GUIDE Company and Business Units

Table of contents

• 1 Gesellschaften (GES)
• 1.1 Gesellschaftsstamm-Übersicht
• 1.2 Anlegen eines Stammsatzes
• 1.3 Wizard für Gesellschaftsstamm
• 1.4 Ändern / Editieren in der Tabelle / Mengen-Ändern
• 2 Geschäftsbereiche (UBR) - (optional)
• 2.1 Aktivieren der Geschäftsbereiche
• 2.2 Anlegen von Geschäftsbereichen und Gestaltung der Ebenen per Drag&Drop
• 2.3 Löschen von Daten in einzelnen Bereichen
• 2.4 Export
• 3 Gesellschaft + Geschäftsbereich-Zuordnungen (GESUBR)

Diese Übersicht enthält die Stammdaten aller in IDL Konsis gespeicherten Gesellschaften. Die in der Tabelle angezeigten Daten entsprechen allen Attributen aus dem Gesellschaftsstamm.

Die Gesellschaft ist einer der grundlegenden Schlüssel in IDL Konsis. Sie stellt eine rechtlich selbstständige Einheit innerhalb des Konzernverbundes dar. Gesellschaftsstammsätze sind für alle Gesellschaften anzulegen, die bei der Konsolidierung des Konzernkreises zu berücksichtigen sind, unabhängig davon, ob eine Einbeziehung in die Konsolidierung gewünscht wird oder nicht. Die Festlegung hinsichtlich der Einbeziehung in den Konsolidierungskreis und die Art der Konsolidierung (z.B. Voll- oder Quotenkonsolidierung oder Equity-Bewertung) wird in der Anwendung 'KTKGES' (Konzernkreise + Konzern-Monitor) getroffen.

Die zu verarbeitenden Gesellschaften werden im Stammsatz mit einer konzerneinheitlichen Gesellschaftsnummer versehen. Im Regelfall beschreibt ein Gesellschaftsstammsatz eine eindeutige Gesellschaft d.h. die juristische Person. Falls gewünscht, könnte aber auch eine Betriebsstätte oder ein Unternehmensbereich über eine Quasi-Gesellschaft in IDL Konsis geführt werden. Ebenso ist es möglich, mehrere rechtliche Gesellschaften (z.B. eines Teilkonzerns) zu einer fiktiven Gesellschaft zusammenzufassen (s. hierzu auch Anwendung KTK2GES, Verdichtung Teilkonzern auf Einzelabschluss).

Beim Aufruf der Anwendung wird eine Tabelle mit allen bereits definierten Daten angezeigt. Sind noch keine Daten definiert, ist die Tabelle leer. Über den 'Stern' [neues Objekt anlegen] in der rechten oberen Toolbar öffnet sich der Wizard (Assistent), in dem die Attribute für den Datensatz erfasst werden müssen.

Der Wizard besteht aus 5 Seiten. Jede Seite enthält einen Teil der zu verwaltenden Daten. Die Navigation zwischen den einzelnen Seiten erfolgt über die Buttons <Weiter> und <Zurück> im Fußteil der Wizard-Seiten oder über das Seitenverzeichnis (Navigationsleiste), das jeweils auf der linken Seite angezeigt wird. Das Seitenverzeichnis visualisiert über ein Icon, ob die Eingaben auf einer Seite korrekt (grüner Haken), fehlerhaft (rotes Stoppschild) oder für die Konsistenz irrelevant (Strich) sind.

Der Button <Fertig> ist auf jeder Seite enthalten. Er ist jedoch deaktiviert, solange der Datensatz inkonsistent oder unvollständig ist. Die Buttons <Weiter> und <Fertig> sind nur dann aktiv, wenn die Angaben konsistent und fehlerfrei sind.

Seite 1 'Bezeichnung':

• Gesellschaftsnummer: obligatorischer Eintrag einer max. sechsstelligen alphanumerischen Kennung.
• Gültig ab / bis: die +GültigAb--Periode ist ein 'Mussfeld', die +GültigBis--Periode ein optionales Attribut. Beide Attribute definieren die Periode, ab der bzw. bis zu der die Gesellschaft gültig ist. Über die benutzerspezifische Vorbelegung (VOR) kann gesteuert werden, dass Gesellschaften mit beschränkter Gültigkeit (beliebige Angabe einer +GültigBis--Periode) nicht mehr angezeigt werden. Für Konten (KTO) mit fest zugeordneter IC-Gesellschaft (sogenannte IC-Hauptkonten) wird sichergestellt, dass das Konto nicht länger gültig ist als die IC-Gesellschaft, indem die Einschränkung der Gültigkeit der Gesellschaft an das Konto vererbt wird, da sonst ungültige Daten erzeugt werden könnten.
• Bezeichnung: obligatorischer Eintrag mit max. 70 Stellen. Die Gesellschaftsbezeichnung ist (im Gegesatz zu fast allen anderen Stammdaten) eindeutig und nicht sprachabhängig.
• Kurztext: obligatorischer Eintrag mit max. 10 Stellen

Seite 2 'Kontakt'

• Starße, Ansprechpartner, PLZ, Telefon, Ort, Telefax, E-Mail-Adresse: optionaler Eintrag. Die Daten werden nur nachrichtlich gepflegt, und bisher nicht weiter ausgewertet.
• Sprache: Zuordnung der Sprache aus der Stammdatentabelle 'SPR'
• Internetadresse: Eingabe einer URL (Internet-Adresse der Homepage) möglich. Diese Angabe wird ggf. für den XBRL-Export ausgewertet. ("http://www....").
• Land: Zuordnung eines Länderkennzeichen aus der Stammdatentabelle 'LKZ'
• Eingabefelder für CBC-Reporting: alle weiteren Felder (Adresstyp, Hausnummer, Wohnungsnummer, Etage, Bundesland und Verwaltungsbezirk, Freitext-Feld für die Adresse) dienen den Pflichtangaben für das Country-by-Country Reporting, werden aber sonst nicht weiter ausgewertet.

Seite 3 'Technische Eigenschaften'

• Währung: Zuordnung einer Währungskennzeichen aus der Stammdatentabelle 'WKZ'
• Abweichendes Geschäftsjahr: optionaler Eintrag, die Daten werden nur nachrichtlich gepflegt, und bisher nicht weiter ausgewertet.
• Ausschlussgruppe für Prüfregeln: sofern für die Gesellschaft eine Gruppe von Prüfregeln NICHT angewandt werden soll, besteht hier die Möglichkeit, den Ausschluss der zugeordneten Prüfregeln zu bewirken, indem aus der Auswahl die entsprechende Ausschlussgruppe (PRFGRP) ausgewählt wird. Da jeweils nur eine Ausschlussgruppe zugeordnet werden kann, sind ggf. mehrere ähnliche Ausschlussgruppen zu definieren, wenn sich Gesellschaften in den anzuwendenden Prüfregeln unterscheiden.
• Kontenplan: Jeder Gesellschaft ist ein gesellschaftsspezifischer Kontenplan zuzuordnen. Derselbe Kontenplan kann dabei mehreren Gesellschaften zugeordnet werden. Diese Angabe ist auch erforderlich, wenn nur auf der Ebene des Konzernkontenplans gearbeitet wird.
• Verschmelzung auf / Verschmelzung am: Diese beiden Attribute dürfen nur gemeinsam angegeben werden und werden nicht nur in der Übersicht 'Gesellschaften' (GES), sondern auch in den Monitoranwendungen für Einzelabschluss (EA) und Konzernabschluss (KTKGES) in eigenen Spalten angezeigt, sofern das Verschmelzungsdatum innerhalb der aktuellen Periode liegt. Bei Angabe "verschmolzen am" wird die Gültig-bis-Periode der Gesellschaft automatisch auf den übernächst folgenden Jahresabschluss gesetzt. Zwar dürfen in der folgenden Periode keine Einzelabschlussdaten für die verschmolzene Gesellschaft mehr erfasst werden, aber die Konsolidierungsbelege aus der Verschmelzung müssen einmalig vorgetragen werden.
• Controllingpläne je Dimension: Wenn mit dem Zusatzmodul 'Controlling' gearbeitet wird und Controllingdimensionen definiert sind, muss hier je Controlling-Dimension ein Gesellschafts-Controllingplan angegeben werden. Nähere Informationen siehe DOKU Controlling.
• Lizenz Gesellschaftstyp KOSNIS / FORECAST / XLSLINK: Im Rahmen der erweiterten Lizenzparameter werden die Gesellschaften gemäß ihrer Verwendung in IDL.KONSIS, IDL.FORECAST und IDL.XLSLINK klassifiziert. Hierfür gibt es 3 Kennzeichen: für IDL.XLSLINK gibt es nur den Typ "Vollgesellschaft" (Verwendung im Excel-Erfassungsformular), für IDL.KONSIS und IDL.FORECAST werden folgende Typen unterschieden:

'R': Reportgesellschaft (Equity-Konsolidierung oder nur Führung von Einzelabschlüssen)

'V': Vollgesellschaft (volle oder Quotenkonsolidierung, komplette Planung)

'O': Objektgesellschaften (konsolidierte Gesellschaften mit beschränktem Datenvolumen)

Gesellschaften, die im Konzernmonitor (in beliebiger Periode, Datenart, Konzernkreis) mit der Konsolidierungsart 'V' oder 'Q' vorkommen, erhalten den IDL.KONSIS-Typ "Vollgesellschaft". Alle anderen Gesellschaften erhalten den IDL.KONSIS-Typ "Reportinggesellschaft". Wenn die Lizenz für IDL.FORECAST vorliegt, erhalten alle Gesellschaften den IDL.FORECAST-Typ "Vollgesellschaft". Wenn die Lizenz für IDL.XLSLINK vorliegt, erhalten alle Gesellschaften den IDL.XLSLINK-Typ "Vollgesellschaft".

Seite 4 'Rechtliche Eigenschaften'

• Umsatzsteuer ID : optionale Eingabe. Eine Auswertung des Inhaltes erfolgt nur im Rahmen des Arbeitens mit der IDL.E-Bilanz. Andernfalls erfolgt keine Auswertung und die Daten werden nur nachrichtlich gepflegt
• Gesellschaftsart: optionale Eingabe, es erfolgt keine Auswertung, die Daten werden nur nachrichtlich gepflegt.
• Rechtsform: optionale Eingabe, es erfolgt keine Auswertung, die Daten werden nur nachrichtlich gepflegt.
• Handelsregister: optionale Eingabe, es erfolgt keine Auswertung, die Daten werden nur nachrichtlich gepflegt.
• Handelsregister-Nummer: optionale Eingabe, es erfolgt keine Auswertung, die Daten werden nur nachrichtlich gepflegt.
• Steueridentifikations-Nr: optionale Eingabe. Eine Auswertung des Inhaltes erfolgt nur im Rahmen des Arbeitens mit dem Country-by-Country Reporting.
• BZSt-Role: optionale Eingabe. Die Auswertung erfolgt im Rahmen de Country-by-Country-Reporting. Dieses Datenelement gibt die Rolle der berichtenden Konzerngesellschaft in Bezug auf den multinationalen Konzern an. Es ermöglicht auch die Benennung der obersten Muttergesellschaft des multinationalen Konzerns unter den aufgeführten Konzerngesellschaften.

Seite 5 'Geschäftstätigkeiten'

• OECDE-Geschäftsaktivität: eine Eingabe ist nur möglich, wenn die Lizenzkomponente für das Country-by-Country-Reporting erworben wurde. Die Eingaben werden auch nur für das Country-by-Country-Reporting ausgewertet.

Das Ändern von Daten ist entweder über das Kontextmenü über die rechte Maustaste oder per Doppelklick auf die jeweilige Gesellschaftszeile möglich. Es öffnet sich der Wizard und Daten können geändert werden. Eine weitere Variante ist das 'Editieren in der Tabelle' über das Kontextmenü der rechten Maustaste. Bei aktiviertem Editiermodus werden die editierbaren Felder durch blaue Schrift gekennzeichnet. Um einen Inhalt zu ändern, muss die jeweilige Zelle mit der Maus selektiert werden. Das Verhalten ist abhängig vom Typ der Eingabewerte:

• Textfelder werden durch einfachen Mausklick komplett selektiert, d.h. bei Tastatureingabe wird der Inhalt überschrieben. Bei Doppelklick wird die Schreibmarke gesetzt, so dass der Text geändert werden kann.
• Checkboxen werden durch einfachen Mausklick gesetzt bzw. zurückgesetzt.
• Bei Feldern mit Drop-Down-Boxen wird der Auswahl-Button durch Mausklick aktiviert. Änderungen können durch Werteingabe oder durch Auswahl aus der Drop-Down-Liste vorgenommen werden.
• Bei Feldern, die im Wizard durch spezielle Konstrukte modifiziert werden, öffnet sich bei Doppelklick ein Dialog, der der jeweiligen Wizard-Seite entspricht.

Das 'Mengen-Ändern' ist nur im Editiermodus aktiv und kann nur spaltenweise vorgenommen werden.

Unternehmensbereiche/Geschäftsbereiche dienen der weiteren Untergliederung innerhalb einer Gesellschaft. In der konzernweiten Sicht ist der Unternehmensbereich auch zu nutzen zur Gliederung nach Sparten-, Segmenten-, Branchen- oder strategischen Geschäftseinheiten (SGE), im Einzelfall auch für Betriebsstätten oder Niederlassungen. Die Geschäftsbereichsstruktur muss daher individuell gestaltbar sein. In dieser Anwendung werden die Geschäftsbereiche definiert und deren Struktur über Aggregate und Schemata festgelegt.

Über die Anwendung 'FAC' (Datenarten) wird je Datenart gesteuert, ob MIT oder OHNE oder MIT/OHNE Geschäftsbereichen gearbeitet werden soll. Die Kennzeichnung in der Datenart dient der Verprobung der angedienten Daten je Datenart.

Bedeutung der Auswahlkriterien:

• Datenart mit Geschäftsbereichsführung [X]: Für diese Datenart können keine Daten mehr ohne Geschäftsbereich geführt werden.
• Datenart ohne Geschäftsbereichsführung [-]: Für diese Datenart können keine Daten mit Geschäftsbereich geführt werden.
• Datenart mit/ohne Geschäftsbereichsführung [M]: Für einige Gesellschaften werden Daten mit Geschäftsbereichen geführt, für andere Gesellschaften ohne. Die Unterscheidung wird anhand der Tabelle "GESUBR" getroffen. Eine Mischform innerhalb einer Gesellschaft wird nicht zugelassen.

Auf Datenarten mit der Einstellung 'M' kann keine Konsolidierung durchgeführt werden, weil der Konzernabschluss entweder durchgängig mit Geschäftsbereichen oder durchgängig ohne Geschäftsbereiche erfolgen muss.

Werden über die Schnittstellendateien für Kontensalden (KPSALDEN.TXT) und Intercompany-Unterkontensalden (KPICSALD.TXT) Geschäftsbereiche mit angedient und sollen diese in IDL Konsis nicht verwendet werden, so muss in der Anwendung 'VOR' im Feld für den Geschäftsbereich ein '*' eingetragen werden. Der '*' stellt sicher, dass in der IMPORT-Anwendung der Geschäftsbereich bei der Übernahme der Salden auf leer gesetzt wird.

Beim Aufruf der Anwendung wird eine Tabelle mit allen bereits definierten Daten angezeigt. Sind noch keine Daten definiert, ist die Tabelle leer.

Über den 'Stern' [neues Objekt anlegen] in der rechten oberen Toolbar öffnet sich je Geschäftsbereich, Aggregat oder Schema der jeweilige Wizard (Assistent), in dem die Attribute für den Datensatz erfasst werden müssen. Jede Seite des Wizards enthält einen Teil der zu verwaltenden Daten. Ein Datensatz kann nur abgespeichert werden, wenn alle ANgaben konsitent und fehlerfrei sind.

Die Übersicht teilt sich in 2 Bereiche auf: Folgende Tabreiter sind vorhanden:

__ rechter Bereich 'Geschäftsbereiche' :

in diesem Bereich werden die Geschäftsbereiche angelegt. Das Anlegen eines Geschäftsbereiches erfolgt über das 'Stern'-Symbol [neues Objekt anlegen] wie oben beschrieben. Diese Geschäftsbereiche können dann per Drag&Drop einem Schema zugeordnet werden. Ein Geschäftsbereich kann mehreren Schemata zugeordnet werden, aber innerhalb eines Schemas nur einem Aggregat. Die Funktion 'Schema anzeigen' (rechter Mausklick bei markiertem Geschäftsbereich) zeigt die bereits vorhandene Zuordnungen des Geschäftsbereiches im Schema des rechten Bereiches an.

__ rechter Bereiche 'Aggregate' :

sollen mehrere Geschäftsbereiche für das Reporting zusammengefasst werden, so ist dies über sog. Aggregate zu erreichen. In diesem Bereich können Aggregate definiert werden. Das Anlegen erfolgt über das 'Stern'-Symbol [neues Objekt anlegen] wie oben beschreiben. Sobald das erste Aggregat angelegt wurde, öffnet sich ein weiterer Tabreiter, das Schema. Per Drag&Drop können diese Aggregate in ein Schema eingefügt werden. Anschließend können dann die Geschäftsbereiche per Drag&Drop unter die Aggregate eingefügt werden.

__linker Bereich 'Schemata' :

in diesem Bereich werden ein oder mehrere oberste Ebenen definiert. Da verschiedene Schema aus technischen Gründen nicht als Tabreiter angezeigt werden können, gestaltet sich die Ansicht als Baumstruktur. Das Anlegen eines Schema erfolgt über das 'Stern'-Symbol [neues Objekt anlegen] wie oben beschreiben. Unter jedes Schema können dann direkt die Aggregate und/oder die Geschäftsbereiche per Drag&Drop aus dem rechten Bereich eingefügt werden.

Grundsätzlich lassen die Daten und Zuordnungen in allen Tabellen wieder löschen. Dabei ist aber zu beachten, dass im Bereich der Schemata nur von unten nach oben sinnvoll gelöscht werden kann. Ein Drag&Drop der einzelnen Geschäftsbereiche oder Aggregate mit drunter liegenden Geschäftsbereichen innerhalb der Schemata ist nicht möglich.

• Löschen von Geschäftsbereichen im Bereich 'Geschäftsbereiche': Geschäftsbereiche können nur dann endgültig gelöscht werden, wenn es keine Referenzen zu Buchungen und oder Aggregaten und Schemata gibt.
• Löschen von Aggregaten im Bereich 'Aggregate': Aggregate können nur dann endgültig gelöscht werden, wenn es keine anhängigen Geschäftsbereiche mehr gibt und das Aggregat nicht in einem Schema gebunden ist.
• Löschen von Schemata: Eine Schema kann nur dann gelöscht werden, wenn die darunter hängenden Aggregate und Geschäftsbereiche gelöscht wurden.
• Löschen von Geschäftsbereichen/Aggregaten in einem Schema: Löscht man innerhalb des Schema ein Aggregat mit unterhängenden Geschäftsbereichen aus dem Bereich 'Schema', so bleibt die vorhandene Struktur 'Aggregat mit Geschäftsbereichen' erhalten. Zieht man dann das Aggregat aus dem Bereich 'Aggregat' wieder per Drag&Drop an eine andere Stelle in dem Schema, so werden automatisch die darunter hängenden Geschäftsbereiche mitgeführt. Eine neue Zuordnung der Geschäftsbereiche zu dem Aggregat ist somit nicht nötig.

Der Export der einzelnen Bereiche erfolgt über den Exportbutton in der Menüleiste. Welcher Bereich exportiert werden soll, wird über das Export-Dialog bestimmt. Auf der rechten Seite des Export-Dialogs muss dafür die Auswahl des gewünschten Bereiches markiert werden. Eine Selektion wird in den Tabellen berücksichtigt. Sind nur in einer Tabelle Zeilen selektiert, werden auch nur diese exportiert. Tabellen ohne Selektion werden nur dann (komplett) exportiert, wenn überhaupt keine Selektion vorliegt. In der Hierarchie-Tabelle werden nur Selektionen der obersten Knotenzeilen berücksichtigt.

Wenn Daten mit Geschäftsbereichen geführt werden, müssen die zulässigen Kombinationen von Gesellschaft und Geschäftsbereich in dieser Anwendung 'Gesellschaft+Geschäftsbereich-Zuordnung' definiert werden. Für jede Gesellschaft sind hier die zugeordneten Geschäftsbereiche zu hinterlegen.

Weitere Schlüssel der Tabelle "GESUBR" sind die Periode und die Datenart. D.h. die für eine Gesellschaft zugelassenen Geschäftsbereiche können je Periode und Datenart unterschiedlich definiert werden. Die Tabelle wird im Periodenvortrag für Einzelabschlussdaten verarbeitet, so dass die Tabelle nur noch bei Veränderung der zulässigen Geschäftsbereiche gepflegt werden muss.

Darüber hinaus kann in einem weiteren Attribut 'Kontogruppe' festgelegt werden, ob ob ein Geschäftsbereich nur für Bilanz- oder nur für GuV-Konten dienen soll. Folgende Einträge sind möglich:

• 'B': Geschäftsbereich nur für Bilanzkonten
• 'G': Geschäftsbereich nur für GuV-Konten
• 'M': Geschäftsbereich für Bilanz- und GuV-Konten, aber mit automatischem JÜ-Ausgleich. Diese Angabe wird benötigt, wenn der Geschäftsbereich für die Bilanzdaten gleichzeitig auch GuV-Konten enthält. Wenn mehrere Geschäftsbereiche mit 'M' versehen werden, , wird eine Warnung ausgegeben, dass in diesem Fall keine geschäftsbereichsübergreifenden belege definiert werden dürfen. Es darf dann auch kein Geschäftsbereich mit der Kontengruppe 'B' (nur Bilanz) versehen werden.
• leer: Geschäftsbereich für Bilanz- und GuV-Konten ohne JÜ-Ausgleich

Für alle Geschäftsbereiche, für die eine Kontogruppe in GESUBR angegeben ist, erfolgt ein automatischer Ausgleich der JÜ-Differenzen zwischen Bilanz und GuV auf einem Ausgleichskonto. Dieses Konto muss im Kontenstamm das Kontokennzeichen = 'U' erhalten. Ist das Ausgleichskonto ein Bilanzkonto, so ergibt sich der Jahresüberschuss gemäß der Summe der GuV-Salden, d.h. für einen Bilanzgeschäftsbereich (Kontogruppe 'B') zu null, entsprechend umgekehrt für ein GuV-Konto als Ausgleichskonto.

Bei der automatischen Verprobung von Kontensalden erfolgt eine Prüfung, dass die Summe der Salden einer Gesellschaft auf dem Ausgleichskonto über alle Geschäftsbereiche null ist. Ist dies nicht der Fall, wird der KTOSAL-Status für alle Geschäftsbereiche rot.

Beim Erfassen, Importieren und Vortragen von Berichtsdaten wird geprüft, ob die über den Datenarten-Schalter "Geschäftsbereichsführung" und die Tabelle "GESUBR" festgelegten Regeln eingehalten werden. Alle Anwendungen zum Import und zur Erfassung von Einzelabschlussdaten prüfen neben einem angegebenen Geschäftsbereich auch, ob das Bilanz/GuV-Kennzeichen des jeweiligen Kontos zu der in GESUBR angegebenen Kontogruppe passt. Ggf. wird eine Warnung ausgegeben. Beim Datenartenvortrag werden nur Verarbeitungssteuerungssätze für die zulässigen Geschäftsbereiche angelegt.

Beim Importieren von Berichtsdaten erfolgt darüber hinaus eine Defaultbelegung des Geschäftsbereiches, wenn gemäß "GESUBR" nur ein Geschäftsbereich für die Gesellschaft zugelassen ist. Dies erspart, diesen Geschäftsbereich bei der Erfassung anzugeben.