode, die beim Anlegen des Szenarios ausgewählt wurde.
Zusätzlich zu den -aus ReportIDs- bestehenden Planungsformularen können entweder neue Tabellen oder Kopien von bestehenden Tabellenbereichen dem Szenario hinzugefügt werden, siehe Kapitel 5.31.
Der tabellarische Aufbau eines Planungsformulars erfolgt nach folgendem Zeilen- und Spaltenaufbau (-dimensionen). Die Zeilen des Planungsformulars werden hierarchisch gemäß der Reportzeilen-Beschreibung ('REPZEI') des Reports angeordnet und absteigend nach Position und Konto gegliedert sowie nachfolgend ggf. um Controlling-Objekte oder um IC-Gesellschaften ggf. mit IC-Geschäftsbereich erweitert. Die Spalten werden ebenfalls hierarchisch angeordnet und absteigend gemäß folgender Kriterien gegliedert: Jahr / Quartal / Datenart / Monat. Die hierarchische Anordnung wird in den Zeilen des Tabellenblattes in Form einer Baumdarstellung mit Knotenpunkten repräsentiert. Dabei werden für Konten, Controlling-Objekte, IC-Gesellschaften und ggf. IC-Geschäftsbereiche Salden in den Zeilen dargestellt. In den Knotenzeilen wird jeweils die Summe der darunterliegenden Zeilen angezeigt, beispielsweise für Reportpositionen. Auf Spaltenebene wird die Hierarchie durch die Anzeige von weiteren Summenspalten am Ende des dazugehörigen Bereichs dargestellt. Standardmäßig erfolgt beispielsweise die Summierung der Monats- oder Quartals-GuV-Salden in einer solchen Spalte am Ende eines Jahres. Die Summenspalten entsprechen somit in ihrer Funktion den Knotenzeilen der Baumdarstellung.
Diese grundlegende Darstellung des Planungsformulars kann vom Anwender über die Konfiguration für Zeilen- und Spalten geändert werden. Diese Änderung erfolgt je Planungsformular / je Tabellenbereich separat und wird beim Speichern des Szenarios ebenfalls gespeichert. Die Konfiguration wird rechts über die Seitenablage +Dimensionen+ aufgerufen und es öffnet sich eine Ansicht zur Bearbeitung der Planungsformularstruktur. Folgende Anpassungen können vorgenommen werden:
1. Per Drag&Drop können einzelne Dimensionsnamen unterhalb der Zeilen- und Spalten in ihrer hierarchischen Anordnung verschoben werden. Ebenfalls können Dimensionsnamen aus Spalten in Zeilen verschoben werden oder umgekehrt.
2. Mit dem Ein- und Ausschalten von "Summen anzeigen", können weitere Summenspalten bzw. weitere Knotenpunkte mit Summenbildung hinzugefügt oder ausgeblendet werden. Insbesondere kann auf Zeilenebene eine andere Baumdarstellung erzeugt werden und auf Spaltenebene können bspw. in einem Monatsszenario Quartalszwischensummen angezeigt werden.
3. Die Filterfunktion dient der Auswahl, welche Datenfilter oberhalb vom Planungsformular zur Verfügung stehen sollen. Es stehen Filter für Positionen, Konten, Jahre, Datenarten, Quartale und/oder Monate zur Verfügung. Auf diese Weise werden noch keine Daten gefiltert, sondern nur die Bereitstellung verschiedener Filtermöglichkeiten eingestellt. Steht oberhalb des Planungsformulars z.B. kein Filterwerkzeug zur Verfügung sind entweder sämtliche Datenfilter in den +Dimensionen+ deaktiviert oder der gesamte Filter (Symbol: Trichter) ist über die integrierte Werkzeugleiste des Planungsformulars ausgeschaltet. Beim Kontenfilter können die Konten nicht nur nach deren Nummern gefiltert werden, sondern auch nach verschiedenen Typen, wie J-Konten, IC-Konten, Drittkonten und/oder Verdichtungskonten.
Sollen Konfigurations-Änderungen für das Planungsformular übernommen werden, wird dies mit "Anwenden" bestätigt. "Verwerfen" setzt eine noch nicht angewendete Konfiguration wieder zurück. "Zurücksetzen" setzt die Konfiguration auf den Standard zurück, wie er nach Anlegen des Szenarios bestand.
Generell kann jedes Planungsformular bzgl. der angezeigten Salden umgeschaltet werden. Wurde nichts anderes ausgewählt, werden zunächst immer Kontensalden je Planungsformular angezeigt. Über die integrierte Werkzeugleiste im Planungsformular oben rechts, kann die Anzeige auf Controlling-Salden oder Intercompany-Salden umgestellt bzw. vielmehr erweitert werden (Symbol: Dokument mit Gliederung), jedoch nur wenn beim Anlegen des Szenarios mit Intercompany-Planung und/oder Controlling-Planung ausgewählt wurde. Dabei werden entweder Controlling-Objekte oder IC-Gesellschaften ggf. mit IC-Geschäftsbereich als weitere Zeilendimension hierarchisch unterhalb des Kontos hinzugefügt.
Konten die über den gesamten Planungszeitraum des Szenarios keine Salden beinhalten, können ausgeblendet werden. Dies geschieht mittels eines Schalters in der Werkzeugleiste des Planungsformulars (Symbol: Durchgestrichene Null).
Salden werden immer in Landeswährung (LW) angezeigt und verarbeitet. Bilanzkonten werden kumuliert dargestellt und GuV-Konten werden dekumuliert dargestellt. Beim Speichervorgang werden GuV-Konten kumuliert in die 'KTOSAL' eingetragen. (Dies gilt auch für einen unterjährigen Übergang vom IST- in den FORECAST- oder PLAN-Bereich, wobei in diesem Fall nur FORECAST bzw. PLAN-Daten gespeichert werden, keine IST-Daten)
Am Ende des Planungsformulars wird ein sogenannter Abstimmblock angezeigt, um je Periode die Datenkonsistenz zwischen Bilanz und GuV zu überprüfen. Hierzu werden alle Konten des Planungsformulars hinsichtlich ihres Bilanz- und GuV-Kennzeichens ausgewertet. Sowohl Aktiva "1" / Passiva "2" als auch Erträge "3" / Aufwendungen "4" werden jeweils saldiert. Der saldierte Bilanzwert (ohne Ergebnis) wird als Ergebnis automatisch ermittelt und eingestellt und muss folglich mit dem saldierten GuV-Wert übereinstimmen. Stimmen die Ergebnisse nicht überein passen Bilanz und GuV nicht zusammen. Ein solcher Fehler muss analysiert und behoben werden. Diese Datenprüfung erfolgt analog zum IDL Konsis Abstimmblock in den Kontensalden. Wobei der Abstimmblock in den Kontensalden (KTOSAL) immer kumuliert angezeigt wird. Der Abstimmblock im Planungsformular hingegen kann für GuV-Werte auf kumulierte oder dekumulierte Anzeige umgeschaltet werden. Standardmäßig ist der Abstimmblock auf dekumuliert eingestellt und kann über den Haupt-Menüordner: Einstellung / Ansicht / "Abstimmblock kumuliert" umgestellt werden. Welche Anzeige gewählt wurde wird im Abstimmblock angezeigt.
Beim Anlegen eines Szenarios kann für den Datenbereich FORECAST und/oder PLAN eine zur Zieldatenart abweichende Quelldatenart als Standard vorbelegt werden. Wird keine Quelldatenart ausgewählt sind Ziel- und Quelldatenart identisch, wobei für den IST-Datenbereich keine Zieldatenart benötigt wird. Die Zieldatenart entspricht der Datenart, die von IDL Forecast durch die Aktion "Salden schreiben" als Speicherort in IDL Konsis verwendet wird. Die Quelldatenart hingegen, wird beim "Salden aktualisieren" berücksichtigt und gibt vor, von welcher Datenart Salden aus IDL Konsis nach IDL Forecast importiert werden. Welcher Szenariostandard definiert wurde ist anschließend über die Szenarioeigenschaften einsehbar.
Von diesem vorbelegten Szenariostandard kann nachträglich abgewichen werden und eine andere Einstellung vorgenommen werden. Dies erfolgt über den Haupt-Menüordner: Szenario / "Quelldatenarten konfigurieren...". In diesem Dialog kann über die jeweiligen Listboxen eine andere Quelldatenarten für FORECAST und/oder PLAN ausgewählt werden.
Zusätzlich wird bei Szenarien mit Periodenabgrenzung (IST/FORECAST oder IST/PLAN für ein Jahr) abgefragt, von welchem Datenbereich eine Dekumulierung der unterjährigen GuV-Salden im FORECAST oder PLAN stattfinden soll, wenn diese im Planungsformular aktualisiert werden. Dies ist für die Ermittlung des dekumulierten / isolierten GuV-Saldos nach dem Wechsel von IST auf FORECAST oder PLAN von entscheidender Bedeutung. Entweder erfolgt eine Dekumulierung des Folgesaldos von der IST-Vorperiode oder von der FORECAST- bzw. PLAN-Vorperiode. Je nachdem für welchen Datenbereich eine Periodenabgrenzung im Szenario definiert wurde, wird diese Option rechts von der auswählbaren Quelldatenart angezeigt. Als Standard ist eine Dekumulation vom IST vorgesehen. Erfolgt keine Periodenabgrenzung im Szenario, ist diese Option ausgegraut und nicht änderbar.
Mit dem Knopf "Auf Szenariostandard zurücksetzen" kann der ursprüngliche Zustand gem. Szenarioeigenschaften wieder hergestellt werden. Wird das Szenario gespeichert, werden die Dekumulierung und die eingestellten Quelldatenarten je Gesellschaft und ggf. Geschäftsbereich gespeichert.
Hinweis: Es ist zu beachten, dass die Dekumulierung und die Quelldatenarten -die in diesem Dialog ausgewählt werden- vorrangig zum Szenariostandard berücksichtigt werden und für sämtliche Aktionen "Salden aktualisieren" gelten.
Wird in einem "Szenario" eine neue Kombination aus Gesellschaft und ggf. Geschäftsbereich (GES/GB-Kombination) ausgewählt und angezeigt, importiert IDL Forecast automatisch die IST-Salden gem. der hinterlegten Datenarten / Perioden zum Szenario aus IDL Konsis. Für den FORECAST- und/oder PLAN-Datenbereich wird ein Blanko-Planungsformular ohne Salden geladen. Sollen Salden aus IDL Konsis für FORECAST und/oder PLAN in IDL Forecast geladen werden, muss dies über "Szenario / Salden aktualisieren" im Hauptmenü manuell ausgeführt werden. Von welcher IDL Konsis-Datenart eine Saldenaktualisierung in IDL Forecast vorgenommen wird, wird von der Quelldatenart bestimmt, siehe Kapitel 5.3. Sobald anschließend im Planungsformular Salden geändert und gespeichert werden, werden beim nächsten Öffnen des Szenarios wieder die Salden aus dem zuvor gespeicherten Szenario-Stand geladen und nicht mehr die Kontensalden aus der Stammanwendung KTOSAL verwendet.
Für den Fall, dass Salden (insbesondere GuV-Planungen) aus vorgelagerten Datenquellen für IDL Forecast zur Verfügung gestellt werden sollen, werden diese zunächst u.a. in die Kontensalden (KTOSAL) von IDL Konsis importiert. Anschließend besteht die Möglichkeit oder auch die Notwendigkeit, diese neuen oder veränderten Salden in das Planungsformular des aktuell geöffneten Szenarios zu importieren. Dieser "Importweg" von IDL Konsis zu IDL Forecast wird als Salden aktualisieren bezeichnet. Die Notwendigkeit besteht insbesondere bei Blanko-Planungsformularen, um im ersten Schritt die IST-Salden für ein Szenario bereitzustellen.
Zum Aktualisieren von Salden gibt es drei unterschiedliche Möglichkeiten.
1. (global über) Salden aktualisieren: Es können alle Salden (Konten-, Controlling- und Intercompanysalden) eines Planungsbereichs (IST, FORECAST oder PLAN) gesamtheitlich oder einzeln aktualisiert werden, jedoch ist sicherzustellen, dass sämtliche angewendeten Regel-Vorlagen zuvor gelöscht sind, um ein korrektes Aktualisieren über diesen Weg zu gewährleisten. Ebenso können gezielt für den FORECAST- oder PLAN-Datenbereich Salden für Bilanz (BG 1und 2), GuV (BG 3 und 4) oder Statistische Konten (BG 5, 6, 7, 8 und 9) selektiv aktualisiert werden. Diese Funktionalitäten der Aktualisierung sind im Haupt-Menüordner / Szenario / "Salden aktualisieren..." zu finden.
Mit dem Ausführen dieser Aktion wird ein neues Fenster geöffnet. In der obigen Schnellauswahl können vordefinierte Standard-Aktualisierungen ausgewählt werden oder es wird eine benutzerdefinierte Aktualisierung vorgenommen. Bei der benutzerdefinierten Auswahl kann für jeden Datenbereich (IST / FORECAST / PLAN) definiert werden, welche Salden (GuV, Bilanz und/oder Statistische Konten) aktualisiert werden sollen. Des Weiteren kann im Dialog unten links angegeben werden, ob manuell gesperrte Zellen ebenfalls aktualisiert werden sollen. Sollen manuell gesperrte Zellen aktualisiert werden, muss dies mit einem Haken in der Checkbox bestätigt werden. Zusätzlich kann mit einem Haken die Option "leere Kontensalden nicht importieren" aktiviert werden. Dies bewirkt, dass von der Quelle nicht (mehr) vorhandene Kontensalden (= leere) nicht mit einem Null-Saldo ins Planunsformular importiert werden und somit bestehende Plansalden auf diesen (leeren) Konten unverändert bleiben.
2. (selektiv über) Saldo-Abweichungsanzeige: Mit Hilfe dieser Anzeige können Abweichungen zwischen den Salden des Planungsformulars und den bislang verarbeiteten IDL Konsis-Salden abgeglichen werden. Welche Salden als "Quelle" für die Abweichungen zum "Szenario" herangezogen werden, ist ebenfalls von den ausgewählten Quelldatenarten abhängig. Bei Szenarien mit Periodenabgrenzung zwischen IST und FORECAST oder PLAN muss die "Dekumlieung von IST" eingestellt werden. Hierbei werden nur Konten-, Controlling- oder Intercompanysalden tabellarisch aufgelistet, die voneinander abweichend sind. Sollen Salden von IDL Konsis zu IDL Forecast aktualisiert werden, können entweder alle in der Liste sichtbaren Abweichungen komplett aktualisiert werden oder es werden über den "Filter" bestimmte Salden zum Aktualisieren ausgewählt. Wird die Filterfunktion über die integrierte Werkzeugleiste aufgerufen und bestimmte Salden selektiert (Symbol: Trichter), werden nur noch diese Salden in der Liste der "Saldo-Abweichungen" angezeigt und können somit selektiv aktualisiert werden. Die Aktualisierung kann über die integrierte Werkzeugleiste erfolgen, wenn das Symbol angewählt wird, welches zwei Pfeile mit einem Dokument anzeigt. Vor der wirksamen Aktualisierung erfolgt eine Sicherheitsabfrage, ob die angezeigten Salden jetzt aktualisiert werden sollen. "Nein" bricht den Vorgang ab und mit "Ja" wird er ausgeführt. Sollen bei der Aktualisierung auch manuell gesperrte Zellen berücksichtigt werden, muss die Abfrage "auch die manuell gesperrten Zellen aktualisieren" mit einem Haken bestätig sein.
3. (selektiv über) Salden aktualisieren: Im Kontextmenü des Planungsformulars unter dem letzten Eintrag "Konten-/Controllingsalden aktualisieren" verbirgt sich die gleiche Funktionalität. Jedoch erfolgt keine gesamtheitliche Aktualisierung aller Salden des jeweiligen Planungsbereichs, sondern nur der Salden in den Zellen, die vorher im Planungsformular markiert wurden. Gesperrte Zellen können über diesen Weg nicht aktualisiert werden.
Hinweis: Ebenfalls ist in den "Saldo-Abweichungen" eine Aktualisierung über das Kontextmenü möglich. Beachten Sie, dass über diesen Weg der Vorgang sofort ausgeführt wird und keine Sicherheitsabfrage erfolgt!
Hinweis: Wurden bereits Bilanzsalden eines Szenarios für den FORECAST- oder PLAN-Datenbereich in IDL Konsis gespeichert, sollten diese Bilanzsalden bei nachfolgenden Salden-Aktualisierungen nicht erneut nach IDL Forecast geladen werden, insbesondere wenn Ziel- und Quelldatenart identisch sind. Es besteht die Schwierigkeit, dass sich mittels Regeln längst auf die Bilanz übergeleitete GuV-Salden doppelt auf einen Bilanzsaldo auswirken. Aus diesem Grund sollte nachträglich nur eine teilweise Saldenaktualisierung für GuV-Salden ausgeführt werden. In diesem Zusammenhang ist außerdem zu beachten, dass ein nachträgliches Aktualisieren der Salden nur vorgenommen werden sollte, wenn im Szenario keine angewendeten Regel-Vorlagen enthalten sind. Andernfalls ist eine Sichtprüfung des Benutzers für die aktualisierten Bilanzkonten zu empfehlen. Von diesem Hinweise sind IST-Salden ausgenommen!
Im Gegensatz zur Importfunktion "Salden aktualisieren", bei der Salden von IDL Konsis für IDL Forecast bereitgestellt werden, agiert die Aktion "Salden schreiben" als Exportfunktion. Dabei werden die geplanten Salden von IDL Forecast nach IDL Konsis geschrieben und können anschließend für die PLAN-Konsolidierung verwendet werden.
Sollen Salden von IDL Forecast nach IDL Konsis geschrieben werden, muss dies über den Haupt-Menüordner: Szenario / "Salden schreiben" ausgeführt werden. Dabei kann ausgewählt werden, welche Planungsbereiche (FORECAST und/oder PLAN), welche Salden (Konten-, Intercompany und/oder Controllingsalden) und welche Konten (Bilanz, GuV und/oder statistische Konten) geschrieben werden sollen. Wird die Aktion "Salden schreiben" mit "OK" bestätigt, werden für dieses Szenario alle ausgewählten Salden der Planungsbereiche FORECAST und/oder PLAN nach IDL Konsis geschrieben. Dies Verarbeitung beinhaltet alle Perioden des Szenarios, die geplant wurden. IST Salden werden nicht berücksichtigt! Sollte es Unstimmigkeiten in der Plausibilitätsprüfung geben, wird dies als Warnung informativ angezeigt; trotzdem können die Salden geschrieben werden.
Hinweis: Sollen bereits geschriebene IDL Forecast-Salden in IDL Konsis unverändert bleiben und bei dieser Aktion ausgelassen werden, sollten die entsprechenden Daten über den Einzelabschluss-Monitor in IDL Konsis gesperrt werden.
Diese Aktion ist erforderlich, wenn ein Szenario mit Controlling-Objekten geplant wird und dient der Einschränkung der im Tabellenbereich angezeigten Controlling-Objekte einer Gesellschaft ggf. je Geschäftsbereich. Hierdurch wird eine grundlegende Übersichtlichkeit bewahrt, weil u.U. nicht jede Gesellschaft jedes Controlling-Objekt verwendet. Eine Voreinstellung wird für jedes Szenario, jede Gesellschaft ggf. je Geschäftsbereich und je Controlling-Dimension vorgenommen, die beim Schließen des Szenarios erhalten bleiben.
Hinweis: Die Voreinstellung von Controlling-Objekten bewahrt eine grundlegende Übersichtlichkeit und unterstützt die Performance, weil ggf. nicht für alle Konten ein kompletter Controlling-Objekt Aufriss erforderlich ist!
Aus diesem Grund wird beim "Salden aktualisieren" eine automatische Voreinstellung für Controlling-Objekte im Szenario vorgenommen. Dies erfolgt anhand der aktualisierten Controllingsalden zu jedem Konto. Andere Controlling-Objekte werden zunächst nicht im Planungsformular auf CNT-Saldenebene angeboten und können nicht bearbeitet werden. Sollen weitere Controlling-Objekte für ein oder mehrere Konten hinzugefügt werden, muss dies manuell über den Kontextmenüeintrag "Voreinstellung Controlling-Objekte" vorgenommen werden. Die Voreinstellung wird für die zuvor im Planungsformular markierten Konten vorgenommen. Diese werden in der Voreinstellung auf der linken Seite angezeigt. Auf der rechten Seite können für diese Konten weitere Controlling-Objekte mit einem Haken hinzugefügt / freigeschaltet werden. Ist ein schwarzer Kasten vor einem Controlling-Objekt, ist dieses Controlling-Objekt nicht für alle links ausgewählten Konten freigeschaltet.
Die erfolgte Voreinstellung für Controlling-Objekte wird mit "Abbrechen" verworfen oder mit "Fertig" bestätigt. Anschließend wird das Planungsformular aktualisiert und nur noch die Controlling-Objekte im Planungsformular "CNT" angezeigt, die in der Voreinstellung ausgewählt wurden. Planungsformular "CNT" bedeutet, dass die Anzeige des Planungsformulars auf Controlingsalden steht. Die jeweilige Anzeige kann über die integrierte Menüleiste beim Planungsformular geändert werden.
Diese Aktion ist insbesondere erforderlich, wenn eine Intercompany-Planung mit Regeln auf IC-Salden erfolgt. In anderen Fällen dient sie zur Einschränkung der im Tabellenbereich angezeigten IC-Gesellschaften.
Nicht jede meldende Gesellschaft hat IC-Beziehungen zu jeder Gesellschaft und somit ist auch kein detaillierter Intercompanyaufriss mit jeder Gesellschaft notwendig. Aufgrund dessen sollten Intercompany-Konten "IC" und Mischkonten "J" nur für vorhandene Intercompanysalden / IC-Beziehungen freigeschaltet bzw. eingeschränkt werden. Als weitere Auswirkung können Regel-Vorlagen mit der getroffenen Voreinstellung verknüpft werden, um so nur Regel-Vorlagen für vorhandene Intercompanysalden anzulegen. Intercompany-Konten "IC" sind reine Konten mit 100%tigen Intercompany-Aufriss. Mischkonten "J" können sowohl Intercompany- als auch Drittanteile zu einem Kontensaldo aufweisen. Dabei werden "Dritte" als eigenständiger Aufriss neben den IC Gesellschaften geführt.
Hinweis: Die Voreinstellung von IC-Gesellschaften bewahrt eine grundlegende Übersichtlichkeit und unterstützt die Performance, weil nicht zu jeden Intercompany-Konten "IC" und Mischkonten "J" ein kompletter IC-Gesellschaftsaufriss ggf. sogar mit Geschäftsbereichen erfolgt!
Aus diesem Grund wird beim "Salden aktualisieren" eine automatische Voreinstellung für IC-Gesellschaften im Szenario vorgenommen. Dies erfolgt anhand der aktualisierten Intercompanysalden zu jedem IC- und J-Konto. Andere IC-Gesellschaften werden zunächst nicht im Planungsformular auf IC-Saldenebene angeboten und können nicht bearbeitet werden. Sollen weitere IC-Gesellschaften für ein oder mehrere Konten hinzugefügt werden, muss dies manuell über den Kontextmenüeintrag "Voreinstellung IC-Gesellschaften" vorgenommen werden. Die Voreinstellung wird für die zuvor im Planungsformular markierten IC-/J-Konten vorgenommen. Diese werden in der Voreinstellung auf der linken Seite angezeigt. Auf der rechten Seite können für diese Konten weitere IC-Gesellschaften mit einem Haken hinzugefügt / freigeschaltet werden. Ist ein schwarzer Kasten vor einer IC-Gesellschaft, ist diese IC-Gesellschaft nicht für alle links ausgewählten Konten freigeschaltet.
Die erfolgte Voreinstellung für IC-Gesellschaften wird mit "Abbrechen" verworfen oder mit "Fertig" bestätigt. Anschließend wird das Planungsformular aktualisiert und nur noch die IC-Gesellschaften im Planungsformular "IC" angezeigt, die in der Voreinstellung ausgewählt wurden. Planungsformular "IC" bedeutet, dass die Anzeige des Planungsformulars auf IC-Salden steht. Diese Anzeige kann über die integrierte Menüleiste beim Planungsformular vorgenommen werden.
Wird ein Haken bei einer IC-Gesellschaft entfernt, wird beim Beenden der Voreinstellung mit "Fertig" darauf hingewiesen, dass damit auch vorhandene IC-Salden und damit zusammenhängende Geschäftsfälle gelöscht werden. Diese Abfrage kann entweder mit "Ja" bestätigt werden oder mit "Abbrechen" verhindert werden. Jedoch gelangt man dann wieder zurück zur Voreinstellung, um eine Korrektur der ausgewählten IC-Gesellschaft/en vornehmen zu können.
Hinweis: Bevor Anfangsbestände aus dem IST übergeleitet werden und bevor Regel-Vorlagen angewendet werden, sollten bei einem neuen Szenario alle erforderlichen Salden (inkl. Intercompanysalden) aktualisiert sein. Werden nachträglich Voreinstellungen für IC-Gesellschaften geändert und wurden Regel-Vorlagen bereits angewendet, müssen u.U. sämtliche "angewendete Vorlagen" mit Intercompany gelöscht und neu angewendet werden. Dies gewährleistet, dass Regel-Vorlagen mit Intercompany auch auf neue IC-Gesellschaften wirken, wenn die jeweiligen Regel-Vorlagen mit der Voreinstellung verknüpft sind. Bei benutzerdefinierten Angaben zu Intercompanies in den Regel-Vorlagen müssen diese Regel-Vorlagen manuell überprüft, angepasst und neu angewendet werden. Eine Warnung im Assistent "Voreinstellung IC-Gesellschaften" weist auf diese Notwendigkeit hin.
Wird in einem Szenario mit Intercompany-Planung gearbeitet, sollte laufend geprüft werden, ob alle Intercompany-Aufrisse vollständig sind und somit zum Kontensaldo eines Intercompanykontos passen. Um diese Prüfung durchzuführen, muss das jeweilige Planungsformular auf Kontensalden-Ebene angezeigt werden. Über den Haupt-Menüordner: Einstellung / Ansicht / "Warnung bei unvollständigem IC-Aufriss" wird diese Prüfung hinzugeschaltet. Ist ein Intercompany-Aufriss unvollständig wird dies mit einem Warnsymbol beim jeweiligen Konto im Planungsformular angezeigt und kann korrigiert werden.
Für Bilanzkonten werden die Endbestände der aktuellen Periode als Anfangsbestände auf die Folgeperiode vorgetragen. Dies wird unterjährig innerhalb eines Planungsbereichs automatisch durch IDL Forecast durchgeführt. Wird ein Kontensaldo in einer Periode verändert, dann wird die Änderung als Bestandsänderung auf alle nachfolgenden Perioden vorgetragen. Bilanzkonten sind Konten, die im Kontenstamm von IDL Konsis mit den Bilanz-/GuV-Kennzeichen 1 (Aktiva), 2 (Passiva), 6 (Aktiva statistisch) oder 7 (Passiva statistisch) definiert sind.
Dies gilt nicht für GuV-Konten. Diese werden isoliert je Periode betrachtet und folglich nicht auf Folgeperioden vorgetragen. Der Endsaldo von GuV-Konten ergibt sich aus diversen Änderungen ohne Anfangsbestände. Je nach Konfiguration der Zeilen- und Spaltendimensionen wird z.B. zum Ende eines Jahres oder eines Planungsbereichs eine Summenspalte eingefügt, um GuV-Salden ebenfalls kumuliert anzuzeigen, vergleiche Kapitel 5.1. GuV-Konten sind Konten, die im Kontenstamm von IDL Konsis mit den Bilanz-/GuV Kennzeichen 3 (Erträge), 4 (Aufwendungen), 8 (Erträge statistisch) oder 9 (Aufwendungen statistisch) definiert sind. Konten mit dem Bilanz-/GuV Kennzeichen 5 (Statistische Mengen) verhalten sich wie GuV-Konten.
Erstreckt sich ein Planungsbereich über mehrere Jahre, wird zum Jahreswechsel ein Ergebnisvortrag automatisch durchgeführt. Bei diesem Ergebnisvortrag wird insbesondere das Ergebniskonto ('E-Konto') auf ein Ergebnisvortragskonto (i.d.R. 'X-Konto') vorgetragen. Zusätzlich werden alle Kapitalkonten beim Ergebnisvortrag berücksichtigt, die im Kontenplan von IDL Konsis - mit 'Umbuchung beim Vortrag' - gekennzeichnet sind. Beim Start eines Szenarios wird daher auch geprüft, ob ein Ergebnisvortragskonto vorhanden ist. Ist dies nicht der Fall, wird mit einer Warnmeldung darauf hingewiesen und muss korrigiert werden!
Innerhalb der Planungsbereiche FORECAST und PLAN erfolgt für Bilanzkonten unterjährig eine automatische Überleitung der Endbestände auf die Anfangsbestände der nächsten Periode. Sollen Endbestände aus einem vorgelagerten Planungsbereich übergeleitet / fortgeschrieben werden, wie beispielsweise die letzte IST-Periode auf die erste FORECAST- oder PLAN-Periode, findet dieser Vorgang nicht automatisch statt, sondern muss über das Haupt-Menü: Szenario / Überleiten / "IST auf FORECAST überleiten" oder "IST auf PLAN überleiten" manuell angestoßen werden. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, die Endbestände der letzten FORECAST-Periode auf den Datenbereich PLAN überzuleiten. Die hierfür notwendige Aktion kann über das Haupt-Menü: Szenario / Überleiten / "FORECAST auf PLAN überleiten" erreicht werden. Sofern erforderlich, beinhaltet diese Überleitung auch den Ergebnisvortrag, wie in Kapitel 5.9 beschrieben.
Eine Datenüberleitung auf einen weiteren Planungsbereich sollte erst nach Fertigstellung eines Szenarios oder nach dem Erzeugen einer neuen Kombination aus Gesellschaft und Geschäftsbereich durchgeführt werden. Die Ebenen eines Szenarios, die sich über die Kombinationen aus Gesellschaft und Geschäftsbereich ergeben, werden getrennt voneinander in der Datenbank gespeichert. Wurde ein Aktualisierungsvorgang der IST-Datenart durchgeführt, wird ebenfalls eine erneute Überleitung empfohlen, um konsistente Anfangsbestände zu gewährleisten.
Hinweis: Wurde eine Überleitung nicht durchgeführt oder nicht aktualisiert, wird dies in der "Plausibilitätsprüfung" kontrolliert und angezeigt.
Trotz notwendiger Anfangsbestände in den Planungsbereichen FORECAST und/oder PLAN besteht die Möglichkeit übergeleitete Anfangsbestände wieder zu löschen. Die hierfür notwendige Aktion kann über das Haupt-Menü: Szenario / Überleiten / "Anfangsbestände löschen (FORECAST) oder (PLAN)" ausgeführt werden.
Kontensalden können sowohl auf Kontenebene als auch auf Positionsebene editiert werden. Neben der direkten Datenerfassung von Kontensalden in den Zellen des Planungsformulars, werden diese Zellen u.a. durch Salden-Aktualisierungen automatisch mit Kontensalden aus IDL Konsis befüllt und mittels betriebswirtschaftlicher Regel-Vorlagen automatisch verändert bzw. weiterentwickelt und übergeleitet. Wird ein Kontensaldo verändert, errechnet IDL Forecast automatisch den neuen Saldo der dazugehörigen Position. Wird hingegen ein Positionssaldo verändert, wird der Differenz-Betrag zum vorherigen Saldo auf die darunterliegenden Kontensalden verteilt. Die Verteilung erfolgt anteilig auf vorhandene Kontensalden oder linear auf alle darunterliegenden Konten, wenn noch keine Kontensalden vorhanden sind. Bei mehrstufigen Berichtsstrukturen, mit Zuordnungen von Positionen zu Position, wirken sich Änderungen automatisch in alle Richtungen aus. Positionssalden ergeben sich immer aus der Summe der darunter liegenden Positions- oder Kontensalden. Daher werden vorgelagerte Positionen um den Differenz-Betrag des vorherigen Saldos erhöht und nachgelagerte Positionen und Konten anteilig oder linear angepasst. Positionen ohne zugeordnete Konten sind nicht editierbar. (Die Definition der mehrstufigen Berichtsstruktur (Baumdarstellung) kann aus der Anwendung 'REPZEI' entnommen werden.)
Die Struktur des Planungsformulars wird in der 'REPZEI' um IN / EX-Angaben ergänzt. Damit werden spezielle Abhängigkeiten zwischen bestimmten Positionen festgelegt, die u.a. die Errechnung von Positionssummen steuern. Diese werden ebenfalls automatisch aktualisiert.
Kontensalden können in den einzelnen Tabellenzellen leer, 0 oder eine beliebige positive oder negative Zahl mit bis zu 13 Vorkommastellen und 2 Nachkommastellen enthalten. Leere Kontensalden werden dadurch gekennzeichnet, dass die Zelle leer bleibt, also dort keine Zahl angezeigt oder eingegeben wird.
Hinweis: Ob eine Unterscheidung von Null und Leer unterstützt werden soll, kann optional in den Eigenschaften des Szenarios eingestellt werden. Standardmäßig ist diese Einstellungsmöglichkeit deaktiviert.
Kontensalden lassen sich mit Hilfe der üblichen Kopierfunktion aus dem Planungsformular kopieren und an anderer Stelle wieder einfügen. Hierzu müssen Zellen mit der Maus markiert (die markierten Zellen werden in einer dunkleren Farbe dargestellt) und anschließend entweder kopiert oder ausgeschnitten werden. Der Unterschied dieser beiden Optionen liegt darin, dass beim Ausschneiden der Inhalt der markierten Zellen gelöscht wird. In beiden Fällen werden alle markierten Kontensalden in einem Zwischenspeicher gehalten, so dass diese beim Einfügen in andere Zellen übertragen werden können. Es besteht sowohl die Möglichkeit einzelne Zellen als auch Zeilen, Spalten und ganze zusammenhängende Bereiche zu markieren. Für ausgewählte Kopierfunktionen kann die STRG-Taste gedrückt gehalten werden, wodurch sich nicht zusammenhängende Zellen markieren lassen.
Die Funktionen Ausschneiden, Kopieren und Einfügen können über den Haupt-Menüordner: Allgemein / Bearbeiten ausgeführt werden. Zusätzlich sind diese Funktionen im Kontextmenü verfügbar oder können mittels Tastenkombinationen ausgeführt werden. Kopieren entspricht der Tastenkombination "STRG-C", Ausschneiden "STRG-X" und Einfügen "STRG-V".
Neben der direkten Eingabe von Salden erlaubt IDL Forecast auch das Anwenden von einfachen Rechenoperationen auf einen oder mehrere Salden. Hierzu werden eine oder mehrere Zellen im Planungsformular markiert und im Kontextmenü der Menüpunkt "Salden ändern..." aufgerufen. Im sich daraufhin öffnenden Textfeld kann eine Rechenoperation eingegeben werden. Diese besteht aus einem Operator für Addition, Subtraktion, Division oder Multiplikation ("+", "-", "*" oder "/"), gefolgt von einem Wert. Die Eingabe von "*10" multipliziert beispielsweise alle Salden in den ausgewählten Zellen mit 10. Optional kann durch Eingabe eines Prozentzeichens % nach dem Wert, der Wert als prozentualer Anteil des Saldos interpretiert werden. Die Eingabe von "+5%" beispielsweise erhöht alle Salden in den ausgewählten Zellen um jeweils 5%.
Um ganze Zeilen oder Spalten zu selektieren, müssen lediglich eine oder mehrere Zellen der gewünschten Zeilen oder Spalten markiert werden und anschließend über das Kontextmenü / Zellen auswählen / "Spalten auswählen" ("STRG-W") oder "Zeilen auswählen" ("STRG-E") gewählt werden. Zusätzlich befindet sich in diesem Menüpunkt die Aktion "Alles auswählen" ("STRG-A"), der sich wie der Haupt-Menüpunkt: Allgemein / Bearbeiten / "Alle Zeilen markieren" verhält.
Neben der üblichen Kopierfunktion, die es erlaubt Zellinhalte (Kontensalden) zwischen Tabellenkalkulationsprogrammen (z.B. MS Excel, OpenOffice Calc) und IDL Forecast hin und her zu kopieren, gibt es zwei zusätzliche Funktionen, die Strukturinformationen aus IDL Forecast mit kopieren. Hierzu wird wie beim normalen Kopieren ein Bereich von Zellen markiert und folgend über das Kontextmenü / Zwischenablage / die Funktion "Kopieren mit Überschrift" ("STRG-B") oder "Kopieren mit Kontoveränderungen" ("STRG-N") ausgeführt. Die Funktion Kopieren mit Überschrift kopiert neben den Werten sowohl die Überschriften mit den Periodeninformationen, als auch die Kontenbezeichnungen. Diese werden in der Tabellenkalkulation über und links neben den Zahlen angezeigt. Die zweite Funktion Kopieren mit Kontoveränderungen fügt zusätzlich den Kontenaufriss jeder markierten Zelle hinzu. Diese werden in der Tabellenkalkulation untereinander mit abschließenden Saldo aufgelistet.
Im Kontextmenü ist unter dem Menüpunkt Verteilen/Löschen die Funktion Struktur einfügen enthalten. Diese spezielle Funktion kann anstelle der normalen Einfügen-Funktion benutzt werden. Während das normale Einfügen lediglich die selektierten Zellen 1:1 in ihrer Reihenfolge überträgt, wird beim strukturellen Einfügen die Hierarchie der kopierten Zellen berücksichtigt und alle Kontensalden gemäß ihrer Reportstruktur übertragen. Hierzu werden eine oder mehrere Positionen markiert, kopiert und durch Anwählen einer Zelle in der gewünschten Zielperiode per Struktur einfügen korrekt eingefügt.
Diese Funktion bietet sich insbesondere für das Übertragen von Kontensalden an, wenn sämtliche Daten einer Periode oder eines Datenbereichs (z.B. IST-Daten) in eine andere Periode oder in einen anderen Datenbereich kopiert werden sollen.
Hinweis: Neben diesem Menüpunkt steht einem die Funktion Salden kopieren/verteilen zur Verfügung.
Die Kopierfunktion Addieren ist nahezu identisch zum normalen Einfügen. Statt die Zellen vor dem Einfügen zu löschen, werden die kopierten Werte auf die markierten Zellen (Salden) aufsummiert. Diese Funktion ist ebenfalls im Kontextmenü Verteilen/Löschen enthalten.
Hinweis: Neben diesem Menüpunkt steht einem die Funktion Salden kopieren/verteilen zur Verfügung.
Beim gleichmäßigen Verteilen wird die Summe der kopierten Zellen gebildet und durch die Anzahl der für das Einfügen markierten Zellen geteilt. Die Summe wird also gleichmäßig auf alle Zellen verteilt. Die Funktion ist im Kontextmenü unter Verteilen/Löschen / "Gleich verteilen und ersetzen" bzw. "Gleich verteilen und addieren zu finden". Bei Gleich verteilen und ersetzen wird die betroffene Zelle überschrieben, der alte Inhalt geht somit verloren. Die Aktion Gleich verteilen und addieren hingegen summiert den neuen Wert auf den bestehenden Saldo.
Hinweis: Neben diesem Menüpunkt steht einem die Funktion Salden kopieren/verteilen zur Verfügung.
Das anteilige Verteilen unterscheidet sich zum Gleichverteilen, dass die Summe nicht gleichmäßig auf alle selektierten Zellen aufgeteilt wird, sondern die zuvor in den Zellen bestehenden Verhältnisse berücksichtigt werden. Die entsprechenden Funktionen sind ebenfalls im Kontextmenü / Verteilen/Löschen mit dem Eintrag "Anteilig verteilen und ersetzen" bzw. "Anteilig verteilen und addieren" enthalten. Wie beim Gleichverteilen wird bei der Aktion Anteilig verteilen und ersetzen der originale Inhalt der Zelle überschrieben. Wird die Variante mit ... und addieren verwendet, wird der berechnete Wert aus der Zwischenablage auf den bestehenden Saldo addiert.
Hinweis: Neben diesem Menüpunkt steht einem die Funktion Salden kopieren/verteilen zur Verfügung.
Mit Hilfe der Funktion "Salden kopieren/verteilen" können Konten-, Controlling- und Intercompany-Salden zwischen Perioden und Datenbereichen (IST, FORECAST, PLAN) kopiert, verändert oder verteilt werden. Kopiervorgänge lassen sich in Form von Kopierprofilen speichern und später erneut ausführen oder zur automatischen Ausführung in Planungsabläufe integrieren. Die Funktion wird über den Hauptmenü-Eintrag "Szenario / Salden kopieren/verteilen / Profil anlegen..." aufgerufen. Nachfolgend öffnet sich ein Assistent, um schrittweise zu definieren, welche Daten wie bearbeitet werden sollen:
1. Quell- und Zielperioden
Im ersten Schritt ist auszuwählen von welchen Quell-Perioden Salden kopiert werden soll und in welche Ziel- Perioden sie kopiert bzw. verteilt werden sollen. Die entsprechenden Perioden sind in den jeweiligen Spalten für Quell- und Zielperiode anzuhaken. Quell- und Zielperioden dürfen identisch sein, falls eine Verteilung existierender Salden im gleichen Datenbereich vorgenommen werden soll. In Auswahlfeldern auf der rechten Seite Einschränkung bezüglich Kontentyp (Bilanz, GuV und/oder stat. Konten) und Saldentyp (Konten-, Intercompany- und/oder Controllingsalden) vorgenommen werden; zutreffendes ist anzuhaken.
2. Konteneinschränkung
Sollen nur bestimmte Positionen / Konten beim Kopieren/Verteilen berücksichtigt werden, sind diese auf der Folgeseite auszuwählen. Die Seite wird für die Auswahl aktiviert, wenn oben links "auf bestimmte Positionen/Konten einschränken:" ein Haken gesetzt wird. Ist keine Einschränkung bezüglich Konten oder Positionen erforderlich kann dieser Schritt ausgelassen werden.
3. Summieren und Verteilen
Auf dieser Seite des Assistenten wird definiert, wie Salden von Quellperioden auf Zielperioden kopiert oder verteilt werden sollen. Es stehen folgende Kopier-/Verteilaktionen zur Verfügung:
Zudem kann noch entschieden werden, ob
Für alle vier Kopier-/Verteilaktionen kann zusätzlich angegeben werden, ob anschließend kopierte/verteilte Salden prozentual erhöht (+) oder gemindert (-) werden sollen. Soll dies berücksichtigt werden, ist die entsprechende Funktion anzuhaken und ein Prozentsatz im leeren Feld anzugeben.
4. Vorgegebene Verteilung
Diese Seite ist aktiv wenn auf der vorherigen Seite des Assistenten die Verteilfunktion "anteilsmäßig (gemäß vorgegebener Verteilung)" ausgewählt wurde und dient dazu, eine Verteilung zu definieren gemäß der die Quellsalden auf die Zielsalden aufgeteilt werden.
Zentrales Element der Seite ist eine Tabelle mit den Spalten "Periode" und "Anteil". Die Periode gibt die Nummer der Periode in der zeitlichen Abfolge der Zielperioden an. (Sind beispielsweise als Zielperioden 03.2020, 06.2020, 09.2020 und 12.2020 ausgewählt worden, würde die Periode 3 hier die Periode 09.2020 bedeuten) Anteil legt den Anteil des zu verteilenden Saldos fest, welcher auf diese Periode kopiert werden soll. Es werden automatisch Tabellenzeilen entsprechend der Anzahl der ausgewählte Zielperioden angelegt, so dass im Regelfall nur noch die Anteile in der rechten Tabellenspalte eingegeben werden müssen. Knöpfe unterhalb der Tabelle ermöglichen bei Bedarf das Hinzufügen oder Löschen von Tabellenzeilen. Mit dem Knopf "Aus anderem Profil übernehmen" lässt sich eine Verteilung insgesamt aus einem bereits existierenden Kopierprofil übernehmen. Die aktuell eingestellte Verteilung wird dabei überschrieben.
Ist mit dem Schalter oben rechts "Anteil" gewählt, können beliebige Werte in der Tabellenspalte Anteil eingetragen werden. Die Verteilung der Quellsaldensumme erfolgt im gleichen Verhältnis wie die eingegebenen Werte zueinander. Ist "Prozent" ausgewählt, werden die Anteile als prozentuale Werte interpretiert und dieser prozentuale Anteil der Quellsaldensumme auf die entsprechende Periode kopiert. Die Prozentanteile müssen sich dabei nicht zu 100% summieren, wodurch die Summe der eingefügten Salden (anders als bei der Option "Anteil") hier auch größer oder kleiner der Summe der Quellsalden werden kann.
Alternativ kann die Verteilung auch gemäß eines eingestellten Planungsparameters erfolgen. Hierzu ist der Schalter oben links von "Direkte Eingabe" auf "Parameter" umzustellen und in dem erscheinenden Textfeld ein Parameter einzustellen. In der Tabelle werden nun zur Information die aktuellen Werte des Parameters für die gewählten Zielperioden angezeigt. Die Spalte Periode bezieht sich nun konkret auf bestimmte Perioden, nicht auf Periodennummern, wie bei der direkten Eingabe von Werten. Eine Änderung der Anteile ist hier nicht möglich, sondern muss im Parametereditor erfolgen. (Hinweis: Wird die Verteilung als Profil abgespeichert und später angewendet, werden als Anteile immer die jeweils aktuelle Parameterbelegung zum Zeitpunkt der Anwendung verwendet.)
5. Referenzperioden
Diese Seite ist aktiv wenn die Verteilfunktion "anteilsmäßig (gemäß Referenzperioden)" ausgewählt wurde und dient dazu, die Referenzperioden auszuwählen. Die Auswahl der Perioden erfolgt auf die gleiche Weise wie die Auswahl von Quell- und Zielperioden auf der ersten Seite des Assistenten.
6. IC- und CNT-Verhalten
Sind auf der ersten Seite des Assistenten (1. Quell- und Zielperioden) die Saldentypen Intercompany und Controlling nicht ausgewählt (und damit uneindeutig), muss auf dieser Seite angeben werden, wie Intercompany-/Controllingsalden in Bezug auf den Kontensaldo 'summiert oder gesplasht' werden.
Beim letzten Verhalten muss anschließend eine Definition zum Summieren und Splashen vorgenommen werden, die nur für diesen Kopiervorgang gültig ist und die Tabelleneinstellungen ignoriert. Details siehe im folgenden Kapital Automatisches Verteilen "Splashen" .
Sind auf der ersten Seite alle drei Saldentypen zum Kopieren ausgewählt, bleibt diese Seite deaktiviert, da die Salden vollständig durch Kopieren ermittelt werden, und somit kein Splashen oder Summieren stattfindet.
7. Kommentar
Zur Kommentierung eines Profils kann auf der letzten Seite des Regelassistenten ein 500 Zeichen langer Text eingegeben werden. Falls der Kopiervorgang direkt, ohne Erstellung eines Profils ausgeführt werden soll, ist die Eingabe eines Kommentars nicht sinnvoll.
Ausführen und Speichern von Kopier- und Verteilvorgängen
Nachdem alle nötigen Einstellungen zum Kopieren und Verteilen von Salden im Assistenten vorgenommen wurden, kann der Kopiervorgang direkt durch Klick auf "Anwenden" gestartet werden. Die Einstellungen können zuvor mit Klick auf "Profil speichern" in Form eines benannten Kopierprofils gespeichert werden. Wenn derselbe Kopiervorgang mehrfach oder regelmäßig durchgeführt werden muss, erleichtert dies die Ausführung. Außerdem ermöglichen Kopierprofile das Durchführen von Kopier- und Verteilvorgängen innerhalb von Planungsabläufen. Das gespeicherte Profil kann über das Hauptmenü "Szenario / Salden kopieren/verteilen / Profil laden ..." erneut geöffnet und ausgeführt oder bearbeitet werden. Mit "Abbrechen" wird der Assistent beendet und nicht gespeicherte Profile werden nicht ausgeführt und nicht gespeichert.
Wird ein übergeordneter Positionssaldo geändert, gleicht im Hintergrund die IDL Forecast-Planungsfunktion Splashen die darunter liegenden Salden automatisch aus, so dass die Summe aus untergeordneten Salden zu jedem Zeitpunkt dem Positionssaldo entspricht. Dieser Vorgang wird Splashing genannt. Sind bereits Salden unterhalb der Position vorhanden, verteilt das System den neuen Wert im selben Verhältnis, wie er zuvor durch die vorherigen Salden gebildet wurde. Waren alle Konten- und Positionssalden unterhalb der geänderten Position 0 oder leer, wird der Wert gleichmäßig (linear) auf alle Salden verteilt, sofern diese nicht gesperrt sind. Im umgekehrten Fall (Änderung von untergeordneten Salden) wird die Summe der vorgelagerten Position/en neu ermittelt.
Splashen erstreckt sich in der Struktur auch auf nachgelagerte Kontenbewegungen eines Kontensaldos. Wird mit Controlling-Objekten gearbeitet, werden -beim Splashen aus übergeordneter Hierachieebenen- Controlling-Salden als Aufriss zum Kontensaldo in der Splashing-Hierarchie berücksichtigt und angepasst. Auf diese Bewegungen und Salden wirkt Splashen in gleicher Weise wie bei Positionen auf Konten, sofern diese nicht gegen Splashing gesperrt sind (Symbol: roter Kreis mit Welle). Wird hingegen mit Intercompany-Planung gearbeitet, werden beim Splashen +aus übergeordneter Hierachieebenen- IC-Salden als Aufriss zum Kontensaldo in der Splashing-Hierarchie nicht berücksichtigt und bleiben unverändert. Jedoch wird der gesplashte Betrag auf +Dritte+ verteilt und somit der Aufriss zum Kontensaldo ausgeglichen. Zugleich wirken Änderungen von Kontenbewegungen und IC-Salden auf den übergeordneten Kontensaldo, indem diese zum Kontensaldo addiert werden. Eine Änderung von Controlling-Salden bewirkt keine Änderung des übergeordneten Kontos und es kann zum Differenzen im Aufriss kommen. Wenn Kontenbewegungen oder Aufrisse nicht mehr durch die Splashingfunktion verändert werden sollen, bietet es sich an, diese gegen das Splashen zu schützen, bzw. das Splashen für diese Zelle zu deaktivieren. Dies kann direkt in der Arbeitsfläche Konto (Kontoauszug) bei der jeweiligen Kontenbewegung durch deaktivieren des Splashingsymbols eingestellt werden. Die Splashingfunktion hat auf Werte Auswirkung, wenn ein Symbol mit Kreis und Welle dargestellt wird. Bei einem roten Kreis mit Welle ist der Wert vor Splashen geschützt. Systemseitig werden bereits diverse Kontenbewegungen, die aus Regeln stammen, automatisch gegen Splashing gesperrt.
Abweichend zum oben beschriebenen Verhalten kann das Splashing- und Summierungsverhalten für IC- und Controllingsalden vom Nutzer eingestellt werden. Durch Aktivierung (mit Haken) oder Deaktivierung (kein Haken) kann nachfolgende Standardeinstellung über die integrierte Werkzeugleiste des Planungsformulars individuell gesteuert werden (Symbol: Dokument/Werkzeug):
| Auswahlmöglichkeit | Standard ab 2013.0 | Beschreibung |
|---|---|---|
| Von Controllingsalden auf Kontensalden summieren | deaktiviert | geänderte Controllingsalden ändern NICHT automatisch den vorgelagerten Kontensaldo (Summierung) |
| Von Kontensaldo auf Controllingsalden splashen (verteilen) | aktiviert | geänderte Kontensalden ändern automatisch nachgelagerte Controllingsalden (anteilige oder gleiche Verteilung) |
| Von IC-Salden auf Kontensalden summieren | aktiviert | geänderte IC-Salden ändern automatisch den vorgelagerten Kontensaldo (Summierung) |
| Von Kontensaldo auf IC-Salden splashen (verteilen) | deaktiviert | geänderte Kontensalden ändern NICHT automatisch nachgelagerte IC-Salden (anteilige oder gleiche Verteilung) |
Hinweis: bis Release 2012.0 war nachfolgender Standard aktiviert. Sofern erforderlich kann der neue Standard (siehe oben) vom Anwender im Szenario je GES/GB-Kombination individuell geändert werden. Abweichende Einstellungen zum Standard werden je GES/GB-Kombination und Szenario gespeichert, wenn das Szenario vorm Beenden ebenfalls gespeichert wird, ansonsten gehen individuelle Einstellungen verloren. Insbesondere erfolgte die Anpassung des Standards mit 2013.0 aufgrund der Intercompany-Planung "Regeln auf IC Salden anwenden".
| Auswahlmöglichkeit | Standard bis 2012.0 | Beschreibung |
|---|---|---|
| Von Controllingsalden auf Kontensalden summieren | aktiviert | geänderte Controllingsalden ändern automatisch den vorgelagerten Kontensaldo (Summierung) |
| Von Kontensaldo auf Controllingsalden splashen (verteilen) | aktiviert | geänderte Kontensalden ändern automatisch nachgelagerte Controllingsalden (anteilige oder gleiche Verteilung) |
| Von IC-Salden auf Kontensalden summieren | deaktiviert | geänderte IC-Salden ändern NICHT automatisch den vorgelagerten Kontensaldo (Summierung) |
| Von Kontensaldo auf IC-Salden splashen (verteilen) | aktiviert | geänderte Kontensalden ändern automatisch nachgelagerte IC-Salden (anteilige oder gleiche Verteilung) |
Wurde ein Konten- oder Positionssaldo geplant, kann dieser vollständig gegen weitere Änderungen geschützt werden. Hierzu werden die zu schützenden Salden im Planungsformular markiert und mittels Kontextmenü / "Gesperrt" gesperrt (Symbol: Kreis mit Schloss). Im Planungsformular werden gesperrte Zellen farblich anders angezeigt als editierbare Zellen. Solange diese Sperre nicht auf dem gleichen Weg wieder aufgehoben wird, bleibt der geplante Betrag gesperrt / geschützt. Um sämtliche Zellen des Szenarios in einem Schritt zu sperren kann eine Sperre über das Szenario erfolgen, siehe Kapitel 4.16.
Hinweis: Bei der Aktion +Salden aktualisieren+ über das Hauptmenü werden Zellen des Planungsformulars trotz Sperre aktualisiert! Auch bei der Aktion +IST auf + überleiten+ wird ein neuer Anfangsbestand übergeleitet, jedoch wird mit einer +Automatischen Veränderung+ der Saldo des gesperrten Kontos wieder ausgeglichen und somit nicht verändert.
Hinweis: Auf diesem Weg können nur Sperren aufgehoben werden, die vom Nutzer in IDL Forecast gesetzt wurden. Sperren, die sich aus den Berechtigungs- und Gültigkeitsangaben von IDL Konsis ergeben, können nicht direkt in einem Szenario von IDL Forecast aufgehoben werden. Diese müssten zunächst in IDL Konsis geändert werden, um diese mit der Aktion "Zellgültigkeiten aktualisieren" im Szenario zu übernehmen, siehe Kapitel 4.15.
Die Arbeitsflächen Konto / Controllingsalden sowie IC-Salden erlauben zusätzlich das Setzen und Entfernen von Sperren auf einzelnen Bewegungen bzw. Aufrissen. Hierzu steht für fast jeden Eintrag im jeweiligen Arbeitsfenster rechtsseitig ein Symbol mit einem geöffneten oder geschlossenen Schloss zur Verfügung. Werden z.B. manuelle Kontenveränderungen gesperrt, so kann der Benutzer den Wert dieser einzelnen Veränderung nicht mehr ändern, bis die Sperre wieder aufgehoben wurde. Es besteht aber für den gesamten Endsaldo des Kontos keine Sperre. Dieser ist weiterhin änderbar solange der Endsaldo nicht gesamtheitlich gesperrt wird. Kommt es auf dem ungesperrten Konto z.B. durch Splashing (automatische Verteilung übergeordneter Salden) zu einer Veränderung des Endsaldos vom Konto, dann verteilt sich der Wert nur noch auf die editierbaren einzelnen Einträge. Ist kein Eintrag editierbar, erfolgt ein neuer Eintrag einer Kontenbewegung als "Automatische Veränderung" bzw. bei Controlling- oder IC-Salden als "Restbetrag". Werden einzelne Kontenbewegungen von Regeln gesperrt, dann wirkt sich die Sperre automatisch auf die gesamte Regel aus. Wird hingegen ein Saldo nur gegen Splashing gesperrt (Symbol: Kreis mit Welle), wird der jeweilige Konten-, Controlling- oder IC-Saldo nicht gesperrt, sondern lediglich bei einem Splashing-Vorgang ausgelassen, der Endsaldo ist somit weiterhin direkt änderbar.
Um mehrere Kontensalden auf einmal zu löschen, müssen die Zellen mit der Maus im Planungsformular markiert werden. Der Aufruf der Funktion "Löschen" aus dem Kontextmenü löscht alle markierten Kontensalden (Symbol: X). Die betroffenen Zellen sind dann leer. Alternativ kann zum Aufrufen der Löschenfunktion die Entf-Taste betätigt werden.
Hinweis: Es ist zu beachten, dass über diese Löschenfunktion nur der Kontensaldo gelöscht wird. Sobald Regeln, Buchungen oder Anfangsbestände auf einer Zelle angelegt wurden, wird beim Löschen eine "Automatische Veränderung" als Ausgleich angelegt, so dass der Kontensaldo tatsächlich null oder leer wird.
Bei den Löschfunktionen des Kontextmenüs "Verteilen/Löschen" handelt es sich um Löschvorgänge für bestimmte Kontenbewegungen eines oder mehrerer Konten und nicht für den Endsaldo selbst. Für welche Konten bestimmte Kontenbewegungen gelöscht werden sollen, wird zuvor im Planungsformular markiert. Die Endsalden der jeweils betroffenen Konten ändern sich nur in Höhe der gelöschten Kontenbewegungen. Enthält z.B. ein Konto mehrere Einzelbuchungen als Kontenbewegungen, deren Buchungen gelöscht werden, werden entsprechend alle Einzelbuchungen gelöscht. Beim Löschen wird nur die Art von Kontenbewegungen gelöscht, die über das Kontextmenü ausgewählt wurde:
Änderungen können mit Hilfe des Zurücknehmen-Symbols aus der integrierten Werkzeugleiste des Planungsformulars rückgängig gemacht werden. Das Zurücknehmen-Symbol wird mit einem gebogenen Pfeil dargestellt, dessen Spitze nach links zeigt. Alternativ kann die Tastenkombination "STRG-Z" verwendet werden.
In IDL Forecast können bis zu 100 Planungsschritte zurückgenommen werden. Wird ein Szenario verlassen, das Szenario gespeichert oder die Anwendung beendet, werden alle Planungsschritte aus dem Arbeitsspeicher gelöscht. Sobald außerhalb von IDL Konsis eine Änderung im Berechtigungssystem vorgenommen wird und diese bei Rückkehr nach IDL Forecast mittels "Zellgültigkeiten" manuell oder automatisch aktualisiert wird, dann wird dieser Arbeitsspeicher ebenfalls gelöscht.
Wurden Planungsschritte zurückgenommen, können diese auch wieder hergestellt werden sofern nicht eine andere Änderung an den Werten oder Regeln vorgenommen wurde oder der Rückgängig-Speicher gelöscht wurde. Um eine zurückgenommene Änderung wieder herzustellen, muss der gebogene Pfeil mit der Spitze nach rechts gedrückt werden. Alternativ kann die Tastenkombination "STRG-Y" verwendet werden.
Hinweis: Das Erzeugen oder Löschen von Szenarien, sowie das Anlegen oder Löschen von Regel-Vorlagen wird nicht über die Undo/Redo-Funktion verwaltet, so dass diese Löschvorgänge unwiederbringlich sind.
Sollen Werte oder Formeln (insbesondere in individuellen Tabellen) gesucht und/oder ersetzt werden, kann dies entweder mittels Tastenkombination oder über die Lupe in der integrierten Werkzeugleiste erfolgen. In beiden Fällen öffnet sich ein neues Fenster, um die Kriterien zum Suchen (Strg. + F) und/oder Ersetzen (Strg. + H) anzugeben.
Wird mit der Maus in eine Zelle des Planungsformulars geklickt, erscheint in der Arbeitsfläche Kontenaufriss der Aufriss des gewählten Kontos mit den jeweiligen Kontenbewegungen. Dieser Aufriss besteht aus drei Bereichen:
1. Titelzeile: In der Titelzeile werden Informationen zur Nummer, zum Namen (Kurzwort gemäß KTO), zur Art (Aktiva/Passiva oder Aufwand/Ertrag mit S/H), zur aktuellen Datenart / Periode sowie zum zugeordneten Spiegel des ausgewählten "Kontos" angezeigt. Wird mit "Controlling- und/oder IC-Salden" gearbeitet, werden in der Titelleiste der jeweiligen Anzeige die gleichen Informationen wie zum "Konto" angezeigt. Lediglich beim Arbeitsfenster der "Controllingsalden" wird die Information der zugehörigen Controlling-Dimensionen ergänzt.
2. Mittelteil: Im Mittelteil des Kontos werden alle Kontenbewegungen aufgelistet, die zum Endsaldo des Kontos führen, welcher im Planungsformular verarbeitet wird. Zu jeder Kontenbewegung gehört ein kurzer Beschreibungstext, eine Wertanzeige, ein Soll/Haben-Kennzeichen und einzeln steuerbare Lösch-, Sperr- und Kommentierungsmöglichkeiten. Je nach Kontenbewegung ist der Eingabebereich für den Wert direkt editierbar. Dies ist an einem weißen Feldeintrag um den Wert erkennbar.
Hinweis: Konten für statistische Mengen werden im Kontenstamm (KTO) mit dem Bilanz-und GuV Kennzeichen "5" geführt. Die Endsalden dieser Konten, sind zunächst keinem eindeutigen Soll/Haben-Kennzeichen zugeordnet. Werden Salden dieser Konten aktualisiert oder geschrieben, muss der Saldo systemseitig ein Soll/Haben-Kennzeichen erhalten. Dies entspricht bei positiven Beträgen "Soll" und bei negativen Beträgen "Haben". Diese automatisch zugeordneten Soll/Haben-Kennzeichen werden beim Schreiben von Salden auch nach IDL Konsis exportiert.
Kontenbewegungen können bereits systembedingt gesperrt sein, oder sie wurden direkt manuell oder indirekt über eine Regel gesperrt. Zum manuellen Sperren gibt es rechtsseitig zwei Sperrsymbole, über die entsprechende Sperren gesetzt und wieder aufgehoben werden können. Ist das Symbol grün, wurde keine Sperre gesetzt. Ist das Symbol rot, wurde die Kontenbewegung vor Änderungen geschützt. Das Symbol mit dem Vorhängeschloss sperrt die Kontenbewegung vollständig, während das Symbol mit der Welle lediglich das Splashen deaktiviert.
Es besteht ferner die Möglichkeit, durch Anklicken des Kreuz-Symbols Werte / Kontenbewegungen zu löschen. Der Endsaldo des Kontos wird dann entsprechend angepasst und ins Planungsformular übertragen. Dabei lassen sich hier "Automatische Veränderungen" und "Manuelle Kontenveränderungen" direkt löschen. Kontenbewegungen zu manuellen "Einzelbuchungen" (oder auch "Manuelle Kontenveränderungen") werden indirekt über das Kontextmenü / Verteilen / "Buchung löschen" gelöscht. Ebenso werden Kontenbewegungen aus angewendeten "Regeln" nicht direkt vom "Konto" gelöscht, sondern entweder über das Arbeitsfenster "Geschäftsfälle" oder "Angewendete Vorlagen". Welche Kontenbewegung zu welcher angewendeten Regel gehört, kann schnell nachverfolgt werden, indem die gewünschte Kontenbewegung im Konto markiert wird. Durch diese Auswahl wird gleichzeitig die zugehörige angewendete Regel im Arbeitsfenster "Geschäftsfälle" sowie im Arbeitsfenster "Angewendete Vorlagen" markiert. Im jeweiligen Arbeitsfenster kann folgend über das Kontextmenü / "Geschäftsfälle/Gruppen löschen" eine oder mehrere angewendete Regel/n gelöscht werden.
3. Schlusszeile: Wie bereits beschrieben, endet das Konto mit einem berechneten Kontensaldo in der letzten Zeile. Dieser Saldo entspricht dem Endsaldo des Kontos (Summe sämtlicher Kontenbewegungen) und somit auch dem Wert, der im Planungsformular verarbeitet wird. Ein Endsaldo kann nicht direkt im "Konto" geändert oder gelöscht werden, dies erfolgt über das Planungsformular. Dagegen kann der gesamte Kontensaldo direkt im "Konto" entweder vollständig gesperrt oder nur teilweise gegen Splashen gesperrt werden. Die gleichen Sperr-Funktionalitäten befinden sich im Kontextmenü.
Die Standardansicht des Kontos ist tabellarisch als Liste aufgebaut und ungruppiert. Es gibt u.a. die Möglichkeit in die Ansicht einer vereinfachten T-Konten-Darstellung zu wechseln oder einen Gruppierungsmodus auszuwählen. Für eine T-Kontendarstellung muss in der integrierter Werkzeugleiste der Button Zur T-Konto-Darstellung wechseln angeklickt werden (Symbol: T-Konto). In dieser T-Konten-Darstellung werden Veränderungen auf Soll- und Haben-Seite aufgeteilt. Zu beachten ist aber, dass bereits ausgewiesene Werte auf der Soll- oder Haben-Seite nicht durch Vorzeichenwechsel gleichzeitig ihre Soll- / Haben-Seite wechseln! Aus diesem Grund wird von vereinfachter T-Konten-Darstellung gesprochen. Um die einzelnen Kontenveränderungen eines Kontos übersichtlicher darzustellen, können zwei verschiedene Gruppierungsmodi über die integrierte Werkzeugleiste ausgewählt werden (Symbol: Punkte in Klammer auf / Klammer zu). Zum Einen eine Gruppierung nach Buchungstypen und zum Anderen nach Gegenkonten. Für die jeweilige Gruppe wird eine Zwischensumme angezeigt. Weitere Details / Informationen werden angezeigt, wenn der Knotenpunkt aufgeklappt wird.
Hinweis: In der T-Konten-Darstellung können Veränderungen nicht gelöscht oder gesperrt werden. Es wird in diesem Modus kein Kreuz- oder Sperr-Symbol angeboten. Außerdem kann der Gruppierungsmodus nach Buchungstypen oder Gegenkonten in dieser Ansicht nicht ausgewählt werden.
Wird ein Wert im Eingabebereich einer Kontenbewegung geändert, wirkt sich diese Eingabe (Bestätigung durch "Enter") sofort auf den Saldo des Kontos aus und damit auch auf den Wert im Planungsformular. Folglich wirkt sich diese Änderung ebenfalls automatisch auf übergeordnete Positionssummen aus. Ferner werden damit automatisch Regeln und Abhängigkeiten neu durchgerechnet.
Die Salden eines Kontenaufriss können entweder Kontensalden / Intercompany oder Controllingsalden sein. Welche Salden im Kontenaufriss angezeigt werden, wird über die integrierte Werkzeugleiste des Arbeitsfenster ausgewählt. Eine Art "Buch" zeigt Kontensalden an, "IC" zeigt Intercompanysalden an und ein "Steuerrad" zeigt Controllingsalden an. Intercompany- und/oder Controllingsalden können nur im Kontenaufriss angezeigt werden, wenn diese für das Szenario aktiv sind.
Hinweis: Bei aktivierter Intercompany Planung wird für Intercompanykonten die Anzeige "Kontensalden" durch die Anzeige "Intercompanysalden" ersetzt! Der Wechsel der Anzeige im Kontenaufriss erfolgt hierzu nicht automatisch, sondern muss manuell umgestellt werden, je nachdem welche Informationen im Kontenaufriss angezeigt werden sollen. Wenn z.B. sowohl das Planungsformular als auch der Kontenaufriss auf "Kontensalden" anzeigen eingestellt sind, wird im Kontenaufriss "Kontensalden" lediglich eine Kontenbewegung "Veränderung gem. Aufriss" angezeigt, die wiederum durch die Summe der Intercompanysalden (inkl. Dritte) erklärbar ist. Wird hingegen der Kontenaufriss auf "Intercompanysalden" anzeigen eingestellt, stehen sämtliche Funktionalitäten vom Kontenaufriss "Kontensalden" für die Kontenbewegungen "Intercompanysalden" zur Verfügung.
Mit jeder anfänglichen Veränderung eines Kontensaldos wird eine sogenannte Automatische Veränderung als Kontenbewegung im Arbeitsfenster Kontenaufriss angelegt. Insbesondere beim erstmaligen Aktualisieren von GuV-Salden aus IDL Konsis. Sofern mit Controlling- oder IC-Salden ohne Regeln gearbeitet wird und noch kein Aufriss geplant ist, wird in dem jeweiligen Arbeitsfenster analog ein Restbetrag angelegt. Wird eine Zelle eines Kontensaldos im Planungsformular mit der Maus markiert, wird ein Aufriss dieser Zelle in der Arbeitsfläche Kontenaufriss "Kontensalden" angezeigt. Dieser Aufriss beschreibt, wodurch sich der Kontensaldo zusammensetzt. Diese Zusammensetzung von einzelnen Kontenbewegungen kann aus einer "Automatischen Veränderung", manuellen Buchungen, manuell angelegten Kontenveränderungen und aus Beträgen von Regeln bestehen. Bei Bilanzkonten kommt zusätzlich der Anfangsbestand als Kontenbewegung hinzu. Eine "Automatische Veränderung" wird zusätzlich immer dann angelegt, wenn IDL Forecast einen Kontenaufriss ausgleichen muss, um einen bestimmten Endsaldo zu generieren und hierzu keine ungesperrte Kontenbewegung zur Verfügung steht. Sind demnach alle Kontenbewegungen gesperrt und es kommt zu einem neuen Endsaldo auf einem solchen Konto, wird das System eine "Automatische Veränderung" mit der Differenz zwischen dem neuen und alten Endsaldo anlegen.
Bei Szenarien mit aktivierter Intercompany-Planung (mit Regeln auf Intercompanykonten!) ersetzt der Kontenaufriss "IC-Salden" den Kontenaufriss "Kontensalden". Somit werden Automatische Veränderungen ebenfalls auf der Ebene IC-Salden angezeigt und verarbeitet. Beim Kontenaufriss "Kontensalden" wird lediglich eine Kontenbewegung "Veränderung gem. Aufriss" angezeigt und keine "Automatische Veränderungen".
IDL Forecast entfernt eine "Automatische Veränderung", sobald ihr Wert auf null gesetzt wird. Über den Kontextmenüeintrag Automatische Veränderungen umwandeln lassen sich Automatische Veränderungen innerhalb der selektierten Zellen in manuelle Kontenveränderungen umwandeln, um u.a. einen bestimmten Betrag mit einem individuellen Text zur Kontenbewegung zu dokumentieren.
Es gibt zwei unterschiedliche Werkzeuge, um manuell auf einen Kontensaldo Einfluss zu nehmen, die auch mit einem Buchungstext dokumentiert werden.
1. Kontoveränderung: Die manuelle Kontoveränderung erklärt einseitig eine oder mehrere Konten- oder IC-Bewegungen im "Konto"aufriss bzw. im "IC-Salden"aufriss, die in der Summe des Kontensaldos enthalten sind. Die Funktion wird über das Kontextmenü / "Kontoveränderung..." aufgerufen (Symbol: Hand). Bei ausgewählten Intercompany-Konten "IC" oder Mischkonten "J" auf IC-Saldenebene erfolgt die Kontenveränderung automatisch auf dieser Ebene je IC-Gesellschaft. Wurde ein solches Konto nicht auf IC-Saldenebene ausgewählt sondern das gesamte Konto, ist eine Auswahl der IC-Gesellschaft im Dialog erforderlich. Bei Drittkonten erfolgt die Kontenveränderung auf Kontenebene. Eine oder auch mehrere Kontenveränderungen werden dabei in gleicher Weise für die aktuell im Planungsformular selektierten Zellen vorgenommen.
Dazu kann in einem Dialog ein Buchungstext, der Wert der Veränderung und ein Soll/Haben-Kennzeichen festgelegt werden. Das Soll/Haben-Kennzeichen ist zunächst vorbelegt, so dass es sich um einen Zugang zum Kontosaldo handelt. Über die Listbox kann das Soll/Haben-Kennzeichen angepasst werden. Über den Dialogeintrag "Fertig" wird die manuelle Kontoveränderung im Planungsformular angelegt.
Falls eine Reihe von unterschiedlichen Kontoveränderungen eingepflegt werden soll, bietet es sich an, mit dem Dialogeintrag "Als Arbeitsfläche" den Dialog im Hauptfenster als weiteres Arbeitsfenster zu integrieren. (Eventuell muss das integrierte Arbeitsfenster in Bezug auf Größe und Platzierung angepasst werden, damit alle Bedienfelder im sichtbaren Bereich liegen.) Wird im Planungsformular die Selektion gewechselt, aktualisiert sich der Dialog automatisch und kann direkt auf die neu selektierte Zelle angewendet werden.
Soll ein bereits verwendeter Buchungstext in einer laufenden Szenariositzung nochmals verwendet werden, kann dieser über eine Listbox rechts neben dem Buchungstext ausgewählt werden. Wird das Szenario beendet, verliert der Zwischenspeicher die bereits verwendeten Buchungstexte und die Listbox ist wieder leer.
2. Einzelbuchung: Neben dieser einseitigen Kontoveränderung kann auch ein Buchungssatz erzeugt werden. Hierfür steht im Kontextmenü die "Einzelbuchung..." zur Verfügung (Symbol: Hand mit Beleg). Mit dieser Funktion werden mehrere IC-/Kontoveränderungen in einem Schritt angelegt, so dass alle IC-/Kontoveränderungen zusammengenommen einen einfachen oder mehrstufigen Buchungssatz ergeben. Der Dialog stellt sicher, dass Soll- und Haben-Seite wertmäßig übereinstimmen. Andernfalls wird dem Nutzer eine Stopp-Meldung angezeigt und die Buchung kann nicht angewendet werden.
Der Dialog für manuelle "Einzelbuchungen..." kann ebenfalls bei Bedarf über den Dialogeintrag Als Arbeitsfenster in das Hauptfenster eingebettet werden.
Als erste Eingabe erwartet der Dialog für jede manuelle Einzelbuchung einen Buchungstext, der auch angegeben werden sollte. Dieser Text wird später in jeder Kontenveränderung angegeben, so dass zusammengehörige Buchungen in jedem Konto wieder auffindbar und identifizierbar sind.
Nachfolgend werden in der Tabelle die erforderlichen Buchungszeilen des Buchungssatzes festgelegt. Reichen zwei Buchungszeilen nicht aus, um ggf. einen mehrstufigen Buchungssatz abzubilden, können weitere Buchungszeilen hinzugefügt oder aber auch gelöscht werden. Mit dem Stern-Symbol am unteren Tabellenrand links wird eine neue Buchungszeile in der Tabelle eingefügt. Diese Buchungszeilen werden anschließend hinsichtlich Kontonummer, sofern erforderlich IC-Gesellschaft, Betrag und Soll/Haben-Kennzeichen justiert. Hierzu wird per Doppelklick auf das jeweilige Feld in der Tabelle geklickt. Sobald alle Angaben vollständig ausgewählt und erfasst wurden, werden die Dialogeinträge "Weiter" und "Anwenden" aktiv. Mit "Weiter" gelangt man zur "Periodensteuerung", zur "Gesellschaftssteuerung" und zum "Kommentar / Freigabe" und mit "Anwenden" wird die Buchung angelegt und für die zuvor ausgewählte Periode/n verarbeitet.
In jedem Planungsformular werden über das Kontextmenü "Folgeanwendungen" neun Einträge zum Wechsel in bestimmte IDL Konsis-Folgeanwendungen angeboten.
Vor dem Wechsel in eine Folgeanwendung wird der Benutzer gefragt, ob die neu geplanten Kontensalden des Szenarios entweder gespeichert werden sollen ("Ja") oder nicht ("Nein"). Zusätzlich zum Speichern besteht bei diesem Schritt die Möglichkeit, die Salden des aktuellen Szenarios an IDL Konsis zu übertragen. Hierzu wird der Eintrag "Salden Schreiben" mit einem Haken bestätigt und zur weiteren Verarbeitung "Ja" im Dialog ausgewählt. "Abbrechen" verlässt den Vorgang ohne Speichern, Salden schreiben und ohne Wechsel in eine Folgeanwendung. Aus IDL Forecast aufgerufene Folgeanwendungen werden generell in einer neuen Registerkarte geöffnet, um das versehentliche Schließen eines Szenarios mit ungespeicherten Änderungen zu verhindern.
Hinweis: Solange die Konten-, Controlling- und IC-Salden aus einem Szenario nicht geschrieben wurden, erscheinen die letzten Änderungen auch nicht in den Folgeanwendungen KTOSAL, CNTSAL und ICKTOSAL. Es muss ebenfalls beachtet werden, dass GuV-Kontensalden in der Folgeanwendung KTOSAL kumuliert, in IDL Forecast hingegen nicht kumuliert dargestellt werden.
Beim Wechsel in eine Folgeanwendung werden durch IDL Forecast die Daten parametrisiert übergeben. Die Parameter (z.B. Gesellschaft, Geschäftsbereich, Perioden, ...) richten sich hierbei nach den zuvor selektierten Zelle im Planungsformular. Diese werden in dem jeweiligen Selektionsbereich der Folgeanwendung als Vorbelegung mitgegeben.
Sollen Änderungen an der Struktur des Planungsformulars vorgenommen werden, kann in drei Folgeanwendungen gewechselt werden. In die Stammanwendungen "Konten" (KTO) oder "Positions- und Kontenzuordnung" (POSDEF) zum Ändern bestehender Konten / Positionen sowie zum Anlegen neuer Konten / Positionen, in die Anwendung "Positions- und Kontenzuordnung" (POSDEF) um neue Konten einer Position zuzuordnen oder um Bestandskonten an anderer Stelle auszuweisen. Des Weiteren kann in die "Report-Zeilenbeschreibung" (REPZEI) verzweigt werden, um einen bestehenden Report (=Planungsformular) anzupassen oder um neue Positionen zu ergänzen.
Hinweis: Werden Stammdaten geändert, muss anschließend die Reportstruktur des Planungsformulars über das Haupt-Menü: Szenario / "Planungsformular-Struktur aktualisieren" aktualisiert werden, um die Änderungen im Szenario zu übernehmen, siehe hierzu Kapitel 4.14.
In der Folgeanwendung "Einzelabschluss-Monitor" können die Planungsstände der einzelnen Gesellschaften verfolgt werden und gesamtheitliche Sperren von Salden für unterschiedliche Planungsbereiche und -zeiträume (Datenart und Periode) vorgenommen werden. Zu beachten ist, dass sich diese Art der Sperre aus IDL Konsis auf sämtliche Szenarien in IDL Forecast auswirkt, die den gesperrten Planungsbereich und -zeitraum enthalten. Werden Salden über den Einzelabschluss-Monitor gesperrt, kann diese Sperre auch nur über diesen Weg wieder aufgehoben werden.
Mit den anderen vier Einträgen für Bewegungsdaten können wahlweise "Kontensalden", "Controllingsalden", "IC-Unterkontensalden" oder "Spiegelbewegungen" außerhalb von IDL Forecast editiert werden. Die Folgeanwendung "Formularerfassung IC-Unterkontensalden" (I-ICKTOSAL) steht nur für Konten zur Verfügung, die ein Konto-Kennzeichen "I" oder "J" aufweisen. Gleiches gilt für die Folgeanwendungen für "Spiegelbewegungen", wobei hier eine genaue Verzweigung in die Folgeanwendung vorgenommen wird, zu welchem Spiegeltyp ein Konto gehört. Weisen Konten einen Spiegel des Typs "A" auf, wird in die Folgeanwendung für Anlagenbewegungen 'ANLBEW' gewechselt. Bei Spiegel des Typs "K" in die Folgeanwendung für Kapitalbewegungen 'KAPBEW' und bei "R" in die Rückstellungsbewegungen 'RUEBEW'. Konten ohne spezifizierten Typ werden in die allgemeinen Spiegelbewegungen 'SPIBEW' verzweigt.
Die Anwendung I-ICKTOSAL unterstützt zudem Mehrfachselektionen. Es können auf einer Datenart bis zu 12 aufeinander folgende Monate mit der Maus selektiert werden, bevor die Anwendung 'I-ICKTOSAL' aufgerufen wird. Dadurch werden diese Monate in der Anwendung gleichzeitig nebeneinander angezeigt, so dass für alle Monate übersichtlich IC-Aufrisse erfasst werden können.
Die Arbeitsfläche "Tabellenablage", die erstmalig über die rechte Seitenablage aufgerufen wird, verwaltet bestehende Planungsformulare / Tabellenbereiche und neu angelegte individuelle Tabellen in einer Liste mit oder ohne Ordnerstruktur. Sowohl Planungsformulare als auch individuelle Tabellen entsprechen Tabellenbereiche. Planungsformulare sind im weiteren Sinn Reports, die beim Anlegen des Szenarios ausgewählt wurden.
Hinweis: Bis einschl. Release 2016.1 sind sämtliche individuelle Tabellen für alle Gesellschaften eines Szenarios identisch.
Um das Arbeitsfenster als eigenständiges Fenster in der Anwendung anzuzeigen, muss der Knopf "aus Seitenablage rauslösen" oben links in der integrierten Werkzeugleiste bedient werden. Zum Ablegen in die Seitenablage wird wiederum der Knopf "auf Seitenablage verschieben" gedrückt.
Neue Tabellen werden über den Knopf "Neuer Ordner oder Tabelle" (Symbol: Stern) angelegt, welcher ein Menü aufklappt. Zum Anlegen eines gewöhnlichen Tabellenblattes dient der Menüeintrag "Neues Arbeitsblatt erzeugen". Dabei wird ein neues Fenster geöffnet, in dem angegeben werden muss, wie der Name der Tabelle lautet, ob die Tabelle für alle Gesellschaften oder nur für die aktuell geöffnete Gesellschaft (und ggf. Geschäftsbereiche) gültig sein soll sowie aus wie vielen Zeilen und Spalten die Tabelle voraussichtlich bestehen soll. (Hinweis: Es ist zu bedenken, dass keine weiteren Zeilen und Spalten nachträglich hinzugefügt werden können. Allerdings kann mit "Kopieren" (Strg + C) und "Einfügen" (Strg + V) der Tabelleninhalt in eine größere Tabelle übertragen werden.) Mit "Tabelle einfügen" wird eine leere individuelle Tabelle aufgebaut und im Szenario als eigenes Arbeitsfenster dem Tabellenbereich hinzugefügt.
Soll keine neue individuelle Tabelle erzeugt werden, sondern eine bestehende Tabelle aus einem anderen Szenario verwendet werden, können individuelle Tabellen exportiert und importiert werden. Die gewünschte Tabelle markieren und über das Kontextmenü exportieren. Hierzu wird die Tabelle zunächst als .stoma Datei unter einem beliebigen Pfad zwischengespeichert. Folgend kann die Tabelle in einem anderen Szenario wieder importiert werden. Besteht bereits eine Tabelle mit dem gleichen Namen, wird die neu importierte mit einer '(2)' ergänzt.
Tabellenspalten werden alphabetisch und Tabellenzeilen werden nummerisch aufgebaut. Eine bestimmte Zelle setzt sich immer aus einem Spaltenbuchstaben und einer Zeilennummer zusammen. D6 bedeutet z.B. die Zelle befindet sich in Spalte D, Zeile 6. Diese Information wird im ersten Feld über den Spalten angezeigt, wenn eine Zelle in der Tabelle markiert wurde. Im zweiten Feld wird der alphanummerische Inhalt einer markierten Zelle angezeigt und im dritten Feld ist erkennbar, ob es eine Formel zu diesem Zellinhalt gibt. Die gesamte Zeile über den Spalten wird als "Formelzeile" bezeichnet. In Planungsformularen ist diese Formelzeile ausgeblendet. Über die integrierte Menüleiste des Planungsformulars kann diese Formelzeile über "Formelzeile einblenden" hinzugefügt werden.
Zum Kopieren bestehender Tabellenbereiche wird eine individuelle Tabelle oder ein Planungsformular aus der Tabellenliste ausgewählt und mittels Rechtsmausklick "Kopieren" kopiert. Bevor eine neue individuelle Tabelle eingefügt wird, öffnet sich ein kleines Fenster um den Namen der kopierten Tabelle anzugeben. Mit "Enter" wird der Name bestätigt und der Kopiervorgang fortgesetzt. Nachträglich kann eine Tabelle nicht umbenannt werden.
Sollen Planungsformulare / individuelle Tabellen zur Verwaltung und Sortierung in eine Ordnerstruktur gebracht werden, so müssen zunächst neue Ordner angelegt werden. Mittels "Neuen Ordner erzeugen" im Menü "Neuer Ordner oder Tabelle" (Symbol: Stern) wird dieser Schritt durchgeführt. Bevor der neue Ordner eingefügt wird, öffnet sich ein kleines Fenster um den Namen des Ordners anzugeben. Mit "Enter" wird der Name bestätigt und ein leerer Ordner wird in der Tabellenliste eingefügt. Nachträglich kann ein Ordner nicht umbenannt werden. Anschließend werden die Tabellenbereiche per Drag&Drop in den gewünschten Ordner verschoben.
Um Tabellenbereiche zu löschen, wird die zu löschende Tabelle markiert und mit dem Kontextmenüeintrag "Löschen" aus der Tabellenliste entfernt. Wird ein Ordner markiert, wird sowohl der Ordner als auch alle darin enthaltenen Tabellen gelöscht. Dieser Löschvorgang wird sofort ausgeführt, jedoch wird der Löschvorgang erst beendet, wenn auch das Szenario gespeichert wird. Wird das Szenario ohne "Speichern" geschlossen und neu "Angezeigt", sind gelöschte Tabellen wieder verfügbar.
Hinweis: Beim Anlegen des Szenarios wurden dauerhafte Reports als Planungsformulare ausgewählt, die aus der Tabellenliste nicht entfernt werden können. Sollte dennoch ein Planungsformular gelöscht worden sein, muss das Szenario geschlossen und neu angezeigt werden. Auch wenn das Szenario bereits gespeichert wurde, bleiben diese Planungsformulare des Szenarios erhalten.
Mit einfachen Grundrechenarten und Zellverweisen können in individuellen Tabellen z.B. Nebenrechnungen durchgeführt werden. Diese Angaben und Formeln sind für alle Gesellschaften des Szenarios gleichermaßen gültig und sind nicht gesellschaftspezifisch definierbar. Man kann z.B. nicht auf Daten von Gesellschaft A und B verweisen, um daraus eine Summe zu bilden, damit sich diese bei Gesellschaft C auswirkt.
In einer Formelzeile können nachstehende Grundrechenarten, Formeln (=Funktionen), Zellengrafiken sowie Lese- und Schreibzellverweise eingetragen werden:
| Typ | Formel | Eintrag Formelzeile = | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Grundrechenart | Addieren | A1 + A2 | |
| Grundrechenart | Subtrahieren | B1 - B2 | auch Funktion: absolute Abweichung |
| Grundrechenart | Multiplizieren | C1 * C2 | |
| Grundrechenart | Dividieren | D1 / D2 | |
| Funktion | Prozentuale Abweichung | (E2 - E1) / E2 * 100 | |
| Funktion | Summe | SUM(F1;F2;F3) | |
| Funktion | Runden | RND(C2;-2) | Rundung von Zelle C2 auf z.B. volle Hundert (-2 = Vorkommastellen) |
| Funktion | Wenn ... dann ... | WHEN(Prüfung [Zelle];Dann [Wert]; Sonst [Wert]) | |
| Funktion | Letzter Eintrag einer Liste | LAST(G1;G2;G3;G4) | |
| Zellengrafik | Balkengrafik | GPX1(H1;H2;H3) | |
| Zellengrafik | Balkendiagramm | GPX2(I1;I2;I3) | |
| Zellengrafik | Liniendiagramm | GPX3(J1;J2;J3) | |
| Zellengrafik | Bereichsdiagramm | GPX4(K1;K2;K3) | |
| Zellengrafik | gestapeltes Balkendiagramm | GPX5(L1;L2;L3) | |
| Zellverweis | Lesen Positionssalden | POS('G010';'12.2012';'P4') | Position/Periode/Datenart |
| Zellverweis | Lesen Kontensalden | SAL('50010';'12.2012';'P4') | Konto/Periode/Datenart |
| Zellverweis | Schreiben Kontensalden | N1=MSAL('50010';'12.2013';'P4';'Text') | Konto/Periode/Datenart/Text Kontobewegung |
| Zellverweis | Lesen Intercompany-Salden | IC('50031';'12.2012';'P4';'060') | Konto/Periode/Datenart/IC-Ges. |
| Zellverweis | Schreiben Intercompany-Salden | P1=MIC('50031';'12.2013';'P4';'060';'Text') | Konto/Periode/Datenart/IC-Ges./Text Kontobewegung |
| Zellverweis | Lesen Controllingsalden | CNT('50060';'12.2012';'P4';'CNT01') | Konto/Periode/Datenart/Controllingobjekt |
| Zellverweis | Schreiben Controllingsalden | Q1=MCNT('50060';'12.2012';'P4';'CNT01';'Text') | Konto/Periode/Datenart/Controllingobjekt/Text Kontobewegung |
Zellverweise innerhalb eines Tabellenblattes werden mittels Angaben der Spalte und Zeile vorgenommen. Die Angabe "F4" verweist z.B. auf die Zelle in Zeile 4 der Spalte F. Mittels der Formeln POS, SAL, IC und CNT ist es möglich einen Verweis auf einen Positionssaldo, Kontensaldo, Intercompanysaldo oder Controllingsaldo zu setzen. Dies ermöglicht es, den Datenbestand der im Szenario verwendeten Reportblätter innerhalb von Nebenrechnungen in individuellen Tabellenblättern zu verwenden. Der Syntax dieser Formeln kann der obigen Tabelle entnommen werden.
Umgekehrt ermöglichen es die Formeln MSAL, MIC und MCNT Werte aus einem individuellen Tabellenblatt zurück in die Konten-, Intercompany- oder Controllingsalden zu übertragen und somit das Ergebnis einer Nebenrechnung in der Planung weiterzuverwenden. Die Formeln erfordern die Angabe einer Quellzelle links vom Gleichheitszeichen und erzeugen eine Veränderung mit dem entsprechenden Wert auf dem Zielkonto. Die Formel N1=MSAL('50010';'12.2013';'P4';'Beispiel') würde z.B. den Wert aus Zelle N1 als Veränderung mit dem Text 'Beispiel' auf dem Konto 50010 in Periode 12.2013 und Datenart P4 erzeugen.
Die Angabe einer Periode in einer Zelle ist durch vorangestelltes Apostroph möglich, z.B. '04.2014. Ein Verweis auf eine Zelle mit einer Periodenangabe kann anstatt der Periode innerhalb von SAL- und MSAL-Formeln verwendet werden. So würde z.B. die Formel SAL('50010';B5;'P4') den Saldo des Kontos 50010 in der Datenart P4 und der Periode die in Zelle B5 steht, referenzieren. Ebenso ist ein Verweis auf eine Zelle möglich, welche die Angabe einer Datenart enthält. Das Apostroph wird hierbei nicht benötigt.
Zellverweise auf andere Zellen in einem individuellen Tabellenblatt werden beim Kopieren und Einfügen automatisch angepasst. Wird z.B. ein Zellverweis auf C4 in die Zelle rechts daneben kopiert, so wird der Verweis in D4 geändert. Ist dies nicht erwünscht, kann der Spalten- oder Zeilenindex durch Voranstellen eines Dollarzeichens festgesetzt werden. Ein Zellverweis $C4 würde beim Kopieren in die Zelle rechts daneben unverändert erhalten bleiben.
Funktionen sowie Zellengrafiken können auch hilfsweise mit dem "Formel-Editor" erstellt werden. Der Dialog wird in der Tabelle über die integrierte Menüleiste aufgerufen. Auf der rechten Seite wird entweder eine Funktion oder eine Zellengrafik aus der Liste ausgewählt. Auf der linken Seite sind nachfolgende Angaben zu treffen: Der "Zellindex" gibt an in welcher Zelle die Formel eingefügt werden soll. Wählt man eine andere Zelle in der Tabellen aus und klickt anschließend den Aktualisierungs-Knopf, wird der Zellindex aktualisiert. Eine "Formel" ist zunächst durch die rechtsseitige Auswahl einer Funktion oder Zellgrafik ausgewählt. Welche Zellen für die Formel berücksichtigt werden sollen, wird direkt in der Tabelle -bei geöffnetem Formel-Editor- markiert. Diese Formel kann verändert werden und gilt dann als "benutzerdefinierte" Berechnungsformel. Die Auswahl bzgl. "Spalte oder Zeile" hat in diesem Fall nur Auswirkung auf die Abweichungsfunktionen. Hiermit wird vorbelegt, ob eine Abweichung zu einer vorherigen Spalte oder Zeile ermittelt werden soll. Eintragungen zu "Name" und "Einfügen unter" sind bei individuellen Tabellen nicht relevant. Mit "Anwenden" wird die Formel im ausgewählten Zellindex eingefügt. Eine Formel wird entweder über die Formelzeile gelöscht oder über den Formel-Editor mittels "Löschen" entfernt.
Regelassistenten können über das "Stern"-Symbol des Arbeitsfensters "Regel-Vorlagen" aufgerufen werden. Sie unterstützen die schrittweise Erstellung betriebswirtschaftlicher Regeln.
Mit Hilfe dieser betriebswirtschaftlichen Regeln werden in IDL Forecast Planwerte eines Szenarios mit anderen zu planenden Salden verknüpft, um diese aus anderen Beträgen zu ermitteln bzw. abzuleiten. Die Regel-Grundbasis beruht auf der Erstellung von Buchungssätzen "Soll an Haben". Wobei i.d.R. ein Saldo (Variable) des Buchungssatzes bereits vorhanden ist und mit Regeln vervollständigt werden. Oder es wird ein neuer Buchungssatz aus einem anderen Betrag abgeleitet und somit neue Salden geplant.
Ein einfaches Beispiel ist die Ermittlung des Forderungssaldos (Bilanz) aus einem geplanten Umsatzsaldo (GuV). Die Forderung setzt sich aus der Summe des Umsatzes und -sofern steuerpflichtig- der darauf aufzuschlagenden Umsatzsteuer zusammen. Diese Umsatzsteuer wird zusätzlich auf einem Umsatzsteuerkonto passivisch ausgewiesen. Mit Hilfe einer passenden Regel werden die dazu notwendigen Konten zugeordnet, i.d.R. je eines für den Umsatz, für die Forderung und für die Umsatzsteuer. Erfolgt nun eine Umsatzplanung auf dem Umsatzkonto mit dieser Regel, wird daraus automatisch die Forderung und der Umsatzsteueranteil berechnet und im Planungsformular auf den zugeordneten Konten in der Bilanz verarbeitet. Die Summe aus Umsatz und ggf. Umsatzsteuer wird auf dem Forderungskonto gebucht. Zusätzlich wird der Umsatzsteueranteil auf das Umsatzsteuerkonto gebucht. Mit diesem Werkzeug wird eine GuV-Planung sukzessiv in eine bilanzielle Planung übergeleitet und/oder ergebniswirksam ergänzt.
Die Buchungssätze einer angewendeten Regel werden in dem Arbeitsfenster Geschäftsfälle abgelegt. Dabei bilden die einzelnen Variablen einer Regel zusammen mind. einen Buchungssatz aus "Soll an Haben". Wird die ausgehende Variable einer Regel nachträglich geändert, errechnet die Regel für alle übrigen Variablen erneut sämtliche Salden, so dass der Buchungssatz wieder stimmig ist. Die ausgehende Variable entspricht dem Konto, welches maßgeblichen Einfluss auf die restlichen Variablen des Buchungssatz hat. Dies ist entweder das prozentuale Bezugswertkonto oder das Konto, dessen Saldo direkt in die Bilanz übergeleitet wird. Eine bidirektionale Änderung der Variablen wird nicht unterstützt. Salden, die sich aus einem anderen Betrag ergeben, wirken sich nicht in umgekehrter Weise auf die ausgehende Variable aus. Dies ist u.a. in den Geschäftsfällen daran erkennbar, dass diese Regel-Beträge (Variablen) nicht editierbar sind. Ein einfaches Beispiel ist die Umsatzregel ohne Umsatzsteuerberechnung. Die Buchung lautet hier per Forderung an Umsatz. Wird nun der Umsatz erhöht (Haben-Buchung), überträgt die Regel den Wert auf das Forderungskonto in Form einer Soll-Buchung. Wird jedoch die Forderung geändert, hat dies keine rückläufige Auswirkung auf den geplanten Umsatz!
Hinweis: Generell unterstützen Regeln keine bidirektionalen Änderungen.
Eine Regel besteht aus unterschiedlichen Funktionsbausteinen, die zum Teil hinzu- oder abgeschaltet werden können. Um den Umgang mit diesen Regeln zu vereinfachen, gibt es verschiedene Regelassistenten, die eine schrittweise Erstellung unterstützen. Vor diesem Hintergrund ist es nicht zwingend notwendig den Aufbau der Buchungen zu kennen. Der Regelassistent erfragt die jeweiligen Konten/-Zuordnungen, um aus diesen Angaben die Buchungssätze der Regel automatisch zu erstellen. Zum Einen gibt es Funktionsbausteine, die für fast alle Regeln gelten und zum Anderen gibt es regelspezifische Funktionsbausteine. Welche Funktionsbausteine in einer Regel enthalten sind, ist im Regelassistenten auf der linksseitigen Navigationsleiste erkennbar.
Des Weiteren können über den Regelassistenten erstellte Regeln global als Regel-Vorlagen im gleichnamigen Arbeitsfenster mit dem Eintrag "Vorlage speichern" gespeichert und verwaltet werden. Regel-Vorlagen sind global für alle Gesellschaften eines Szenarios anwendbar, wenn auf Konzernkontenebene geplant wird und keine Gesellschaftssteuerung für eine Regel-Vorlage definiert wurde. Soll eine Regel-Vorlage als Vorlage für eine neue Regel dienen, kann diese im entsprechenden Regelassistenten mit "Vorlagen laden" aus dem Arbeitsfenster "Regel-Vorlagen" ausgewählt werden und danach bearbeitet und unter einem neuen Namen gespeichert werden.
Die Einträge "Zurück" und "Weiter" ermöglichen das Durchblättern der Seiten des Regelassistenten. Wobei "Weiter" nur aktiv ist, wenn alle erforderlichen Angaben einer Seite des Regelassistenten vollständig sind. Mit "Beenden" wird der Regelassistent nach vorheriger Bestätigung geschlossen. Nicht gespeicherte Angaben im Regelassistenten gehen dabei verloren. Durch den Eintrag "Anwenden" wird die Regel sofort im aktuellen Szenario ausgeführt.
Hinweis: Die Konten in IDL Konsis sind fest an einen Kontenplan gebunden und werden anhand einer eindeutigen Kontennummer identifiziert. Bei Konten mit identischen Kontennummern, aber aus unterschiedlichen Kontenplänen, handelt es sich um verschiedene Konten. Daher können Regel-Vorlagen mit Kontenzuweisungen nicht auf Szenarien mit einem unterschiedlichen Kontenplan angewendet werden. Wird mit unterschiedlichen (Gesellschafts-)Kontenplänen gearbeitet, sind Regel-Vorlagen entsprechend zu duplizieren und anzupassen. Zur Duplizierung von Regel-Vorlagen und -Ordnern können diese im Arbeitsfenster "Regel-Vorlagen" markiert und per Kontextmenü kopiert werden.
Im Nachfolgenden werden die unterschiedlichen Funktionsbausteine der Regelassistenten beschrieben. Wobei die Kapitel "Allgemein: [...]" gleichermaßen für fast alle Regelassistenten gelten und ergänzende Kapitel zum jeweiligen Regelassistenten lediglich weitere "Details: ... [...]" erläutern.
Für jedes Szenario mit zwei Datenbereichen (FORECAST und PLAN) muss grundlegend entschieden werden, wie angewendete FORECAST-Regeln auf einen anschließenden PLAN-Datenbereich wirken sollen. Zu entscheiden ist, ob künftige Buchungen einer Regel-Vorlage in den Folgeperioden ignoriert werden sollen, oder ob diese durchgängig auf den PLAN-Datenbereich angewendet werden sollen. Dies gilt insbesondere für Regel-Vorlagen, deren bilanzielle und/oder erfolgswirksame Auswirkungen sich über mehrere Perioden erstrecken. Hierzu gehören u.a. Regeln mit aktivierten Zahlungsbedingungen, Investitions-, Finanzierungs- und Leasingregeln. Dabei ist zu beachten, dass FORECAST- und PLAN-Perioden nahtlos aufeinander folgen müssen und zeitlich nicht kollidieren dürfen. Enthält ein Szenario lediglich einen Datenbereich (FORECAST oder PLAN) ist diese Einstellungsmöglichkeit gegenstandslos.
Beim Anlegen eines neuen Szenarios erfolgt die Entscheidung auf der ersten Seite des Assistenten unter dem Punkt "Regeln datenbereichsübergreifend". Grundlegend ist diese Option zunächst aktiviert. Empfehlenswert ist, die Entscheidung bereits beim Anlegen des Szenarios zu treffen, um bereits beim ersten Anwenden der Regel-Vorlagen die getroffenen Rahmenbedingungen zu berücksichtigen. Eine nachträgliche Änderung kann über die Szenarioeigenschaften "Allgemein" erfolgen.
Hinweis: Wird diese Option nachträglich in einem Szenario de-/aktiviert, müssen "angewendete Vorlagen" des FORECAST-Datenbereichs gelöscht und neu angewendet werden, um zu gewährleisten, dass die neuen Rahmenbedingungen auf den PLAN-Datenbereich wirken oder nicht.
Jeder Regelassistent beinhaltet auf der linken Seite eine Navigationsleiste und diese erfüllt folgende Aufgaben:
a) Übersicht über die Funktionsbausteine des Regelassistenten bzw. deren Seitenanzahl. Jede Seite eines Regelassistenten entspricht dabei einem oder mehreren Funktionsbausteinen.
b) Plausibilisierung und Visualisierung der Angaben in den Funktionsbausteinen. Wobei hier keine inhaltliche Prüfung erfolgt, sondern eine Prüfung auf logische Vollständigkeit. Ist eine Seite des Regelassistenten fehlerfrei ausgefüllt, wird dieser Funktionsbaustein mit einem "grünen Haken" dargestellt. Sind Angaben unvollständig oder fehlerhaft, kommt es zum "Stopp" und die Regel kann nicht angewendet werden. Ein "Warnsymbol" weist darauf hin, dass die Angaben unter Umständen nicht korrekt sein können, die Regel kann aber trotzdem angewendet werden. Wurde ein optionaler Funktionsbaustein nicht hinzu gewählt, wird dies mit einem waagerechten Strich "-" angezeigt.
c) Direkter Aufruf einzelner Seiten. Wird ein Funktionsbereich in der Navigationsleiste angeklickt, wird auf die dazugehörige Seite im Regelassistenten verzweigt.
Dieser Funktionsbaustein ist nur in der Navigationsleiste aktiviert, wenn eine Intercompany-Planung mit Regeln auf IC-Salden erfolgt und Intercompany-Konten "IC" und/oder Mischkonten "J" als Konten im Regelassistenten ausgewählt wurden. Wird nur mit Drittkonten in der Regel-Vorlage gearbeitet, ist dieser Funktionsbaustein ebenfalls deaktiviert.
Auf dieser Seite des Regelassistenten wird definiert für welche IC-Gesellschaften/-Beziehungen eine Regel-Vorlage gelten soll. Sind in der Kontenzuordnung Mischkonten +J" enthalten, wird ein möglicher Drittanteil automatisch als Dritt-Beziehung verarbeitet. Für den IC-Anteil von Mischkonten +J" und für Intercompany-Konten +IC" erfolgt aufgrund der IC-Voreinstellung automatisch eine Vorauswahl, für welche IC-Gesellschaften/-Beziehungen eine Regel-Vorlage mindestens gültig sein soll. Soll von dieser automatischen Vorauswahl abgewichen werden, weil z.B. verschiedene Regel-Vorlagen für unterschiedliche IC-Gesellschaften/-Beziehungen gelten sollen, muss +Benutzerdefinierte IC-Gesellschaften" mittels Haken aktiviert werden. Damit wird ebenfalls die rechtsstehende IC-Gesellschaftauswahl aktiviert und die gewünschten IC-Gesellschaften/-Beziehungen können manuell ausgewählt oder demarkiert werden. IC-Gesellschaften gem. IC-Voreinstellung sind zunächst automatisch ausgewählt und können demarkiert werden. Um eine benutzerdefinierte IC-Gesellschaftsauswahl wieder auf automatische IC- Gesellschaftsauswahl gem. IC-Voreinstellung umzustellen, ist es ausreichend den Haken für +Benutzerdefinierte IC-Gesellschaften" zu entfernen. Dadurch wird die vorherige benutzerdefinierte IC-Gesellschaftsauswahl überschrieben. Oberhalb der Liste für die IC-Gesellschaftsauswahl befindet sich eine Listbox, um die Liste nach unterschiedlichen Kriterien anzuzeigen:
Nicht jeder Regelassistent unterstützt den Funktionsbaustein "Intercompany-Planung". Nachfolgend ist eine Liste ersichtlich, für welche Regelassistenten eine Intercompany-Planung mit Regeln auf IC-Salden möglich ist:
Unabhängig vom Funktionsbaustein "Intercompany" werden Angaben zu Intercompanies für folgende Regelassistenten in anderer Form berücksichtigt:
Hinweis: Regeln mit Bezugswert können nur eingeschränkt für Intercompanykonten "IC" und Mischkonten "J" verwendet werden. Entweder nur für Dritte und oder für eine einzelne IC-Gesellschaft. Dadurch ist eine eindeutige Verteilung des Bezugswerts gewährleistet.
Außerdem kann es erforderlich sein, dass bei einigen Konten im Regelassistenten angegeben werden muss, ob beim Überleiten eines Intercompanykontos "IC" oder Mischkontos "J" tatsächlich ein IC-Aufriss beim Empfangs-/Zielkonto geführt werden soll. Soll die Regel-Vorlagen "ohne IC-Aufriss" sein, muss dies an entsprechender Stelle ausgewählt werden.
Dieser Funktionsbaustein wird in der Navigationsleiste durch den Eintrag "Intercompany" dargestellt.
Für Regeln, die diesen Funktionsbaustein unterstützen, wird im ersten Schritt definiert, mit welcher Regelart die Regel rechnen soll. Hierzu wird entweder "Ohne Bezugswert von Kontoveränderung oder vom Schlussbestand" oder "Mit Bezugswert" ausgewählt. Bei letzter Regelart wird der Prozentsatz des Bezugswertes im nebenstehenden Feld fest eingetragen oder es wird entweder ein flexibler Parameter aus der Listbox ausgewählt oder ein statistisches Konto angegeben. Im Rahmen der "Kontenzuordnung" können später weitere Prozentsätze je Kontenbeziehung bzw. je Bezugswertkonto vergeben werden.
Mit der Option "Ohne Bezugswert", wird ein vorhandener Kontensaldo zu 100% in den Buchungssatz der Regel integriert und somit eine fehlende Soll oder Haben Seite ausgeglichen. Diese Regelart wird hauptsächlich verwendet, um einen bereits geplanten Saldo auf ein anderes Konto überzuleiten. Bei der Option "Ohne Bezugswert von Kontoveränderung" wird im Konto(auszug) vom ausgehenden Kontensaldo die Kontenbewegung "Automatische Veränderung" in eine Regel-Veränderung umgewandelt und erhält das entsprechende Regelsymbol. Ist keine "Automatische Veränderung" als Kontenbewegung umwandelbar, wird eine neue leere Regel-Veränderung im Kontoauszug generiert. Wird die Option "Ohne Bezugswert vom Schlussbestand" ausgewählt, wird für die Regel keine "Veränderung" vom Konto(auszug) verwendet, sondern der gesamte Endbestand vom ausgehenden Konto. Das Regelsymbol liegt folgend auf dem Endsaldo des Kontos. Bei dieser Variante wird der Betrag, der den Buchungssatz ergänzen soll, nicht von einer Veränderung des Kontos bestimmt sondern es werden sämtliche Veränderungen des Kontos berücksichtigt.
"Mit Bezugswert" erzeugt hingegen einen komplett neuen Buchungssatz, wobei sich der Buchungsbetrag prozentual von anderen Konten (=Bezugswertkonto) errechnet. Welche Konten als Bezugswert dienen sollen, wird im gleichnamigen Feld mittels Kontenauswahl festgelegt. Diese Regelart wird hauptsächlich verwendet, um neue Salden auf mindestens zwei Konten zu planen, die wertmäßig von mind. einem anderen Konto abhängig sind, das sog. Bezugswertkonto. Die Berechnung, und somit die Höhe der Buchungsbeträge, erfolgt auf dem Endbestand des Bezugswertkontos. Dies wird dadurch angezeigt, dass das Regelsymbol auf dem Endbestand vom Konto(auszug) liegt und nicht als einzelne Kontenbewegung angezeigt wird. Betragsänderungen für die gesamte Regel können nur von diesem Konto erfolgen.
Hinweis: Für Regel-Vorlagen mit "Intercompany" ist zu beachten, dass Regeln mit Bezugswert nur eingeschränkt für Intercompanykonten "IC" und Mischkonten "J" verwendet werden können. Entweder nur für Dritte und oder für eine einzelne IC-Gesellschaft. Dadurch ist eine eindeutige Verteilung des Bezugswerts gewährleistet.
An vielen Stellen an denen in Regelassistenten die Eingabe eines Wertes möglich ist (z.b. Steuersätze oder Zinssätze), kann stattdessen auch ein Verweis auf einen Parameter eingegeben werden. In diesem Fall rechnet die erzeugte Regel nicht mit einem festen Wert, sondern mit dem Wert der dem verwendeten Parameter im jeweiligen Szenario und ggf. der jeweiligen Gesellschaft und Periode zugeordnet ist. Dies ermöglicht es, Regeln mit unterschiedlichen Prämissen rechnen zu lassen, ohne dass dafür die Regel bzw. die Regelvorlage selbst verändert werden muss. So kann beispielsweise dieselbe Umsatzregelvorlage in Abhängigkeit der Periode in der sie angewendet wird, mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen arbeiten.
Alle Felder in Regelassistenten welche die Eingabe eines Parameters erlauben, sind farblich hinterlegt. Die Farbe (im Standard hellgelb) kann auf der Forecast-Seite des Optionsdialogs geändert werden. Um einen Parameter auszuwählen, kann durch Klick auf den Knopf innerhalb des Textfeldes ein Auswahldialog geöffnet werden, welcher alle Parameter auflistet, welche im aktuell geladenen Szenario definiert sind. Durch Doppelklick oder Klick auf den OK-Knopf kann der gewünschte Parameter ausgewählt werden. Alternativ kann der Name des Parameters auch direkt in das Textfeld eingegeben werden, wobei dem Namen das "$"-Zeichen vorangestellt werden muss. Dies kann z.B. sinnvoll sein, wenn die Regel definiert werden soll, bevor die Parameter für das jeweilige Szenario definiert werden. Bei Bezug auf einen Parameter, der im aktuellen Szenario (noch) nicht existiert, wird eine Warnmeldung in der Statuszeile des Assistenten angezeigt.
Zu beachten ist, dass bestimmte Plausibilitätsprüfungen innerhalb des Regelassistenten (z.B. Wertebereichseinschränkungen bei Prozentsätzen) nicht funktionieren, wenn Parameter verwendet werden, da der Wert des jeweiligen Parameters zum Zeitpunkt des Anlegens der Regelvorlage noch gar nicht bekannt ist.
Im Eigenschaftenfenster einer Regelvorlage wird eine Übersicht aller Parameter angezeigt, die in dieser Regelvorlage verwendet werden.
Welche Konten in einer Regel als Grundbasis berücksichtigt werden sollen, wird ebenfalls auf den ersten Seiten eines Regelassistenten ausgewählt. Diese grundlegende Kontenauswahl wird ggf. um weitere Konten ergänzt, sofern auf den nachfolgenden Seiten des Regelassistenten weitere Funktionsbausteine hinzu gewählt werden. Die jeweilige Kontenauswahl erfolgt über weiße (zunächst leere) Angabefelder, mit deren Überschrift genau abgefragt wird, welche Kontenart/en an dieser Stelle benötigt werden. Um Konten für eine Regel auszuwählen, werden diese in der rechtsseitigen Kontenübersicht markiert und mittels "Linkspfeil" beim Angabefeld hinzugefügt. Sind alle Konten einer Position betroffen, können dies auch komplett ausgewählt werden, in dem die gesamte Position markiert und hinzugefügt wird. Soll ein Konto aus der Auswahl entfernt werden, kann dies per Doppelklick im Angabefeld erfolgen. Eine Kontenauswahl oder-verschiebung ist auch mit Drag&Drop möglich.
Die rechtsseitige Kontenübersicht enthält alle Konten des Kontenplans, die für das Szenario gültig sind. Links oberhalb der Kontenübersicht, wird anhand des Reports ausgewählt, wo das gewünschte Konto enthalten ist. Je Report kann oben rechts eine Filterfunktion genutzt werden, über die gesuchte Konten nach Kontenbezeichnung und -nummer gefiltert werden können. Im Filterfeld kann '%' als Platzhalter für eine beliebige Zeichenkette und '_' als Platzhalter für ein beliebiges Zeichen verwendet werden. Mit dem nebenstehenden Symbol (Trichter mit X) kann die Eingabe im Filterfeld wieder gelöscht werden.
Aus der oben beschriebenen "Kontenauswahl" erfolgt später die genaue Kontenzuordnung für die Buchungssätze der Regel. Dieser Schritt legt fest, für welche Kontenbeziehungen Buchungssätze erzeugt werden sollen und -sofern z.B. mit Steuer ausgewählt wurde- mit welchem Steuersatz je Kontenbeziehung gerechnet werden soll. Außerdem wird an dieser Stelle je Kontenbeziehung festgelegt -sofern "Mit Bezugswert" ausgewählt wurde- ob mit dem vorbelegten Bezugswert oder einem anderen %-Wert gerechnet werden soll.
Mit Hilfe der Listboxen können die jeweiligen Konten ausgewählt werden, um die erforderlichen Kontenbeziehungen/-zuordnungen festzulegen oder anzupassen. Es ist jedoch zu beachten, dass keine doppelten Kontenbeziehungen definiert werden oder welche vergessen werden. Nur die auf dieser Seite angegebenen Kontenbeziehungen führen durch Anwendung der Regel-Vorlage zu Regeln auf den Konten und damit zu Geschäftsfällen, die sich auf das Planungsformular auswirken. Mit dem Symbol: "X" lassen sich Kontenbeziehungen/-zuordnungen aus der Liste entfernen und mit dem Symbol "Stern" werden neue Kontenbeziehungen/-zuordnungen einzeln hinzufügt.
Kontenbeziehungen/-zuordnungen können nicht nur einzeln neu hinzugefügt werden, sondern auch gleichzeitig für mehrere Kontenbeziehungen/-zuordnungen. Dies erfolgt mit der Funktion "Zuordnungen anlegen für alle", die sich neben dem Symbol "Stern" befindet. Bevor mehrere Kontenbeziehungen/-zuordnungen hinzugefügt werden, muss über die danebenstehende Listbox ausgewählt werden, für welche Kontenart jeweils eine neue Kontenbeziehung/-zuordnungen angelegt werden soll. Welche Kontenarten zur Auswahl stehen ist abhängig von den jeweiligen Kontenauswahllisten des Regelassistenten auf der ersten Seite.
Dieser Funktionsbaustein wird in der Navigationsleiste durch den Eintrag "Konten zuordnen" dargestellt.
Dieser Abschnitt ist nur wichtig, wenn eine Intercompany-Planung mit Regeln auf IC-Salden erfolgt. Und gilt als Ergänzung zum Kapitel "Kontenzuordnung"
Nachstehende Kontenbeziehungen /-zuordnungen können vorgenommen werden, wenn in der Kontenauswahl sowohl Intercompany-Konten "IC" / Mischkonten "J" oder Drittkonten "ohne IC / J" ausgewählt wurden. Insbesondere bei Mischkonten "J" ist ggf. eine zweite Kontenbeziehung anzugeben, wenn das Zielkonto kein Misch-Konto "J" mit "vollem Aufriss" ist. In diesen Fällen werden zwei Zielkonten benötigt, die den "IC-Anteil" auf ein Intercompany- oder Misch-Konto überleiten und die den "Dritt-Anteil" auf ein Dritt- oder Misch-Konto überleiten. Ein weiteres Zielkonto wird für die gleiche Kontenbeziehung mittels Symbol "Stern" hinzugefügt, das sich direkt unterhalb der Kontenbeziehung befindet.
| Variante | von Konto | auf Konto 1 | auf Konto 2 | Aufriss | Hinweis |
|---|---|---|---|---|---|
| A 1 | ohne IC / J | ohne IC / J | ohne | OK | |
| A 2 | ohne IC / J | mit J | ohne bzw. als Drittanteil | OK | |
| A 3 | ohne IC / J | mit IC | Stopp - Zuordnung ungültig | ||
| B 1 | mit IC | ohne IC / J | Stopp - Zuordnung ungültig | ||
| B 2 | mit IC | mit J | automatisch als IC-Anteil | OK | |
| B 3 | mit IC | mit IC | automatisch als IC-Anteil | OK | |
| C 1 | mit J | ohne IC / J | automatisch nur Drittanteil | Warnung: IC-Anteil wird nicht übergleitet | |
| C 1 a | aber zzgl. Konto 2 | mit J | nur IC-Anteil ausgewählt | OK | |
| C 1 b | oder zzgl. Konto 2 | mit IC | automatisch als IC-Anteil | OK | |
| C 2 | mit J | mit J | voller Aufriss ausgewählt | OK | |
| C 3 | mit J | mit J | nur IC-Anteil ausgewählt | Warnung: Drittanteil wird nicht übergeleitet | |
| C 3 a | aber zzgl. Konto 2 | ohne IC / J | automatisch als Drittanteil | OK | |
| C 3 b | oder zzgl. Konto 2 | mit J | nur Drittanteil ausgewählt | OK | |
| C 4 | mit J | mit J | nur Drittanteil ausgewählt | Warnung: IC-Anteil wird nicht übergleitet | |
| C 4 a | aber zzgl. Konto 2 | mit IC | automatisch als IC-Anteil | OK | |
| C 4 b | oder zzgl. Konto 2 | mit J | nur IC-Anteil ausgewählt | OK | |
| C 5 | mit J | mit IC | automatisch als IC-Anteil | Warnung: Drittanteil wird nicht übergeleitet | |
| C 5 a | aber zzgl. Konto 2 | ohne IC / J | automatisch als Drittanteil | OK | |
| C 5 b | oder zzgl. Konto 2 | mit J | nur Drittanteil ausgewählt | OK |
In anderen Fällen ist es erforderlich, dass bei einigen Konten im Regelassistenten angegeben werden muss, ob beim Überleiten eines Intercompanykontos "IC" oder Mischkontos "J" tatsächlich ein IC-Aufriss beim Empfangs-/Zielkonto geführt werden soll. Soll die Regel-Vorlagen "ohne IC-Aufriss" sein, muss dies an entsprechender Stelle ausgewählt werden.
Regelassistenten, die aufgebaute Forderungen / Verbindlichkeiten im Regelfall durch Zahlungseingänge und -ausgänge abbauen, werden durch eine optionale Zahlungskomponente ergänzt. Zu diesen Regelassistenten gehören insbesondere die Umsatz-, die Materialaufwands-, die allgemeine Ertrags- und Aufwandsregel sowie die Auflösungsregel. Mit diesem Funktionsbaustein "Zahlungsbedingungen" kann definiert werden, wann und in welcher Höhe Zahlungsströme erwartet werden.
Die prozentuale Verteilung der Zahlungsströme auf eine oder mehrere Perioden kann entweder manuell oder mit der Angabe eines Zahlungsziels automatisch berechnet werden. Dabei wird angegeben über welches Konto ("Bank/Kasse") die Zahlungen erfolgen und in welchem Monat diese prozentual zahlungswirksam werden sollen. Die manuelle Eingabe kann entweder mit einem festen Wert oder mittels Parameter bzw. statistischer Konten angegeben werden. Die Auswahl erfolgt in der Tabelle durch anklicken der Pfeile; entweder öffnet sich ein Dialog zum Auswählen eines Parameters oder zur Auswahl eines statistisches Kontos.
Wichtig: Werden Werte mittels Parameter oder statistischer Konten angegeben, sind diese nicht -wie in anderen Fällen- flexibel! Wird eine Regel-Vorlage angewendet, werden die angegebenen Werte von verwendeten Parametern / statistischen Konten "eingefroren". Werden Beträge geändert, muss die Regel-Vorlage neu angewendet werden.
Weitere Monate können unten links mit dem "Stern"-Symbol ("Zahlungskomponente hinzufügen") hinzugefügt werden. Diese einzelnen Zahlungsbedingungen werden anschließend direkt in der Liste bearbeitet oder gelöscht.
| Periode | Bedeutung | Anteil in % |
|---|---|---|
| 0. Monat | aktueller Monat | Angabe in % auf Monatsbasis, welche Zahlungshöhe in dem Monat erwartet wird / z.B. 50% |
| 1. Monat | nächster Monat | Angabe in % auf Monatsbasis, welche Zahlungshöhe in dem Monat erwartet wird / z.B. 30% |
| 2. Monat | übernächster Monat | Angabe in % auf Monatsbasis, welche Zahlungshöhe in dem Monat erwartet wird / z.B. 20% |
| usw. | usw. | usw. |
Für Monatsszenarien werden die hinterlegten Zahlungsbedingungen 1:1 berücksichtigt. Für Quartals- und Jahresszenarien werden die monatlichen %-Angaben entsprechend beim Anwenden der Regel-Vorlage umgerechnet. Beispiel: 0. Monat = 50% und 1. Monat ebenfalls 50%. Für ein Quartalsszenario bedeutet dies: 0. Quartal = 83,33% und 1. Quartal = 16,67%. Generell werden Zahlungsangaben, die in Summe mehr als 100% ergeben, nicht unterstützt; dies wird mit einem "Stopp" angezeigt. Zahlungen in Summe unter 100% werden hingegen als "Warnung" angezeigt und die Regel kann dennoch angewendet werden.
Mit der Angabe "Zahlung: in XX Tagen ___" und "Berechnen" wird automatisch eine prozentuale Verteilung auf eine oder mehrere Periode/n vorgenommen und in der Liste angezeigt. Die Berechnung erfolgt in der Weise, dass die Zahlungen innerhalb von XX Tagen entweder "endfällig" oder "verteilt" erfolgen. Dabei wird unterstellt, dass die abzubauende Forderung/Verbindlichkeit linear auf die Periode verteilt wird. Diese lineare Verteilung erfolgt entweder durch 30 Tage (für Monatsszenarien), durch 90 Tage (für Quartalsszenarien) oder durch 360 Tage (für Jahresszenarien).
Diese maschinellen Berechnungen können manuell wieder verändert werden.
Der Funktionsbaustein "Umsatzsteuer" oder "Vorsteuer" eines Regelassistenten, ermöglicht die Berechnung von Steuern auf Erträge/Aufwendungen und Investitionen sowie optional deren Verrechnung (Zahlungsbedingungen). Wird die Berechnung und ggf. auch die Verrechnung mit einem "Haken" im jeweiligen Feld hinzu gewählt, werden die Angabefelder und -listen auf dieser Seite des Regelassistenten (teilweise) aktiv. Um korrekte Buchungssätze zu erzeugen, müssen nachfolgende Angaben gemacht werden:
Steuersatz: Mit welchem Steuersatz soll im ersten Schritt gerechnet werden? Zu dieser Angabe gibt es drei Möglichkeiten:
Hinweis: Wird der Steuersatz auf einem statistischem Konto erfasst, so sind diese Statistikkonten im Kontenstamm mit dem Bilanz- und GuV-Kennzeichen "5" anzulegen. Soll ein Statistikkonto nachträglich eingebunden werden, muss dies zunächst über die 'POSKTO' in die Reportstruktur aufgenommen werden. Anschließend muss die Aktion unter Szenario: "Planungsformular-Struktur aktualisieren" ausgeführt werden. Werden mehrere Steuersätze benötigt, muss für jeden Steuersatz ein eigenes Statistikkonto angelegt sein. Außerdem muss im Planungsfomular auf den Steuersatzkonten ein Steuersatz eingetragen werden, damit die Regel korrekt rechnen kann. Fehlen diese Angaben bzw. ist dieser 0,00, dann rechnet die Regel ohne Umsatzsteuer.
Mit welchem Steuersatz später konkret je Kontenbeziehung gerechnet wird, wird auf der Seite "Konten zuordnen" des Regelassistenten festgelegt. Hier können die Angaben zum Steuersatz detaillierter angegeben und zugewiesen werden.
Steuerkonten: Auswahl der Konten, auf welchen Forderungs-/Verbindlichkeitskonten die Steuer gebucht werden soll.
Steuerverrechnung/skonto: Auswahl des Kontos, auf welchem in der Regel der Zahlungsausgleich erfolgen soll. Dies ist das Gegenkonto, um die aufgebauten Forderungen/Verbindlichkeiten wieder abzubauen. Unterhalb des Steuerverrechnungskontos ist anzugeben, in welcher Höhe und wann die Steuerverrechnung und somit die zahlungswirksamen Buchungen erzeugt werden sollen. Die Angabe erfolgt in ähnlicher Weise, wie beim manuellen "Zahlungseingang und -ausgang" . Wichtig: diese Angabefelder sind nur aktiv, wenn die Steuerverrechnung mit einem "Haken" ausgewählt wurde.
Des Weiteren kann eine Regel entweder auf alle Perioden oder nur auf bestimmte Perioden anwendbar sein. Sollen nur ausgewählte Perioden für eine Regel gelten, muss der Funktionsbaustein für die Periodensteuerung mit einem "Haken" aktiviert werden. Welche Perioden wählbar sind, ist abhängig vom definierten Zeitraum des Szenarios. Die wählbaren Perioden werden rechts im Auswahlfeld gelistet und können z.B. per Drag&Drop manuell in das linksseitige Feld verschoben werden, nur für diese Periode/n ist dann eine Regel anwendbar! Ebenfalls kann vor dem Start des Regelassistenten eine Vorauswahl der anwendbaren Periode/n vorgenommen werden. Hierzu werden Zellen unterschiedlicher Perioden mit der Maus im Planungsformular selektiert und später mit der Option "Selektierte Periode(n)" automatisch ausgewählt.
Im Gegensatz zur unten stehenden Einzelauswahl /-einschränkung der anwendbaren Perioden, kann im oberen Teil eine allgemein gültige Auswahl / Einschränkung getroffen werden. Dies bedeutet, dass Regel-Vorlagen unabhängig vom Zeitraum des Szenarios wiederkehrend nach obiger Auswahl / Einschränkung zur Anwendung kommen. Es stehen acht Möglichkeiten zur Verfügung:
Werden Regeln aus dem Arbeitsfenster "Regel-Vorlagen" angewendet, werden ebenfalls nur die Perioden berücksichtig, die in der Periodensteuerung hinterlegt wurden.
Ob eine Regel durch eine Periodensteuerung eingeschränkt ist, wird in der Tabellenspalte "E" im Arbeitsfenster "Regel-Vorlagen" angezeigt.
Hinweis: Wird bei Regeln mit der Periodensteuerung gearbeitet, ist zu beachten, dass bei neuen Szenarien mit einem anderen Zeithorizont, die Regeln bzgl. der ausgewählten Perioden überarbeitet / aktualisiert werden müssen. Betroffene Regeln werden mit einem "Stopp" in der Tabellenspalte "E" angezeigt. Zusätzlich wird auf der Seite des Regelassistenten eine weitere Liste in der Periodensteuerung angezeigt, die die nicht vorhandenen Perioden des Szenarios auflistet.
Analog zur Periodensteuerung kann eine Regel entweder für alle Gesellschaften oder nur für bestimmte Gesellschaften anwendbar sein. Sollen nur ausgewählte Gesellschaften für eine Regel gelten, muss der Funktionsbaustein für die Gesellschaftssteuerung mit einem "Haken" aktiviert werden. Die wählbaren Gesellschaften werden unten im Auswahlfeld gelistet und können mit einem weiteren "Haken" ausgewählt werden. Nur für diese Gesellschaft/en wird eine Regel angewendet! Mit der Option "Aktuelle Gesellschaft hinzufügen" wird in der Gesellschaftsliste, für die aktuell im Szenario geöffnete Gesellschaft, automatisch ein "Haken" gesetzt.
Werden Regeln aus dem Arbeitsfenster "Regel-Vorlagen" angewendet, werden ebenfalls nur die Gesellschaften berücksichtig, die in der Gesellschaftssteuerung hinterlegt wurden.
Ob eine Regel durch eine Gesellschaftssteuerung eingeschränkt ist, wird in der Tabellenspalte "G" im Arbeitsfenster "Regel-Vorlagen" angezeigt.
Zur Kommentierung einer Regel kann auf der letzten Seite des Regelassistenten ein 500 Zeichen langer Text geschrieben werden. Der Kommentar wird bei gespeicherten Regeln in den "Regel-Vorlagen" als Tooltipp zur Regel angezeigt. Von hier aus (Arbeitsfenster "Regel-Vorlagen") kann über das Kontextmenü einer markierten Regel der Kommentar nachträglich bearbeitet werden (Symbol: Info mit Stift).
Wird eine Regel (/-Vorlage) angewendet, wird die Regel mit ihrem Kommentar in den "Angewendeten Vorlagen" abgelegt. Neben der dortigen Anzeige des Kommentars ebenfalls als Tooltipp zur angewendeten Regel, wird der Kommentar auch im Arbeitsfenster "Geschäftsfälle" im Register "Kommentar" angezeigt. Der Kommentar einer angewendeten Regel in den "Angewendeten Vorlagen" kann unabhängig von der ursprünglichen Regel (/-Vorlage) bearbeitet werden. Änderungen des Kommentars werden entsprechend im "Kommentar" der "Geschäftsfällen" aktualisiert.
Ob ein Kommentar zu einer Regel-Vorlage oder angewendeten Vorlage vorhanden ist, kann zusätzlich über die Spalte "K" Kommentar in den jeweiligen Fenstern angezeigt werden.
Rechts neben der Kommentierung besteht ferner die Möglichkeit eine Regel manuell freizugeben. Dies kann erforderlich sein, wenn es zu Warnungen in einer Regel kommt und diese als "korrekt" deklariert werden sollen, um eine weitere Anzeige in der Plausibilitätsprüfung zu verhindern und damit eine fehlerfreie Anzeige im Planungsmonitor zu erhalten. Ob eine manuelle Freigabe einer Regel-Vorlage stattgefunden hat, wird in der Spalte "F" Freigabe angezeigt.
Um zu vermeiden, dass je IC-Gesellschaft/-Beziehung eines Intercompanykontos "IC" und/oder Mischkontos "J" eine Regel-Vorlage angelegt wird, obwohl der Intercompanysaldo 0,00 ist, kann dies unterdrückt werden. Dieses Verhalten wirkt, wenn "Regeln nur auf vorhandenen Salden anlegen" ausgewählt wurde. Dies bedeutet jedoch auch, dass eine Regel-Vorlage neu angewendet werden muss, wenn eine IC-Gesellschaft/-Beziehung anstatt 0,00 nunmehr einen Intercompanysaldo aufweist. Andernfalls bleibt dieser IC-Saldo ohne Regel und es kommt zu Differenzen im Abstimmungsblock, die aber mit Hilfe der Plausibilitätsprüfung zur Anzeige gebracht werden.
Mit dem Regelassistenten "Umsatzregel" wird eine Regel erzeugt, die als Grundbasis zunächst Umsatz- und Forderungskonten miteinander verbindet. Dabei wird entweder eine bestehende Umsatz-Planung in die Bilanz übergeleitet oder eine neue Umsatz-Planung wird erstmalig mit Hilfe von Bezugswerten auf andere Planungsgrößen der GuV berechnet / abgeleitet. Dabei beachtet die Regel jede Veränderung des Bezugswertkontos und berechnet daraufhin den neuen Anteil für den Umsatz, der vorher in der Regel als prozentualer Bezugswert hinterlegt wurde.
Welche Funktionsbausteine der Regelassistent beinhaltet und welche nach Bedarf hinzu gewählt werden können, ist in den nachstehenden Punkten gemäß der Navigationsleiste kurz beschrieben.
1. Umsatzregel:
Als Grundbasis erfolgt die "Kontenauswahl" der Forderungs- und Umsatzkonten. Beim Funktionsbaustein "mit oder ohne Bezugswert" wird die gewünschte Regelart ausgewählt.
Buchungssatz für die Grundbasis:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Forderung | Umsatz |
Sind alle zusätzlichen Funktionsbausteine deaktiviert, werden lediglich Umsatz- und Forderungskonten direkt miteinander verbunden. Der Wert der Buchung ist auf beiden Konten im Soll und Haben identisch.
Wird die Regelart "mit Bezugswert" gewählt, erzeugt die Regel eine neue ergebniswirksame Buchung, die das Planergebnis in Höhe des Prozentwertes vom Bezugswertkontensaldo verändert. "Ohne Bezugswert" ergänzt lediglich einen unvollständigen Buchungssatz ohne Ergebniswirkung. Dabei ist der Saldo des Umsatzkontos bereits als Haben-Buchung vorhanden und die fehlende Soll-Buchung wird hier um das Forderungskonto ergänzt.
2. Umsatzsteuer:
Hinzuwählbare Funktionsbausteine zur "Umsatzsteuerberechnung und ggf. -verrechnung" sowie die Kontenauswahl der erforderlichen Steuerkonten.
Mit dem Aktivieren der Umsatzsteuerberechnung wird zusätzlich ein Umsatzsteuerkonto angesprochen. Das Umsatzsteuerkonto ergänzt die Passivseite der Bilanz, während das Forderungskonto auf der Aktivseite enthalten ist. Das Forderungskonto enthält die Summe der Umsatzsteuer und des Umsatzes. Die Buchung entspricht folgendem Muster:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Forderung | Umsatz |
| Umsatzsteuer |
Bei aktivierter Steuerverrechnung, wird der Abbau der Umsatzsteuerverbindlichkeit über das Konto vorgenommen, welches im Feld "Steuerverrechnungskonto" ausgewählt wurde.
| Soll | Haben |
|---|---|
| Umsatzsteuer | Zahlungsausgang über Kasse/Bank |
3. Konten zuordnen:
Die "Kontenzuordnung" erfolgt durch Verknüpfung der Konten, die auf den vorherigen Seiten des Regelassistenten ausgewählt wurden. Sind bestimmte Konten in den Listboxen nicht wählbar, wurde das gewünschte Konto nicht vorausgewählt. Mit "Zurück" kann dies im Regelassistenten aber korrigiert werden. Wird die Regelart "mit Bezugswert" verwendet, kann auf dieser Seite eine Modifizierung der Bezugswerte erfolgen.
4. Intercompany:
Dieser Funktionsbaustein ist nur aktiviert, wenn mindestens eine Intercompany-Planung mit Regeln auf IC-Salden erfolgt, siehe "Intercompany".
5. Pauschalwertberichtigung:
Hinzuwählbarer Funktionsbaustein zur Berechnung einer prozentualen Pauschalwertberichtigung (PWB).
Der Prozentsatz, der für die Pauschalwertberichtigung berücksichtigt werden soll, wird in dem Feld "PWB-Satz" z.B. fest eingetragen oder es wird ein flexibler Parameter aus der Listbox ausgewählt, der in den Eigenschaften des Szenarios hinterlegt wurde.
Für diese Option sind Konten für die Zuführung zur Pauschalwertberichtigung in der GuV und in der Bilanz erforderlich. Das Gegenkonto zur korrigierten Forderung ist das Konto "Zuführung zur PWB", das als Aufwandskonto in der GuV vorhanden sein muss. Der Buchungssatz hierfür ist wie folgt aufgebaut:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Zuführung zur PWB | PWB auf Forderungen |
Die Kontenzuordnung erfolgt für die PWB automatisch und muss nicht separat zugeordnet werden.
Hinweis: Mit Pauschalwertberichtigung erzeugt eine neue ergebniswirksame Buchung, die das Planergebnis in Höhe der gebuchten PWB verändert. Aus Vereinfachungsgründen wird die Pauschalwertberichtigung nicht vom Forderungsbestand berechnet, sondern vom Wert des Umsatzes, der wertmäßig in diese Regel einfließt.
6. Zahlungsbedingungen:
Hinzuwählbare Funktionsbausteine sind zum Einen, die aufgebauten Forderungen gemäß hinterlegten "Zahlungsbedingungen" zahlungswirksam wieder abzubauen und zum Anderen, um ggf. Skonto auf Teile des Forderungsabbaus zu gewähren.
Beglichene Forderungen werden als Guthaben auf der Bank oder in der Kasse erfasst. Vor diesem Hintergrund muss im Bereich Umlaufvermögen ein entsprechendes Bank- oder Kassenkonto vorhanden sein. Das Forderungskonto ist das Gegenkonto zu diesen Zahlungseingängen:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Zahlungseingang über Kasse/Bank | Zahlung auf Forderungskonto |
Falls ein Skontowert hinterlegt werden soll, kann dieser neben den Zahlungsbedingungen in der Spalte "Skonto" als Prozentwert für jeden Eintrag in der Tabelle erfasst werden (> 0,00). Sofern für Perioden nur anteilig ein Skonto gewährt werden soll, können Perioden auch mehrfach angegeben werden.
Wird Skonto gewährt, wird die Umsatzposition entsprechend ergebniswirksam gemindert. Für diesen Zweck wird ein separates Skontokonto benötigt. Ebenfalls wird die darauf entfallende Umsatzsteuer korrigiert. Der Eingang auf dem Konto Kasse/Bank wird in Höhe des gewährten Skontos vermindert. Die Buchung verändert sich somit folgendermaßen:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Zahlungseingang über Kasse/Bank | Zahlung auf Forderungskonto |
| Skonto (Umsatzminderung) | |
| Umsatzsteuer |
7., 8. und 9. Periodensteuerung, Gesellschaftssteuerung und Kommentar / Freigabe:
Wählbare Funktionsbausteine zur Aktivierung einer "Periodensteuerung" , einer "Gesellschaftssteuerung" und zum Hinterlegen eines "Kommentars / Freigabe".
Der Regelassistent für die Ertragsregel ist analog zum Regelassistenten für die "Umsatzregel" aufgebaut. Lediglich der Funktionsbaustein "Pauschalwertberichtigung" wird in dieser Regel nicht angeboten. Diese Regel kann z.B. für Ertragskonten verwendet werden, für die -je nach Sachverhalt- keine andere passende Regel verwendet wurde.
Mit dem Regelassistenten "Materialaufwandsregel" wird eine Regel erzeugt, die als Grundbasis zunächst Materialaufwands- und Verbindlichkeitskonten miteinander verbindet. Dabei wird entweder eine bestehende Materialaufwands-Planung in die Bilanz übergeleitet oder die Materialaufwands-Planung wird mit Hilfe von Bezugswerten -meist vom Umsatz- erstmalig berechnet / abgeleitet. Dabei beachtet die Regel jede Veränderung des Bezugswertkontos und berechnet daraufhin den neuen Anteil für den Materialaufwand, der vorher in der Regel als prozentualer Bezugswert hinterlegt wurde.
Welche Funktionsbausteine der Regelassistent beinhaltet und welche nach Bedarf hinzu gewählt werden können, ist in den nachstehenden Punkten gemäß der Navigationsleiste kurz beschrieben.
1. Materialaufwandsregel:
Als Grundbasis erfolgt die "Kontenauswahl" der Verbindlichkeits- und Materialaufwandskonten. Beim Funktionsbaustein "mit oder ohne Bezugswert" wird die gewünschte Regelart ausgewählt.
Buchungssatz für die Grundbasis:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Materialaufwand | Verbindlichkeiten aus L.uL. |
Sind alle zusätzlichen Funktionsbausteine deaktiviert, werden lediglich Materialaufwands- und Verbindlichkeitskonten direkt miteinander verbunden. Der Wert der Buchung ist auf beiden Konten im Soll und Haben identisch.
Wird die Regelart "mit Bezugswert" gewählt, erzeugt die Regel eine neue ergebniswirksame Buchung, die das Planergebnis in Höhe des Prozentwertes vom Bezugswertkontensaldo verändert. "Ohne Bezugswert" ergänzt lediglich einen unvollständigen Buchungssatz ohne Ergebniswirkung. Dabei ist der Saldo des Materialaufwandkontos bereits als Soll-Buchung vorhanden und die fehlende Haben-Buchung wird hier um das Verbindlichkeitenkonto ergänzt.
2. Vorsteuer:
Hinzuwählbare Funktionsbausteine zur "Vorsteuerberechnung und ggf. -verrechnung" sowie die Kontenauswahl der erforderlichen Steuerkonten.
Mit dem Aktivieren der Vorsteuerberechnung wird zusätzlich ein Vorsteuerkonto angesprochen. Das Vorsteuerkonto ergänzt die Aktivseite der Bilanz, während das Verbindlichkeitenkonto auf der Passivseite enthalten ist. Das Verbindlichkeitenkonto enthält die Summe der Vorsteuer und des Materialaufwands. Die Buchung entspricht folgendem Muster:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Materialaufwand | Verbindlichkeiten aus L.u.L. |
| Vorsteuer |
Bei aktivierter Steuerverrechnung, wird der Abbau der Vorsteuerforderung über das Konto vorgenommen, welches im Feld "Steuerverrechnungskonto" ausgewählt wurde.
| Soll | Haben |
|---|---|
| Zahlungseingang über Kasse/Bank | Vorsteuer |
3. Konten zuordnen:
Die "Kontenzuordnung" erfolgt durch Verknüpfung der Konten, die auf den vorherigen Seiten des Regelassistenten ausgewählt wurden. Sind bestimmte Konten in den Listboxen nicht wählbar, wurde das gewünschte Konto nicht vorausgewählt. Mit "Zurück" kann dies im Regelassistenten aber korrigiert werden. Wird die Regelart "mit Bezugswert" verwendet, kann auf dieser Seite eine Modifizierung der Bezugswerte erfolgen.
4. Intercompany:
Dieser Funktionsbaustein ist nur aktiviert, wenn mindestens eine Intercompany-Planung mit Regeln auf IC-Salden erfolgt, siehe "Intercompany".
5. Sicherheitseinbehalt:
Hinzuwählbarer Funktionsbaustein zur Berechnung eines prozentualen Sicherheitseinbehalts.
Der Prozentsatz, der für den Sicherheitseinbehalt berücksichtigt werden soll, wird in dem gleichnamigen Feld z.B. fest eingetragen oder es wird ein flexibler Parameter aus der Listbox ausgewählt, der in den Eigenschaften des Szenarios hinterlegt wurde.
Bei aktiviertem Sicherheitseinbehalt wird dieser prozentuale Anteil vom Bruttobetrag der Verbindlichkeiten (Materialaufwand inkl. Vorsteuer) einbehalten. Dadurch wird dieser Anteil zunächst nicht zahlungswirksam. Es ist zu empfehlen, den Sicherheitseinbehalt auf ein separates Verbindlichkeitenkonto umzubuchen, so dass dieses weitere Verbindlichkeitenkonto über eigene Zahlungsbedingungen übersichtlich und vollständig abgebaut werden kann. Hierzu muss lediglich ein "Haken" im Feld "mit Umbuchung" gesetzt werden und es wird folgende Umbuchung ausgelöst:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Verbindlichkeiten aus L.u.L. | Verbindlichkeiten aus L.u.L. - Sicherheitseinbehalt |
Die Kontenzuordnung erfolgt für den Sicherheitseinbehalt automatisch und muss nicht separat zugeordnet werden.
6. Zahlungsbedingungen:
Hinzuwählbare Funktionsbausteine sind zum Einen, die aufgebauten Verbindlichkeiten gemäß hinterlegten "Zahlungsbedingungen" zahlungswirksam wieder abzubauen und zum Anderen, um ggf. Lieferantenskonto auf Teile des Verbindlichkeitsabbaus zu ziehen.
Beglichene Verbindlichkeiten werden als Zahlung auf der Bank oder in der Kasse erfasst. Vor diesem Hintergrund muss im Bereich Umlaufvermögen ein entsprechendes Bank- oder Kassenkonto vorhanden sein. Das Verbindlichkeitenkonto ist das Gegenkonto zu diesen Zahlungsausgängen:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Zahlung über Verbindlichkeiten aus L.u.L. | Zahlungsausgang von Kasse/Bank |
Falls ein Skontowert hinterlegt werden soll, kann dieser neben den Zahlungsbedingungen in der Spalte "Skonto" als Prozentwert für jeden Eintrag in der Tabelle erfasst werden (> 0,00). Sofern für Perioden nur anteilig ein Skonto gewährt werden soll, können Perioden auch mehrfach angegeben werden.
Wird Skonto gewährt, wird die Materialposition entsprechend ergebniswirksam gemindert. Für diesen Zweck wird ein separates Skontokonto benötigt. Ebenfalls wird die darauf entfallende Vorsteuer korrigiert. Der Ausgang auf dem Konto Kasse/Bank wird in Höhe des gewährten Skontos vermindert. Die Buchung verändert sich somit folgendermaßen:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Zahlung über Verbindlichkeiten aus L.u.L. | Zahlungsausgang von Kasse/Bank |
| Skonto (Materialaufwandsminderung) | |
| Vorsteuer |
7., 8. und 9. Periodensteuerung, Gesellschaftssteuerung und Kommentar / Freigabe:
Wählbare Funktionsbausteine zur Aktivierung einer "Periodensteuerung" , einer "Gesellschaftssteuerung" und zum Hinterlegen eines "Kommentars / Freigabe".
Der Regelassistent für die Aufwandsregel ist analog zum Regelassistenten für die "Materialaufwandsregel" aufgebaut. Lediglich der Funktionsbaustein "Sicherheitseinbehalt" wird in dieser Regel nicht angeboten. Diese Regel kann z.B. für Aufwandskonten verwendet werden, für die -je nach Sachverhalt- keine andere passende Regel verwendet wurde.
Mit dem Regelassistenten "Personalaufwandsregel" wird eine Regel erzeugt, die als Grundbasis zunächst Personalaufwands- und Verbindlichkeitskonten miteinander verbindet. Dabei wird entweder eine bestehende Personalaufwands-Planung in die Bilanz übergeleitet oder die Personalaufwands-Planung wird mit Hilfe von Bezugswerten auf andere Planungsgrößen der GuV erstmalig berechnet / abgeleitet. Dabei beachtet die Regel jede Veränderung des Bezugswertkontos und berechnet daraufhin den neuen Anteil für den Personalaufwand, der vorher in der Regel als prozentualer Bezugswert hinterlegt wurde.
Welche Funktionsbausteine der Regelassistent beinhaltet und welche nach Bedarf hinzu gewählt werden können, ist in den nachstehenden Punkten gemäß der Navigationsleiste kurz beschrieben.
1. Personalaufwandsregel:
Als Grundbasis erfolgt die "Kontenauswahl" der Verbindlichkeits- und Personalaufwandskonten. Beim Funktionsbaustein "mit oder ohne Bezugswert" wird die gewünschte Regelart ausgewählt.
Buchungssatz für die Grundbasis:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Löhne/Gehälter | Verbindlichkeiten gegenüber Mitarbeiter |
Sind alle zusätzlichen Funktionsbausteine deaktiviert, werden lediglich Personalaufwands- und Verbindlichkeitskonten direkt miteinander verbunden. Der Wert der Buchung ist auf beiden Konten im Soll und Haben identisch.
Wird die Regelart "mit Bezugswert" gewählt, erzeugt die Regel eine neue ergebniswirksame Buchung, die das Planergebnis in Höhe des Prozentwertes vom Bezugswertkontensaldo verändert. "Ohne Bezugswert" ergänzt lediglich einen unvollständigen Buchungssatz ohne Ergebniswirkung. Dabei ist der Saldo des Personalaufwandkontos bereits als Soll-Buchung vorhanden und die fehlende Haben-Buchung wird hier um das Verbindlichkeitenkonto ergänzt.
2. Sozialaufwendungen:
Hinzuwählbarer Funktionsbaustein, um auf Basis der Lohn-/Gehaltskonten prozentuale Soziale Abgaben zu berechnen.
Wird "mit Sozialaufwendungen" mittels einem "Haken" ausgewählt, muss zusätzlich eine Angabe über die prozentuale Höhe der Sozialen Abgaben getroffen werden. Dieser Prozentsatz wird entweder fest eingetragen oder es wird ein flexibler Parameter aus der Listbox ausgewählt, der in den Eigenschaften des Szenarios hinterlegt wurde. Die Berechnung des Anteils für die Sozialen Abgaben erfolgt prozentual von den ausgewählten Lohn-/Gehaltskonten.
Die Sozialen Abgaben werden dabei auf ein sprechendes Verbindlichkeitenkonto für sozialversicherungspflichtige Beiträge gebucht.
| Soll | Haben |
|---|---|
| Soziale Abgaben/Aufwendungen | Verbindlichkeiten aus sozialversicherungspfl. Beiträgen |
Hinweis: Mit Sozialaufwendungen erzeugt neue ergebniswirksame Buchungen, die das Planergebnis in Höhe der gebuchten Sozialaufwendungen verändert. Die Übernahme einer bestehenden Sozialaufwandsplanung kann an dieser Stelle nicht vorgenommen werden. Sollen Sozialaufwendungen lediglich in die Bilanz übergeleitet werden, sollte eine neue Personalaufwandsregel nur für diese Konten angelegt werden. Der Funktionsbaustein "2. Sozialaufwendungen" ist dann in jeder Personalaufwandsregel zu deaktivieren.
3. Konten zuordnen:
Die "Kontenzuordnung" erfolgt durch Verknüpfung der Konten, die auf den vorherigen Seiten des Regelassistenten ausgewählt wurden. Sind bestimmte Konten in den Listboxen nicht wählbar, wurde das gewünschte Konto nicht vorausgewählt. Mit "Zurück" kann dies im Regelassistenten aber korrigiert werden. Wird die Regelart "mit Bezugswert" verwendet, kann auf dieser Seite eine Modifizierung der Bezugswerte erfolgen.
4. Zahlungsbuchungen:
Hinzuwählbarer Funktionsbaustein um die jeweiligen aufgebauten Verbindlichkeiten zahlungswirksam wieder abzubauen.
Im Gegensatz zu dem Punkt: "Allgemein: Zahlungseingang und -ausgang" werden die Zahlungsbedingungen in diesem Regelassistenten nicht vollkommen frei festgelegt, sondern es erfolgt eine prozentuale Aufteilung von 100% auf maximal zwei Perioden ("diese Periode" und "Folgeperiode"). Dabei werden die Zahlungsangaben für die Verbindlichkeiten aus den Lohn-/Gehaltskonten (ggf. 1 und 2) und aus den Sozialaufwendungen (ggf. 1 und 2) jeweils getrennt angegeben.
Der Prozentsatz, der jeweils für die Zahlungsbedingungen berücksichtigt werden soll, wird in den Feldern neben den Perioden fest eingetragen oder es wird ein flexibler Parameter aus der Listbox ausgewählt, der in den Eigenschaften des Szenarios hinterlegt wurde.
Falls 100% für "diese Periode" eingegeben werden, muss für die Folgeperiode 0% eingetragen werden. Hierdurch wird erreicht, dass die vollständige Zahlung sofort in der gleichen Periode wirksam wird. Soll erst in der "Folgeperiode" eine Auszahlung stattfinden, müssen die Prozentangaben getauscht werden. Bei einer Aufteilung der Zahlung, müssen zwei Werte angegeben werden, die in Summe 100% ergeben.
Beglichene Verbindlichkeiten werden als Zahlung auf der Bank oder in der Kasse erfasst. Vor diesem Hintergrund muss im Bereich Umlaufvermögen ein entsprechendes Bank- oder Kassenkonto vorhanden sein. Das jeweilige Verbindlichkeitenkonto ist das Gegenkonto zu den Zahlungsausgängen:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Zahlung über Verbindlichkeiten gegenüber Mitarbeiter | Zahlungsausgang von Kasse/Bank |
Die Verbindlichkeiten aus den Sozialaufwendungen werden -sofern diese hinzu gewählt wurden- separat gebucht:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Zahlung über Verbindlichkeiten aus sozialversicherungspfl. Beiträgen | Zahlungsausgang von Kasse/Bank |
5., 6. und 7. Periodensteuerung, Gesellschaftssteuerung und Kommentar / Freigabe:
Wählbare Funktionsbausteine zur Aktivierung einer "Periodensteuerung" , einer "Gesellschaftssteuerung" und zum Hinterlegen eines "Kommentars / Freigabe".
Mit dem Regelassistenten "Rückstellungsregel" wird eine Regel erzeugt, die als Grundbasis ergebniswirksame Rückstellungskonten (Zuführung / Auflösung) und bilanzielle Rückstellungskonten (Bestand) miteinander verbindet sowie Zuführungen weiterentwickelt. Dabei werden entweder bestehende GuV-Planungen für Rückstellungszuführungen und -auflösungen in die Bilanz übergeleitet oder die ergebniswirksame Rückstellungsveränderung wird mit Hilfe von Bezugswerten auf andere Planungsgrößen der GuV abgeleitet. Dabei beachtet die Regel jede Veränderung des Bezugswertkontos und berechnet daraufhin den neuen Anteil der Rückstellungsveränderung, der vorher in der Regel als prozentualer Bezugswert hinterlegt wurde.
Welche Funktionsbausteine der Regelassistent beinhaltet und welche nach Bedarf hinzu gewählt werden können, ist in den nachstehenden Punkten gemäß der Navigationsleiste kurz beschrieben.
1. Rückstellungsregel:
Als Grundbasis erfolgt die "Kontenauswahl" der GuV-Konten für Rückstellungsauflösung/-zuführung und der Bestandskonten für die Rückstellungen. Beim Funktionsbaustein "mit oder ohne Bezugswert" wird die gewünschte Regelart ausgewählt.
Um eine genaue Darstellung / Überleitung zu ermöglichen, sollten separate GuV-Konten für Rückstellungsauflösung und -zuführung im Planungsformular enthalten sein. Ebenfalls sollten auf der Passivseite entsprechende Rückstellungskonten zur Verfügung stehen.
Buchungssatz für die Grundbasis zur Rückstellungszuführung:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Zuführung zur Rückstellung (Aufwand) | Rückstellungskonto |
Buchungssatz für die Grundbasis zur Rückstellungsauflösung:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Rückstellungskonto | Auflösung von Rückstellungen (Ertrag) |
Wird die Regelart "mit Bezugswert" gewählt, erzeugt die Regel eine neue ergebniswirksame Buchung, die das Planergebnis in Höhe des Prozentwertes vom Bezugswertkontensaldo verändert.
"Ohne Bezugswert" ergänzt lediglich einen unvollständigen Buchungssatz ohne Ergebniswirkung. Dabei ist der Saldo für Rückstellungszuführung (Aufwand) bereits als Soll-Buchung vorhanden und die fehlende Haben-Buchung wird hier um das bilanzielle Rückstellungskonto ergänzt. Bei Rückstellungsauflösungen (Ertrag) wird der Buchungssatz entsprechend umgekehrt.
2. Konten zuordnen:
Die "Kontenzuordnung" erfolgt durch Verknüpfung der Konten, die auf der vorherigen Seite des Regelassistenten ausgewählt wurden. Sind bestimmte Konten in den Listboxen nicht wählbar, wurde das gewünschte Konto nicht vorausgewählt. Mit "Zurück" kann dies im Regelassistenten aber korrigiert werden. Wird die Regelart "mit Bezugswert" verwendet, kann auf dieser Seite eine Modifizierung der Bezugswerte erfolgen.
3. Inanspruchnahme
Hinzuwählbarer Funktionsbaustein, um insbesondere Rückstellungszuführungen zu einem späteren Zeitpunkt wieder mittels Inanspruchnahme abzubauen.
Die Kontenzuordnung legt bereits fest, für welche Rückstellungskonten der Bestand durch Entnahme abgebaut werden soll. Gegen welches "Zielkonto" die Inanspruchnahme erfolgen soll, wird im gleichnamigen Auswahlfeld angegeben. Wird z.B. das Bankkonto als Zielkonto gewählt kommt es zu einer zahlungswirksamen Buchung:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Rückstellungskonto | Zielkonto |
Die Zuweisung der zu erwartenden Inanspruchnahme, auf eine oder mehrere Monate, wird im letzten Teil "Auflösungskomponente" prozentual vorgenommen. Hier wird der Zeitpunkt festgelegt in welchem Monat und Jahr, welcher Anteil gegen welches Zielkonto in Anspruch genommen werden soll. Dabei wird jedes Rückstellungskonto, das in der Kontenzuordnung verwendet wird, in gleicher Höhe abgebaut. Soll der Abbau gegen mehrere "Zielkonten" erfolgen, können an dieser Stelle weitere "Zielkonten" hinzu gewählt werden. Weitere Monate/Jahre werden unten links mit dem "Stern"-Symbol ("Auflösungskomponente hinzufügen") hinzugefügt. Die einzelnen Auflösungsbedingungen werden anschließend direkt in der Liste bearbeitet oder gelöscht.
| Monat | Jahr | Bedeutung | Anteil in % |
|---|---|---|---|
| 1 = Januar | 0. GJ | aktuelles Geschäftsjahr | Angabe der Inanspruchnahme in % von der Rückstellungsveränderung zu einem bestimmten Zeitpunkt, z.B. immer im Januar des lfd. Jahres |
| 2 = Februar | 1. GJ | nächstes Geschäftsjahr | Angabe der Inanspruchnahme in % von der Rückstellungsveränderung zu einem bestimmten Zeitpunkt, z.B. immer im Februar des Folgejahre |
| 3 = März | 2. GJ | übernächstes Geschäftsjahr | Angabe der Inanspruchnahme in % von der Rückstellungsveränderung zu einem bestimmten Zeitpunkt, z.B. immer im März des übernächsten Jahres |
| usw. | usw. | usw. | usw. |
Hinweis: Auflösungsbedingungen die in Summe mehr als 100% ergeben werden nicht unterstützt; dies wird mit einem "Stopp" angezeigt. Auflösungsbedingungen die in Summe weniger als 100% ergeben werden hingegen als "Warnung" angezeigt und die Regel kann dennoch angewendet werden.
Die Angabe zum Monat ist immer auf das Kalenderjahr bezogen. Sind Kalender- und Geschäftsjahr identisch ist der 1. Monat im Geschäftsjahr Januar usw.. Bei einem zum Kalenderjahr abweichenden Geschäftsjahr bleibt der 1. Monat weiterhin Januar. Ist der 1. Monat eines abweichenden Geschäftsjahres z.B. Juli, wird nicht 1 für Juli im "Monat" der Auflösungskomponente angegeben, sondern 7 usw..
Liegt der Zeitpunkt der Inanspruchnahme vor der Rückstellungszuführung im Geschäftsjahr, erfolgt die Inanspruchnahme trotzdem zum früheren Zeitpunkt. Dadurch wird zunächst ein negativer Rückstellungsbestand erzeugt, welcher durch die folgenden Perioden aufgebaut / ausgeglichen wird.
4., 5. und 6. Periodensteuerung, Gesellschaftssteuerung und Kommentar / Freigabe:
Wählbare Funktionsbausteine zur Aktivierung einer "Periodensteuerung" , einer "Gesellschaftssteuerung" und zum Hinterlegen eines "Kommentars / Freigabe".
Mit dem Regelassistenten "Steuerregel" wird eine Regel erzeugt, die auf den Jahresgewinn Steuern berechnet. In der Planung wird die ermittelte Steuer entweder ergebniswirksam am Jahresende oder über das Jahr verteilt berücksichtigt. Zur Berechnung der Steuer ist eine Bemessungsgrundlage erforderlich, deren Basis eine ausgewählte Ergebnisposition vor Steuern ist und mittels Kürzungen / Hinzurechnungen genauer definiert werden kann. Dabei beachtet die Regel jede Veränderung der Bemessungsgrundlage und berechnet daraufhin die neue Steuerlast, sofern es bei einem Gewinn bleibt. Kommt es am Jahresende zu einem Verlust, werden keine Steuern gebucht. Neben der Steuerermittlung und -buchung können Steuerzahlung sowie evtl. Steuervorauszahlungen berücksichtigt werden.
Welche Funktionsbausteine der Regelassistent beinhaltet und welche nach Bedarf hinzu gewählt werden können, ist in den nachstehenden Punkten gemäß der Navigationsleiste kurz beschrieben.
1. Steuerregel (Bemessungsgrundlage):
Die erste Seite des Regelassistenten dient insbesondere zur Festlegung der Bemessunggrundlage. Als Grundbasis erfolgt die Auswahl einer Ergebnisposition vor Steuern. Nachfolgend können weitere Konten ausgewählt werden, die die Ergebnisposition erhöhen (= Hinzurechnungen) oder reduzieren (= Kürzungen). Zusätzlich kann je Konto ein prozentualer Anteil angegeben werden, ob die Hinzurechnungen / Kürzungen zu 100% oder nur anteilig erfolgen sollen.
Das Ergebnis aus Ergebnisposition zzgl. Hinzurechnungen abzgl. Kürzungen ergibt die Bemessungsgrundlage zur Berechnung der Steuerlast am Jahresende. Welcher Steuersatz berücksichtigt werden soll, wird ebenfalls auf dieser Seite angegeben. Der Steuersatz kann entweder als feste Angabe erfolgen oder mittels Parameter oder statistischer Konten flexibel definiert werden.
Die "Kontenauswahl" umfasst ein GuV-Konto für den Steueraufwand und ein Bestandskonto für die Steuerverbindlichkeit.
Buchungssatz für die Buchung der ermittelten Steuerlast:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Steuern (Aufwand) | Steuerverbindlichkeit |
Zum Jahresende wird die Höhe der Steuerlast ermittelt und vorerst vollständig am Jahresende ergebniswirksam gebucht. Sollen die Steuern ergebniswirksam über das Jahr verteilt werden, können am Ende des Regelassistenten zwei Varianten ausgewählt werden.
Für Szenarien mit Periodenabgrenzung (das Jahr teilt sich auf in IST und Forecast oder Plan-Datenbereich) stehen zwei weitere Varianten zur Verfügung, um den IST Anteil auf das Restjahr zu verteilen. Wichtig: Diese Optionen stehen im Zusammenhang mit den vorherigen zwei Einstellungsvarianten!
Beispiel:
| IST I. Quartal | IST II. Quartal | Forecast III. Quartal | Forecast IV. Quartal | Summe | davon IST Anteil | davon Forecast Anteil | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ergebnis vor Steuern | 150.000,00 | 125.000,00 | 160.000,00 | 175.000,00 | 610.000,00 | 275.000,00 | 335.000,00 |
| >> 25% anteilige Steuer | 37.500,00 | 31.250,00 | 40.000,00 | 43.750,00 | 152.500,00 | 68.750,00 | 83.750,00 |
| >> 25% gleichmäßige Steuer | 38.125,00 | 38.125,00 | 38.125,00 | 38.125,00 | 152.500,00 | 76.250,00 | 76.250,00 |
| Variante 1) | --- | --- | 72.835,82 | 79.664,18 | 152.500,00 | ||
| Variante 2) | --- | --- | 76.250,00 | 76.250,00 | 152.500,00 | ||
| Variante 3) | --- | --- | 108.750,00 | 43.750,00 | 152.500,00 | ||
| Variante 4) | --- | --- | 114.375,00 | 38.125,00 | 152.500,00 |
2. Steuervorauszahlung:
Hinzuwählbarer Funktionsbaustein, um mögliche Steuervorauszahlungen im Planungsformular zu planen und erfolgsneutral zu buchen. Dieser Funktionsbaustein funktioniert ähnlich wie eine Bezugswert-Buchungsregel. Mit Hilfe eines statistischen Kontos wird für die jeweilige Periode die geplante Steuervorauszahlung erfasst. Durch Auswahl dieses Kontos im Regelassistenten beim Feld "Bezugswert der Steuervorauszahlung" wird ein 100%tiger Bezugswert hinterlegt. Aufgrund dieses Bezugswertes kann nunmehr beim Anwenden der Regel eine erfolgsneutrale Buchung erfolgen, um die Steuervorauszahlung zahlungswirksam in der Planung zu buchen. Um die Buchung auf den richtigen Konten auszuführen, müssen noch ein Steuerforderungskonto und ein Bank-/Kassekonto ausgewählt werden. Folgende Buchung wird mit dem Bezugswert vom statistischen Konto erzeugt:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Steuerforderung | Bank / Kasse |
3. Steuerzahlung:
Hinzuwählbarer Funktionsbaustein, um die Zahllast aus Steuerverbindlichkeit abzgl. Steuerforderung zu einem späteren Zeitpunkt zu begleichen.
Die zuvor getroffene Kontenzuordnung legt bereits fest, für welche Steuerkonten der Bestand durch Zahlung abgebaut werden soll. Gegen welches "Bank / Kassekonto" die Zahlung erfolgen soll, wird im gleichnamigen Auswahlfeld angegeben. Nachfolgende zahlungswirksame Buchung wird erzeugt:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Steuerverbindlichkeit | Bank / Kasse |
Sofern Steuervorauszahlungen geplant wurden, werden diese durch nachfolgende Buchung berücksichtigt. Zahlungswirksam bleibt lediglich der Saldo aus Steuerverbindlichkeit und Steuerforderung.
| Soll | Haben |
|---|---|
| Bank / Kasse | Steuerforderung |
Die Zuweisung der zu erwartenden Zahlung, auf eine oder mehrere Monate, wird im letzten Teil "Auflösungskomponente" prozentual vorgenommen. Hier wird der Zeitpunkt festgelegt in welchem Monat und Jahr, welcher Anteil gegen welches Zielkonto gezahlt werden soll. Dabei wird jedes Steuerkonto, das in der Kontenzuordnung verwendet wird, in gleicher Höhe abgebaut. Soll der Abbau gegen mehrere "Zielkonten" erfolgen, können an dieser Stelle weitere "Zielkonten" hinzu gewählt werden. Weitere Monate/Jahre werden unten links mit dem "Stern"-Symbol ("Auflösungskomponente hinzufügen") hinzugefügt. Die einzelnen Zahlungsbedingungen werden anschließend direkt in der Liste bearbeitet oder gelöscht.
| Monat | Jahr | Bedeutung | Anteil in % |
|---|---|---|---|
| 1 = Januar | 0. GJ | aktuelles Geschäftsjahr | Angabe der Inanspruchnahme in % von der Rückstellungsveränderung zu einem bestimmten Zeitpunkt, z.B. immer im Januar des lfd. Jahres |
| 2 = Februar | 1. GJ | nächstes Geschäftsjahr | Angabe der Inanspruchnahme in % von der Rückstellungsveränderung zu einem bestimmten Zeitpunkt, z.B. immer im Februar des Folgejahre |
| 3 = März | 2. GJ | übernächstes Geschäftsjahr | Angabe der Inanspruchnahme in % von der Rückstellungsveränderung zu einem bestimmten Zeitpunkt, z.B. immer im März des übernächsten Jahres |
| usw. | usw. | usw. | usw. |
Hinweis: Zahlungsbedingungen die in Summe mehr oder weniger als 100% ergeben werden nicht unterstützt; dies wird mit einem "Stopp" angezeigt.
Die Angabe zum Monat ist immer auf das Kalenderjahr bezogen. Sind Kalender- und Geschäftsjahr identisch ist der 1. Monat im Geschäftsjahr Januar usw.. Bei einem zum Kalenderjahr abweichenden Geschäftsjahr bleibt der 1. Monat weiterhin Januar. Ist der 1. Monat eines abweichenden Geschäftsjahres z.B. Juli, wird nicht 1 für Juli im "Monat" der Auflösungskomponente angegeben, sondern 7 usw..
4. Periodensteuerung:
Die Periodensteuerung der Steuerregel funktioniert im Grunde genommen wie die allgemeine "Periodensteuerung" der anderen Regeln. Im Vergleich gibt es lediglich nicht alle Einstellungsmöglichkeiten.
Sollen nur ausgewählte Perioden für eine Regel gelten, muss der Funktionsbaustein für die Periodensteuerung mit einem "Haken" aktiviert werden. Die wählbaren Perioden werden rechts unten im Auswahlfeld gelistet und können z.B. per Drag&Drop manuell in das linksseitige Feld verschoben werden, nur für diese Periode/n ist dann eine Regel anwendbar! Zur Auswahl stehen hier immer nur Jahresperioden, weil sich die Steuerermittlung und -buchung immer auf das gesamte Jahr bezieht. Im Gegensatz zur unten stehenden Einzelauswahl /-einschränkung der anwendbaren Perioden, kann im oberen Teil eine allgemein gültige Auswahl / Einschränkung getroffen werden. Dies bedeutet, dass Regel-Vorlagen unabhängig vom Zeitraum des Szenarios wiederkehrend nach obiger Auswahl / Einschränkung zur Anwendung kommen. Es stehen hier nur zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
5. und 6. Gesellschaftssteuerung und Kommentar / Freigabe:
Wählbare Funktionsbausteine zur Aktivierung einer "Gesellschaftssteuerung" und zum Hinterlegen eines "Kommentars / Freigabe".
Mit dem Regelassistenten "Bezugswert-Buchungsregel" wird eine Regel erzeugt, die als Grundbasis beliebige Konten miteinander verbindet. Mittels "Bezugswert" wird ein Prozentwert angegeben, der vom Saldo eines anderen Kontos (=Bezugswertkonto) berechnet wird und damit die Höhe der Buchungsbeträge bestimmt. Diese festgelegte Regelart "mit Bezugswert" kann nicht auf "ohne Bezugswert" umgestellt werden. Das Ergebnis dieser Regel ist -je nach Kontenauswahl- entweder eine ergebniswirksame oder -neutrale Soll-/Haben-Buchungen, die die bestehende Planung verändert. Dabei beachtet die Regel jede Veränderung des Bezugswertkontos und berechnet daraufhin den neuen Anteil für die beliebigen Konten, der vorher in der Regel als prozentualer Bezugswert hinterlegt wurde.
Welche Funktionsbausteine der Regelassistent beinhaltet und welche nach Bedarf hinzu gewählt werden können, ist in den nachstehenden Punkten gemäß der Navigationsleiste kurz beschrieben.
1. Bezugswert-Buchungsregel:
Als Grundbasis erfolgt die "Kontenauswahl" beliebiger Buchungs- und Buchungs-Gegenkonten sowie mindestens ein Bezugswertkonto.
Welche Buchung im Soll und welche im Haben ausgeführt wird, ist in erster Linie vom Vorzeichen des Bezugswertkontos abhängig. Trägt das Bezugswertkonto einen positiven Saldo, wird das ausgewählte Buchungskonto ebenso im Soll gebucht und das ausgewählte Buchungs-Gegenkonto im Haben. Weist hingegen das Bezugswertkonto einen negativen Saldo auf, wird das ausgewählte Buchungskonto im Haben gebucht und das ausgewählte Buchungs-Gegenkonto im Soll, also genau umgekehrt. Damit soll gewährleistet werden, dass die Buchung dennoch richtig erfolgt, auch wenn es zum Vorzeichenwechsel beim Saldo des Bezugswertkontos kommt.
Wird ein Bilanzkonto und ein GuV-Konto für die Soll-/Haben-Buchung ausgewählt, wird eine ergebniswirksame Buchung erzeugt, die das Planergebnis in entsprechender Höhe verändert.
| Buchungskonto | Buchungs-Gegenkonto |
|---|---|
| Bilanzkonto X | GuV-Konto Y |
Oder umgekehrt:
| Buchungskonto | Buchungs-Gegenkonto |
|---|---|
| GuV-Konto X | Bilanzkonto Y |
Werden für die Soll-/Haben-Buchungen lediglich Bilanzkonten oder GuV-Konten ausgewählt, wird eine ergebnisneutrale Buchung erzeugt, die sich nur im Ausweis der Planbilanz oder -GuV auswirkt.
| Buchungskonto | Buchungs-Gegenkonto |
|---|---|
| Bilanzkonto X | Bilanzkonto Y |
Oder andersrum:
| Buchungskonto | Buchungs-Gegenkonto |
|---|---|
| GuV-Konto | GuV-Konto |
2. Konten zuordnen:
Die "Kontenzuordnung" erfolgt durch Verknüpfung der Konten, die auf der vorherigen Seite des Regelassistenten ausgewählt wurden. Sind bestimmte Konten in den Listboxen nicht wählbar, wurde das gewünschte Konto nicht vorausgewählt. Mit "Zurück" kann dies im Regelassistenten korrigiert werden. Je Kontenzuordnung kann ein anderer Bezugswert (mittels Eingabe oder Parameterauswahl) angegeben werden, als auf der ersten Seite vordefiniert wurde.
3. Auflösung:
Ergänzend zur Einstellung einer Soll-/Haben Buchung auf Buchungs- und Buchungs-Gegenkonto, kann für alle Kontenzuordnungen eine allgemein gültige Auflösung vom Buchungs- oder vom (Buchungs-)Gegenkonto erfolgen. Damit können z.B. aus der Regel stammende Forderungen / Verbindlichkeiten wieder abgebaut werden. Neben der Angabe von welchem Konto (entweder Buchungs- oder Gegenkonto) die Auflösung erfolgt, muss ein Auflösungskonto (wie z.B. Bank) angegeben werden.
Die Verteilung der Auflösungsbeträge, auf eine oder mehrere Perioden, wird im letzten Teil "Auflösungskomponente" prozentual vorgenommen. Diese Komponente ist ähnlich zu den "Zahlungseingängen und -ausgängen" aufgebaut. Hier wird festgelegt in welcher Periode, welcher Anteil aufgelöst/abgebaut werden soll. Weitere Perioden werden unten links mit dem "Stern"-Symbol ("Auflösungskomponente hinzufügen") hinzugefügt. Die einzelnen Auflösungsbedingungen werden anschließend direkt in der Liste bearbeitet oder gelöscht.
Hinweis: Auflösungsbedingungen die in Summe mehr als 100% ergeben werden nicht unterstützt; dies wird mit einem "Stopp" angezeigt. Auflösungsbedingungen die in Summe weniger als 100% ergeben, werden hingegen als "Warnung" angezeigt und die Regel kann dennoch angewendet werden.
4., 5. und 6. Periodensteuerung, Gesellschaftssteuerung und Kommentar / Freigabe:
Wählbare Funktionsbausteine zur Aktivierung einer "Periodensteuerung" , einer "Gesellschaftssteuerung" und zum Hinterlegen eines "Kommentars / Freigabe".
Mit dem Regelassistenten "Kennzahlenabhängige Buchungsregel" wird eine Regel erzeugt, die Plan-Kontensalden über Kennzahlen berechnet und bucht. Dies bedeutet, dass sich der Kontensaldo von z.B. Verbindlichkeiten, Forderungen und/oder Vorräte nicht direkt aus dem Anfangsbestand zuzüglich GuV-Überleitung/en ermittelt, sondern indirekt das Ergebnis von Kennzahlen ist. Im Kern besteht bzgl. der Buchungslogik eine große Ähnlichkeit zur "Bezugswert-Buchungsregel". Das Ergebnis dieser Regel ist auch -je nach Kontenauswahl- entweder eine ergebniswirksame oder -neutrale Soll-/Haben-Buchung, die die aktuelle Planung verändert und keinen bestehenden GuV-Saldo in die Bilanz überleitet. Berechnungsbasis sind ebenfalls ausgewählte Bezugswertkonten, deren Summe folgend mit einer Kennzahl multipliziert und ggf. mit einer Konstante modifiziert werden. Dabei beachtet die Regel jede Veränderung der Bezugswertkonten, der Kennzahlen und Modifikatoren und berechnet das Ergebnis neu.
Der Gedanke in IDL Forecast ist demnach, von den Konten, die über Kennzahlen geplant werden, zunächst alle Salden gegen Bank aufzulösen und auch die betroffenen GuV-Salden direkt auf Bank überzuleiten. Anschließend werden z.B. Forderungen, Verbindlichkeiten, Vorräte, etc. über diese Regel mit Buchungen gegen Bank aufgebaut / korrigiert. In der Folgeperiode wird die Buchung wieder storniert und neu aufgebaut, usw.
Welche Funktionsbausteine der Regelassistent beinhaltet und welche nach Bedarf hinzu gewählt werden können, ist in den nachstehenden Punkten gemäß der Navigationsleiste kurz beschrieben.
1. Kennzahlenregel
Als Grundbasis erfolgt die "Kontenauswahl" von mindestens einem Bezugswertkonto, einem Buchungs- und einem Auflösungskonto. Sowie die Auswahl einer Kennzahl mit der die Summe aller Bezugswertkonten multipliziert wird. Die Angabe zur Kennzahl kann entweder durch feste Eingabe, mittels flexibler Parameter oder statistischer Konten erfolgen. Optional kann das Ergebnis anschließend durch einen Modifikator entweder multipliziert oder dividiert werden. Auch diese Angabe kann entweder durch feste Eingabe, mittels flexibler Parameter oder statistischer Konten erfolgen. Das berechnete Ergebnis zzgl. einer optionalen Steuer, wird auf dem ausgewählten Buchungskonto gebucht.
Das Ergebnis auf dem Buchungskonto berechnet sich wie folgt:
| Übersicht Berechnung |
|---|
| Bezugswert (= Summe der Bezugswertkonten) |
| x Kennzahl |
| / oder x Modifikator (optional) |
| = modifizierter Bezugswert |
| + Steuer prozentual vom modifizierten Bezugswert (optional) |
| = Ergebnis auf Buchungskonto |
Welche Buchung im Soll und welche im Haben ausgeführt wird, ist in erster Linie vom Soll/Haben Kennzeichen der Bezugswertkontensumme (= Bezugswert) abhängig. Ist die Summe im Soll, wird das ausgewählte Buchungskonto umgekehrt im Haben gebucht und das ausgewählte Auflösungskonto im Soll. Weist hingegen der Bezugswert einen Saldo im Haben auf, wird das ausgewählte Buchungskonto im Soll gebucht und das ausgewählte Auflösungskonto im Haben, also genau umgekehrt.
Bezugswert (= Summe der Bezugswertkonten) im Soll:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Auflösungskonto | Buchungskonto |
Bezugswert im Haben:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Buchungskonto | Auflösungskonto |
Dieses Buchungsverhalten wird grundlegend verwendet und wird berücksichtigt, wenn die "S/H-Einstellung" auf "ohne" eingestellt ist. Zusätzlich kann über diese S/H-Einstellung definiert werden, ob z.B. kennzahlenabhängige Buchungen nur berücksichtigt / gebucht werden sollen, wenn der Bezugswert im Soll oder im Haben ist. Für diesen Fall ist entweder "nur Soll" oder "nur Haben" auszuwählen. Wurde z.B. "nur Haben" festgelegt, wird bei einem Bezugswert der im Soll steht eine 0,00-Buchung ausgeführt. Wechselt der Saldo ins Haben, wird das Ergebnis berechnet und gebucht.
Mit der Einstellung "mit S/H-Steuerung" kann bestimmt werden, dass je nach Soll / Haben Kennzeichen des Bezugswertes zwei verschiedene Buchungskonten berücksichtigt werden.
Bezugswert im Soll:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Auflösungskonto | Buchungskonto Y (Haben) |
Bezugswert im Haben:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Buchungskonto X (Soll) | Auflösungskonto |
Bzgl. des Bezugwertes kann außerdem bestimmt werden welcher "Aufriss" zu verwenden ist. Bei einem "vollen Aufriss" wird bei der Summierung der Bezugswertkonten der gesamte Kontensaldo inkl. Intercompany und Dritte berücksichtigt. Wird hingegen "IC-Anteil mit Aufriss" oder "nur Drittanteil" ausgewählt, wird von Intercompany-Bezugswertkonten entweder nur der Intercompany oder der Dritt-Aufriss bei der Summierung berücksichtigt. Gegenüber welcher Intercompany-Gesellschaft die kennzahlenabhängige Buchung erfolgen soll, wird gem. der Intercompanysalden des Bezugswertkontos ausgeführt. Werden die nachfolgende Kennzahl und/oder der Modifikatior als statistische I-/J-Konten angegeben und sind Werte als Intercompanysalden auf diesen Konten erfasst, werden die zum Intercompany-Bezugswertkonto passenden Intercompany-Kennzahlen und -Modifikatoren automatisch ausgewählt.
Eine "Kennzahl" ist immer anzugeben oder mittels Paramter oder statistischem Konto auszuwählen. Der Bezugswert wird mit dieser Kennzahl multipliziert und das Ergebnis -sofern gewünscht- mit einem Modifikator multipliziert oder dividiert. Der "Modifikator" ist -anders als die Kennzahl- eine Berechnungsoption.
Wichtig: In der Folgeperiode werden kennzahlenabhängige Buchungen wieder automatisch storniert. Und, sofern eine kennzahlenabhängige Buchungsregel weiterhin angewendet wird, wieder neu berechnet und gebucht.
Beispiel für eine kennzahlenabhängige Buchungsregel:
Es soll der durchschnittliche Lagerbestand geplant werden. Sowohl Materialaufwand als auch Lagerdauer sind geplant und daraus soll der durchschnittliche Lagerbestand ermittelt werden.
2. Steuer
Wählbarer Funktionsbaustein um auf das Ergebnis eine prozentuale Vor- oder Umsatzsteuer zu berechnen, zu buchen und ggf. auch zu verrechnen. Zu beachten ist, dass die Steuer nicht vom Bezugswert (= Summe aller Bezugswertkonten) sondern vom modifizierten Bezugswert (siehe oben "Übersicht Berechnung") berechnet wird. Außerdem werden Steuerbuchungen in der Folgeperiode nicht storniert!
3. Intercompany:
Dieser Funktionsbaustein ist nur aktiviert, wenn mindestens eine Intercompany-Planung mit Regeln auf IC-Salden erfolgt, siehe "Intercompany".
4., 5. und 6. Intercompany, Periodensteuerung, Gesellschaftssteuerung und Kommentar / Freigabe:
Wählbare Funktionsbausteine zur Aktivierung einer "Periodensteuerung" , einer "Gesellschaftssteuerung" und zum Hinterlegen eines "Kommentars / Freigabe".
Mit dem Regelassistenten "Umbuchungsregel" wird eine Regel erzeugt, die von einem beliebigen Konto den Endbestand der aktuellen Periode entweder komplett oder anteilig auf ein oder mehrere Zielkonten umbucht. Das Ergebnis dieser Regel ist -je nach Kontenauswahl- entweder eine ergebniswirksame oder -neutrale Soll-/Haben-Buchung, die die bestehende Planung verändert. Dabei beachtet die Regel jede Veränderung des Endbestands vom Quellkonto und passt den Umbuchungsbetrag, je nach angegebenen prozentualem Umbuchungsanteil, entsprechend an.
Welche Funktionsbausteine der Regelassistent beinhaltet und welche nach Bedarf hinzu gewählt werden können, ist in den nachstehenden Punkten gemäß der Navigationsleiste kurz beschrieben.
1. Umbuchungsregel:
Als Grundbasis erfolgt die "Kontenauswahl" beliebiger Konten, deren Endbestand zu 100% oder anteilig umgebucht werden sollen. Welcher prozentuale Umbuchungsanteil berücksichtigt werden soll, wird oberhalb der Kontenauswahl angegeben. Die Angabe des Umbuchungsanteils kann entweder durch feste Eingabe, mittels flexibler Parameter oder statistische Konten erfolgen.
Im Auswahlfeld "Quellkonten" werden die Konten ausgewählt, deren Endbestand in der gleichen Periode umgebucht werden sollen. Im folgenden Auswahlfeld "Zielkonten" wird festgelegt auf welche Zielkonten diese Umbuchung erfolgen soll. Je nach Soll-/Haben-Kennzeichen des Endbestands vom Quellkonto wird die Umbuchung mit wechselndem Soll-Haben-Kennzeichen erzeugt. Bei einer 100%tigen Umbuchung ist der Endbestand vom Quellkonto stets 0,00. Kommt es zu Änderungen vom Endbestand des Quellkontos, verändern diese entsprechend den Umbuchungsbetrag.
Ist der umzubuchende Schlussbestand vom Quellkonto im SOLL, wird folgende Buchung erzeugt:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Zielkonto | Quellkonto |
Ist der umzubuchende Schlussbestand vom Quellkonto im HABEN, wird diese Buchung erzeugt:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Quellkonto | Zielkonto |
2. Konten zuordnen:
Die "Kontenzuordnung" erfolgt durch Verknüpfung der Konten, die auf den vorherigen Seiten des Regelassistenten ausgewählt wurden. Sind bestimmte Konten in den Listboxen nicht wählbar, wurde das gewünschte Konto nicht vorausgewählt. Mit "Zurück" kann dies im Regelassistenten aber korrigiert werden. Soll eine Umbuchung auf mehrere Zielkonten erfolgen, können innerhalb einer Kontenzuordnung weitere Zielkonten mittels "Stern" hinzugefügt werden sowie eine prozentuale Verteilung je Zielkonto vorgenommen werden. Ebenfalls kann auf dieser Seite eine Modifizierung der Umbuchungsanteile (= Faktor) erfolgen.
3. Intercompany:
Dieser Funktionsbaustein ist nur aktiviert, wenn mindestens eine Intercompany-Planung mit Regeln auf IC-Salden erfolgt, siehe "Intercompany".
4., 5. und 6. Periodensteuerung, Gesellschaftssteuerung und Kommentar / Freigabe:
Wählbare Funktionsbausteine zur Aktivierung einer "Periodensteuerung" , einer "Gesellschaftssteuerung" und zum Hinterlegen eines "Kommentars / Freigabe".
Mit dem Regelassistenten "Überleitungsregel" wird eine Regel erzeugt, die als Grundbasis beliebige Konten miteinander verbindet. Im Regelfall werden dabei die Salden geplanter GuV-Konten direkt in die Bilanz übergeleitet. Im Gegensatz zur "Buchungsregel mit Bezugswert" werden keine neuen Soll-/Haben-Buchungen erzeugt, die u.U. das Planergebnis verändern, sondern das Ergebnis dieser Regel ist die Ergänzung der fehlenden Buchungsseite zum bereits geplanten Kontensaldo. Daher entspricht die Regelart "ohne Bezugswert" und kann nicht auf "mit Bezugswert" umgestellt werden.
Welche Funktionsbausteine der Regelassistent beinhaltet und welche nach Bedarf hinzu gewählt werden können, ist in den nachstehenden Punkten gemäß der Navigationsleiste kurz beschrieben.
1. Überleitungsregel:
Als Grundbasis erfolgt die "Kontenauswahl" beliebiger Konten anhand der "Kontenzuordnung". Kontenauswahl und -zuordnung sind in diesem Fall miteinander auf einer Seite des Regelassistenten kombiniert.
Demnach bestimmen die einzelnen Kontenbeziehungen, welche vorhandenen Kontensalden (Herkunftskonten) auf welche Konten (Zielkonten) übergeleitet werden sollen, um eine Soll-/Haben-Buchung zu vervollständigen. Das jeweilige Herkunftskonto wird links aus den Listboxen ausgewählt und das dazugehörige Zielkonto wird auf der rechten Seite gewählt. Wird anstelle eines Herkunftskontos z.B. eine Position ausgewählt, wird für jedes zur Position gehörende Konto eine Kontenzuordnung angelegt. Ebenfalls können mit "Strg." mehrere Konten gleichzeitig markiert und ausgewählt werden. Weitere Kontenbeziehungen können ansonsten auch mit dem großen Symbol "Stern" hinzugefügt werden und nicht mehr benötigte Kontenbeziehungen werden mit dem linksseitigen Symbol: "X" entfernt.
Zunächst wird davon ausgegangen, dass die Salden-Überleitung vom Herkunftskonto auf das Zielkonto zu 100% erfolgt. Soll jedoch das Herkunftskonto auf unterschiedliche Zielkonten übergeleitet werden, wird mit dem kleinen Symbol "Stern" ein weiteres Zielkonto hinzugefügt und die 100% können aufgeteilt werden. Es ist zu beachten, dass die Summe der Prozentangaben immer 100% ergibt, andernfalls kann die Regel nicht angewendet werden. Um ein Zielkonto wieder zu löschen, muss das kleine Symbol: "X" rechts neben der jeweiligen Kontenzeile angeklickt werden.
Rechts oberhalb der Kontenbeziehungen kann über die Listbox "Konto auswählen für Massenzuordnung" ein allgemeines Zielkonto ausgewählt werden. Dieses allgemeine Zielkonto soll eine Hilfestellung bieten, wenn diverse Herkunftskonten (links) auf ein gleiches Zielkonto (rechts) übergeleitet werden sollen. Für welche Zielkonten das oben ausgewählte allgemeine Zielkonto übernommen werden soll, wird neben jedem Zielkonto mit einem "Haken" ausgewählt. Anschließend wird neben dem allgemeinen Zielkonto das Symbol "Tabelle mit Pfeil" angeklickt und das allgemeine Zielkonto wird auf die zuvor markierten Zielkonten übertragen. Sollen sämtliche Zielkonten ausgewählt werden, unterstützt das obige Symbol "Doppelfeld mit Haken" diese Gesamtauswahl. Sollen wieder alle Haken entfernt werden, kann dies mit dem Symbol "Doppelfeld ohne Haken" erfolgen.
Hinweis: Um nicht jedes Herkunftskonto einzeln aus den Listboxen auszuwählen, kann eine Vorselektion im Planungsformular vorgenommen werden. Hierzu werden vor dem Start des Regelassistenten die gewünschten Konten im Planungsformular markiert. Wird der Regelassistent nun mehr geöffnet, werden für die vorselektierten Konten einzelne Kontenbeziehungen bereitgestellt.
Die Ergänzung der unvollständigen Buchungsseite ist abhängig vom Soll-/Haben-Kennzeichen des Herkunftskontos. Trägt das Herkunftskonto einen Soll-Saldo wird auf dem Zielkonto der Betrag im Haben gebucht.
| Soll ! | Haben ! |
|---|---|
| Saldo Herkunftskonto | Überleitungsbetrag Zielkonto |
Trägt das Herkunftskonto hingegen einen Haben-Saldo wird der Betrag auf dem Zielkonto entsprechend im Soll gebucht.
| Haben ! | Soll ! |
|---|---|
| Saldo Herkunftskonto | Überleitungsbetrag Zielkonto |
Je nach Soll-/Haben-Kennzeichen des Herkunftskontos wird demnach das Soll-/Haben-Kennzeichen beim Zielkonto "gewechselt". Dieses Überleitungsverhalten regelt den Normalfall und wird mit der Angabe "Wechseln" neben dem jeweiligen Zielkonto gesteuert.
Hinweis: Abweichend zum Normalfall kann dieses Überleitungsverhalten von "Wechseln" auf "Gleich" umgestellt werden. Mit dieser Auswahl wird keine Ergänzung einer unvollständigen Buchungsseite vorgenommen, sondern der Saldo des Herkunftskonto wird mit gleichem Soll-/Haben-Kennzeichen beim Zielkonto gebucht!
| Soll ! | Soll ! |
|---|---|
| Saldo Herkunftskonto | Überleitungsbetrag Zielkonto |
| Haben ! | Haben ! |
|---|---|
| Saldo Herkunftssaldo | Überleitungsbetrag Zielkonto |
Das Überleitungsverhalten "Gleich" kann beispielsweise genutzt werden, um beliebig viele Herkunftssalden auf ein statistisches Zielkonto zu summieren.
2. Intercompany:
Dieser Funktionsbaustein ist nur aktiviert, wenn mindestens eine Intercompany-Planung mit Regeln auf IC-Salden erfolgt, siehe "Intercompany".
3., 4. und 5. Periodensteuerung, Gesellschaftssteuerung und Kommentar / Freigabe:
Wählbare Funktionsbausteine zur Aktivierung einer "Periodensteuerung" , einer "Gesellschaftssteuerung" und zum Hinterlegen eines "Kommentars / Freigabe".
Mit dem Regelassistenten "Auflösungsregel" wird eine Regel erzeugt, die von einem beliebigen Bilanzkonto den Anfangsbestand abbaut (auflöst). Sofern erforderlich, kann dieser Bestandsabbau periodenversetzt erfolgen. Beispielsweise unterstützt dieser Regelassistent den -ggf. zahlungswirksamen- Abbau von bilanziellen Anfangsbeständen, die mit der Überleitung der Bilanzkonten aus dem Vorjahr in die erste Folgeperiode übertragen werden. Das Ergebnis dieser Regel ist im Regelfall -je nach Kontenauswahl- eine ergebnisneutrale Soll-/Haben-Buchungen, die sich ggf. zahlungswirksam auf die Planbilanz auswirkt.
Welche Funktionsbausteine der Regelassistent beinhaltet und welche nach Bedarf hinzu gewählt werden können, ist in den nachstehenden Punkten gemäß der Navigationsleiste kurz beschrieben.
1. Allgemeine Auflösung:
Als Grundbasis erfolgt die "Kontenauswahl" beliebiger Bilanzkonten, deren Anfangsbestand abgebaut werden soll. Anhand der ausgewählten Konten erfolgt die Kontenzuordnung automatisch und muss nicht separat angegeben werden.
Zunächst werden im Auswahlfeld "Auflösungskonto/-konten" die dazugehörigen Konten ausgewählt, deren Anfangsbestand abgebaut werden soll. Im zweiten Auswahlfeld "Zielkonto" wird festgelegt gegen welches Zielkonto dieser Abbau erfolgen soll. Wird z.B. das Bankkonto als Zielkonto gewählt kommt es zu einer zahlungswirksamen Buchung. Je nach Soll-/Haben-Kennzeichen des Bestands vom Auflösungskonto wird die Auflösungsbuchung mit wechselndem Soll-Haben-Kennzeichen erzeugt.
Ist der abzubauende Bestand vom Auflösungskonto im SOLL, wird folgende Buchung erzeugt:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Zielkonto | Auflösungskonto |
Ist der abzubauende Bestand vom Auflösungskonto im HABEN, wird diese Buchung erzeugt:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Auflösungskonto | Zielkonto |
Die Verteilung der Auflösungsbeträge, auf eine oder mehrere Perioden, wird im letzten Teil "Auflösungskomponente" prozentual vorgenommen. Diese Komponente ist analog den "Zahlungseingängen und -ausgängen" aufgebaut. Hier wird festgelegt in welcher Periode, welcher Anteil gegen welches Zielkonto aufgelöst/abgebaut werden soll. Soll der Abbau gegen mehrere "Zielkonten" erfolgen, können an dieser Stelle weitere "Zielkonten" hinzu gewählt werden. Weitere Perioden werden unten links mit dem "Stern"-Symbol ("Auflösungskomponente hinzufügen") hinzugefügt. Die einzelnen Auflösungsbedingungen werden anschließend direkt in der Liste bearbeitet oder gelöscht.
Hinweis: Auflösungsbedingungen die in Summe mehr als 100% ergeben werden nicht unterstützt; dies wird mit einem "Stopp" angezeigt. Auflösungsbedingungen die in Summe weniger als 100% ergeben werden hingegen als "Warnung" angezeigt und die Regel kann dennoch angewendet werden. Außerdem ist zu beachten, dass Auflösungsbedingungen auf Endbestände nicht für die "0. Periode" (gleiche Periode) festgelegt werden können, da dies zu einem sog. Zirkelbezug führt.
2. Intercompany:
Dieser Funktionsbaustein ist nur aktiviert, wenn mindestens eine Intercompany-Planung mit Regeln auf IC-Salden erfolgt, siehe "Intercompany".
3., 4. und 5. Periodensteuerung, Gesellschaftssteuerung und Kommentar / Freigabe:
Wählbare Funktionsbausteine zur Aktivierung einer "Periodensteuerung" , einer "Gesellschaftssteuerung" und zum Hinterlegen eines "Kommentars / Freigabe".
Hinweis: Sollen Bestände aufgelöst werden, sollte dies auf einzelne Perioden eingeschränkt werden. Damit wird verhindert, dass es zu langen und zwecklosen Berechnungsketten kommt, denn ab einer bestimmten Periode ist z.B. ein anfänglicher Anfangsbestand abgebaut und muss nicht weiter abgebaut werden! Ebenso werden dann keine Bestände abgebaut, die sich aus der aktuellen Planung ergeben und ggf. bereits mit anderen Regelassistenten wieder abgebaut werden.
Mit dem Regelassistenten "Finanzierungsregel" wird eine Regel erzeugt, die neue oder bestehende Finanzierungsmaßnahmen berücksichtigt. Das Ergebnis dieser Regel ist entweder die Passivierung einer neuen Verbindlichkeit zu einem bestimmten Zeitpunkt sowie die Tilgung und Verzinsung dieser aufgebauten Schulden. Oder die Fortsetzung einer bestehenden Finanzierungsmaßnahme mit den bestehenden Konditionen für Tilgung und Verzinsung.
Hinweis: Finanzierungsregeln können zunächst nur im Datenbereich "PLAN" angewendet werden. Sollen Finanzierungsregeln ebenfalls im Datenbereich "FORECAST" zur Anwendung kommen und sollen deren Auswirkungen auch im Folgedatenbereich +PLAN+ berücksichtigt werden, muss das Szenario datenbereichsübergreifend arbeiten. Diese Einstellungsoption als Rahmenbedingung wird separat in den erweiterten Szenarioeigenschaften aktiviert.
Welche Funktionsbausteine der Regelassistent beinhaltet und welche nach Bedarf hinzu gewählt werden können, ist in den nachstehenden Punkten gemäß der Navigationsleiste kurz beschrieben.
1. Finanzierungsregel:
Im ersten Schritt wird in der "Anfangsperiode" angegeben, wann die Finanzierung beginnt / begonnen hat. Das Format entspricht -MM.JJJJ- und drückt damit den 01.MM.JJJJ aus. Liegt die angegebene Anfangsperiode innerhalb des Planungshorizonts kommt es in Höhe des Finanzierungsbetrags auf dem Bank-/Kassenkonto zum Zahlungszufluss und zur Passivierung einer neuen Verbindlichkeit:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Bank/Kasse | Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten |
Liegt die angegebene Anfangsperiode vor dem Planungshorizont wird unterstellt, dass es sich um eine bestehende Finanzierung handelt deren Restbetrag bereits als Verbindlichkeit im IST bilanziert ist und somit keine weitere Verbindlichkeit gebucht werden darf. Lediglich Zinsen und Tilgung sind in der Planung ggf. zu berücksichtigen.
Als nächstes erfolgt die Angabe zur Höhe des "Finanzierungbetrags" bzw. zum Restbetrag. Es kann entweder ein fester Wert erfasst werden oder ein Finanzierungsbetrag, der variabel auf einem statistischen Konto im Planungsformular erfasst wird. Die Anfangsperiode entspricht in diesem Fall grundsätzlich der Periode, in welcher der Finanzierungsbetrag im Planungsformular auf dem statistischen Konto erfasst wird. Dadurch liegt die Anfangsperiode grundsätzlich innerhalb des Planungshorizonts und folglich wird immer eine neue Finanzierung als Verbindlichkeit passiviert. Außerdem kann nur eine "Automatische Berechnung" der Konditionen auf der Folgeseite des Regelassistenten erfolgen bzw. ausgewählt werden. Soll hingegen ein benutzerdefinierter Tilgungsplan verarbeitet werden, muss ein fester Wert angegeben werden.
Als weitere Basis erfolgt zum Schluss die "Kontenauswahl" . Beim "Verbindlichkeitenkonto" wird entweder eine Neufinanzierung passiviert oder angegeben auf welchem Konto der Restbetrag einer IST-Verbindlichkeit enthalten ist. Die Tilgung der Finanzierungsverbindlichkeit erfolgt später über das "Bank-/Kassenkonto". Anfallende Zinsen werden auf dem dafür ausgewählten "Zinsaufwandskonto" separat gebucht. Wurden zuvor Intercompany-Konten "IC" und/oder Mischkonten "J" als Konten ausgewählt, ist ergänzend anzugeben, welche Intercompany Finanzierung abgebildet werden soll.
Hinweis: Eine Intercompany Finanzierung kann nur eindeutig gegenüber einer IC Gesellschaft erfolgen und kann nicht mehrere beinhalten. Sollen verschiedene Intercompany Finanzierungen abgebildet werden, müssen mehrere Finanzierungsregeln je IC Gesellschaft definiert werden.
2. Konditionen:
Je nach gewählter "Darlehensart" werden Tilgung und Zinsen unterschiedlich automatisch berechnet und berücksichtigt. Drei Darlehensarten stehen zunächst in einer Listbox zur Verfügung:
Wie die Entwicklung einer Finanzierung je nach oben ausgewählter Darlehensart verläuft, kann rechtsseitig im Regelassistenten als Tilgungsplan / Vorschau eingesehen werden. Wurde eine "automatisch berechnete" Darlehensart ausgewählt sind sämtliche Felder im Tilgungsplan zunächst nicht editierbar. Wird eine Finanzierungsregel auf der ersten Seite des Regelassistenten mit einem variablen Finanzierungsbetrag von einem statistischen Konten definiert, basiert die Vorschau auf der Basis des Wertes, der je Periode auf dem statistischen Konto im Planungsformular erfasst ist. Der Tilgungsplan zeigt als Vorschau jedoch nur jeweils eine Periode an. Welcher Tilgungsplan als Vorschau angezeigt werden soll, wird über die Periode rechts oberhalb der Liste ausgewählt. Sollen individuelle Änderungen am Tilgungsplan vorgenommen werden, kann oberhalb der Liste "Benutzerdefinierte Berechnung" ausgewählt werden.
Wird von einer "automatisch berechneten" Darlehensart auf "Benutzerdefinierte Berechnung" gewechselt, bleiben bisherige Beträge in der Vorschau erhalten und können manuell angepasst werden. Jedoch ist zu berücksichtigen, dass keine Neuberechnung der gesamten Finanzierung durchgeführt wird, wenn oberhalb der Vorschau +Manuelle Eingabe" ausgewählt ist. Sollen manuelle Veränderungen, wie z.B. Sondertilgungen, die bisherige Finanzentwicklung automatisch anpassen, muss oberhalb der Vorschau anstatt dessen folgendes ausgewählt werden:
Welche automatische Anpassung von den zuvor genannten Möglichkeiten zur Auswahl steht, ist wiederum abhängig von der erstmalig eingestellten Darlehensart. Annuitäten- und Endfälligkeitsdarlehen können nur die Laufzeit anpassen (dies entspricht der Auswahl "Sondertilgung") und Tilgungsdarlehen können entweder die Folgezahlungen oder die Laufzeit anpassen.
Erfasst werden können in der Vorschau Tilgungs-, Zinszahlungs- und Zinsaufwandsbeträge sowie die jeweiligen Perioden. Liegen Daten / Tilgungspläne in Excel vor, die dem Spaltenaufbau "Vorschau" entsprechen, können diese mit "Kopieren & Einfügen" vereinfacht in der Regel-Vorlage ergänzt werden. Um z.B. weitere Zeilen einzufügen oder zu löschen, können diese Aktionen mit Hilfe der integrierten Werkzeuge "Reihe oben einfügen", "Reihe unten einfügen" und "Reihe löschen" durchgeführt werden. Die Funktionsknöpfe sind oberhalb der Vorschau im Regelassistenten enthalten und umfassen weitere Werkzeuge, wie "Kopieren", "Ausschneiden", "Einfügen", "Löschen", "Rückgängig und "Wiederherstellen".
Hinweis: Wurde bereits ein benutzerdefinierter Tilgungsplan erfasst und erfolgt nachträglich ein Wechsel zu einer automatich berechneten Darlehensart, wird in einer Warnmeldung gefragt, ob vorgenommene Änderungen gelöscht werden sollen? "Ja" bestätigt die Aktualisierung der Vorschau und manuelle Angaben gehen verloren; "Nein" erhält die manuelle Angaben.
Sind Teile der Finanzierung im Tilgungsplan in grauer Schrift dargestellt, liegen diese außerhalb des Planungshorizonts und werden im Szenario nicht berücksichtigt, wenn die Regel-Vorlage angewendet wird.
Die Angabe zum "Zinssatz" wird entweder fest hinterlegt oder es wird ein flexibler Parameter aus der Listbox ausgewählt, der in den Eigenschaften des Szenarios hinterlegt wurde. Außerdem besteht die Möglichkeit, anstatt eines flexiblen Parameters, einen ebenfalls variablen Zinssatz über ein statistisches Konto im Planungsformular zu berücksichtigen. Dabei werden ergebniswirksame Buchungen erzeugt, die das Planergebnis in Höhe der berechneten Zinsen verändern und diese wiederum zum Zahlungsabfluss führen.
| Soll | Haben |
|---|---|
| Zinsaufwand | Bank/Kasse |
Hinweis: Diese Ergebniswirkung wird unter Umständen nicht in jeder FORECAST-/ PLAN-Periode gebucht, sondern analog zum gewählten Zahlungsintervall berücksichtigt. Bei einem Zahlungsintervall pro Quartal bedeutet dies z.B. für ein Monats-Szenario, dass die anfallenden Zinsen nicht monatlich sondern nur quartalsweise aufwands- und zahlungswirksam berücksichtigt werden.
Innerhalb welcher Zeit der geschuldete Finanzierungsbetrag wieder zurückbezahlt wird, erfolgt entweder mit fester Angabe im Feld "Finanzierungsdauer" oder über eine variable Angabe mit Hilfe eines statistischen Kontos im Planungsformular. Diese Angabe erfolgt in Monaten, unabhängig vom Auflösungsgrad des Szenarios (Monat, Quartal oder Jahr). Die Zahlungshöhe wird unter Berücksichtigung eines ausgewählten Zahlungsintervalls automatisch berechnet und entsprechend zahlungswirksam gebucht. Als Zahlungsintervall kann zwischen monatlich, quartalsweise und jährlich gewählt werden. Der Schuldenabbau erfolgt vom ausgewählten Verbindlichkeitenkonto (gegenüber Kreditinstitut).
Damit wird die obige Zinsbuchung um eine entsprechende Tilgungsbuchung im Soll ergänzt und der Buchungsbetrag im Haben vom Bank-/Kassenkonto beinhaltet dann den Zins- und Tilgungsanteil.
3., 4. und 5. Periodensteuerung, Gesellschaftssteuerung und Kommentar / Freigabe:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Zinsaufwand | Bank/Kasse |
| Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten |
Hinweis: Damit ist auch die Zahlungswirkung unter Umständen nicht in jeder FORECAST-/ PLAN-Periode wirksam, sondern nur zum gewählten Zahlungsintervall. Bei einem Zahlungsintervall pro Quartal bedeutet dies z.B. für ein Monats-Szenario, dass die Tilgung nicht monatlich sondern nur quartalsweise gebucht wird.
Wählbare Funktionsbausteine zur Aktivierung einer "Periodensteuerung" , einer "Gesellschaftssteuerung" und zum Hinterlegen eines "Kommentars / Freigabe".
Mit dem Regelassistenten "Investitionsregel" wird eine Regel erzeugt, die neue Investitionsmaßnahmen berücksichtigt. Das Ergebnis dieser Regel ist die Aktivierung eines Vermögensgegenstandes zu einem bestimmten Zeitpunkt. Nach Bedarf kann die daraus resultierende Abschreibung sowie deren mögliche Finanzierung ebenfalls gebucht werden.
Hinweis: Investitionsregeln können zunächst nur im Datenbereich "PLAN" angewendet werden. Sollen Investitionsregeln ebenfalls im Datenbereich "FORECAST" zur Anwendung kommen und sollen deren Auswirkungen auch im Folgedatenbereich +PLAN+ berücksichtigt werden, muss das Szenario datenbereichsübergreifend arbeiten. Diese Einstellungsoption als Rahmenbedingung wird separat in den erweiterten Szenarioeigenschaften aktiviert.
Welche Funktionsbausteine der Regelassistent beinhaltet und welche nach Bedarf hinzu gewählt werden können, ist in den nachstehenden Punkten gemäß der Navigationsleiste kurz beschrieben.
1. Investitionsregel:
Im ersten Schritt werden für die geplante Investitionsmaßnahme "Anfangsperiode" und "Investitionsbetrag" festgelegt. Das Format für den Anschaffungszeitpunkt entspricht -MM.JJJJ- und drückt damit den 01.MM.JJJJ aus. Bzgl. des Investitionsbetrags kann entweder ein fester Wert erfasst werden oder ein Investitionsbetrag, der variabel auf einem statistischen Konto im Planungsformular erfasst wird. Die Anfangsperiode entspricht in diesem Fall grundsätzlich der Periode, in welcher der Investitionsbetrag im Planungsformular auf dem statistischen Konto erfasst wird. Diese Auswahl hat Folgeauswirkungen auf die "Konditionen" einer möglichen Finanzierung des Investitionsbetrags. Auf der gleichnamigen Seite des Regelassistenten kann z.B. nur eine "Automatische Berechnung" der Konditionen erfolgen bzw. ausgewählt werden, wenn mit einem variablen Investitionsbetrag von einem statistischen Konto gearbeitet wird. Soll hingegen ein benutzerdefinierter Tilgungsplan für eine Finanzierung des Investitionsbetrags berücksichtigt werden, muss ein fester Wert als Investitionsbetrag angegeben werden.
Als Grundbasis erfolgt nachfolgend die "Kontenauswahl" um die Investition auf einem "Investitionskonto" zu aktivieren sowie die Auswahl des Gegenkontos. Dieses Gegenkonto legt fest, ob die Investition entweder sofort zahlungswirksam wird oder ob zunächst eine Verbindlichkeit aufgebaut werden soll. Je nach Bedarf wird daher entweder ein Bank- oder Verbindlichkeitskonto ausgewählt. Wurde zuvor beim Verbindlichkeitskonto ein Intercompany-Konten "IC" und/oder Mischkonten "J" als Konto ausgewählt, ist ergänzend anzugeben, über welche IC Gesellschaft die Finanzierung der Investition abgebildet werden soll.
Wird eine sofortige Zahlung mittels "Bank- oder Kassenkonto" unterstellt, wird die Aktivierung folgendermaßen gebucht:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Investitionskonto | Bank/Kasse |
Soll das Investitionsgut "finanziert" werden, wird stattdessen ein Verbindlichkeitenkonto (z.B. gegenüber Kreditinstitute) ausgewählt:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Investitionskonto | Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten |
2. Vorsteuer:
Hinzuwählbare Funktionsbausteine zur "Vorsteuerberechnung und ggf. -verrechnung" auf den Investitionsbetrag sowie die Kontenauswahl der erforderlichen Steuerkonten.
Mit dem Aktivieren der Vorsteuerberechnung wird zusätzlich ein Vorsteuerkonto angesprochen. Das Vorsteuerkonto ergänzt die Aktivseite der Bilanz, während das Bank-/Kassen- oder Verbindlichkeitenkonto auf der Passivseite enthalten ist. Die Buchung entspricht folgendem Muster:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Vorsteuer | Verbindlichkeiten ggü KI oder Bank/Kasse |
Bei aktivierter Steuerverrechnung, wird der Abbau der Vorsteuerforderung über das Konto vorgenommen, welches im Feld "Steuerverrechnungskonto" ausgewählt wurde.
| Soll | Haben |
|---|---|
| Zahlungseingang über Bank/Kasse | Vorsteuer |
3. Abschreibung:
Hinzuwählbarer Funktionsbaustein um auf den hinterlegten Investitionsbetrag Abschreibungen vorzunehmen. Der Investitionsbetrag wird auf dieser Seite nochmal informativ angezeigt und kann nur auf der ersten Seite des Regelassistenten geändert werden.
Sofern dieser Funktionsbaustein mit einem "Haken" aktiviert wurde, muss neben der Auswahl des "Abschreibungskontos" ebenfalls Abschreibungsart und -dauer angegeben werden. Die Abschreibungsart wird über die nebenstehende Listbox ausgewählt. Zur Auswahl stehen lineare Abschreibung, degressive Abschreibung sowie degressive Abschreibung mit Wechsel auf lineare Abschreibung. Die Angabe zur Abschreibungsdauer erfolgt in Jahren, unabhängig vom Auflösungsgrad des Szenarios (Monat, Quartal oder Jahr). Für die Abschreibungsdauer kann entweder ein fester Wert oder ein variabler Wert mittels statistischem Konto im Planungsformular angegeben werden. Die Abschreibung beginnt mit der Periode, in der die Investition getätigt wurde.
Hinweis: In dem Zeithorizont eines Szenarios darf keine PLAN-Periode fehlen, um die Abschreibung korrekt zu buchen.
Je nach Abschreibungsart mindert die Abschreibung automatisch in einer Gegenbuchung den Wert des Investitionsgutes:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Abschreibungskonto | Investitionskonto |
4. Finanzierung:
Wurde auf der ersten Seite des Regelassistenten ein Verbindlichkeitenkonto ausgewählt, wurde damit entschieden, dass das Investitionsgut nicht bar bezahlt sondern fremdfinanziert wird. Außerdem wurde bereits ausgewählt ob eine Intercompany Finanzierung stattfindet. Mit dem Funktionsbaustein "Finanzierung" werden diese aufgebauten Schulden wieder getilgt und verzinst.
Der Aufbau dieses Funktionsbausteins für die Investitionsregel ist analog zum Regelassistenten "Finanzierungsregel".
Der Finanzierungsbetrag ergibt sich aus der Höhe des Investitionsbetrags abzgl. Eigenanteil und die Anfangsperiode ist ebenfalls gleichlautend zum Investitionsbeginn. Die Angabe eines Eigenanteils ist optional und die Höhe kann entweder als fester Wert oder als variabler Wert mittels statistischem Konto im Planungsformular angegeben werden. Zusätzlich kann gewählt werden, ob die Höhe des Eigenanteils als absoluter Wert den Finanzierungsbedarf mindert oder ob ein Prozentwert vom Investitionsbetrag angenommen werden soll. Der Eigenanteil wird als sofortige Zahlung über das Bank- oder Kassenkonto berücksichtigt.
| Soll | Haben |
|---|---|
| Investitionskonto | Bank/Kasse |
| Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten |
5. Konditionen:
Der Aufbau dieses Funktionsbausteins für die Investitionsregel ist analog zum Regelassistenten "Finanzierungsregel".
6., 7. und 8. Periodensteuerung, Gesellschaftssteuerung und Kommentar / Freigabe:
Wählbare Funktionsbausteine zur Aktivierung einer "Periodensteuerung" , einer "Gesellschaftssteuerung" und zum Hinterlegen eines "Kommentars / Freigabe".
Mit dem Regelassistenten "Zinsregel" wird eine Regel erzeugt, die in der aktuellen Periode das Berechnen und Buchen von Zinsen und Zinseszinsen für ausgewählte Konten ermöglicht. Das Ergebnis dieser Regel ist die ergebniswirksame Verzinsung von Kontensalden je nach Kontostand. Soll-Salden führen zu Zinserträgen und Haben-Salden zu Zinsaufwendungen. Dabei können für Soll- und Habenzinsen differenzierte Zinssätze angenommen werden.
Welche Funktionsbausteine der Regelassistent beinhaltet und welche nach Bedarf hinzu gewählt werden können, ist in den nachstehenden Punkten gemäß der Navigationsleiste kurz beschrieben.
1. Zinsregel
Als Grundbasis erfolgt die "Kontenauswahl" beliebiger Konten, die verzinst werden sollen sowie der Konten für Zinserträge und -aufwendungen und deren Zinssätze.
Zunächst wird oben ausgewählt ob in der aktuellen Periode der Schluss- oder Anfangsbestand eines Kontos verzinst werden soll. Oder ob die Basis der Zinsberechnung verteilt sein soll. "Verteilt" kann für Quartals- oder Jahresszenarien verwendet werden, um die Zinseszinsberechnung zu präzisieren. Die Zinsberechnung basiert auf 30 Tage / Monat. Bei einem Quartalsszenario können die Zinsen z.B. am Quartalsende vom Schlussbestand zu 90 Tage berechnet werden oder die Differenz zwischen Anfangs- und Schlussbestand wird für die Zinsberechnung auf drei Monate zu je 30 Tage linear verteilt. Anschließend werden im Auswahlfeld "Quellkonto" die dazugehörigen Konten ausgewählt, deren Kontostand verzinst werden soll. Im zweiten und dritten Auswahlfeld "Zinsertrags- und Zinsaufwandskonto" wird festgelegt, welche GuV Konten für die ergebniswirksamen Zinsbuchungen berücksichtigt werden sollen. Nachfolgend werden die Soll- und Habenzinsen angegeben. Die Angabe der Zinssätze kann entweder durch feste Eingabe, mittels flexibler Parameter oder statistischer Konten erfolgen.
Ist der zu verzinsende Kontostand des Quellkontos im SOLL, wird folgende Buchung erzeugt:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Quellkonto | Zinsertragskonto |
Ist der zu verzinsende Kontostand des Quellkontos im HABEN, wird diese Buchung erzeugt:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Zinsaufwandskonto | Quellkonto |
2. Erweiterte Einstellungen:
Auf dieser Seite kann ein Schwellwert für die Zinsberechnung festgelegt werden. Zinsen werden nur für den Betrag berechnet, der oberhalb des Schwellwertes liegt. Die Angabe des Schwellwertes kann durch feste Eingabe, mittels Parameter oder statistischer Konten erfolgen. Er kann getrennt für Zinsaufwand und Zinsertrag eingestellt werden.
3. Konten zuordnen:
Die "Kontenzuordnung" erfolgt durch Verknüpfung der Konten, die auf den vorherigen Seiten des Regelassistenten ausgewählt wurden. Sind bestimmte Konten in den Listboxen nicht wählbar, wurde das gewünschte Konto nicht vorausgewählt. Mit "Zurück" kann dies im Regelassistenten aber korrigiert werden. Werden mehrere Quellkonten verwendet, die verzinst werden sollen, kann auf dieser Seite eine Modifizierung je Kontenzuordnung bzgl. Berechnungsbasis (Anfangs-, Schlussbestand oder Verteilt) und Zinssätze sowie Schwellwerte erfolgen.
4. Zahlungsbedingungen:
Mit diesem Funktionsbaustein werden aufgebaute Zinsforderungen und -verbindlichkeiten gemäß der ausgewählten Zahlungsbedingung monatlich, quartalsweise oder jährlich wieder abgebaut.
Beglichene Zinsforderungen werden als Guthaben auf der Bank oder in der Kasse erfasst. Das verzinste Quellkonto ist das Gegenkonto zu diesen Zahlungseingängen:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Zahlungseingang über Kasse/Bank | Forderungsabbau auf Quellkonto |
Beglichene Zinsverbindlichkeiten werden als Auszahlung von der Bank oder Kasse erfasst. Das verzinste Quellkonto ist das Gegenkonto zu diesen Zahlungsausgängen:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Verbindlichkeitsabbau auf Quellkonto | Zahlungsausgang über Kasse/Bank |
Hinweis: Erfolgt eine Verzinsung von Bankkonten, die als Quellkonten hinterlegt sind, sind diese Zinsen bereits zahlungswirksam berücksichtigt und weitere Zahlungsbedingungen sind nicht vom gleichen Konto möglich.
5. Intercompany:
Dieser Funktionsbaustein ist nur aktiviert, wenn mindestens eine Intercompany-Planung mit Regeln auf IC-Salden erfolgt, siehe "Intercompany".
6., 7. und 8. Periodensteuerung, Gesellschaftssteuerung und Kommentar / Freigabe:
Wählbare Funktionsbausteine zur Aktivierung einer "Periodensteuerung" , einer "Gesellschaftssteuerung" und zum Hinterlegen eines "Kommentars / Freigabe".
Mit dem Regelassistenten "Leasingregel" wird eine Regel erzeugt, die neue Leasingmaßnahmen aus der Sicht eines Leasingnehmers berücksichtigt sowie mit der Annahme 'Vollamortisation' rechnet. Das Ergebnis dieser Regel ist entweder die Aktivierung des Leasinggegenstandes zu einem bestimmten Zeitpunkt (=Finanzierungsleasing) oder lediglich die Berücksichtigung des Leasingvertrags als Mietvertrag ohne Aktivierung des Leasinggegenstandes (=Operating Leasing). Welche Leasingart zum Tragen kommt, muss vom Anwender entschieden werden. Beim Finanzierungsleasing wird ebenfalls die daraus resultierende Abschreibung gebucht.
Hinweis: Leasingregeln können zunächst nur im Datenbereich "PLAN" angewendet werden. Sollen Leasingregeln ebenfalls im Datenbereich "FORECAST" zur Anwendung kommen und sollen deren Auswirkungen auch im Folgedatenbereich +PLAN+ berücksichtigt werden, muss das Szenario datenbereichsübergreifend arbeiten. Diese Einstellungsoption als Rahmenbedingung wird separat in den Szenarioeigenschaften aktiviert. Außerdem beziehen sie sich nicht auf bestehende Leasingplanungen, sondern es wird ein komplett neuer Leasingfall in der Planung berücksichtigt.
Welche Funktionsbausteine der Regelassistent beinhaltet und welche nach Bedarf hinzu gewählt werden können, ist in den nachstehenden Punkten gemäß der Navigationsleiste kurz beschrieben.
1. Leasingregel:
Im ersten Schritt wird zunächst festgelegt, ob eine Aktivierung des Leasinggegenstandes beim Leasingnehmer als "Finanzierungsleasing" stattfinden soll oder ob der Geschäftsfall ohne entsprechende Aktivierung als "Operating-Leasing" (= wie ein Mietvertrag) angelegt werden soll. Je nach Auswahl ändert sich der weitere Seitenverlauf des Assistenten.
Des Weiteren wird mit der Angabe eines Vorsteuersatzes festgelegt, ob eine "Vorsteuerberechnung" stattfinden soll. In diesem Fall muss entweder ein Vorsteuersatz im Feld "Vst.-Satz" fest angegeben werden oder es wird ein flexibler Parameter aus der Listbox ausgewählt, der in den Eigenschaften des Szenarios hinterlegt wurde. Mit dem Aktivieren der Vorsteuerberechnung wird zusätzlich ein Vorsteuerkonto angesprochen. Das Vorsteuerkonto ergänzt die Aktivseite der Bilanz, während das Bank-/Kassen- oder Verbindlichkeitenkonto auf der Passivseite enthalten ist. Die Buchung entspricht folgendem Muster:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Vorsteuer | Verbindlichkeiten ggü KI oder Bank/Kasse |
Hinweis: Es ist zu beachten, dass eine Verrechnung der Vorsteuer aktuell manuell vorgenommen werden muss.
Zur besseren Unterscheidung erhält die geplante Leasingmaßnahme einen Namen, der im Feld "Leasingobjekt" eingetragen wird. Beim Feld "Leasingbetrag" werden die Anschaffungs- und Herstellungskosten laut Leasinggeber erfasst. Sind diese nicht bekannt wird stattdessen der Listenpreis des Leasinggegenstandes eingetragen. Nachfolgend wird der Beginn und die Dauer der Leasingmaßnahme angegeben. Die Angabe zur Laufzeit erfolgt in Monaten, unabhängig vom Auflösungsgrad des Szenarios (Monat, Quartal oder Jahr). Darüber hinaus kann optional eine "Einmal-/Sonderzahlung", die zu Beginn der Leasinglaufzeit zahlungswirksam wird, festgelegt werden. Zum Schluss wird wahlweise der Effektivzins pro Jahr oder die monatliche Leasingrate laut Leasingvertrag angegeben. Der jeweils andere Wert wird anhand der eingegebenen Parameter berechnet und angezeigt.
Hinweis: Alle Beträge auf dieser Seite müssen netto angegeben werden.
Auf den nachfolgenden Seiten des Regelassistenten erfolgt die jeweilige "Kontenauswahl" um die Kontenzuordnungen des Leasinggeschäfts gemäß der hier gemachten Angaben automatisch umzusetzen.
2. Einmal-/Sonderzahlung:
Funktionsbaustein um für den angegebenen Einmal-/Sonderzahlungsbetrag die erforderliche "Kontenauswahl" vorzunehmen. Dieser Baustein wird übersprungen, wenn auf der ersten Seite kein Betrag im Feld "Einmal-/Sonderzahlung" eingetragen wird.
Nachfolgende Konten müssen an dieser Stelle ausgewählt werden: ein Konto für den Leasing-/Zinsaufwand, ein Bank- bzw. Kassenkonto und ein Konto Aktive Rechnungsabgrenzung. Wurde die Vorsteuerberechnung aktiviert, muss zudem ein Vorsteuerkonto angegeben werden.
Die Einmal-/Sonderzahlung wird zu Beginn der Leasinglaufzeit zahlungswirksam gebucht.
| Soll | Haben |
|---|---|
| Aktive Rechnungsabgrenzung | Bank/Kasse |
Und später über die Leasinglaufzeit wieder ergebniswirksam aufgelöst, wobei die Auflösungsbuchungen in ihrem Betrag gemäß der Zinsstaffelmethode absteigend sind.
| Soll | Haben |
|---|---|
| Leasing-/Zinsaufwand | Aktive Rechnungsabgrenzung |
3. Leasing-Buchungen:
Funktionsbaustein beim Operating-Leasing um sämtliche "Konten auszuwählen", die erforderlich sind, um die Leasingmaßnahme als Operating-Leasing ergebniswirksam abzubilden; wie bei einem gewöhnlichen Mietvertrag. Dieser Baustein wird übersprungen, wenn eine Aktivierung des Leasinggegenstandes auf der ersten Seite des Regelassistenten gewählt wurde.
Nachfolgende Konten müssen an dieser Stelle ausgewählt werden: ein Konten für den Leasingaufwand, ein Bank- bzw. Kassenkonto sowie - sofern aktiviert - ein Vorsteuerkonto. Falls eine Einmal-/Sonderzahlung angegeben wurde, können die dort ausgewählten Konten für Leasingaufwand, Vorsteuer und Bank/Kasse mit dem Knopf "Kontenzuordnungen übernehmen von Einmalzahlung" vereinfacht übernommen werden.
Die monatlichen Leasingbuchungen werden wie folgt ergebniswirksam berücksichtigt:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Leasingaufwand | Bank/Kasse |
4. Aktivierung
Funktionsbaustein beim Finanzierungsleasing um sämtliche "Konten auszuwählen", die erforderlich sind, um die Leasingmaßnahme als Finanzierungsleasing abzubilden. Dieser Baustein wird übersprungen, wenn keine Aktivierung des Leasinggegenstandes auf der ersten Seite des Regelassistenten gewählt wurde.
Nachfolgende Konten müssen an dieser Stelle ausgewählt werden: ein Konto für den Leasing-/Zinsaufwand, ein Investitionskonto, ein Verbindlichkeitenkonto, ein Konto Bank bzw. Kasse und ein Konto Aktive Rechnungsabgrenzung. Wurde die Vorsteuerberechnung aktiviert, muss zudem ein Vorsteuerkonto angegeben werden. Falls eine Einmal-/Sonderzahlung angegeben wurde, können die dort ausgewählten Konten für Leasingaufwand, Vorsteuer, Bank bzw. Kasse und Aktive Rechnungsabgrenzung mit dem Knopf "Kontenzuordnungen übernehmen von Einmalzahlung" vereinfacht übernommen werden.
Die Aktivierungsbuchung in der ersten Periode der Leasinglaufzeit erfolgt -mit aktivierter Vorsteuer- wie nachstehend, wobei der Betrag auf "Aktive Rechnungsabgrenzung" dem zunächst ergebnisneutralen Zinsanteil entspricht.
| Soll | Haben |
|---|---|
| Leasingkonto (AV) | Verbindlichkeiten |
| Vorsteuer | |
| Aktive Rechnungsabgrenzung |
Die Verbindlichkeiten werden über die Leasinglaufzeit durch folgende Buchung gleichmäßig abgebaut und der darin enthaltene Zinsanteil zahlungswirksam berücksichtig.
| Soll | Haben |
|---|---|
| Verbindlichkeiten | Bank/Kasse |
Außerdem wird der Zinsanteil gegen die "Aktive Rechnungsabgrenzung" ergebniswirksam aufgelöst. Dabei sind die Buchungsbeträge über die Leasinglaufzeit hinweg abnehmend, weil die monatlichen Leasingraten gemäß Zinsstaffelmethode in einen Zins- und einen Tilgungsanteil aufgeteilt sind.
| Soll | Haben |
|---|---|
| Leasing-/Zinsaufwand | Aktive Rechnungsabgrenzung |
5. Abschreibung:
Ergänzender Funktionsbaustein beim Finanzierungsleasing um auf den hinterlegten Leasingbetrag Abschreibungen vorzunehmen. Dieser Baustein wird übersprungen, wenn keine Aktivierung des Leasinggegenstandes auf der ersten Seite des Regelassistenten gewählt wurde. Der Leasingbetrag wird auf dieser Seite nochmal informativ als "Abschreibungsbetrag" angezeigt und kann nur auf der ersten Seite des Regelassistenten geändert werden.
Neben der Auswahl des "Abschreibungskontos" muss ebenfalls Abschreibungsart und -dauer angegeben werden. Die Abschreibungsart wird über die nebenstehende Listbox ausgewählt. Zur Auswahl stehen lineare Abschreibung, degressive Abschreibung sowie degressive Abschreibung mit Wechsel auf lineare Abschreibung. Die Angabe zur Abschreibungsdauer erfolgt in Jahren, unabhängig vom Auflösungsgrad des Szenarios (Monat, Quartal oder Jahr). Die Abschreibung beginnt mit der Periode, in der der Leasinggegenstand aktiviert wurde.
Hinweis: In dem Zeithorizont eines Szenarios darf keine PLAN-Periode fehlen, um die Abschreibung korrekt zu buchen.
Je nach Abschreibungsart mindert die Abschreibung automatisch in einer Gegenbuchung den Wert des Leasinggegenstands:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Abschreibungskonto | Leasingkonto (AV) |
6. und 7. Gesellschaftssteuerung und Kommentar / Freigabe:
Wählbare Funktionsbausteine zur Aktivierung einer "Gesellschaftssteuerung" und zum Hinterlegen eines "Kommentars / Freigabe".
Hinweis: Eine Periodensteuerung gibt es bei diesem Regelassistenten nicht, weil die Einschränkung bereits mit der "Starperiode" für das Leasinggeschäft automatisch festgelegt wird. Damit kann diese Regel nur zur Startperiode angewendet werden. Soll die Leasingmaßnahme zu einem anderen Zeitpunkt ausgeführt werden, muss dies auf der ersten Seite des Regelassistenten geändert werden.
Mit dem Regelassistenten "Allgemeine Regel" wird eine Regel erzeugt, die eine individuelle Gestaltung eigener Buchungssatzregeln erlaubt, sofern die vordefinierten Regelassistenten den Planungsanforderungen nicht gerecht werden.
Wichtig: "Allgemeine Regeln" müssen immer Buchungssätze abbilden und dürfen nicht zyklisch angeordnet werden. Eine zyklische Anordnung liegt dann vor, wenn eine oder mehrere Regeln im Kreis voneinander abhängig sind. Es wird daher dringend empfohlen eigene "Allgemeine Regeln" zuvor in einem Test-Szenario auszuprobieren und als Regelvorlage abzuspeichern, so dass diese später im Zielszenario 'geprüft' angewendet werden können.
Um individuelle Regeln zu erzeugen, empfiehlt es sich die Regel-Engine von IDL Forecast tiefergehend verstanden zu haben. Daher wird die "Allgemeine Regel" zunächst theoretisch vorgestellt und anschließend an kleinen Beispielen verdeutlicht.
Theorie:
Das Regelwerk von IDL Forecast differenziert zwischen einseitiger Ergänzungsbuchung und neuer Buchungssätze, die als Beziehungsregeln (A * B ==> C) bezeichnet werden. Diese Beziehungsregeln werden zwischen sogenannten Variablen (Konten) A und C hergestellt. Dabei entspricht Variable A entweder einer Kontenbewegung/-veränderung oder einem Anfangs-/Endbestand eines Kontos. Und Variable C nur einer Kontenbewegung/-veränderung. A ist generell der Quellausgang (Herkunft) der Berechnung und C ist das Ziel der Berechnung. B hingegen übernimmt die Rolle des Faktors und kann entweder eine festgelegte Konstante, ein Parameter oder der Kontensaldo eines statistischen Kontos sein. Nach einer Veränderung der Variablen A oder B, versucht die "Allgemeine Regel" den Zustand der oben angegebenen Gleichung (A * B ==> C) "wieder herzustellen". Wird dabei Variable A oder B verändert, wird Variable C neu berechnet. Das Ergebnis C ergibt sich aus Variable A multipliziert mit dem Faktor B.
1. Allgemeine Regel:
Wie in der Theorie beschrieben basiert die Definition einer Beziehungsregel auf drei Teilen:
BEISPIEL 1
Die Erklärung der +Allgemeinen Regel+ erfolgt zunächst an einem einfachen Beispiel 1:
In der aktuellen Periode möchten Sie den bereits geplanten Kontensaldo vom GuV-Konto +Umsatzerlöse+ auf das Bilanzkonto +Forderungen LuL+ überleiten. Die Buchung würde lauten:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Forderungen LuL (100%) | Umsatzerlöse (100%) |
Schritt 1: Welche Konten stehen in Beziehung?
Das GuV-Konto entspricht in diesem Fall dem Herkunftskonto A (wo kommt der Betrag her?) und das Bilanzkonto dem Zielkonto C bzw. dem Ergebnis (wo soll die Gegenbuchung erfolgen?).
Schritt 2: Mit welchem Faktor B soll C berechnet werden?
Der Kontensaldo des GuV-Kontos soll in gleicher Höhe auf das Forderungskonto übergeleitet werden. Somit gibt es folgende zweckmäßige Möglichkeiten um Faktor B zu definieren:
Schritt 3: Welche Art der Beziehungsregel liegt vor?
In diesem Fall soll ein Buchungssatz ergänzt werden und kein neuer Buchungssatz erstellt werden. Eine Seite des Buchungssatzes (Herkunftskonto A) ist bereits betragsmäßig vorhanden = Plan-Umsatz im Haben. Der Betrag steht als +Schlussbestand+ auf dem GuV-Konto (Herkunftskonto A) und kann als solches über eine Listbox unterhalb der Kontenauswahl A ausgewählt werden. Beim Bilanzkonto (Zielkonto C) fehlt der GuV-Saldo und muss als neue Kontenveränderung auf dem Bilanzkonto berücksichtigt werden. Dafür wird +Veränderung+ über eine Listbox unterhalb der Kontenauswahl C ausgewählt.
Hinweis: Auf dem Zielkonto C kann immer nur eine Veränderung angelegt und sich nicht auf den Anfangs- oder Schlussbestand bezogen werden.
Schritt 4: Wie verhält sich Soll und Haben?
Das GuV-Konto +Umsatzerlöse+ steht i.d.R. im HABEN und das Bilanzkonto +Forderungen LuL+ im SOLL. Um einen Bilanzausgleich vom Herkunftskonto A abzuleiten muss das Soll/Haben Kennzeichen entsprechend +wechseln+. Dieses Verhalten kann unterhalb des Pfeils über eine Listbox ausgewählt werden. Wird ein solches S/H Verhalten eingestellt, reagiert die +Allgemeine Regel+ dynamisch auf den jeweiligen Soll/Haben Saldo des Herkunftskontos A.
"Wechseln" = Betrag auf Herkunftskonto A im SOLL führt auf dem Zielkonto C zu einer Veränderung im HABEN und umgekehrt.
Schritt 5: In welcher Periode soll die Beziehungsregel wirken?
In diesem Beispiel soll immer der aktuelle GuV-Kontensaldo auf das Bilanzkonto übergeleitet werden ohne zeitliche Verzögerung. Hierzu ist jeweils eine +0+ unterhalb vom Herkunftskonto A und vom Zielkonto C auszuwählen. Dieser Zeitbezug bezieht sich immer auf den Betrag des oberhalb ausgewählten Kontos.
Schritt 6: Sind die Variablen A und C Teil eines Buchungssatzes?
Ja, sowohl das GuV- als auch das Bilanzkonto sind Teil des obigen Buchungssatzes. Dies ist mit einem +Haken+ zu bestätigen.
Schritt 7: Kommentierung
Zu jeder Beziehungsregel kann ein Kommentar mit max. 500 Zeichen verfasst werden, um z.B. die Beziehungsregel genauer zu beschreiben. Dafür gibt es links neben der jeweiligen Beziehungsregel eine Info-Symbol um den Kommentar zu bearbeiten. Der verfasste Kommentar wird als Tooltipp beim Info-Symbol zur Anzeige gebracht.
Schritt 8: Testen
Nach erfolgter Definition sollte die Beziehungsregel der +Allgemeinen Regel+ in einer Periode getestet werden.
Schritt 9: Löschen
Sofern die Beziehungsregel nicht mehr benötigt wird oder gänzlich falsch ist, kann diese links neben der jeweiligen Beziehungsregel durch das +X+ unwiderruflich gelöscht werden.
2., 3. und 4. Periodensteuerung, Gesellschaftssteuerung und Kommentar:
Wählbare Funktionsbausteine zur Aktivierung einer "Periodensteuerung" , einer "Gesellschaftssteuerung" und zum Hinterlegen eines weiteren "Kommentars / Freigabe".
BEISPIEL 2
Als weiteres Beispiel 2 wird das Beispiel 1 um eine Umsatzsteuer Berechnung mit 19% ergänzt. Die Buchung würde lauten:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Forderungen LuL (119%) | Umsatzerlöse (100%) |
| Verbindlichkeit Steuer (19%) |
Schritt 1: Welche Konten stehen in Beziehung?
Das GuV-Konto entspricht in diesem Fall jeweils dem Herkunftskonto A (wo kommt der Basisbetrag her?) und die Bilanzkonten den Zielkonten C 1 + C 2 bzw. dem Ergebnis (wo sollen die Gegenbuchungen erfolgen?). Eine Beziehungsregel ist in diesem Beispiel nicht mehr ausreichend da zwei Zielkonten C angesprochen werden. Mit dem +Stern+ unten links wird eine zweite Beziehungsregel hinzugefügt.
Schritt 2: Mit welchem Faktor B soll C 1 + C 2 berechnet werden?
Der Kontensaldo des GuV-Kontos soll mit 119% auf das Forderungskonto (Zielkonto C 1) und mit 19% auf das Verbindlichkeitskonto (Zielkonto C 2) übergeleitet werden. Somit gibt es z.B. folgende zweckmäßige Möglichkeiten um Faktor B 1 + B 2 zu definieren:
B 1 = 119%
B 2 = 19%
Schritt 3: Welche Art der Beziehungsregel liegt vor?
In diesem Fall soll ein Buchungssatz ergänzt werden und dabei auf zwei Zielkonten mit unterschiedlichen Beträgen gebucht werden. Eine Seite des Buchungssatzes (Herkunftskonto A) ist bereits betragsmäßig vorhanden = 100% Plan-Umsatz im Haben. Der Betrag steht als +Schlussbestand+ auf dem GuV-Konto (Herkunftskonto A) und kann als solches über eine Listbox unterhalb der Kontenauswahl A ausgewählt werden. Beim Forderungskonto (Zielkonto C 1) fehlt der GuV-Saldo zu 119% und muss als neue Kontenveränderung auf dem Forderungskonto berücksichtigt werden. Dafür wird +Veränderung+ über eine Listbox unterhalb der Kontenauswahl C 1 ausgewählt. Ebenso fehlt beim Verbindlichkeitskonto (Zielkonto C 2) der GuV-Saldo zu 19% und muss als neue Kontenveränderung auf dem Verbindlichkeitskonto berücksichtigt werden. Dafür wird auch +Veränderung+ über eine Listbox unterhalb der Kontenauswahl C 2 ausgewählt.
Schritt 4: Wie verhält sich Soll und Haben?
Das GuV-Konto +Umsatzerlöse+ steht i.d.R. im HABEN und die Bilanzkonten +Forderungen LuL+ im SOLL und +Verbindlichkeiten Steuer+ im HABEN. Um einen Bilanzausgleich vom Herkunftskonto A abzuleiten muss das Soll/Haben Kennzeichen entweder +wechseln+ oder +gleich+ sein. Dieses Verhalten kann unterhalb des Pfeils der jeweiligen Beziehungsregel über eine Listbox ausgewählt werden. Wird ein solches S/H Verhalten eingestellt, reagiert die +Allgemeine Regel+ dynamisch auf den jeweiligen Soll/Haben Saldo des Herkunftskontos A.
+Wechseln+ = Betrag auf Herkunftskonto A im SOLL führt auf dem Zielkonto C zu einer Veränderung im HABEN und umgekehrt. +Gleich+ = Betrag auf Herkunftskonto A im SOLL führt auf dem Zielkonto C zu einer Veränderung im SOLL und umgekehrt.
Schritt 5: In welcher Periode soll die Beziehungsregel wirken?
In diesem Beispiel soll weiterhin der aktuelle GuV-Kontensaldo auf die Bilanzkonten übergeleitet werden ohne zeitliche Verzögerung. Hierzu ist jeweils eine +0+ unterhalb vom Herkunftskonto A und den Zielkonten C 1 + C 2 auszuwählen. Dieser Zeitbezug bezieht sich immer auf den Betrag des oberhalb ausgewählten Kontos.
Schritt 6: Sind die Variablen A und C Teil eines Buchungssatzes?
Teilweise, das GuV-Konto ist z.B. nur einmal Teil des Buchungssatzes und die zwei Bilanzkonten sind Teil des obigen Buchungssatzes. Dies ist jeweils mit einem +Haken+ zu bestätigen.
Schritte 7 bis 9: Kommentierung / Testen / Löschen
siehe Beispiel 1
BEISPIEL 3
Beispiel 3 erweitert Beispiel 2 um einen angenommenen Ausgleich der aufgebauten Forderung in der Folgeperiode. Die ursprüngliche Forderung (inkl. Steuer) wird in voller Höhe gezahlt. Die Buchung würde lauten:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Bank (100%) | Forderungen LuL (100%) |
Schritt 1: Welche Konten stehen in Beziehung?
Das Forderungskonto (inkl. Steuer) gem. Beziehungsregel, Beispiel 2 entspricht in diesem Fall dem Herkunftskonto A (wo kommt der Buchungsbetrag her?) und das Bankkonto dem Zielkonto C 1 (wo soll die Buchung erfolgen?). Außerdem ist das Forderungskonto selbst ebenfalls ein Zielkonto C 2 (wo soll die Gegenbuchung erfolgen?). Somit müssen zwei Beziehungsregeln hinzugefügt werden.
Schritt 2: Mit welchem Faktor B soll C berechnet werden?
Der Betrag des Forderungskontos (inkl. Steuer) gem. Beziehungsregel, Beispiel 2 soll in voller Höhe mit dem Bankkonto (Zielkonto C 1) verrechnet werden. Somit gibt es z.B. folgende zweckmäßige Möglichkeiten um Faktor B jeweils zu definieren:
Schritt 3: Welche Art der Beziehungsregel liegt vor?
In diesem Beispiel wird kein Buchungssatz ergänzt sondern ein neuer Buchungssatz definiert. Somit ist noch keine Seite des Buchungssatzes (Herkunftskonto A) betragsmäßig im Planungsformular vorhanden. Der zu buchende Betrag steht aber bereits als +Veränderung+ auf dem Zielkonto C 1 "Forderung (inkl. Steuer)" gem. erster Beziehungsregel, Beispiel 2 zur Verfügung. Um mit diesem Betrag weiterrechnen zu können muss links mit einem Haken ein neuer Buchungssatz eingefügt werden und die +Veränderung+ des Forderungskontos (inkl. Steuer) auf +verknüpfte Veränd. 1+ umgestellt werden. Jetzt kann in der neuen Beziehungsregel (= neuer Buchungssatz) das Forderungskonto (inkl. Steuer) als Herkunftskonto A verwendet werden indem ebenfalls +verknüpfte Veränd. 1+ in der darunterliegenden Listbox ausgewählt wird. Sowohl beim Bankkonto (Zielkonto C 1) als auch beim Forderungskonto (Zielkonto C 2) fehlt der Buchungsbetrag und muss jeweils als neue Kontenveränderung berücksichtigt werden. Dafür wird +Veränderung+ über eine Listbox unterhalb der Kontenauswahl C 1 + C 2 ausgewählt.
Schritt 4: Wie verhält sich Soll und Haben?
Das Forderungskonto (inkl. Steuer) als Herkunftskonto A steht im SOLL, das Zielkonto C 1 +Bank+ soll ebenfalls im SOLL und das Zielkonto C 2 +Forderungen LuL+ muss folglich im HABEN stehen, um das Forderungskonto auszugleichen. Um diesen Bilanzausgleich vom Herkunftskonto A abzuleiten muss das Soll/Haben Kennzeichen entweder +wechseln+ oder +gleich+ sein. Dieses Verhalten kann unterhalb des Pfeils der jeweiligen Beziehungsregel über eine Listbox ausgewählt werden. Wird ein solches S/H Verhalten eingestellt, reagiert die +Allgemeine Regel+ dynamisch auf den jeweiligen Soll/Haben Saldo des Herkunftskontos A.
Schritt 5: In welcher Periode soll die Beziehungsregel wirken?
In diesem Beispiel soll der Ausgleich der Forderung eine Periode später erfolgen. Hierzu ist jeweils eine +1+ unterhalb der Zielkonten C 1 + C 2 auszuwählen. Dieser Zeitbezug bezieht sich immer auf den Betrag des oberhalb ausgewählten Kontos. Beim Herkunftskonto A bleibt jeweils unter dem Konto der Zeitbezug auf +0+ stehen.
+0+ = gleiche Periode / +1+ = nächste Periode / +-1+ = vorherige Periode / +2+ = übernächste Periode usw.
Schritt 6: Sind die Variablen A und C Teil eines Buchungssatzes?
Teilweise, das Herkunftskonto A +Forderungskonto (inkl. Steuer)+ dient nur als Datenbasis aus der eine Soll- und eine Habenbuchung auf den Zielkonten C 1 + C 2 abgeleitet wird. Somit sind nur die Zielkonten C 1 + C 2 Teile des obigen Buchungssatzes. Dies ist jeweils mit einem +Haken+ zu oberhalb der Konten bestätigen.
Schritte 7 bis 9: Kommentierung / Testen / Löschen
siehe Beispiel 1
Die Arbeitsfläche "Regel-Vorlagen" dient der Speicherung und Verwaltung von vordefinierten Regeln, die im System mittels Regelassistenten neu angelegt wurden oder die aus einer bestehenden Regelvorlage abgeleitet und als neue Regelvorlage gespeichert wurden.
Alle vorhandenen Regel-Vorlagen werden szenarioübergreifend in einer hierarchischen Ordnerstruktur angezeigt. Jeder Ordner enthält Regel-Vorlagen und/oder weitere Unterordner. Die Anzeige kann auf verschiedene Weisen über den Tabellenspaltenkopf konfiguriert werden: Mittels Rechtsmausklick auf den Tabellenspaltenkopf können u.a. Angaben zum verwendeten Kontenplan, zu Erstellungs- und Speicherdaten sowie Informationen zum Inhalt einer Regel-Vorlage ein- und ausgeblendet werden. Sollen Angaben eingeblendet werden, werden diese durch einen Haken ausgewählt bzw. demarkiert, wenn die Angabe entfallen soll. Der Knopf "Filter anzeigen" (Symbol: Trichter) öffnet eine Filterzeile. Eingaben in dem Filterfeld führen dazu, dass nur Regelvorlagen angezeigt werden, die die eingegebene Zeichenkette enthalten. Mittels des Knopfes "Sortierung" wird die Sortierreihenfolge der Regel-Vorlagen und Ordner einer Ebene festgelegt. Der Knopf öffnet ein Auswahlmenü mit den folgenden Optionen: 1. Sortierung nach Regeltyp, 2. Alphabetische Sortierung, 3. Sortierung nach Änderungsdatum (neueste Vorlagen zuerst), 4. Sortierung nach Änderungsdatum (älteste Vorlagen zuerst). Des Weiteren befinden sich in der Werkzeugleiste die üblichen Symbole zum "Aufklappen" und "Zuklappen" der Baumstruktur.
Informationen zum Inhalt einer Regel-Vorlage einblenden: erfolgt wie oben beschrieben über den Tabellenspaltenkopf. Dadurch können wichtige Informationen zum Inhalt einer Regel-Vorlage zur Anzeige gebracht werden, ohne das eine Regel-Vorlage geöffnet werden muss. Diese informieren über hinterlegte Kommentare (Spalte K), die Un-/Vollständigkeit einer Regel-Vorlage (Spalte V), über Regel-Vorlagen mit Periodeneinschränkung und/oder Gesellschaftseinschränkung (Spalte G) sowie deren Richtigkeit (Spalte E), über vorhandene Intercompany Angaben sowie deren Vollständigkeit (Spalte I) und über verwendete Parameter und ob ggf. Parameter fehlen (Spalte P). Fehlende Parameter oder unvollständige bzw. falsche Angaben werden mit Hilfe eines "Stoppschilds" angezeigt. Vorhandene und vollständige bzw. richtige Angaben werden mit einem "grünen Haken" dargestellt. Status-Anzeigen in Bezug auf die Un-/Vollständigkeit einer Regel-Vorlage beziehen sich nicht nur auf die Regel-Vorlage selbst, sondern der Status wird auf die übergeordneten Ordner vererbt. Somit ist schnell und übersichtlich erkennbar, ob alle Regel-Vorlagen un-/vollständig sind.
Um aus einer oder mehrerer Regel-Vorlagen Regeln bzw. Geschäftsfälle zu generieren, müssen diese angewendet werden. Dies geschieht über vier Menüpunkte im Kontextmenü der Arbeitsfläche, nachdem die anzuwendenden Regel-Vorlagen bzw. Regelvorlagenordner markiert wurden. (Hinweis: Ist ein Regelordner markiert, werden alle Regel-Vorlagen angewendet, die sich in einer beliebigen Hierarchieebene unterhalb des markierten Ordners befinden.) Mittels des Menüpunkts "Vorlagen/Ordner anwenden (alle Perioden)" werden die markierten Vorlagen in allen Perioden des geöffneten Szenarios angewendet (unter Beachtung eventueller Periodeneinschränkungen, s.u.). Die Menüpunkte "Vorlagen/Ordner anwenden (FORECAST)" und "Vorlagen/Ordner anwenden (PLAN)" wenden die Vorlagen nur in den Perioden an, die zum Datenbereich FORECAST bzw. PLAN gehören. Der Punkt "Vorlagen/Ordner anwenden (ausgew. Perioden)" wendet die Regel-Vorlagen in genau der Periode bzw. genau den Perioden an, die zur Zeit im Planungsformular des Szenarios markiert sind. In allen Fällen wirkt die vorgenommene Einschränkung zusätzlich zu einer eventuell in den Regel-Vorlagen selbst eingestellten Periodeneinschränkung (=Periodensteuerung). Wird beispielsweise eine Regelvorlage mit aktiver Periodeneinschränkung durch den Menüpunkt "Vorlagen/Ordner anwenden (FORECAST)" angewendet, wird die Regelvorlage nur in den Perioden des Szenarios angewendet, die in der Periodensteuerung hinterlegt sind und die sich im FORECAST-Bereich befinden.
Unvollständige und fehlerhafte Vorlagen (d.h. Vorlagen, die aus einem Regelassistenten erzeugt wurden, obwohl nicht alle Seiten des Assistenten zu diesem Zeitpunkt gültig waren) können nicht angewendet werden. Sie werden in der Regel-Vorlagenübersicht mit einem Stopp in der Spalte V dargestellt. Ein Ordner, der eine unvollständige oder fehlerhafte Vorlage enthält, ist selbst wiederum unvollständig, kann nicht angewendet werden und wird ebenfalls in rot kenntlich gemacht. (Dies gilt nicht, wenn die unvollständige Vorlage deaktiviert wird. Siehe unten.) Neben den unvollständigen / fehlerhaften Regel-Vorlagen gibt es auch Regel-Vorlagen, die nicht als fehlerhaft in der Spalte V anzeigt werden und dennoch im Szenario nicht angewendet werden. Erst beim Anwenden der Regel-Vorlagen kommen systemseitige Prüfroutinen zu dem Ergebnis, dass ggf. eine / mehrere Regel-Vorlagen für dieses Szenario nicht (sinnvoll) anwendbar sind bzw. nicht angewendet werden sollen. Welche Regel-Vorlagen nicht angewendet wurden und aus welchen Gründen, wird in einer Meldung nach dem Anwenden zusammengefasst angezeigt. Zu diesen Gründen gehören z.B. folgende:
Über den Menüeintrag "Vorlage öffnen..." wird eine markierte Regelvorlage im dazugehörigen Regelassistenten geöffnet. Eine Vorlage kann auch durch Doppelklick oder mit Bestätigung der "Enter-Taste" geöffnet werden.
Im Kontextmenü befinden sich weitere Einträge zum "Löschen", "Kopieren" und "Ausschneiden" von markierten Regel-Vorlagen und Vorlagenordnern. Zuvor kopierte oder ausgeschnittene Regel-Vorlagen/Ordner können mit "Einfügen" an einer beliebigen Stelle der Ordnerhierarchie eingefügt werden. Dazu muss der entsprechende Zielordner markiert werden. Falls kopierte Regel-Vorlagen auf der obersten Ebene eingefügt werden sollen, darf vor dem einfügen nichts ausgewählt werden. Mit "Umbenennen..." können Vorlagen und Ordner umbenannt werden, wobei es innerhalb eines Ordners keine Vorlagen mit identischem Namen geben darf. Mit "Vorlagenordner erzeugen..." wird ein neuer Ordner unterhalb des zur Zeit markierten Ordners erzeugt. Dazu öffnet sich ein Dialog zur Eingabe des Ordnernamens. Soll der Ordner auf der obersten Ebene eingefügt werden, darf nichts markiert sein.
Vorlagen und Vorlagenordner können "deaktiviert" werden. Deaktivierte Vorlagen werden beim Anwenden übersprungen, wenn der Ordner in dem sie enthalten sind, angewendet wird. Das Deaktivieren eines Ordners deaktiviert alle Vorlagen und Ordner die sich unterhalb des Ordners befinden. Deaktivierte Vorlagen und Ordner werden in der Arbeitsfläche grau dargestellt. Das Deaktivieren einer fehlerhaften Vorlage (rot markiert) führt dazu, dass der Ordner der diese Vorlage enthält, dennoch angewendet werden kann.
Regel-Vorlagen und Ordner können mit einem Kommentar versehen werden. Neben der Eingabe des Kommentars beim Definieren einer Regelvorlagen über den Regelassistenten ist auch das nachträgliche Anlegen eines Kommentars möglich. Dazu muss die betreffende Regelvorlage oder der Ordner markiert und im Kontextmenü der Menüpunkt "Kommentar bearbeiten..." gewählt werden. Im sich daraufhin öffnenden Fenster wird der Kommentartext eingegeben oder ein vorhandener Kommentartext geändert. Die Länge des Kommentars ist auf 500 Zeichen beschränkt. Der Kommentar wird zusammen mit Datum und Benutzernamen als Tooltipp über einer Regelvorlage angezeigt. Wird eine Regelvorlage angewendet, erhalten die daraus erzeugten Geschäftsfälle ebenfalls den Kommentar der Vorlage. Zu beachten ist, dass ein nachträgliches Ändern des Kommentars einer Regelvorlage nicht die Kommentare der daraus erzeugten Geschäftsfälle ändert. Ist dies gewünscht, muss der Kommentar der Angewendeten Vorlage bearbeitet werden. Zum Löschen von Kommentaren kann der Kontextmenüpunkt "Kommentar löschen" verwendet werden. Diese Funktion kann auch auf mehrere Regel-Vorlagen zugleich angewendet werden.
Regelvorlagen und Regel-Vorlagenordner lassen sich in eine Datei exportieren und aus einer entsprechenden Export-Datei wieder importieren. Dazu müssen die zu exportierenden Regelvorlagen und -Ordner im Baum markiert und der Kontextmenüeintrag "Regel-Vorlagen exportieren..." gewählt werden. Es öffnet sich ein Dateidialog in welchem das Zielverzeichnis und der Name der Exportdatei festgelegt werden. Ist nur eine einzige Regelvorlage oder ein einzelner Ordner zum Export gewählt worden, wird dessen Name automatisch als Dateiname voreingestellt. Regelexportdateien erhalten automatisch die Dateiendung ".rtp".
Zum Importieren muss zunächst der gewünschte Zielordner gewählt werden. Sofern in der Exportdatei ein kompletter Regel-Vorlagenordner exportiert wurde, kann er auch auf oberster Ebene des Regel-Vorlagenbaums importiert werden. Nach Aufruf des Kontextmenüeintrags "Regel-Vorlagen importieren..." erscheint ein Dateidialog in welchem die Regel-Vorlagendatei ausgewählt wird. Hinweis: Bislang lassen sich ausschließlich Regel-Vorlagen importieren, die mit der gleichen Releaseversion von IDL Forecast exportiert wurden! Nach Klick auf den "OK-Knopf" werden die in der Datei enthaltenen Regel-Vorlagen einschließlich der Ordner importiert. Voraussetzung für einen erfolgreichen Import ist, dass alle Konten und Perioden der Regelvorlage vorhanden sind. Ist dies nicht der Fall, wird eine Fehlermeldung angezeigt und die betreffende Regelvorlage nicht importiert. Ggf. müssen dann zunächst die erforderlichen Objekte in den Anwendungen KTO und ABR angelegt werden. Unter Umständen sind im Ordner, der für den Import gewählt wurde, bereits Regel-Vorlagen vorhanden die denselben Namen tragen wie die zu importierenden. In diesem Fall wird ein Dialogfenster angezeigt in welchem gewählt werden muss, ob die vorhandenen Regel-Vorlagen überschrieben werden sollen oder die zu importierenden Regel-Vorlagen unter einem anderen Namen importiert werden sollen.
Über den Kontextmenü-Eintrag "Ordnerstruktur erzeugen" erreicht man eine Funktion zum automatischen Erzeugen einer Ordnerstruktur. Wahlweise gemäß der angelegten Gesellschaften in der Anwendung GES oder gemäß Positionen der Reportstruktur eines Szenarios. Dies ermöglicht das schnelle Erzeugen einer übersichtlichen Ordnerstruktur zum Einsortieren der Regelvorlagen. Der Kontextmenü-Eintrag muss in dem Ordner aufgerufen werden, unterhalb dessen die Ordner erzeugt werden sollen. Es ist auch möglich, mehrere Ordner zu wählen. In diesem Fall wird die Ordnerstruktur unterhalb von jedem gewählten Ordner angelegt. Es öffnet sich ein Fenster in welchem als Erstes auszuwählen ist, ob die Ordnerstruktur gemäß Gesellschaften oder gemäß angelegt werden soll. In den darunterliegenden Fenstern werden dann diejenigen Gesellschaften bzw. Positionen ausgewählt für die jeweils ein Ordner angelegt werden soll. Zur Vereinfachung existieren Knöpfe um alle angezeigten Gesellschaften bzw. Positionen zu selektieren bzw. die gesamte Selektion zu löschen. Unterhalb der Fenster kann die Form der Ordnernamen festgelegt werden: Es ist wählbar, ob die Gesellschafts-/Positionsnummer vorangestellt werden soll und ob der Lang- oder Kurztext des Gesellschafts- bzw. Positionsnamens verwendet werden soll. Durch Klick auf "OK" werden die Ordner gemäß der Vorgaben angelegt. Je nach Umfang kann dies einige Zeit dauern.
Zur Verbesserung der Übersichtlichkeit kann es unter Umständen sinnvoll sein, sich nur einen bestimmten Ordner anzeigen zu lassen. Dazu muss der betreffende Ordner markiert und im Kontextmenü "Nur diesen Ordner anzeigen" gewählt werden. Der Ordner wird in der Arbeitsfläche dargestellt, als wäre er der oberste Ordner des Regel-Vorlagenbaums. Des Weiteren wird im oberen Bereich der Arbeitsfläche eine Statusleiste eingeblendet, die den Namen des betreffenden Ordners anzeigt. Mittels des Knopfes "Höhere Ordnerebene anzeigen" (Symbol: Ein Pfeil nach oben), wird die nächsthöhere Ordnerebene in der Hierarchie dargestellt. Mittels des Knopfes "Gesamten Vorlagenbaum anzeigen" (Symbol: Drei Pfeile nach oben) wird wieder die gesamte Regel-Vorlagenstruktur angezeigt.
Über den Kontextmenüpunkt "Eigenschaften..." wird ein Fenster mit zusätzlichen Informationen über die gewählte Regelvorlage geöffnet. Unter anderem werden hier der Benutzer und der Zeitpunkt des Anlegens und der letzten Änderung der Regelvorlage angezeigt. (Hinweis: Wird eine Vorlage kopiert oder importiert, bleiben die Informationen für den Änderungszeitpunkt erhalten, während die Informationen für den Anlegezeitpunkt auf den Zeitpunkt des Kopier- bzw. Importvorgangs gesetzt werden.)
Neben der Arbeitsfläche "Regel-Vorlagen" gibt es eine in ihrem Aufbau sehr ähnliche Arbeitsfläche "Angewendete Vorlagen". Diese Arbeitsfläche wird eingeblendet, sobald ein Szenario geöffnet wurde. Wenn eine Regelvorlage in einem Szenario angewendet wird, und Regeln gemäß der Vorlage erzeugt werden, wird eine Kopie der Regelvorlage erstellt, welche in der Arbeitsfläche "Angewendete Vorlagen" erscheint. Die Ordnerstruktur oberhalb der betreffenden Regelvorlage wird dabei dupliziert. Hinter dem Namen der Angewendeten Regelvorlage wird das Datum und die Uhrzeit des Anwendungszeitpunkts ergänzt. Auch wenn eine Regel nicht über eine Regelvorlage angelegt wurde, sondern direkt aus einem Regelassistenten heraus, wird eine "angewendete Regelvorlage" erzeugt und in dieser Arbeitsfläche dargestellt. Solche Regeln werden im speziellen Ordner "Aus Regelassistenten" im Ordnerbaum angezeigt.
Infolgedessen existiert für jede Regel, die in einem Szenario vorhanden ist, eine zugehörige Regelvorlage in der Arbeitsfläche "Angewendete Vorlagen". Die Regelvorlagen in dieser Arbeitsfläche können wie alle anderen Regel-Vorlagen durch Doppelklick im dazugehörigen Regelassistenten geöffnet werden. Dies ermöglicht es, die Regeleinstellungen im Assistenten zu jeder existierenden Regel nachzuvollziehen, auch wenn die ursprüngliche Regelvorlage zwischenzeitlich geändert oder gelöscht wurde.
Hinweis: Wird eine Angewendete Regelvorlage im Assistenten geöffnet, dort Änderungen vorgenommen und erneut auf "Anwenden" geklickt, verändert das nicht die bereits angelegte Regel! Vielmehr wird eine weitere neue Regel mit den geänderten Einstellungen angelegt!
Der Kommentar einer Regelvorlage wird in die dazugehörige "Angewendete Regelvorlage" übernommen. Eine nachträgliche Änderung des Kommentars in den angewendeten Regelvorlagen verändert nicht den Kommentar der ursprünglichen Regelvorlage. Sie ändert jedoch den Kommentar der dazugehörigen angelegten Regel in der Übersicht der "Geschäftsfälle".
Der Eigenschaften-Dialog zu einer angewendeten Regelvorlage zeigt den Zeitpunkt des Anwendens der Regelvorlage sowie den Benutzer. Des Weiteren wird die Anzahl der Geschäftsfälle angezeigt, die beim Anwenden der Regelvorlage insgesamt erzeugt wurden. Die Anzeige "Geändert" zeigt an, ob die Menge der Geschäftsfälle die aus der Regelvorlage erzeugt wurden, zwischenzeitlich geändert wurde.
Der Menüpunkt "Geschäftsfälle/Gruppen löschen" im Kontextmenü der "Angewendeten Vorlagen" erlaubt es, alle Geschäftsfälle, die aus der betreffenden Regelvorlage erzeugt wurden, zu löschen. Die Funktion lässt sich auch auf gesamte Ordner anwenden. Dadurch kann das Entfernen von Regel-Vorlagen auch ohne Verwendung der Funktion "Letzte Eingabe rückgängig" auf einfache Weise zurückgenommen werden.
Die über die integrierte Werkzeugleiste aufrufbaren Knöpfe "Filter- und Sortierungsfunktion" arbeiten ebenso wie die entsprechenden Funktionen in der Arbeitsfläche "Regel-Vorlagen".
Informationen zu angewendeten Vorlagen einblenden: dies ist über den Tabellenspaltenkopf mittels Rechtsmausklick auswählbar und angehakte Tabellenspalten informieren z.B. über Kommentare (Spalte K), vorhandene Intercompany Angaben (Spalte I) oder über verwendete Parameter und ob ggf. Parameter fehlen (Spalte P). Fehlende Parameter werden mit Hilfe einer "Warnung" angezeigt. Außerdem können Informationen zum Anwendungsbereich (Spalte Bereich) einer angewendeten Regelvorlage angezeigt werden. Je nachdem, wie Regel-Vorlagen angewendet wurden, erfolgt nachstehende Information in der Bereichsspalte:
| Regel-Vorlagen/Ordner anwenden ... | "Bereich" angewendete Vorlage: |
|---|---|
| ... für alle Perioden | Alle Perioden |
| ... für FORECAST | FORECAST |
| ... für PLAN | PLAN |
| ... für ausgewählte Perioden | z.B. 06.2013 - 12.2014 |
Hinweis: Auch ausgewählte Perioden, die nicht chronologisch zusammenhängen, werden als Zeitraum im "Bereich" angegeben.
In den Spalten "Nur auf vorhandenen Kontensalden angewendet (RK)" und "Nur auf vorhandenen IC-Salden angewendet (RI)" wird mittels Haken angezeigt, ob die Regel auf allen Kontenzellen angewendet wurde, oder nur auf solche Zellen, welche Salden enthalten (Gemäß der entsprechenden Einstellungen im Szenario oder der individuellen Regelvorlage).
Wird eine Regelvorlage in der Arbeitsfläche "Angewendete Vorlagen" ausgewählt, werden in der Arbeitsfläche "Geschäftsfälle" alle zugehörigen Geschäftsfälle angezeigt, die aus der entsprechenden Regelvorlage erzeugt wurden. Umgekehrt gilt: Wird in der Arbeitsfläche "Geschäftsfälle" ein Geschäftsfall ausgewählt, wird die Angewendete Vorlage markiert, aus welcher der Geschäftsfall erzeugt wurde. Der Baum wird entsprechend aufgeklappt. Dies ermöglicht eine einfache wechselseitige Zuordnung zwischen Geschäftsfällen und angewendeten Regelvorlagen.
Wird das Anwenden einer Regelvorlage rückgängig gemacht oder der letzte aus einer Regelvorlage erzeugte Geschäftsfall gelöscht, wird auch die entsprechende angewendete Regelvorlage entfernt. Dies gilt jedoch nicht für ggf. erzeugte Ordner. Nicht benötigte Ordner in dieser Arbeitsfläche verschwinden erst nach dem nächsten Speichervorgang.
Die Arbeitsfläche "Geschäftsfälle" dient der Anzeige der angewendeten Regeln bzw. Geschäftsfälle im Szenario. Die anzuzeigenden Geschäftsfälle werden in Form einer Baumstruktur in der linken Seite des Fensters dargestellt. Zu einem linksseitig markierten Geschäftsfall werden rechtsseitig jeweils Details eingeblendet.
Welche Geschäftsfälle angezeigt werden, hängt vom Betriebsmodus der Geschäftsfallanzeige ab, welcher links neben der Filterzeile angezeigt wird: Im Modus Zelle stellt die Anzeige alle Geschäftsfälle dar, welche eine Auswirkung auf die zur Zeit im Planungsformular ausgewählten Zellen haben. Im Modus Regel-Vorlagen werden die Geschäftsfälle angezeigt, welche aus den im Fenster "Angewendete Vorlagen" ausgewählten Regelvorlagen erzeugt wurden. Im Modus Suchergebnis werden die Geschäftsfälle angezeigt, die dem in der Filterzeile eingegebenen Suchbegriff entsprechen. Der Modus wird von der Geschäftsfallanzeige automatisch passend umgeschaltet, wenn eine Zelle oder eine Regelvorlage ausgewählt wird bzw. ein Filtertext eingegeben wird. Die Geschäftsfallanzeige stellt somit üblicherweise immer die Geschäftsfälle der zuletzt ausgewählten Zelle im Planungsformular bzw. Regelvorlage im Arbeitsbereich "Angewendete Vorlagen" dar. Unter Umständen kann es gewünscht sein, den derzeitigen Inhalt der Geschäftsfallanzeige beizubehalten, auch wenn eine andere Zelle oder eine andere Regelvorlage ausgewählt wird. In diesem Fall kann die Aktualisierung durch Deaktivieren des Schalters "Mit Tabellenbereich synchronisieren" (Symbol: Zwei Pfeile) in der Titelleiste der Arbeitsfläche abgeschaltet werden. Die aktuell angezeigten Geschäftsfälle bleiben dann solange erhalten, bis der Schalter erneut betätigt wird.
Die Filterzeile erlaubt eine Suche über alle Geschäftsfälle, die im aktuellen Szenario angelegt sind. Dabei ist nicht nur eine Suche nach Geschäftsfallbezeichnung möglich, sondern auch nach Kontennummern, Perioden und Datenarten. Die Suche nach einer Kontonummer listet z.B. alle Geschäftsfälle auf, die das betreffende Konto ansprechen. Bei der Suche können die Platzhalter '?' für ein beliebiges Zeichen und '*' für eine beliebige Zeichenkette verwendet werden.
Die Geschäftsfälle werden in Form einer Baumstruktur dargestellt. Auf oberster Ebene wird dabei üblicherweise eine Geschäftsfallgruppe angezeigt. Alle Geschäftsfälle, die aus der gleichen Regelvorlage erzeugt wurden, erscheinen in derselben Gruppe, wobei die Gruppe den Namen der Regelvorlage trägt. Unterhalb der Gruppe finden sich üblicherweise jeweils ein Geschäftsfall für jede Periode, in der die Regelvorlage angewendet wurde. Je nach Geschäftsfalltyp werden unterhalb des Geschäftsfalls wiederum abhängige Geschäftsfälle angezeigt (z.B. Zahlungskomponenten). Wird eine Zelle im Planungsformular ausgewählt, sind üblicherweise nicht alle Geschäftsfälle, die zu einer Geschäftsfallgruppe gehören, auch Teil dieser Zelle. Es lässt sich einstellen, ob trotzdem grundsätzlich alle Geschäftsfälle, die zu einer angezeigten Geschäftsfallgruppe gehören dargestellt werden, oder ob nur die Geschäftsfälle der ausgewählten Zelle angezeigt werden. Diese Umschaltung erfolgt mit dem Knopf ganz links in der Titelleiste (Symbol: Baumstruktur).
Im Kontextmenü des Geschäftsfallbaums lassen sich durch den Menüpunkt "Geschäftsfälle/Gruppen löschen" alle ausgewählten Geschäftsfälle bzw. Geschäftsfallgruppen löschen. Der Menüpunkt "Umbenennen" erlaubt das Umbenennen von Geschäftsfällen und Gruppen. Durch den Menüpunkt "Im Regelassistenten öffnen" wird die angewendete Regelvorlage, aus welcher der ausgewählte Geschäftsfall erzeugt wurde, im jeweiligen Regelassistenten geöffnet. Zu beachten ist, dass keiner dieser Menüpunkte für abhängige Geschäftsfälle zur Verfügung steht. Diese können weder umbenannt werden, noch können sie unabhängig von ihrem zugehörigen Geschäftsfall gelöscht werden.
Wird ein Geschäftsfall im Baum ausgewählt, dann werden in der Arbeitsfläche "Konto" alle Kontenbewegungen markiert, die zu diesem Geschäftsfall gehören. Des Weiteren wird in der Arbeitsfläche "Angewendete Vorlagen" die Vorlage markiert, aus welcher der Geschäftsfall erzeugt wurde. Dies erlaubt die schnelle wechselseitige Zuordnung von Kontenbewegungen, Geschäftsfällen und Regel-Vorlagen.
Zu einem im Baum ausgewählten Geschäftsfall werden im rechten Bereich der Arbeitsfläche Details eingeblendet. Diese sind auf vier Registerkarten aufgeteilt: Im Register "Übersicht" werden allgemeine Informationen über den Geschäftsfall zusammengefasst. Hier befinden sich die vom Geschäftsfall angesprochenen Konten einschließlich der Beträge auf den betreffenden Kontenveränderungen. Die Rechenparameter des Geschäftsfalls (z.B. Steuer- oder Zinssätze) werden hier ebenso dargestellt, wie die Periode zu welcher der Geschäftsfall gehört und der Name der Angewendeten Vorlage, aus der der Geschäftsfall erzeugt wurde. Im Register "Buchungen" werden alle Buchungssätze, die der Geschäftsfall beinhaltet, in der üblichen Buchungssatzform (Kontenbewegungen im Soll links, im Haben rechts) aufgelistet. Im Register "Tabelle", welches nur für bestimmte Geschäftsfälle zur Verfügung steht, werden die Werte des Geschäftsfalls zudem übersichtlich in Tabellenform angezeigt. Im Register "Kommentar" wird der Regelkommentar zum Geschäftsfall dargestellt, sofern vorhanden (Ein Anlegen oder Bearbeiten des Kommentars ist an dieser Stelle nicht möglich. Dies geschieht über die jeweilige "Angewendete Vorlage".). Welche Informationen genau in den vier Registerblättern angezeigt werden, hängt vom Typ des jeweiligen Geschäftsfalls ab.
In einem Planszenario gibt es wesentliche Arbeitsschritte, die in IDL Forecast erforderlich sind, um z.B. eine erste Planungsbasis zu erstellen oder um ein Szenario zu aktualisieren. Dabei werden in der Regel identische Arbeitsschritte wiederholt je Gesellschaft bzw. Geschäftsbereich durchgeführt. Um den Planungsprozess für mehrere Gesellschaften bzw. Geschäftsbereiche zeitlich und übersichtlich zu optimieren, können grundlegende Arbeitsschritte als Planungsschritte in einem Planungsablauf (PA) zusammengefasst und mittels Planungsablauf-Parameter (PAPAR) konfiguriert werden. Über den Planungsmonitor (PM) können diese Planungsabläufe für mehrere Gesellschaften bzw. Geschäftsbereiche gesamtheitlich durchgeführt werden. Dabei zeigt der Planungsmonitor den Status der durchgeführten Arbeitsschritte für ein ausgewähltes Szenario je Gesellschaft bzw. Geschäftsbereich an.
Eine Dokumentation zu diesem Thema wird über den Planungsmonitor aufgerufen.
Die Planungsprotokollanwendung (PLANLOG) informiert zunächst über alle für ein Szenario im Planungsmonitor (PM) ausgeführten Planungsschritte mit Angabe von Nutzer, Zeitpunkt und Laufzeit sowie Infos zu Fehlern und Warnungen. Des Weiteren lassen sich über diese Anwendung die beim Ausführen des Ablaufs angezeigten Ablaufprotokolle erneut aufrufen. Ebenso protokolliert die Anwendung auf Wunsch die vom Nutzer in der Planungsanwendung IDL Forecast (PLAN) direkt ausgeführten Benutzeraktionen zwischen dem Laden und dem Speichern eines Szenarios, allerdings nur die Aktion an sich und nicht deren Details.
Eine Dokumentation zu diesem Thema wird über die Planungsprotokolle aufgerufen.
Die "Saldo-Abweichungsanzeige" zeigt eine Liste aller abweichenden Konten-, Controlling-, und IC-Salden zwischen den aktuell im Planungsformular vorhandenen Salden des geladenen Szenarios und den gespeicherten Salden in den Anwendungen KTOSAL, CNTSAL und ICKTOSAL von IDL Konsis. Dies ermöglicht einen schnellen Überblick über die Unterschiede im aktuellen Datenbestand zwischen IDL Forecast und IDL Konsis. Des Weiteren können über diese Arbeitsfläche gezielt Salden aktualisiert werden. Siehe Kapitel 5.4
Die Abweichungen werden in Form einer Tabelle dargestellt. Jede Zeile entspricht einer Abweichung eines Konten-, Controlling- oder IC-Saldos. In den Spalten wird der dazugehörige Kontenname, die Periode und Datenart, der Saldo im Szenario, der Saldo in der entsprechenden IDL Konsis-Anwendung und Benutzer und Zeitpunkt der letzten Änderung des IDL Konsis-Saldos dargestellt. Für Controlling- bzw. IC-Salden werden zudem die betreffenden Controllingobjekte bzw. IC-Gesellschaften angezeigt.
Sofern für den FORECAST- und/oder den PLAN-Datenbereich eine von der Zieldatenart abweichende Quelldatenart eingestellt ist, bietet die Anzeige die Möglichkeit, entweder die Abweichungen zwischen Szenario und Quelldatenart oder zwischen Szenario und Zieldatenart anzuzeigen. Standardmäßig werden die Abweichungen zur Quelldatenart angezeigt. Durch Klick auf den entsprechenden Knopf in der Werkzeugleiste (Symbol: Zielscheibe) wird die Anzeige auf Abweichungen zur Zieldatenart umgeschaltet.
Um Wartezeiten zu vermeiden, aktualisiert sich die Abweichungsanzeige nicht automatisch. Stattdessen muss die Anzeige durch Klick auf den Knopf in der Werkzeugleiste (Symbol: Grüner und roter Pfeil) manuell aktualisiert werden. Eine Warnmeldung im unteren Bereich der Arbeitsfläche weist darauf hin, sobald seit der letzten Aktualisierung Änderungen an den Werten des Planungsformulars vorgenommen werden. Optional kann über Einstellung / Optionen / IDL FORECAST / "Saldo-Abweichungsanzeige automatisch" eingeschaltet werden, dass nach Laden und Speichern eines Szenarios sowie nach Aktualisieren von Salden die Abweichungsanzeige automatisch aktualisiert wird.
Die Saldo-Abweichungsanzeige bietet optional die Möglichkeit, Zellen deren Saldo abweichend zum IDL Konsis-Datenbestand ist, im Planungsformular mittels einem gelben Symbol zu markieren. Diese Funktion kann in der Werkzeugleiste der Arbeitsfläche ein- oder ausgeschaltet werden.
Die Anzeige bietet verschiedene Möglichkeiten der Filterung: Über Symbole in der Werkzeugleiste wird die Darstellung von Konten-, Controlling- und IC-Salden-Abweichungen jeweils ein- und ausgeschaltet. Standardmäßig ist nur die Anzeige von Kontensalden aktiviert. Eine detailliertere Filtermöglichkeit wird durch einen Knopf in der Werkzeugleiste (Symbol: Trichter mit gelbem Symbol) erreicht. Es öffnet sich ein Filterfenster, in welchem die zur Darstellung gewünschten Datenarten und Perioden auf der linken Seite und Positionen und Konten auf der rechten Seite ausgewählt werden können. Hinweis: Die Filter-Einschränkungen auf der linken und der rechten Seite wirken additiv, d.h. es werden nur die Salden angezeigt, die sowohl den ausgewählten Datenarten/Perioden und den ausgewählten Positionen/Konten entsprechen. Ist der Filter aktiv, wird dies durch ein Trichter-Symbol mit einem grünen Haken in der Werkzeugleiste kenntlich gemacht. Durch Klick auf den Knopf mit dem Trichter-Symbol und gelbem Punkt und dem kann ein bestehender Filter schnell deaktiviert werden. (Im Filterfenster kann der Filter später ohne Verlust der Filtereinstellungen wieder aktiviert werden.) Desweiteren besteht die Möglichkeit, die Tabelle mittels des gewöhnlichen Tabellenfilters zu filtern. Dieser wird wie üblich mittels des Trichter-Symbols (ohne gelbem Punkt) aktiviert.
Die Saldo-Abweichungsanzeige bietet die Möglichkeit, die angezeigten Salden im Planungsformular mit den entsprechenden Salden aus den Anwendungen KTOSAL, CNTSAL und ICKTOSAL zu aktualisieren. Dazu werden die zu aktualisierenden Salden in der Tabelle selektiert und dann im Kontextmenü "Im Szenario aktualisieren" ausgewählt. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, alle zur Zeit in der Tabelle dieses Arbeitsbereichs angezeigten Salden zu aktualisieren. Dazu muss der entsprechende Knopf in der Werkzeugleiste (Symbol: zwei Pfeile vor eckigem Hintergrund) gewählt werden und die Rückfrage bestätigt werden. Nach Saldenaktualisierungen über die Saldo-Abweichungsanzeige wird diese grundsätzlich automatisch aktualisiert.
Im Release 2013.0 war diese Funktionalität noch kein eigenes Arbeitsfenster, sondern eine Hauptmenü-Aktion mit dem Namen "Auf fehlende/doppelte Regeln prüfen". Zunächst wird die Plausibilitätspürfung als weiteres Register im Arbeitsbereich "Geschäftsfälle" / "Saldo-Abweichungen" angezeigt und kann als eigenständiges Arbeitsfenster aufgerufen und verschoben werden.Die Plausibilitätsprüfung soll mögliche Fehlerquellen im Szenario aufdecken, damit diese geprüft und -sofern erforderlich- korrigiert werden können. Diese Ursachen können z.B. zu einem Fehler / Hinweis in der Plausibilitätsprüfung führen:
Die möglichen Fehlerquellen eines Szenarios werden in Form einer Tabelle dargestellt. Jede Zeile entspricht einer Fehlerquelle / Unstimmigkeit. In den Spalten werden weitere dazugehörige Informationen angezeigt. Zu diesen Informationen gehören u.a. Kontenname, Datenart und Periode, um die Fehlerquelle zu lokalisieren. Wird eine Zeile in der Plausibilitätsprüfung markiert, wird das betroffene Konto im Planungsformular ausgewählt und es kann z.B. der Kontenaufriss eingesehen werden. Die Spalten: Name der Regel / Veränderung, Wert, Intercompany und Ursache geben Auskunft über Grund und Herkunft einer Fehlerquelle. Wobei der Grund insbesondere in der Spalte "Ursache" zufinden ist (Erklärungen siehe vorherige Liste) und die Herkunft in der Spalte "Name der Regel / Veränderung". Hier wird angezeigt, ob die Herkunft einer Unstimmigkeit z.B. von einer angewendeten Regel-Vorlage stammt, von einer "Automatischen Veränderung" oder einer "Kontenveränderung". Sofern mit Regeln auf Intercompany-Ebene gearbeitet wird, zeigt die Spalte "Intercompany" an, ob es Fehlerquelle von Intercompany-Konten gibt. Ist auch ein Wert einer Unstimmigkeit auswertbar, wird dieser in der gleichnamigen Spalte ausgegeben.
Gibt es Änderungen im Szenario oder wird die Plausibilitätsprüfung zum ersten Mal aufgerufen, muss die Anzeige aktualisiert werden. Dies erfolgt über das "Doppel-Pfeil" Symbol in der integrierten Werkzeugleiste. Ein entsprechender Warnhinweis am unteren Rand des Arbeistsfenster weist darauf hin, wenn eine Aktualisierung erforderlich ist. Wird kein Warnhinweis angezeigt ist die Anzeige der Plausibilitätsprüfung akuell. Bleibt die Anzeige leer sind im aktuell geöffneten Szenario keine Fehlerquellen vom System identifizierbar.
Ebenfalls über die integrierte Werkzeugleiste kann für die Plausibilitätsprüfung eine Filterzeile (Symbol: Trichter) hinzugefügt werden. Somit können ausgewählte Informationen der verschiedenen Tabellenspalten in der Anzeige der Plausibilitätsprüfung gefiltert werden.
Der Tabellenbereich kann um ein weiteres Planungsformular, den Liquiditätsbericht, erweitert werden. Mit diesem Bericht kann ausgehend von einem Anfangsbestand an liquiden Mitteln, über Cash-In und Cash-Out-Konten, ein möglicher Endbestand an liquiden Mitteln je Periode abgeleitet werden.
Welche Konten zum Anfangsbestand zählen und welche Konten als Cash-In und Cash-Out berücksichtigt werden sollen, wird vom Anwender vor dem Anlegen eines Liquiditätsberichts mit Hilfe eines Assistenten definiert. Da der Liquiditätsbericht kein Report im Sinne von IDL Konsis ist, die sonst beim Anlegen eines Szenarios ausgewählt werden, kann der Liquiditätsbericht unabhängig von den bestehenden Rahmenbedingungen des Szenarios jederzeit eingefügt werden. Daraus folgt aber auch, dass in der Form des Liquiditätsberichts kein Report in IDL Konsis vorliegt.
1. Anlegen Liquiditätsbericht
Der Assistent zum Anlegen eines Liquiditätsberichts wird mittels des Menüpunkts "Liquditätsbericht einrichten" im Menü "Neuer Ordner oder Tabelle" (Symbol: Stern) in der integrierte Werkzeugleiste im Arbeitsfenster "Tabellenablage" aufgerufen. Dieses Arbeitsfenster ist standardmäßig über die rechte Seitenablage aufrufbar.
Oben links im Feld "Bezeichnung" erhält der Liquiditätsbericht zunächst einen Namen. Der Assistent gliedert sich weiter in zwei Bereiche; auf der linken Seite gibt es drei Angabefelder denen Konten zugeordneten werden. Das erste Angabefeld bezieht sich auf "Konten mit Anfangsbestand", dem zweiten Angabefeld werden übliche "Cash-In-Konten" zugeordnet und dem dritten "Cash-Out-Konten". Die Konten, die zugeordnet werden können, befinden sich auf der rechten Seite. Sind Konten aufgrund unterschiedlicher Planungsformulare z.B. für Bilanz und GuV getrennt, kann in der darüber liegenden Listbox ausgewählt werden, welche Konten in der Baumstruktur angezeigt werden sollen. Die Kontenzuordnung zum jeweiligen Angabefeld erfolgt entweder durch Markieren von Konten/Positionen und Zuordnung mittels "Linkspfeil" oder per Drag&Drop. Sollen Konten aus einem Angabefeld entfernt werden, erfolgt dies mit einem Doppelklick auf die zu entfernenden Konten. Außerdem können Konten per Drag&Drop von einem Angabefeld in ein anderes verschoben werden.
Der Liquiditätsbericht kann durch diese Kontenzuordnung kundenindividuell definiert werden. Damit liegt die Entscheidung über Inhalt und Aussagekraft beim Anwender. Nachstehend sind dennoch Beispiele gelistet, um eine erste Orientierung zu bieten.
Für eine vereinfachte Betrachtung der Liquidität, können beispielsweise folgende Konten der Positionen im Assistenten zugordneten werden:
Bei dieser Betrachtungsweise wird unterstellt, dass diese Erlöse und Aufwendungen sofort zahlungswirksam werden. Mögliche Veränderungen im Forderungs- und Verbindlichkeitsbestand bleiben unberücksichtigt, ebenso wie Veränderungen im Vorratsbestand.
Wurden z.B. jedoch nur 70% der Umsatzerlöse gezahlt und 30% bleiben als Forderungen bestehen, so wäre ein 100%tiger "Cash-In"-Ausweis i.H.d. gesamten Umsatzerlöse im Grunde nicht richtig. Die Umsatzerlöse (Haben +) müssten demnach um diese 30% korrigiert werden. Diese 30% sind in den Forderungen als Veränderung enthalten, die für diesen Sachverhalt zu einem Forderungsaufbau (Soll -) geführt haben. Dieser Fall ist nur ein Beispiel und lässt sich z.B. auch für Materialaufwand und Verbindlichkeiten darstellen. Wurden z.B. nur 60% der Materialaufwendungen bezahlt und 40% bleiben als Verbindlichkeit bestehen, so wäre ein 100%tiger "Cash-Out"-Ausweis i.H.d. gesamten Materialaufwendungen im Grunde ebenfalls nicht richtig. Die Materialaufwendungen (Soll -) müssten demnach um 40% korrigiert werden. Diese 40% sind in den Verbindlichkeiten als Veränderung enthalten, die für diesen Sachverhalt zu einem Verbindlichkeitsaufbau (Haben +) geführt haben und damit einen Kredit darstellen. Wurden z.B. in der darauffolgenden Periode alle Verbindlichkeiten bezahlt, ist es wiederum zu einem Verbindlichkeitsabbau (Soll -) gekommen, die zu einem "Cash-Out" führen.
Wichtig: Daraus folgt zum Einen, das Bilanzveränderungen im SOLL eine negative Wirkung (Soll -) auf den liquiden Endbestand haben und Veränderungen im HABEN eine positive Wirkung (Haben +). Und zum Anderen, dass ein GuV-Kontensaldo im HABEN eine positive Wirkung (Haben +) und ein Saldo im SOLL eine negative Wirkung (Soll -) auf den liquiden Endbestand hat. GuV-Konten sind bezüglich des Soll-/Habenkennzeichens i.d.R. eindeutig. Anders ist es bei der Veränderung von Bilanzkonten, diese können sowohl im SOLL als auch im HABEN sein. Folglich hängt es vom SOLL- / HABENkennzeichen der Bilanzkontenveränderung ab, ob diese zum liquiden Endbestand hinzugerechnet ober abgezogen werden muss.
Sollen solche Bilanzveränderungen berücksichtigt werden, muss die obige Betrachtungsweise erweitert werden:
Hinweis: Sollen Bilanzveränderungen je nach Soll-/Habenkennzeichen automatisch im "Cash-In" oder "Cash-Out" ausgewiesen werden, müssen diese Bilanzkonten doppelt - sowohl in "Cash-In" als auch in "Cash-Out" - zugeordnet werden.
Die Betrachtungsweise lässt sich individuell weiter verfeinern, wenn z.B. weitere zahlungswirksame GuV-Konten berücksichtigt werden, die bspw. in sonstigen betrieblichen Erträgen (Cash-In) oder sonstigen betrieblichen Aufwendungen (Cash-Out) enthalten sind. Dies liegt im Definitionsspielraum und in der Auslegung des Anwenders. GuV-Konten, die nicht zahlungswirksam sind, sollten nicht zugeordnet werden, wie z.B. Zuführungen zu Rückstellungen, Latente Steuern, Abschreibungen, ...
Gibt es GuV-Konten mit Soll-/Habensteuerung (diese werden in den Zellen des Planungsformulars durch zwei wechselseitige Pfeile dargestellt), erfolgt ein Positionsausweis des Saldos gem. Positions- und Kontenzuordnung (POSKTO) lt. IDL Konsis je nach Soll-/Habenkennzeichen entweder als Ertrag oder Aufwand. Solche GuV-Konten können auch im Liquiditätsbericht wechselseitig unter "Cash-In" oder "Cash-Out" abgebildet werden. Hierzu sind betroffene Konten einmal den "Cash-In-Konten" zuzuordnen und einmal den "Cash-Out-Konten".
Sind alle gewünschten Konten auf der linken Seite des Assistenten zugeordnet, kann dieser mit "Einfügen" beendet werden und ein neues Planungsformular wird im Tabellenbereich in einem neuen Register aufgebaut. Mit "Abbrechen" wird der Assistent beendet und es wird kein neuer Liquiditätsbericht angelegt. Es können mehrere Liquiditätsberichte angelegt werden.
Hinweis: Wurde ein neuer Liquiditätsbericht angelegt und das Szenario ohne Speichern beendet, geht auch der Liquiditätsbericht verloren! Beim Schreiben eines Szenarios wird der Liquiditätsbericht nicht an IDL Konsis übertragen.
2. Liquiditätsbericht bearbeiten
Um einen Liquiditätsbericht zu bearbeiten, muss zuerst der Assistent zum Anlegen eines Liquiditätsberichts über die integrierte Werkzeugleiste im Arbeitsfenster "Tabellenablage" (Symbol: Tabellenraster) aufgerufen werden. Anschließend kann ein bestehender Liquiditätsbericht über "Liquiditätsbericht laden" im Assistenten angezeigt und bearbeitet werden. Mit "Ändern" wird der geladene Liquiditätsbericht überschrieben. Soll lediglich der Name eines Liquiditätsberichts geändert werden, erfolgt dies in gleicher Weise. Nach diesem Vorgehen kann ein geladener Liquiditätsbericht auch als Vorlage dienen. Um den geladenen Liquiditätsbericht zu erhalten und einen neuen geänderten Liquiditätsbericht anzulegen, muss der Assistent mit "Einfügen" beendet werden anstatt mit "Ändern". Mit "Abbrechen" wird der Assistent beendet und es wird kein Liquiditätsbericht geändert oder neu angelegt.
Hinweis: Wurde ein Liquiditätsbericht bearbeitet und das Szenario ohne Speichern beendet, gehen auch die Änderungen am Liquiditätsbericht verloren!
Sollen nicht alle Liquiditätsberichte (sofern mehrere vorhanden sind) als Planungsformulare angezeigt werden, können diese ausgeblendet werden. Im Arbeitsfenster "Tabellenablage" werden alle verfügbaren Tabellen / Planungsformulare angezeigt. Vor dem Namen ist ein "Auge" zu sehen. Ist dieses nicht durchgestrichen, wird die Tabelle als Planungsformular im Szenario angezeigt. Ist das "Auge" hingegen "durchgestrichen", wird die Tabelle nicht als Planungsformular angezeigt. Mittels Doppelklick auf den jeweiligen Tabellenamen wird die Tabelle entweder ein- oder ausgeblendet.
3. Vorzeichen- / Berechnungslogik des angezeigten Liquiditätsberichts
Über die obigen Beispiele wurde erklärt, welche Zahlungswirkung das Soll- / Habenkennzeichen auf liquide Mittel hat. Dies wird in der Tabelle 1 nochmal übersichtlich dargestellt:
| Liquidität - Zahlungswirkung | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Veränderung Aktivkonten = BG 1 | negativ | positiv |
| Veränderung Passivkonten = BG 2 | negativ | positiv |
| Saldo Ertragskonten = BG 3 | negativ | positiv |
| Saldo Aufwandskonten = BG 4 | negativ | positiv |
BG = Bilanz- und GuV-Kennzeichen gem. Konten- oder Positionsstamm IDL Konsis: 1 = Aktiva / 2 = Passiva / 3 = Erträge / 4 = Aufwendungen.
Werden Bilanzkonten im Liquiditätsbericht einem "Cash-In oder Cash-Out-Konto" zugeordnet, wird nur die Veränderung vom Anfangsbestand zum Endbestand berücksichtigt und nicht der gesamte Kontensaldo. Von GuV-Konten wird der gesamte Kontensaldo verwendet.
Entgegen der obigen Logik werden Bilanzkonten, die im Liquiditätsbericht den "Konten mit Anfangsbeständen" zugeordnet sind, nur mit dem jeweiligen Anfangsbestand berücksichtigt und wirken sich auf die liquiden Mitteln, wie in Tabelle 2 dargestellt, aus:
| Liquidität - Zahlungswirkung | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Anfangsbestand Aktivkonten = BG 1 | positiv | negativ |
| Anfangsbestand Passivkonten = BG 2 | positiv | negativ |
Hinweis: Liegen keine Anfangsbestände vor, wie z.B. in der ersten IST Periode, ist eine Ableitung der Liquidität nicht aussagefähig / nicht korrekt.
Die Logik (gem. Tabelle 1 und 2) weicht vom normalen Bilanz- und GuV Ausweis im System ab. In einer Bilanz werden i.d.R. sowohl Konten der Aktiva als auch der Passiva positiv dargestellt. Forderungen stehen im SOLL und werden positiv ausgewiesen. Negative Forderungen zeigen einen HABEN Bestand an und wären eigentlich eine Verbindlichkeit. Gleiches gilt für Verbindlichkeiten: Verbindlichkeiten stehen im HABEN und werden positiv ausgewiesen. Negative Verbindlichkeiten deuten auf einen SOLL Bestand und entsprechen eigentlich einer Forderung. Das der Ausweis von Aktiva und Passiva -trotz anderem Soll-/Habenkennzeichen- typischerweise jeweils positiv dargestellt werden kann, hängt mit dem Bilanz-und GuV-Kennzeichen (BG) des Kontos zusammen, siehe Tabelle 3:
| Bilanz / GuV - Reportausweis | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Konto = BG 1 = Aktiva (typischerweise im Soll) | positiv | negativ |
| Konto = BG 2 = Passiva (typischerweise im Haben) | negativ | positiv |
| Konto = BG 3 = Erträge (typischerweise im Haben) | negativ | positiv |
| Konto = BG 4 = Aufwendungen (typischerweise im Soll) | positiv | negativ |
Insbesondere ist der Ausweis des Vorzeichens abhängig vom Bilanz-und GuV-Kennzeichen (BG) der Position, dem das Konto zugeordnet ist. Sind BG Kennzeichen von Konto und Position gleich bleibt der Vorzeichenausweis gem. Konto auf Positionsebene erhalten. Sofern Konten einer Position mit abweichenden BG-Kennzeichen zugeordnet werden, ändert sich der Ausweis des Vorzeichens auf Positionsebene, obwohl das Soll-/Habenkennzeichen des Kontensaldos unverändert ist.
Beispiel: Werden Ertrags- und Aufwandskonten mit arttypischen BG-Kennzeichen im Kontenstamm definiert (Ertragskonten = BG 3 / Aufwandskonten = BG 4) und sind die GuV-Positionen ebenfalls analog arttypisch angelegt (Umsatz = BG 3 / Materialaufwand = BG 4 / Abschreibungen = BG 4 / usw.) erfolgt der Ausweis im GuV-Report sowohl für Ertrags- als auch Aufwandskonten i.d.R. positiv. Werden hingegen sämtliche GuV-Positionen z.B. mit BG Kennzeichen 3 definiert, werden im GuV-Report Erträge i.d.R. positiv und Aufwendungen negativ dargestellt.
Der Liquiditätsbericht kombiniert beide oben aufgeführten Logiken in einem Bericht. Es gibt Konten / Positionen, die der normalen Bilanz und GuV entnommen sind und damit den Bilanz / GuV - Reportausweis anzeigen gem. Tabelle 3. Zusätzlich gibt es Liquiditätspositionen, die schlussendlich die Zahlungswirkung anzeigen, um einen Endbestand an liquiden Mitteln ermitteln zu können gem. Tabelle 1 und 2. Nach welcher Logik nunmehr ein Rückschluss vom Vorzeichen auf das Soll-/Habenkennzeichen gemacht werden kann, ist in Tabelle 4 (letzte Spalte) aufgezeigt:
| Positionen Liquiditätsbericht | Bilanz / GuV-Positionen, Konten | BG | Schlüssel | Berechnung | Vorzeichen gem. |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Anfangsbestand | 1 = Aktiva | OPENING | plus OPENING 1 minus OPENING 2 | Tabelle 2 | |
| 1.1 Anfangsbestand Aktiva | 1 = Aktiva | OPENING 1 | Summe | Tabelle 3 | |
| 1.1 zugeordnete Aktivkonten | 1 = Aktiva | Tabelle 3 | |||
| 1.2 Anfangsbestand Passiva | 2 = Passiva | OPENING 2 | Summe | Tabelle 3 | |
| 1.2 zugeordnete Passivkonten | 2 = Passiva | Tabelle 3 | |||
| 2. Cash-In-Positionen | 1 = Aktiva | CASHIN | plus CASHIN-B plus CASHIN-G | Tabelle 1 | |
| 2.1 Cash-In-Bilanz | 2 = Passiva | CASHIN-B | plus Passivkonten minus Aktivkonten | Tabelle 1 | |
| 2.1 zugeordnete Aktivkonten | 1 = Aktiva | Tabelle 3 | |||
| 2.1 zugeordnete Passivkonten | 2 = Passiva | Tabelle 3 | |||
| 2.2 Cash-In-GuV | 3 = Erträge | CASHIN-G | plus Ertragskonten minus Aufwandskonten | Tabelle 1 | |
| 2.2 zugeordnete Ertragskonten | 3 = Erträge | Tabelle 3 | |||
| 2.2 zugeordnete Aufwandskonten | 4 = Aufwand | Tabelle 3 | |||
| 3. Cash-Out-Positionen | 1 = Aktiva | CASHOUT | plus CASHOUT-B plus CASHOUT-G | Tabelle 1 | |
| 3.1 Cash-Out-Bilanz | 2 = Passiva | CASHOUT-B | plus Passivkonten minus Aktivkonten | Tabelle 1 | |
| 2.1 zugeordnete Aktivkonten | 1 = Aktiva | Tabelle 3 | |||
| 2.1 zugeordnete Passivkonten | 2 = Passiva | Tabelle 3 | |||
| 3.2 Cash-Out-GuV | 3 = Erträge | CASHOUT-G | plus Ertragskonten minus Aufwandskonten | Tabelle 1 | |
| 2.2 zugeordnete Ertragskonten | 3 = Erträge | Tabelle 3 | |||
| 2.2 zugeordnete Aufwandskonten | 4 = Aufwand | Tabelle 3 | |||
| 4. Endsaldo | CLOSING | plus OPENING plus CASHIN plus CASHOUT | Tabelle 1 |
Die Spalten "Positionen Liquiditätsbericht" und die damit verbundenen Spalten "BG"; "Schlüssel" und "Berechnung" entsprechen dem festen Aufbau des Liquiditätsberichts und können nicht verändert werden. Im Assistenten werden i.d.R. nicht alle Zuordnungsmöglichkeiten gem. Spalte "Bilanz / GuV-Positionen, Konten" vorgenommen und demnach verkürzt sich der Liquiditätsbericht entsprechend um nicht hinzugefügte "Bilanz / GuV-Positionen, Konten". Im Assistenten werden zunächst nur Konten den Liquiditätspositionen "Konten mit Anfangsbestand", "Cash-In-Konten" und "Cash-Out-Konten" zugeordnet. Im Liquiditätsbericht wird dieses Konto um die zugehörige Bilanz / GuV-Position ergänzt und es entsteht eine Baumstruktur nach folgendem Hierarchiemuster: Liquiditätsposition > Bilanz / GuV-Position > Konto. Der "Endsaldo" ist die Summe der Hauptpositionen des Liquiditätsberichts und stellt den geplanten Endbestand an liquiden Mitteln dar. Ist dieser negativ liegt eine Unterdeckung vor und bei einem positiven Endbestand liegt ein Überschuss vor.
Dieser Dokumentationsteil soll alle Kapital aufzeigen, die "Schritt für Schritt" für eine Intercompany-Planung (mit Regeln auf IC-Salden) erforderlich sind:
Darüber hinaus kann eine sog. IC-Gegenplanung durchgeführt werden, um geplante IC-Umsätze und IC-Aufwendungen in andere IC-Gesellschaften gesellschaftsübergreifend zu übertragen. Eine Dokumentation zu diesem Thema kann über IC-Gegenplanung aufgerufen werden.
Dieser Dokumentationsteil soll die Vorbedingungen und Abläufe darstellen, die zum erfolgreichen Planen mit Spiegelbewegungen erforderlich sind:
Grundidee
Den von den Regeln auf Bilanzkonten erstellten Kontobewegungen werden (Plan-)Buchungsschlüssel und, bei Bewegungen auf Anlagenkonten, auch Anlagenobjekte zugeordnet. Beim Schreiben von Spiegelbewegungen im Rahmen der "Salden schreiben"-Aktion werden diese von Regeln erzeugten Kontobewegungen zu Spiegelbewegungen zusammengefasst und als solche nach IDL Konsis geschrieben. Kontobewegungen, die nicht von Regeln erzeugt wurden, kann kein Buchungsschlüssel zugeordnet werden und ihr Wert geht nicht in die exportierten Spiegelbewegungen mit ein. Eine Ausnahme davon sind nur Kontobewegungen auf GuV-Konten mit MDK-Spiegel, siehe unten.
Szenarioeinstellung
Bereits beim Anlegen eines Szenarios muss angegeben werden, ob vorgesehen ist, Spiegelbewegungen nach IDL Konsis zu exportieren.
Buchungsschlüsselzuordnung in Regelwizards
In allen Regelwizards gibt es eine neue Seite Buchungsschlüssel, auf der Bilanzkonten Buchungsschlüssel und ggfs., bei Konten mit Anlagenspiegel, Anlagenobjekte zugeordnet werden können. Dabei sind nur solche Buchungsschlüssel auswählbar, die
Wenn nur ein einziger Planbuchungsschlüssel auswählbar ist , wird dieser automatisch zugeordnet. Dies kann auch über den Menüpunkt "Default-Buchungsschlüssel zuweisen" im Kontextmenü des Regelvorlagenbaums angestoßen werden.
Anlagenobjekte sind gesellschaftsabhängig, daher kann eine Regelvorlage, in der ein Anlagenobjekt ausgewählt wurde, nur für die entsprechende Gesellschaft des ausgewählten Anlagenobjekts angewendet werden. Es ist aber möglich, kein Anlagenobjekt auszuwählen, dann wird das für dieses Konto beim Schreiben der Spiegelbewegungen automatisch das sog. Default-Anlagenobjekt verwendet, d. h. das Anlagenobjekt aus Anlagenobjektpräfix im Kontenplan und Kontonummer, falls es für diese Gesellschaft in IDL Konsis angelegt wurde.
Allen von der Regelvorlage erzeugten Kontenbewegungen auf demselben Konto wird der gleiche Buchungsschlüssel zugeordnet. Ausnahme ist z. B. die Investition. Dort kann den Abschreibungsbuchungen ein anderer Buchungsschlüssel als dem Zugang der Investition vergeben werden.
Kontenaufriss
In der Detailansicht Kontenaufriss können die Buchungsschlüssel und Anlagenobjekte der Kontenbewegungen eingesehen werden.
Schreiben von Spiegelbewegungen
Spiegelbewegungen werden im Rahmen der Aktion "Salden schreiben" nach IDL Konsis exportiert. Neben der Möglichkeit, Konten-, Intercompany- und Controllingsalden zu schreiben, gibt es die Punkte "Spiegelbewegungen" und (Spiegelbewegungs-) "Vortrag".
Ist "Spiegelbewegungen" aktiviert, werden beim Schreiben aus den Kontobewegungen Spiegelbewegungen erstellt, unterjährig vorkopiert und nach IDL Konsis geschrieben. Vorher werden alle nicht-vortragsbezogenen Spiegelbewegungen im Ziel gelöscht. Von IDL Forecast geschriebene Bewegungen haben einen Kommentar, in dem der Name des Szenarios, aus dem die Bewegung geschrieben wurde, angegeben ist.
IDL Forecast selbst schreibt nicht die Vortragsbewegungen aus dem jeweiligen Vorjahr. Wenn "Vortrag" aktiviert ist, wird der Spiegelbewegungsvortrag (PERGESSPI) in IDL Konsis für alle FORECAST- und PLAN-Perioden angestoßen.
Sonderfall MDK-Spiegel
Wenn Salden auf GuV-Konten im Rahmen der Währungsumrechnung zu gewichteten monatlichen Duchschnittskursen (MDK) umgerechnet werden sollen, müssen für die GuV-Konten Spiegelbewegungen (unterjähriger Vortrag, laufende Veränderung) eines MDK-Spiegels vorhanden sein. Diese werden von IDL Forecast beim Schreiben von Spiegelbewegungen automatisch mit geschrieben, die Buchungsschlüssel beim Schreiben automatisch zugewiesen. "Vortrag" muss dafür nicht aktiviert werden.
Spiegelprüfung
Beim Start des Szenarios werden die Spiegel aller Konten des Szenarios ausgelesen und daraufhin überprüft, ob mind. ein Planbuchungsschlüssel auswählbar ist. Falls nicht, werden die entsprechenden Spiegel in einer Meldung ausgewiesen. Diese Prüfung ist auch manuell über das Aktionsmenü aufrufbar.
Buchungsschlüsselzuordnung in der IC-Gegenplanung
Bei der ICGP-Übernahme von Werten durch eine Cashpool-Zuordnung werden auch Kontobewegungen in der Bilanz erzeugt. Denen müssen für den Export von Spiegelbewegungen Buchungsschlüssel zugewiesen werden. Dies geschieht direkt in den Cashpool-Zuordnungen in der ICGP-Anwendung. Dafür muss im IC-Profil die Eigenschaft "Mit Buchungsschlüssel-Zuweisung" aktiviert sein. Diese Aktivierung kann bei bestehenden Profilen auch nachträglich im "Eigenschaften"-Dialog vorgenommen werden.
Nur IC-Profile mit Buchungsschlüssel-Zuweisung sind in Szenarien mit Spiegelbewegungsexport zulässig.
Das Berechtigungssystem von IDL Konsis wird durchgängig in IDL Forecast und IDL Konsis unterstützt. Die globalen Einstellungen gelten anwendungsübergreifend.
Es gibt ein mehrstufiges Berechtigungskonzept, das das Sperren von Salden und die Zugriffe auf bestimmte Stammdatenobjekte verwaltet. Um das Berechtigungskonzept anwenden zu können, müssen die jeweiligen Benutzer in Benutzergruppen unterteilt werden. Dies kann in der Stammanwendung 'BEN' durchgeführt werden. Berechtigungen werden für Benutzergruppen definiert, so dass einzelne Benutzer die Berechtigungen einer (Benutzer-)Gruppe erhalten. Im Minimalfall entspricht ein Benutzer einer Benutzergruppe.
Eine weiterführende Beschreibung zum Thema Benutzergruppen findet man unter 'Benutzer und Berechtigungen'.
Über Menü-Berechtigungen können Funktionen, Anwendungen oder Teile davon für Benutzergruppen ausgeblendet oder gesperrt werden (siehe 'BENMEN'). Hierzu muss in der Anwendung BENMEN z.B. für das Objekt KON MEN PLAN das Recht Anzeigen auf 0 gestellt werden. Soll die Planungsanwendung (PLAN) für eine Benutzergruppe zur Verfügung stehen, müssen alle Rechte auf 1 gestellt werden. (Es muss zwar nur zwingend das Recht Anzeigen gesetzt sein, doch für mögliche spätere Erweiterungen empfiehlt es sich, alle Rechte anzuschalten.)
Für IDL Forecast bedeutet dies, dass diese Anwendungen für bestimmte Gruppen abgeschaltet werden können.
| Anwendung | Menü-ID |
|---|---|
| Planungsmonitor | KON MEN PM |
| Planungsanwendung | KON MEN PLAN |
| Planungsabläufe | KON MEN PA |
| Planungsablauf-Parameter | KON MEN PAPAR |
| Planungsprotokolle | KON MEN PLANLOG |
Des Weiteren können folgende Funktionen / Teile der Anwendung separat für eine Benutzergruppe ein- oder ausgeschaltet werden:
| Funktion | Menü-ID |
|---|---|
| Intercompany Gegenplanung | KON MEN ICGP |
| Szenario sperren / entsperren | KON MEN PLANLOCK |
| Forecast-Daten konvertieren | KON MEN PLANMIGRAT |
| Optionen IDL FORECAST | KON MEN PLANOPTS |
| Planungsformular-Struktur aktualisieren | KON MEN PLANREFREP |
| Neuen Top-Level-Vorlagenordner erzeugen | KON MEN PLANRULDIR |
| Neues Szenario anlegen | KON MEN PLANSZEN |
Die Objekt-Berechtigung in IDL Konsis kennt eine Reihe von Objekt-Typen, für die eine Berechtigung festgelegt werden kann. Objekt-Berechtigungen werden genauso wie Menü-Berechtigungen über Benutzergruppen vergeben. Für IDL Forecast sind insbesondere folgende Objekttypen relevant:
| Objekttyp | Kurzwort | Verwendung in IDLFORECAST |
|---|---|---|
| Szenarien | --- | Für Szenarien können die Rechte Anzeigen, Ändern und Löschen definiert werden. Szenarien ohne Rechte, werden im Szenarioauswahlfenster nicht angezeigt. |
| Regeln | --- | Neben den Rechten Anzeigen, Ändern und Löschen kann für Regeln zusätzlich das Recht Ausführen definiert werden. Ohne das Recht Ausführen, können keine Regel-Vorlagen im Szenario angewendet werden. Es können einzelne Regel-Vorlagen oder ganze Regel-Vorlagenordner berechtigt werden. |
| Datenart | FAC | Jedes Szenario hat 2-3 Datenarten. Wird ein neues Szenario angelegt, werden nur Datenarten im Szenarioassistent angeboten, für die das Recht Anzeigen besteht. Bereits erzeugte Szenarien mit einer Datenart, für die der Benutzer nicht über das Anzeigen-Recht verfügt, werden ausgegraut und können nicht geladen werden. Ist das Ändern-Recht nicht gegeben, kann zwar das Szenario geladen werden, aber die betroffenen Datenarten sind gegen Eingaben gesperrt. |
| Abrechnungsperiode | ABR | Im Szenarioassistent werden nur diejenigen Abrechnungsperioden zur Auswahl angeboten, für die das Recht Anzeigen verfügbar ist. Es lassen sich auch nur Szenarien laden, für die das Anzeigen-Recht für alle Perioden vorhanden ist. |
| Gesellschaft | GES | Szenarien lassen sich nur für Gesellschaften laden, für die das Recht Anzeigen besteht. Falls das Ändern-Recht nicht gesetzt ist, kann kein Saldo editiert werden. |
Damit Objekt-Berechtigungen für einen Benutzer überhaupt zur Anwendung kommen, müssen diese in der Stammanwendung 'VORADMIN' für die einzelnen Objekttypen freigeschaltet / aktiviert werden. Hierzu sind die Datenrechte für die unterschiedlichen Objekttypen auf 2 (Datenrecht lt. BENDEF bzw. BENABR) einzustellen. Wird 0 (lt.VOR) bei Datenarten oder Abrechnungsperioden gewählt, kann kein Szenario erzeugt oder geladen werden.
Beim Speichern von Salden werden die vorhandenen Berechtigungen erneut überprüft. Sind Berechtigungen nicht (mehr) vorhanden, werden die Salden folglich auch nicht gespeichert.
Hinweis: Objekt-Berechtigungen (Datenarten, Gesellschaften, Szenarien, Regeln) werden in der Anwendung 'BENDEF' eingestellt. Für Abrechnungsperioden muss die Stammanwendung 'BENABR' verwendet werden.
Eine Saldensperre gilt immer für alle Benutzer und ist somit nicht an Benutzergruppen gebunden und nicht steuerbar. Gesetzt werden kann die Sperre in der Anwendung Einzelabschluss-Monitor 'EA' (diese Anwendung ist auch als Folgeanwendung (Kapitel 5.30) aufrufbar.) und es werden Salden je Periode, Datenart und Gesellschaft gesperrt. Wurde eine Periode gesperrt, sind sämtliche IDL Konsis-Daten der Periode nicht mehr editierbar.
Eine detaillierte Anleitung zum Thema Sperren in IDL Konsis befindet sich in der Dokumentation 'Sperrfunktionen'.
Für u.a. Datenarten, Gesellschaften, Geschäftsbereiche und Konten kann ein Gültigkeitsbereich festgelegt werden. Ein Gültigkeitsbereich hat mindestens eine Startperiode und kann eine Endperiode enthalten. Die Endperiode ist optional. Dieser Gültigkeitsbereich wird in der jeweiligen Einzelsatzanwendung durch das Eintragen einer Periode definiert. Das Eingabefeld Gültig ab ist eine änderbare Mindestangabe und Gültig bis ist eine optionale Angabe.
Ist bspw. ein Gültigkeitsbereich auf einer Datenart gesetzt, werden alle Salden außerhalb des Gültigkeitsbereichs gegen Eingaben gesperrt. Gültigkeitsbereiche auf Gesellschaften und Geschäftsbereiche wirken sich darüber hinaus auf alle Datenarten gleichermaßen aus, wobei der kleinere Gültigkeitsbereich Vorrang hat.
Bei Konten wirkt die Gültigkeitsbereichs-Sperre nicht auf ganze Perioden, sondern nur auf die jeweiligen Datenzellen des Planungshorizonts.
Sperren und damit Berechtigungen werden allgemein durch eine andere Farbe und einen grauen Text angezeigt.
Hinweis: Bei Gültigkeitsbereich-Sperren werden nicht editierbare Zellen im Planungsformular zusätzlich mit einem Warndreieck gekennzeichnet, wenn diese einen Saldo aufweisen. Dies soll den Nutzer darauf hinweisen, dass trotz "Sperre" weiterhin die Möglichkeit besteht, Werte außerhalb des gültigen Datenbereichs mit der "Entf-Taste" zu löschen. Diese Funktion soll erlaubt sein, um trotzdem ungültige Salden löschen zu könnHaben