DOKU Buchungen im Einzelabschluss

Inhaltsverzeichnis

• 1 Belege (BEL)
• 1.1 Übersicht BEL
• 1.2 Einzelsatzanwendung BELE
• 1.3 weitere Aktionen
• 2 Buchungen (BUCH)
• 2.1 Übersicht BUCH
• 2.2 Einzelsatzanwendung BUCHE
• 2.3 weitere Aktionen
• 2.4 Sortier- und Summierungsmöglichkeiten
• 2.5 Kontrollrechnung und Differenzen
• 2.6 Spalte 'Ergebniswirksamkeit'
• 3 Belegklassifizierung (BKL)
• 3.1 Übersicht BKL
• 3.2 Einzelsatzanwendung BKLE

In der Anwendung BEL können Belegkopfsätze angezeigt und erfasst werden. Diese sind Voraussetzung zur Erfassung von Buchungen auf Gesellschaftsebene. Wie üblich können die Belege in der Übersicht nach den Feldern im Selektionsfeld selektiert und gefiltert werden:

[Konzern/Tk]

bei Selektion nach dem Konzernkreis (i.V. mit Eingabe des "%"-Zeichens für die Gesellschaft) erscheint eine Liste der Gesellschaften, für die Belege und Buchungen vorliegen, aber der jeweilige User keine Ansichtsrechte besitzt, so dass sie nicht angezeigt werden.

[Gesellschaft]

Pflichtfeld, wird aus den Stammdaten des Benutzers befüllt

[Geschäftsbereich]

Selektion nach dem Geschäftsbereich

[Periode]

ein Pflichtfeld, wird aus den Stammdaten des Benutzers befüllt

[Datenart]

ein Pflichtfeld, wird aus den Stammdaten des Benutzers befüllt

[ZielDatenart]

Selektion nach Belegen mit Angabe der Zieldatenart im Belegkopf

[Beleg-Nummer]

Selektion nach der Belegnummer

[Ergebniswirksame Buchung]

Selektion der Belege mit folgenden Buchungs-Ausprägungen:

• [-] = weder ergebnis- noch kapitalwirksam
• [K] = kapitalwirksam
• [X] = ergebniswirksam.

[Buchungsart]

Selektion der Belege nach der ausgewählten Buchungsart

[Verarbeitungskennzeichen]

Selektion der Belege nach dem ausgewählten Verarbeitungskennzeichen

[Belegklassifizierung]

Selektion nach Belegklassifizierungsmerkmalen, die in der Anwendung BKL vorher gepflegt wurden.

[LT-Status]

Selektion nach Belegen mit Kennzeichnung zur Berechnung latenter Steuern.

[Meldungsnummer]

Selektion nach der Konsis-Meldungsnummer, um z.B. eine Liste fehlerhafter Belege zum Abarbeiten zu erstellen. Fehlermeldungen werden z.B. gesetzt, wenn zu einem Beleg keine Buchungszeilen oder Buchungszeilen ohne Soll/Haben- Gleichheit eingegeben wurden. Die entsprechende Meldungsnummer und Kurzwort erscheinen in den Meldungsspalten der Übersicht.

Analog zu den Konsolidierungsbuchungen werden auch für Buchungen im Einzelabschluss Prüfsummen erzeugt, wenn dies bei der jeweiligen Datenart so gesteuert ist und mindestens eine Buchungszeile erfasst worden ist. Eine Prüfsumme wird je Beleg und je Währung erzeugt. Eine Prüfsumme berücksichtigt die folgenden Attribute: Gesellschaft, Geschäftsbereich, Kontonummer, Soll- bzw. Haben-Betrag mit Soll/Haben-Kennzeichen, Buchungsschlüssel, Anlagenobjekt, Controllingobjekt, IC-Gesellschaft, IC-Geschäftsbereich. Die Prüfsummen werden bei jeder Änderung der Buchungen aktualisiert. Diese Prüfsummen werden insbesondere in Reports ausgewertet.

Über Ansicht->'Interne Infospalten anzeigen' können zusätzliche Informationen zu den Belegen sichtbar gemacht werden. Die Spalten Lock- User/ Date/ Time stehen ganz rechts und dokumentieren die Sperrinformationen des Beleges. Bei Lock wird der Lockuser und das Lockdatum eingetragen. Bei Unlock, wird der Lockuser gelöscht. Die Spalten Verschmelzung IC-Ges und Herkunft stehen vor den Änderungs-Spalten und dokumentieren die Herkunft der Buchung (z.B. bei automatischer Generierung durch WUM- oder AFA-Module) und die Ursprungs-IC-Gesellschaft einer Verschmelzung.

Beim Erfassen eines neuen Beleges werden die Stammdaten-Einträge wie Gesellschaft, Periode und Datenart gem. der Einstellung in VOR des Anwenders übernommen, können aber beliebig verändert werden. Die Währungskennzeichen für Landes- und ggf. Parallelwährung sowie der Kontenplan werden nachrichtlich dargestellt und können nicht verändert werden.

Folgende weitere Felder stehen in der Erfassungsmaske zur Verfügung:

[Geschäftsbereich]:

Eingrenzung auf den Geschäftsbereich

[Belegnummer]:

ein Pflichtfeld, welches vom Anwender selbst zu befüllen ist. Die Belegnummer kann sowohl numerisch als auch alphanumerisch sein.

[Buchungsart]:

ein Pflichtfeld mit Angabe, wie der Beleg und die dazugehörigen Buchungen beim Periodenvortrag verarbeitet werden sollen. Beim Erfassen eines neuen Belegs wird 'WU' (wiederkehrend mit Umbuchung) voreingestellt. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:

• E = Einmalbeleg, der nicht vorgetragen wird. Es erscheint aber eine Hinweismeldung mit Status 'gelb' im Belegkopf, nicht im EA-Monitor, sowie beim Periodenvortrag, dass spiegelrelevante oder ergebniswirksame Buchungen in einem Einmalbeleg vorhanden sind.
• EP = Beleg einmalig in dieser Periode. Diese Buchungsart bewirkt, dass die Belege auch bei unterjährigem Vortrag nicht in die Folgeperiode vorkopiert werden.
• WU = wiederkehrend mit Umbuchung. Ergebniswirksame Buchungen werden im Folgejahr auf das Ergebnisvortragskonto vorgetragen, das im Stammsatz BUCH der Datenart hinterlegt ist. Nicht ergebniswirksame Buchungen werden 1:1 vorgetragen. Ist im Kontenstamm (KTO) einem Kapitalkonto mit gesetztem Kennzeichen 'Umbuchung beim Vortrag' ein individuelles Ergebnisvortragskonto zugeordnet, überlagert dieses individuelle Ergebnisvortragskonto beim Periodenvortrag das sonst für diese Konten verwendete Ergebnisvortragskonto mit Kontokennzeichen 'X'.
• WV = wiederkehrend variabel. Die Buchungen werden ohne Werte in die aktuelle Periode übernommen und wie Einmalbelege vorgetragen. Die Buchungsschlüssel der Vorperiode bleiben erhalten (z.B. für Umgliederungen). Wenn die Werte eines WV-Belegs vorgetragen werden sollen, muss der Beleg zunächst auf eine andere Belegnummer kopiert und dann die Buchungsart geändert werden.
• WX = Vortrag erfolgt nach demselben Prinzip wie bei Schuldenkonsolidierung bzw. Zwischengewinneliminierung Umlaufvermögen: Eine GuV-Buchung des Vorjahres wird auf das Ergebnisvortragskonto umgebucht, die Gegenbuchung erfolgt auf dem ursprünglichen GuV-Konto. Die Buchung ist also im Folgejahr entgegengesetzt ergebniswirksam. D.h. neben der ergebniswirksamen Ausbuchung von ergebniswirksamen Buchungen findet auch eine Umbuchung (Vortrag gegen laufende Veränderung) von Buchungen auf Spiegelkonten statt.
• Besonderheiten bei Buchungen für latente Steuern: Buchungen für latente Steuern, deren Belege die Namen "LTVVE" oder "LATSTEUE" haben, werden kumuliert vorgetragen.
• ACHTUNG! Handelt es sich bei der Vorperiode um einen Monats- oder Quartalsabschluss, (Periodenkennzeichen M oder Q laut Anwendung ABR), so werden die Buchungen 1:1 ohne Zusammenfassungen, Umsetzungen oder Umgliederungen in die Folgeperiode übernommen.

[Verarbeitungskennzeichen]:

im Pflichtfeld wird hinterlegt, ob der Beleg in allen Verarbeitungen berücksichtigt werden soll (Kennzeichen B, standardmäßig drin) oder ob er nur informativen Charakter hat und nicht verarbeitet wird (Kennzeichen I).

[Belegdatum]:

ein Pflichtfeld hat als Voreinstellung nicht den Ersten, sondern Ultimo der aktuellen Periode.

[Belegtext]:

ein Pflichtfeld, welches vom Anwender selbst zu befüllen ist. Die Belegnummer kann sowohl numerisch als auch alphanumerisch sein.

[Zieldatenart]:

bei Angabe einer Datenart, wird der Beleg mit seinen Buchungen nur beim Datenartenvortrag in genau diese Datenart berücksichtigt. Belege ohne Eintrag werden beim Vortrag immer berücksichtigt.

[LT-Status]:

Kennzeichnung des Beleges für Berücksichtigung bei der Ermittlung der latenten Steuern.

[Belegklassifizierung]:

Eingabe von Belegklassifizierungsmerkmalen, die in der Anwendung BKL vorher gepflegt wurden

[Belegtext]:

ein Pflichtfeld, welches vom Anwender selbst zu befüllen ist. Die Belegnummer kann sowohl numerisch als auch alphanumerisch sein.

[Beleg-Nummer für latente Steuern]:

Eingabe einer Belegnummer, unter der die latenten Steuern für diesen Beleg gebucht werden sollen.

[VortragsKennzeichen]:

Angabe zur Kumulierung der Vorträge. Dieser Schalter kann folgende Werte annehmen:

• <leer> steht für die bisherige Funktionsweise: alle Buchungen werden einzeln vorgetragen.
• 'X' bedeutet, dass alle Buchungen mit gleichen Attributen (Kontonummer, BSL, IC- und Controllingangaben) zusammengefasst werden.
• 'E' fasst nur die Buchungen auf dem Ergebniskonto (Kontokennzeichen 'E') je BSL zusammen.

• [Daten bearbeiten]: verzweigt in die Einzelsatzerfassung (BELE)
• [Löschen]: der markierte Beleg wird gelöscht inklusive aller zugeordneten Buchungszeilen (diese Aktion muss in einem erscheinenden Fenster bestätigt oder kann abgebrochen werden). Wird die Aktion mit "Nein" abgebrochen, verzweigt man in die Einzelsatzerfassung (BELE). HINWEIS: das Löschen eines Beleges kann nur über ein Berechtigungskonzept eingeschränkt werden. Eine Protokollierung über das Protokollierungsmodul ist nicht möglich.
• [Mengen-Kopieren]: Mit Hilfe dieser Aktion können mehrere Belege auf andere Schlüssel, z.B. Gesellschaft, Periode oder Datenart, kopiert werden. Hierbei werden, abweichend zum Erfassen mit Vorlage, die Buchungen nicht mitkopiert. Diese müssen in einem 2. Schritt über das Mengenkopieren in der Anwendung BUCH auf die neuen Schlüssel kopiert werden, worauf auch eine gelbmarkierte Meldung in der Meldungszeile hinweist "Alle Belege sind noch ohne Buchungen; Mengenkopieren via BUCH offen? (KON0558W)". Es wird generell geprüft, ob in der Zielumgebung bereits derartige Daten vorhanden sind. Ist dies der Fall, wird eine Warnmeldung ausgegeben (s. Abbildung). Der Benutzer kann sich die Meldung ausdrucken und den Kopiervorgang abbrechen. Als Bestätigung für einen erfolgreichen Kopiervorgang erfolgt die Anzeige der Daten unter den neuen Zielschlüsseln.
• [Mengen-Ändern]: ermöglicht die mengenmäßige Änderung nahezu aller (bis auf Gesellschaft, Geschäftsbereich sowie Belegnummer) in der Erfassungsmaske zur Verfügung stehenden Felder. HINWEIS: das Ändern einer Buchung kann nur über ein Berechtigungskonzept eingeschränkt werden. Eine Protokollierung über das Protokollierungsmodul ist nicht möglich.
• [Buchungen]: verzweigt in die Übersicht der Buchungszeilen BUCH
• [Formularerfassung Buchungen (mit einem halben Globus)]: durch Aufrufen dieser Aktion verzweigt man in die Anwendung I-BUCH. Und zwar wie folgt: wurde keine Zeile markiert, so verhält sich diese Aktion wie eine globale Aktion und in I-BUCH erscheinen alle Buchungszeilen. Wurden eine oder mehrere Zeilen markiert, so verhält sich diese Aktion wie eine Zeilenaktion.
• Die Aktion [Editieren Kommentar]: ermöglicht, ausführliche Beschreibungen zu jedem Buchungssatz zu hinterlegen und zu bearbeiten. Mit [Anzeigen Kommentar]: können diese eingesehen werden.

Wird ein Beleg anhand einer Vorlage erfasst, werden die Buchungen mit auf die neuen Schlüssel kopiert. Beim Kopieren auf eine andere Gesellschaft werden für die Zielgesellschaft fehlende Anlagenobjekte automatisch mit Standardattributen generiert.

Die Anwendung BUCH zeigt beim Direktaufruf den jeweils aktuellen Überblick über alle Buchungen einer oder mehrerer Gesellschaften für die jeweils ausgewählte Datenart und aktuelle Periode.

Alle Buchungen erfolgen in Landeswährung. Über die Anwendungen WUM oder EA erfolgt bei Bedarf zusätzlich die Umrechnung in Parallelwährung.

Die Buchungen können in der Übersicht nach den Feldern im Selektionsfeld selektiert und gefiltert werden:

[Konzern/Tk]

bei Selektion nach dem Konzernkreis (i.V. mit Eingabe des "%"-Zeichens für die Gesellschaft) erscheint eine Liste der Gesellschaften, für die Belege und Buchungen vorliegen, aber der jeweilige User keine Ansichtsrechte besitzt, so dass sie nicht angezeigt werden.

[Sortieroption BUCH]

hier sind folgende Sortierungen und Summierungen möglich:

• GE: SORTIERUNG nach Gesellschaft, Geschäftsbereich, Belegnummer, Buchungssatznummer. SUMMIERUNG auf Gesellschafts-, Geschäftsbereichs- sowie Gesamtebene.
• GK: SORTIERUNG nach Gesellschaft, Geschäftsbereich, Konto, Belegnummer, Buchungssatznummer. SUMMIERUNG auf Gesellschafts-, Konto- und Geschäftsbereichs- sowie Gesamtebene.
• KC: SORTIERUNG nach Kostenstelle, Gesellschaft, Geschäftsbereich, Belegnummer, Buchungssatznummer. SUMMIERUNG auf Kostenstellen- sowie Gesamtebene.
• KG: SORTIERUNG nach Konto, Gesellschaft, Geschäftsbereich, Belegnummer, Buchungssatznummer. SUMMIERUNG auf Konten- sowie Gesamtebene.
• ZG: SORTIERUNG nach zugeordnetes Konto, Gesellschaft, Geschäftsbereich, Konto, Belegnummer, Buchungssatznummer. SUMMIERUNG auf Konten- sowie Gesamtebene.

[Buchungen anzeigen]

bei Verzweigung von der Belegübersicht (BEL) in die Buchungen sowie bei der Aktion "Detailansicht" in der Buchungsübersicht (BUCH) wird in der folgenden Buchungsanzeige der Schalter 'X' = "alle Buchungen anzeigen" gesetzt, so dass auch die im Normalfall nicht angezeigten, automatisch generierten Buchungen zu sehen sind. Bleibt das Feld zur Unterdrückung nicht effektiver Buchungen 'leer' werden "automatische Buchungen unterdrückt". Der Schalter wirkt nur auf die automatisch erzeugten Ergebnisbuchungen. Buchungen auf statistischen Konten und mit Buchungsschlüsseln aus nicht verprobten Spiegelbereichen werden unabhängig von diesem Feld immer angezeigt. Alle diese nicht effektiven Buchungen werden farblich abweichend hinterlegt und bei Sortierung nach Beleg und Buchungssatznummer (also bei der Sort-Option 'GE') hinter der jeweiligen Buchungssatz-Summenzeile ausgegeben.

[Gesellschaft]

ein Pflichtfeld, wird bei Verzweigung aus dem Beleg BEL übernommen

[Geschäftsbereich]

Selektion nach dem Geschäftsbereich, wird bei Verzweigung aus dem Beleg BEL übernommen

[Periode]

ein Pflichtfeld, wird bei Verzweigung aus dem Beleg BEL übernommen

[Sprache]

Selektion nach der Sprache zur Übersetzung der Daten

[Verarbeitungskennzeichen]

Selektion der Belege nach dem ausgewählten Verarbeitungskennzeichen (B oder I)

[Datenart]

ein Pflichtfeld, wird bei Verzweigung aus dem Beleg BEL übernommen

[ZielDatenart]

Selektion nach Belegen mit Angabe der Zieldatenart im Belegkopf

[LT-Kennzeichen BEL/BUCH]

Selektion nach Belegen mit Angabe des Kennzeichens zur Berechnung latenter Steuern sowie deren Ursache. Zu unterscheiden sind:

• 'E' = Fehler aus Vorperioden
• 'N' = temporär ergebnisneutral
• 'P' = permanent
• 'W' = temporär ergebniswirksam
• 'X' = Latente Steuern auf GuV-Buchungen

[Beleg-Nummer]

Selektion nach der Belegnummer, wird bei Verzweigung aus dem Beleg BEL übernommen

[Buchsatznummer]

Unter einer Beleg-Nr. sind mehrere Buchungssätze eingebbar, die jeweils in einem Sachzusammenhang (Nachbuchungen aus Februar, März bzw. Korrektur durch WP und intern) stehen. Die Eingabe erfolgt je Buchungszeile unter den Schlüsseln Gesellschaft, ggf. Geschäftsbereich, Konto-Nr. und GesNr., die auch mehrfach innerhalb eines Buchungssatzes vorkommen können.

[Buchungsart]

Selektion der Belege nach der ausgewählten Buchungsart

[Beleg-Nummer]

Selektion nach der Belegnummer, wird bei Verzweigung aus dem Beleg BEL übernommen

[BilGuV-Kennzeichen]

Selektion nach dem Bilanz/GuV-Kennzeichen

[Soll/Haben-Kennzeichen]

Selektion nach dem Soll/Haben-Kennzeichen

[Kontokennzeichen]

Selektion nach dem Kontokennzeichen

[Spiegel]

Selektion nach dem Spiegelkennzeichen

[KontenPlan+Konto]

Selektion nach dem Kontenplan und Konto

[zugeordnete KontenPlan-Nummer+Konto]

Selektion nach dem zugeordneten Kontenplan und Konto

[ControllingPlan+ControllingObjekt]

hier können Buchungen ohne Angabe eines Controllingobjekts selektiert werden. Dazu ist ein Stern ('*') im ersten Eingabefeld (Controllingplan) einzugeben.

[PositionsPlan/Schema+Position]

Selektion nach dem Positionsplan und Position

[Buchungsschlüssel]

Selektion nach dem Buchungsschlüssel, wobei im ersten Feld der Spiegel und im zweiten der gewünschte Buchungsschlüssel einzugeben ist. Bei der Eingabe '*' im ersten Eingabefeld für den Buchungsschlüssel werden alle Buchungen ohne Eintrag eines Buchungsschlüssels selektiert.

[Ergebniswirksame Buchung]

Selektion der Belege mit folgenden Buchungs-Ausprägungen:

• [-] = weder ergebnis- noch kapitalwirksam
• [K] = kapitalwirksam
• [X] = ergebniswirksam.

[Belegklassifizierung]

Selektion nach Belegklassifizierungsmerkmalen, die in der Anwendung BKL vorher gepflegt wurden.

[Spiegel+Spalte]

Selektion nach der Spiegelspalte

[SpiegelBereich]

Selektion nach dem Spiegelbereich

[IC-Gesellschaft] und [IC-Geschäftsbereich]

Selektion nach der IC-Gesellschaft und IC-Geschäftsbereich.

Über diese Anwendung können einzelne Buchungen erfasst, geändert oder gelöscht werden.

• [Konto]: Der Kontenplan wird gemäß Datenart (Anwendung FAC) eingestellt. Die Eingabe eines JÜ-Kontos (Konto-Knz=E) ist - außer bei Aktion Löschen - nicht zugelassen. Bei maschinell erstellten Buchungen ist die Änderung nur mit Sonderberechtigung möglich. Bei der Erfassung und manuellen Änderung von Konten werden die Erfassungskennzeichen im Kontenstamm ausgewertet. Ist das Erfassungskennzeichen für das Periodenkennzeichen der aktuellen Periode ('J', 'Q' oder 'M') nicht gesetzt, ist eine Erfassung oder Änderung nicht möglich. Es erscheint eine Meldung "Konto XY für die Periode Z nicht zugelassen. (KON 2163E)"
• [LW-Soll / LW-Haben]: Buchungsbetrag Soll / Haben in Landeswährung. Zu beachten ist, dass auf einer Buchungszeile nur jeweils ein Soll- oder Haben-Betrag akzeptiert wird. Es ist möglich, Buchungen mit Nullwerten zu erfassen. Bei Änderung des LW-Betrages wird der Wert der Konzern-/Parallelwährung - falls abweichend - auf Null gesetzt. Es muss dann eine erneute Währungsumrechnung durchgeführt werden. Bei Änderung des Buchungsschlüssels bleiben die Werte in Konzern- und Parallelwährung bestehen. Buchungen verhalten sich damit genauso wie die daraus erzeugten Bewegungen.
• [Restsaldo]: Anzeige der Soll-Belegsumme. Der Restsaldo wird für die gerade bearbeitete Buchungssatznummer des Beleges errechnet und entsprechend des fehlenden Betrages unter das Eingabefeld für Haben oder Soll angezeigt. Mit Hilfe dieses Saldos kann bereits beim Erfassen kontrolliert werden, ob der Beleg stimmig ist. Einschränkung dabei ist, dass der Saldo erst beim Wechsel auf einen nächsten Datensatz aktualisiert werden, also z.B. nicht bei Änderung eines einzelnen Buchungssatzes.
• [Buchungstext]: Eingabe beliebig.
• [IC-Gesellschaft]: notwendig für alle Konten mit Konto-Knz = I und B (und optional bei Konto-Knz = J), sofern kein IC-Hauptkonto lt. KTO. In allen anderen Fällen ist der Eintrag einer IC-Ges nicht zulässig. Alle Buchungen auf IC-Konten mit IC-Ges werden im Rahmen der Anwendung GESABV bei der Fortschreibung der IC-Kontensalden berücksichtigt.
• [IC-Geschäftsbereich]: entsprechend IC-Ges.
• [Buchungsschlüssel]: Bei allen Spiegelkonten muss ein gültiger Buchungsschlüssel eingegeben werden, wenn auf der derzeitig benutzten Datenart Bewegungssätze vorhanden sind (ANLBEW, KAPBEW, RUEBEW, SPIBEW). Beim Erfassen einer Buchung auf einem Konto für einen automatischen Spiegel (z.B. S9) wird automatisch der Buchungsschlüssel für laufende Veränderungen (Verwendungskennzeichen 'L') eingestellt.
• [Anlagenobjekt]: Bei Anlagen-Konten muss ein gültiges Anlagenobjekt eingegeben werden. Dieses erscheint automatisch bei Eingabe eines Anlagenkontos. In allen anderen Fällen ist der Eintrag einer Anlagenobjekt-Nr. nicht zulässig.
• [Controllingobjekt]: Hier können je nach Anzahl der Controllingdimensionen, die für das jeweilige Konto gepflegt werden müssen, für jede Buchung bis zu 10 Controllingobjekte angegeben werden. Beim Datenartenvortrag werden hier die dem entsprechende Controllingsalden und ggf. IC-Salden erzeugt.
• [LT-Kennzeichen]: die Kennzeichnung von Buchungen zur Berechnung latenter Steuern ist für alle automatisch erzeugten Buchungen (z.B. automatische AfA-Berechnung) zugelassen, auch wenn der Benutzer nicht über Sonderberechtigung (z.B. zum Ändern von Buchungen mit reservierten Buchungsschlüsseln) verfügt. Weitere Informationen zu diesen Kennzeichen finden Sie unter latente Steuern im Einzelabschluss.
• [KW-Soll, Haben und UAW]: Betrag in Konzernwährung kann nur eingegeben werden, wenn Fremdwährungsgesellschaft und UAW = VKW
• [PW-Soll, Haben und UAW]: Betrag in Parallelwährung kann nur eingegeben werden, wenn KW und PW unterschiedlich sind und UAW = VPW
• [TW-Soll, Haben und WKZ]: Betrag in Transaktionswährung kann nur für IC oder Beteiligungskonten eingegeben werden. Das Währungskennzeichen ist dann obligatorisch.

Nach Bearbeitung einer Buchung wird der Beleg verprobt. Dabei wird die Konsistenz und die Ergebniswirksamkeit ermittelt und im Belegkopf hinterlegt. S / H Buchungen, die sich in einem Buchungssatz nicht ausgleichen, werden mit Differenzbetrag in der BUCH-Übersicht angezeigt. Werden "gemischte Konten" (Buchungen auf Bilanz- und GuV-Konten) innerhalb einer Buchung erfasst, erfolgt eine Summierung der GuV-Konten sowie die nachfolgende Anzeige des Wertes in der Spalte "Erfolgswirksam" der BUCH-Übersicht. Bei Soll/Haben-Differenzen werden die entsprechenden Zellen in den Spalten "Differenz" bzw. "Bu-Schl" rot eingefärbt. Für Konzern- und Parallelwährung stehen zusätzliche Spalten zur Verfügung.

Werden alle Buchungszeilen eines Beleges gelöscht, wird eine entsprechende Meldungs-Nr. in den Belegkopf BEL geschrieben.

• [Daten bearbeiten]: verzweigt in die Einzelsatzerfassung (BUCHE)
• [Löschen]: die markierte/n Buchungszeile/n wird/werden gelöscht. Diese Aktion muss in einem erscheinenden Fenster bestätigt oder kann abgebrochen werden. Wird die Aktion mit "Nein" abgebrochen, verzweigt man in die Einzelsatzerfassung (BUCHE) HINWEIS: das Löschen einer Buchung kann nur über ein Berechtigungskonzept eingeschränkt werden. Eine Protokollierung über das Protokollierungsmodul ist nicht möglich.
• [Mengen-Kopieren]: kann nur erfolgreich durchgeführt werden, wenn in der Zielumgebung ein identischer Belegkopf vorhanden ist. Desweiteren muss sichergestellt werden, dass unter den Zielschlüsseln Gesellschaft, Geschäftsbereich, Periode, Datenart und Beleg und BuchungsNr noch keine entsprechenden Buchungen gespeichert sind. Sind Buchungen mit gleicher Buchungsnummer vorhanden, erscheint folgende Warnung:
• Der Benutzer kann sich dann entscheiden, ob er die kopierten Daten hinzufügen oder den Kopiervorgang abbrechen will. Wird diese Warnung mit OK bestätigt, wird der Kopiervorgang fortgeführt und die Zeilen werden zu den vorhandenen angehängt (nicht überschrieben!). Als Bestätigung für einen erfolgreichen Kopiervorgang erfolgt die Anzeige der Daten unter den neuen Zielschlüsseln.
• [Mengen-Ändern]: ermöglicht die mengenmäßige Änderung aller in der Erfassungsmaske zur Verfügung stehenden Felder. HINWEIS: das Ändern einer Buchung kann nur über ein Berechtigungskonzept eingeschränkt werden. Eine Protokollierung über das Protokollierungsmodul ist nicht möglich.
• [Formularerfassung Buchungen (mit einem halben Globus)]: durch Aufrufen dieser Aktion verzweigt man in die Anwendung I-BUCH. Und zwar wie folgt: wurde keine Zeile markiert, so verhält sich diese Aktion wie eine globale Aktion und in I-BUCH erscheinen alle Buchungszeilen. Wurden eine oder mehrere Zeilen markiert, so erscheinen alle Zeilen des aktuellen Beleges.
• [Detailansicht]: Erneuter Aufruf der Buchungs-Übersicht mit den Schlüsseln der markierten Buchung zu Selektion eines Einzelbeleges. Ist bereits ein Einzelbeleg selektiert, wirkt die Detailansicht auf die Buchungssatznummer.
• [Belege]: Aufruf der Übersicht für Belege (BEL) mit Schlüsseln aus der markierten Buchung.
• [Anlagenobjekte]: Ist eine Buchungszeile mit einem Anlagekonto markiert kann hier direkt in die Anwendung Anlagenobjekte (ANLOBJ) verzweigt werden.
• [Automatische AfA-Generierung]: Abschreibungen werden automatisch neu berechnet und gebucht, wenn Änderungen an den zugrundeliegenden Buchungen vorgenommen werden. Werden jedoch die Abschreibungs-Parameter im Anlagenobjektstamm geändert, so hat dies keine Auswirkungen auf die bereits gebuchten Abschreibungen. Mit dieser Aktion kann die Neuberechnung der Abschreibungen ausgelöst werden. Dazu muss die Buchungszeile mit dem geänderten Anlagenobjekt markiert werden. Werden Zeilen ohne Anlagenkonto/-objekt markiert und die AfA-Berechnung gestartet, passiert einfach nichts. Das ist praktisch, wenn man mehrere Änderungen vorgenommen hat und für einen gesamten Beleg die Zeilen markiert und die Aktion startet.
• Die Aktion [Editieren Kommentar]: ermöglicht, ausführliche Beschreibungen zu jedem Buchungssatz zu hinterlegen und zu bearbeiten. Mit [Anzeigen Kommentar]: können diese eingesehen werden.

Buchungen mit einem Buchungsschlüssel, der einem nicht saldenrelevanten Spiegelbereich zugeordnet ist, werden in der Buchungsübersicht unterhalb der Summen je Buchungssatz angezeigt, da sie nichts zu diesen Summen beitragen.

Bei der Verzweigung von der Übersicht "Kontensalden-Herkunftsnachweis" (KTOHER) in die Buchungsübersicht (BUCH) werden nur Buchungen aus aktiven Belegen angezeigt.

Unter der Voraussetzung, dass in der Vorbelegung ein Positionsplan angegeben ist, erfolgt eine Prüfung der Controllingsalden, ob das jeweilige Konto mit dem Controllingkennzeichen des jeweiligen Controllingobjekts in der Positions-Konten-Zuordnung (POSKTO) einer Position zugeordnet ist, so dass der Saldo auch im Report enthalten ist. Diese Prüfung erfolgt jetzt auch für Buchungen mit Angabe von Controllingobjekten.

Bei Aufruf der Übersicht mit Sort-Option 'GE' wird eine Soll/Haben-Kontrollrechnung über die ausgewählten Konsolidierungsbuchungen durchgeführt, sofern keine Teilmengeneinschränkung vorgenommen wird.

Eine Teilmengeneinschränkung liegt vor, wenn eine Selektion über folgende Felder stattfindet:

• Bil-/GuV-Kennzeichen
• Soll-/Haben-Kennzeichen
• Kontokennzeichen
• Konto
• Buchungsstatus
• Positionsplan/Position
• Gesellschaft
• Geschäftsbereich
• Controllingobjekt

Die Kontrollrechnung bezieht sich auf die Soll/Haben-Felder in Landes- und Parallelwährung. Wird ein Fehler festgestellt, erhält man einen entsprechenden Hinweis mit Differenzwert in der Meldungszeile; außerdem werden die Differenzen in einer Spalte der Übersicht angezeigt. Parallel wird die entsprechende Meldungs-Nr. in den Belegkopf der BEL geschrieben, der ab dem nächsten BEL-Aufruf wieder vorgelegt wird, und zwar solange, bis die Differenz aufgehoben ist.

Besondere Hinweise zur Kontrollrechnungen: Eine Verprobung erfolgt grundsätzlich je Buchungssatz-Nr., d.h. es werden auch dann Differenzen gemeldet, wenn der Gesamtbeleg stimmig ist, aber Differenzen in einzelnen Buchungssätzen auftreten.

Es werden immer alle Buchungssätze zu den selektierten Belegen verprobt, also bei Eingabe einer Buchungssatz-Nr. auch die anderen nicht angezeigten Buchungssätze. Die angezeigten Zwischen- und Gesamtsummen beziehen sich aber immer nur auf die angezeigten Buchungen. Die Meldungs-Nummern für Differenzen werden je angezeigtem Beleg im Belegkopf gesetzt, wenn einzelne Buchungssätze Differenzen (KON0026 bei LW, KON0582 bei PW) aufweisen oder keine Buchungen vorhanden sind (KON0376). Nach Korrektur eines einzelnen Buchungssatzes wird die Meldungs-Nummer dann wieder zurückgesetzt, wenn auch die nicht angezeigten Buchungssätze stimmig sind.

Bei Aufruf der Übersicht wird eine Kontrollrechnung über die Ergebniswirksamkeit von Buchungen pro angezeigtem Buchungssatz durchgeführt. Dabei werden alle GuV-Buchungen (pro Buchungssatz und anschließend gesamt) saldiert und der Betrag (wenn ungleich Null) in der Spalte 'Ergebniswirksam' angezeigt. Gleichzeitig wird in der Tabelle Belege (BEL) das Kennzeichen für ergebniswirksame Buchungen aktualisiert.

Für ergebniswirksame Belege wird automatisch eine zusätzliche Buchungszeile in Höhe der Ergebniswirksamkeit auf dem Ergebniskonto (mit Kontokennzeichen 'E') erzeugt. Diese "maschinell erzeugte Buchung" wird nicht in die Berechnung der Soll/Haben-Gleichheit und der Ergebniswirksamkeit eingerechnet. Sie wird auch nicht in die Berechnung der Prüfsumme des Belegs einbezogen.

Die Erzeugung dieser zusätzlichen Buchungszeile erfolgt bei jeder Verprobung der Belege, also bei Anzeige der Buchungen sowie bei jeder Änderung, jedoch nicht für gesperrte Perioden und gesperrte Einzelabschlüsse. Desweiteren kann diese Buchungszeile nicht gelöscht werden. Sie wird jedes mal neu berechnet und beim Löschen der ihr zugrunde liegenden ergebniswirksamen Zeilen eliminiert.

Beim Import von Buchungen (z.B. nach Export aus einer anderen IDLKONSIS-Installation) werden Buchungen auf dem Ergebniskonto ignoriert, ohne dass dies gemeldet wird. Diese Buchungen werden aber durch die anschließende Verprobung wieder neu erzeugt.

Beim Vortrag von Buchungen in die nächste Periode werden maschinell erzeugte Buchungen auf dem Ergebniskonto ebenfalls ignoriert, so dass der Vortragsbeleg gleich bleibt unabhängig davon, ob in der Vorperiode bereits eine Buchung auf dem Ergebniskonto erzeugt wurde oder nicht.

Auch bei der Währungsumrechnung werden diese Buchungen nicht verarbeitet. Vielmehr werden diese Buchungen bei der anschließenden Verprobung mit Werten in allen drei Währungen (Landes-, Konzern- und Parallelwährung) erzeugt.

Bei der Überleitung auf die nächste Datenart werden diese Buchungen ebenfalls ignoriert. Die Ergebniswirksamkeit spiegelt sich aber wie bisher durch eine Veränderung des Kontensaldos auf dem Ergebniskonto wider.

In der Formularerfassung für Buchungen (I-BUCH) werden diese Buchungen auf dem Ergebniskonto zwar angezeigt, können aber nicht geändert werden. Sie werden auch nicht zur Berechnung von Differenzen herangezogen.

Verbesserungen ergeben sich auch für Reports. Insbesondere führen jetzt Kapitalfluss-Reports auf Datenarten unterhalb der Konsolidierungsebene unter Einbeziehung dieser Buchungen zum richtigen Ergebnis.

Weiterer Vorteil dieser Buchungen auf dem Ergebniskonto ist die Möglichkeit der Vortragsabstimmung und anderer Konsistenzprüfungen mit Hilfe von Prüfregeln auf Datenarten mit Buchungen.

Einzelabschluss-Belege (BEL) können mit einem Klassifizierungsmerkmal versehen werden. Z.B. könnte dies eine Klassifizierung nach gesetzlichen Regeln (z.B. "IAS 19", "IAS 21") oder Konzern-Sachverhalten (Umbewertung, Umbuchung) sein. Die Anwendung BKL zeigt beim Direktaufruf den jeweils aktuellen Überblick über alle angelegten Belegklassifizierungen. Diese Stammdaten gelten konzernweit für Belege im Einzelabschluss.

Zu jeder Belegklassifizierung kann ein längerer Hilfetext verfasst und hinterlegt werden, welches z.B. die Benutzungshinweise für die Einzelabschluss-User konzernweit enthält.

Die Klassifizierungsmerkmale können kundenspezifisch definiert werden. Dafür stehen folgende Felder zur Verfügung:

[Belegklassifizierung]

ein Pflichtfeld, welches vom Anwender selbst zu befüllen ist. Die Belegnummer kann sowohl numerisch als auch alphanumerisch sein und bis zu 20 Zeichen enthalten.

[Sprache]

zur Pflege der Belegklassifizierung in einer anderen Sprache

[Bezeichnung]

ein Pflichtfeld, welches vom Anwender selbst zu befüllen ist. Die Belegnummer kann sowohl numerisch als auch alphanumerisch sein und bis zu 70 Zeichen enthalten.

[Kurzwort]

ein optionales Feld, welches vom Anwender selbst zu befüllen ist. Die Belegnummer kann sowohl numerisch als auch alphanumerisch sein und bis zu 10 Zeichen enthalten.

[Gültig ab] und [Gültig bis]

Gültigkeit in MM.JJJJ-Format (das erste Feld ist ein Pflichtfeld)