Ein Kontenplan ist in IDL Konsis ein Schlüssel, unter dem
Zum Anlegen eines Kontenplans wie auch zur Definition der zugehörigen Konten dient die Anwendung 'Kontenplandefinition' (KTODEF). Für diese Anwendung gibt es eine separate Dokumentation.
Die Konten des Konzernkontenplanes werden konzernweit vergeben und gehören damit zur Gruppe der konzernweiten Daten (KONDAT). Dagegen werden die Gesellschaftskonten je Einzelgesellschaft oder für eine Gruppe von Einzelgesellschaften definiert.
Alternativ zur Anwendung 'Kontenplandefinition' kann die Anwendung 'Konten' (KTO) genutzt werden, um einen Überblick über aller definierten Konten für einen oder mehrere Kontenpläne zu erhalten. Änderungen an Kontendaten sind durch die Einzelsatzanwendung 'Konto' (KTOE) möglich.
Unter einem Positionsplan (POP) wird in IDL Konsis ein allgemeiner Schlüssel verstanden, unter dem eine Gruppe, d.h. beliebig viele sachlogisch zusammenhängende Positionen, wie z.B. die Berichtspositionen für die Darstellung einer Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (Bsp.: Positionsplan = BILGUV) zusammengefasst werden können. IDL Konsis versteht unter Positionen Stamminformationen, unter denen Konten eines oder auch verschiedener Kontenpläne zusammengefasst werden können. Primär werden die Positionen zur freien und individuellen Definition von Zeilen-/Positionsgliederungen für Bilanz-, GuV- oder Kennzahlen-Reports verwendet.
Alle Positionspläne werden als konzernweit eingestuft und gehören damit zur Gruppe der konzernweiten Daten (KONDAT).
Die Anwendung 'Positionspläne' (POP) fasst die Pflege der Positionspläne selbst, der zugeordneten Positionen sowie der Zuordnung von Konten zu Positionen zusammen. Dementsprechend enthält die Anwendung drei Tabellen sowie zusätzlich einen Selektionsbereich und eine Ressourcentabelle für Konten.
Die vorgenommenen Änderungen werden (wie in der Formularerfassung) nicht sofort in der Datenbank gespeichert, sondern erst durch explizite Betätigung der Schaltfläche 'Speichern' (Disketten-Symbol). Beim Beenden der Anwendung oder bei Wechsel des Positionsplans ohne vorheriges Speichern erscheint eine Kontrollabfrage, ob die erfassten Änderungen erst gespeichert werden sollen.
Nach Aufruf der Anwendung POP werden ohne weitere Selektionsmöglichkeit alle definierten Positionspläne in der führenden Tabelle angezeigt. Bei Doppelklick auf eine Zeile bzw. Markierung und Mausklick auf das 'Öffnen'-Symbol (Auge) werden die zugehörigen Daten (Positionen und Positions-/Konten-Zuordnungen) in weiteren Tabellen angezeigt. Die führende Tabelle wird dabei automatisch in den Randbereich weggeblendet, kann aber jederzeit wieder sichtbar gemacht werden.
Das Erfassen (Stern-Symbol), die Änderung (Stift-Symbol) und das Kopieren (2-Blätter-Symbol) eines Positionsplans erfolgen mit Hilfe eines Assistenten, der aus drei Seiten besteht: 'Bezeichnung', 'Eigenschaften' und 'Mehrsprachige Bezeichnungen'.
Die Seite 'Bezeichnung' enthält folgende Eingabefelder:
[Positionplan]: sechsstellige, alphanumerische Kennung, eingebbar nur beim Erfassen und Kopieren
[Gültig ab / bis]: Die Gültig-Ab-Periode ist ein Mussfeld, die Gültig-Bis-Periode ein optionales Attribut. Beide Attribute definieren die Periode, ab der bzw. bis zu der der Positionsplan gültig ist. Über die benutzerspezifische Vorbelegung (VOR) kann gesteuert werden, dass Positionspläne mit beschränkter Gültigkeit (beliebige Angabe einer Gültig-Bis-Periode) nicht mehr angezeigt werden. Änderungen der Gültigkeit wirken sich auch auf die Gültigkeit der Positions-/Konten-Zuordnungen aus.
[Bezeichnung]: maximal 70stellige Bezeichnung.
[Kurztext]: maximal 10stelliger Kurztext.
Die Seite 'Eigenschaften' enthält folgende Eingabefelder:
[Positionsplan Typ]: Differenzierung, ob der Positionsplan für Kontenzuordnung (A) oder für Kennzahlen-Reports (K) gilt.
[Positionsplan für Kapitalflusspositionen]: Kapitalflussreports enthalten häufig mehrfach dieselben Positionen nur mit unterschiedlichen Einschränkungen. Die Erstellung von Positionssalden ist daher nicht eindeutig. Sie ist aber möglich für übergeordnete Positionen, falls diese einem eigenen Positionsplan zugeordnet sind. Derartige Positionsplänen können über diesen Schalter gekennzeichnet werden.
[Anzahl Stellen PosNr.f.Datenübern.]: Über dieses Feld kann die Länge der in IDL Konsis zu führenden Positionsnummern gesteuert werden. Es sind hier zweistellige Einträge zulässig. Beispiel: aus einem externen System kommen 10-stellige Positionsnummern [Positionsnummer 0011223344], die in IDL Konsis nur 8-stellig geführt werden. Bei Eingabe einer '8' im Feld 'AnzStel.PosNr.f.Datübern.' werden beim Import nur die letzten 8 Stellen übernommen. Führende Nullen werden abgeschnitten.
Die Seite 'Mehrsprachige Bezeichnungen' ermöglicht wie in anderen Stammanwendungen die Pflege der Bezeichnungen in allen aktivierten Sprachen.
HINWEIS: Der Positionsplan 'BILGUV' enthält üblicherweise alle Positionen, die für die Darstellung einer handelsrechtlichen Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung oder ähnlicher Berichte benötigt werden. Für die zusätzlichen Positionen eines Kapitalflussreports wird empfohlen, einen eigenen Positionsplan zu definieren, damit diese nicht versehentlich in einem Bilanz- oder GuV-Report verwendet werden.
Beim Kopieren eines Positionsplans werden auch alle zugeordneten Positionen automatisch mit kopiert.
Beim Löschen eines Positionsplans werden auch alle Positionen des Plans sowie alle Positions-/Konten-Zuordnungen mit gelöscht.
Nach Öffnen eines Positionsplans werden alle zugehörigen Positionen in einer Tabelle im Vordergrund angezeigt. Die gleichzeitig links bzw. rechts davon angezeigten Fenster für 'Selektion' und 'Konten' haben für diese Tabelle keine Bedeutung.
Das Erfassen (Stern-Symbol), die Änderung (Stift-Symbol) und das Kopieren (2-Blätter-Symbol) einer Position erfolgen mit Hilfe eines Assistenten, der aus drei Seiten besteht: 'Bezeichnung', 'Eigenschaften' und 'Mehrsprachige Bezeichnungen'.
Die Seite 'Bezeichnung' enthält folgende Eingabefelder:
[Position]: Die Feldgröße für die Positionsnummer ist 14-stellig alphanumerisch. Sofern eine fortlaufende Nummerierung der Positionen im Report gewünscht ist, so ist bereits bei der Anlage der Positionen für eine entsprechende Nummerierung Sorge zu tragen.
[Gültig ab / bis]: Die Gültig-Ab-Periode ist ein Mussfeld, die Gültig-Bis-Periode ein optionales Attribut. Beide Attribute definieren die Periode, ab der bzw. bis zu der die Position gültig ist. Veränderungen vererben sich an die zugehörigen Positions-/Konten-Zuordnungen. Über die benutzerspezifische Vorbelegung (VOR) kann gesteuert werden, dass Positionen mit beschränkter Gültigkeit (beliebige Angabe einer Gültig-Bis-Periode) nicht mehr angezeigt werden.
[Bezeichnung]: Angabe einer max. 70-stelligen Bezeichnung. Längere Bezeichnungen können über zusätzliche Textpositionen im Report wiedergegeben werden. Ggf. sind für das Einrücken der Positionsbezeichnungen um beispielsweise ein oder zwei Stellen die Leerzeichen am Anfang der Positionsbezeichnung anzugeben.
[Spaltenüberschrift]: Wenn die Positionen in einem Report verwendet werden sollen, deren Baumstruktur in der Ansicht gedreht werden kann, so ist es sinnvoll, für jede Position eine Kurzfassung der max. 70-stelligen Bezeichnung einzugeben. Die Kurzfassung dient dann als Spaltenüberschrift in dem 'gedrehten' Report. Zeilenumbrüche in der Spaltenüberschrift sind durch das Pipe-Zeichen '|' darzustellen.
[Kurztext:]: Angabe eines max. 10-stelligen Kurztextes
Die Seite 'Eigenschaften' enthält folgende Eingabefelder:
[Positionstyp]: Über den Positionstyp werden Positionen gemäß ihrer geplanten Verwendung klassifiziert, um falsche Zuordnungen in Reports zu vermeiden. Hier wird einerseits unterschieden, ob es sich um eine Position mit bzw. ohne Kontenzuordnungen handelt, andererseits, ob es sich im Report um eine Postenzeile (Baumstruktur), eine Summenzeile oder eine reine Textzeile handeln soll.
[Bilanz/GuV-Kennzeichen]: Die Angabe eines in der Auswahl gezeigten Bilanz/GuV-Kennzeichens (s.a. Beschreibung für Konten) ist obligatorisch. Dieses Kennzeichen dient der korrekten Zuordnung von Konten, Auswertung in Reports und der Verprobung und Umsetzung von S/H-Werten in positive und negative Werte.
[Dimensionen]: Zur Auswahl stehen verschiedenen Einheiten (z.B. 'absoluter Wert je Währung' oder Anzahl pro Jahr) zur Verfügung. Der Inhalt des Feldes hat einen rein informativen Charakter (z.B. zur Beschreibung von Kennzahlen) und wird nirgendwo ausgewertet.
[Davon-Position]: Die anzulegende Position wird durch Kennzeichnung mit einem 'X' zu einer Davon-Position und wird somit nicht in die Gesamtsummierung mit einbezogen.
[Referenz-Information]: Die Angabe in diesem Feld wird in IDL.KONSIS nicht ausgewertet. Das Feld kann aber z.B. zum Eintrag von Referenzen zu Angaben in einem Quellsystem verwendet werden.
Die Seite 'Mehrsprachige Bezeichnungen' ermöglicht wie in anderen Stammanwendungen die Pflege der Bezeichnungen in allen aktivierten Sprachen.
Für Kennzahl-Positionspläne (Positionsplantyp = 'K') besteht über das Kontextmenü die Möglichkeit, in die Anwendung 'Formel-Editor' zu verzweigen, um dort die Formel zur Berechnung der Kennzahl zu erfassen oder zu ändern. Für neu erfasste Positionen ist es aber zuvor erforderlich, die Daten zu speichern (Disketten-Symbol).
Nach Öffnen eines Positionsplans werden alle zugehörigen Positionen mit jeweils zugeordneten Konten in einer Tabelle im Hintergrund angezeigt. Die gleichzeitig links bzw. rechts davon angezeigten Fenster für 'Selektion' und 'Konten' beziehen sich auf diese Tabelle.
Der Bereich 'Selektion' enthält drei Eingabefelder:
[Positionsplan]: Hier wird nur der Schlüssel des zuvor geöffneten Positionsplans wiedergegeben. Eine Änderung ist vorerst nicht möglich.
[Kontenplan]: Hier wird ein Kontenplan angegeben, dessen Zuordnungen zum geöffneten Positionsplan in der Zuordnungstabelle dargestellt werden. Gleichzeitig werden die Konten dieses Kontenplans auch in der Ressourcentabelle 'Konten' auf der rechten Seite dargestellt. Ein in der Vorbelegung (VOR) angegebener Kontenplan wird hier automatisch eingestellt und zur Anzeige gebracht. Mit Hilfe von Platzhaltern ('%', '_') ist hier auch eine mehrdeutige Angabe von Kontenplänen möglich. Sowohl in der Zuordnungstabelle als auch in der Ressourcentabelle werden dann die Konten aller selektierten Kontenpläne dargestellt. Dabei kann es allerdings zu längeren Antwortzeiten kommen.
[Periode]: Die Positions-/Konten-Zuordnungen sind mit einer Gültigkeit (ab/bis) versehen. Um in der Zuordnungstabelle anzuzeigen, wie die Zuordnungen in einem Report wirken, wird die Anzeige in der Zuordnungstabelle auf diejenigen Zuordnungen eingeschränkt, die in einer bestimmten Periode gültig sind. Auch Positionen und Konten, die in dieser Periode ungültig sind, werden nicht angezeigt. Diese Periode ist im Selektionsbereich anzugeben. Außerdem sorgt diese Angabe dafür, dass alle vorgenommenen Änderungen genau ab dieser Periode wirksam werden. Wird z.B. die Zuordnung eines Kontos auf eine andere Position vorgenommen, so gilt diese Zuordnung erst ab der angegebenen Periode, während die bisherige Zuordnung bis zu der vor der angegebenen liegende Periode eingeschränkt wird. Entsprechendes gilt für neu erfasste und gelöschte Zuordnungen.
Der Bereich 'Konten' listet die Konten des im Selektionsbereich angegebenen Kontenplans auf. Dabei werden die Konten in drei unterschiedlichen Schriftfarben dargestellt, wobei Zuordnungen zu Davon-Positionen hierbei nicht mitgezählt werden:
Eine Besonderheit gibt es bezüglich der Einschränkung der Zuordnungen nach Soll/Haben-Kennzeichen. Dann wird das Konto doppelt, d.h. i.V.m. den beiden Soll/Haben-Kennzeichen angezeigt. Ist z.B. die einzige Zuordnung eines Kontos zu einer Position nach dem Soll/Haben-Kennzeichen 'S' eingeschränkt (Anzeige in grauer Schrift), so wird das Konto i.V.m. 'H' in schwarzer Schrift dargestellt um anzuzeigen, dass eine weitere Zuordnung für dieses Konto erfolgen muss.
Beispiel:
| POP | POS | Pos.Bezeichng. | KTP | KTO | Kto.Bezeichng. | S/H-Kennz. |
|---|---|---|---|---|---|---|
| BILGUV | BA670 | Guthaben KI | GES001 | 111801 | Stadtsparkasse | S |
| BILGUV | BP290 | Verbindlk. KI | GES001 | 111801 | Stadtsparkasse | H |
Sofern das Konto 111801 einen Sollsaldo aufweist (z.B. 110.000,00 S), erfolgt im Bericht der Ausweis unter der Position BA670 Guthaben Kreditinstitute. Ist das Konto 111801 mit einem Habensaldo belegt (z.B. 55.000,00H) wird der Saldo unter der Position BP290 Verbindlichkeiten Kreditinstitute angezeigt.
Aufgrund der Möglichkeit, ein Konto mehreren Berichtspositionen zuzuweisen, besteht eine sehr hohe Flexibilität hinsichtlich der Berichtssteuerung. Denn ein Konto kann je nach Auswertungsbedarf z.B. in eine handelsrechtliche Gewinn- und Verlustrechnung, eine US-GAAP GuV, einen Bericht zur Ertragslage oder in einen sonstigen Bericht eingehen.
Auf ähnliche Weise wird eine unvollständige Zuordnung nach Controllingobjekt-Kennzeichen 1 für UKV-Reports dargestellt. Die Kontenliste enthält dann das Konto mehrfach i.V.m. den bereits zugeordneten Controllingobjekt-Kennzeichen 1 in grauer Schrift und den bisher nicht zugeordneten Controllingobjekt-Kennzeichen 1 in schwarzer Schrift um anzuzeigen, dass weitere Zuordnungen für dieses Konto erfolgen müssen.
Alle in schwarzer oder roter Schrift dargestellten Sachverhalte werden noch einmal in der Liste 'Offene Aufgabe' unterhalb dieser Bereiche angezeigt, so dass unvollständige und fehlerhafte Zuordnungen auch dann sichtbar werden, wenn der sichtbare Teil der Kontenliste keine Probleme erkennen lässt.
Die Zuordnungstabelle 'Position-Konto-Zuordnungen' zeigt alle in der angegebenen Periode gültigen Positionen und die diesen Positionen in der angegebenen Periode zugeordneten Konten in Baumstruktur an.
Eine Zuordnung erfolgt im Normalfall, indem der Benutzer in der rechten Tabelle ein oder mehrere Konten markiert, dann mit der linken Maustaste greift und bei gedrückter Maustaste auf eine Position in der Zuordnungstabelle fallen lässt, indem er die Maustaste loslässt. Dabei wird die Zulässigkeit der Zuordnung gemäß Bilanz/GuV-Kennzeichen von Position und Konto geprüft. Ist die Zuordnung nicht erlaubt, kann das Konto nicht 'fallengelassen' werden. Dies wird beim Bewegen der Maus durch die Anzeige eines Halteverbots-Symbols visualisiert.
In Abhängigkeit vom Bilanz-/GuV-Kennzeichen der Position werden folgende Zuordnungen in IDL Konsis unterstützt:
| Bilanz/GuV-Kennz. der Position | Bilanz/GuV-Kennz. des Kontos |
|---|---|
| 1 = Aktiva | 1 = Aktiva oder 2 = Passiva |
| 2 = Passiva | 1 = Aktiva oder 2 = Passiva |
| 3 = Ertrag | 3 = Ertrag oder 4 = Aufwand |
| 4 = Aufwand | 3 = Ertrag oder 4 = Aufwand |
| 5 = Statistische Mengen | Alle stat. Bil-/GuV-Knz., d.h. 5 bis 9 |
| 6 = Statistische Aktiva | 6 = Stat. Aktiva oder 7 Stat. Passiva |
| 7 = Statistische Passiva | 6 = Stat. Aktiva oder 7 Stat. Passiva |
| 8 = Statistischer Ertrag | 8 = Stat. Ertrag oder 9 = Stat. Aufwand |
| 9 = Statistischer Aufwand | 8 = Stat. Ertrag oder 9 = Stat. Aufwand |
Ausnahmen stellen das Ergebniskonto (Kontokennzeichen 'E') und das Fremdanteilsergebniskonto (Kontokennzeichen 'F') dar, die als Passivkonto ('2') einer Ertragsposition ('3') zugeordnet werden dürfen.
Auf ähnliche Weise kann die Zuordnung eines Kontos auf eine andere Position innerhalb der Zuordnungstabelle vorgenommen werden. Das Ziehen einer Zuordnung in die Ressourcentabelle bewirkt das Löschen der Zuordnung.
Über das Stift-Symbol kann ein Assistent zum Ändern einer Zuordnung geöffnet werden. Dieser besteht nur aus einer Seite mit dem Titel 'Eigenschaften'. Änderbar sind hier nur die beiden Attribute 'Soll/Haben-Kennzeichen' und 'Controllingobjekt-Kennzeichen 1':
[S/H-Kennzeichen]: Für Verrechnungs-/Kontokorrentkonten können Salden drehen, d.h. von Periode zu Periode kann der Kontensaldo entweder im Soll oder im Haben stehen. Eine korrekte Darstellung der Soll-/Haben-Werte kann insbesondere im Gesellschafts-Kontenplan erfolgen. Hier können bei der Zuordnung zu den gewünschten Aktiv- und Passivpositionen so genannte Soll-/Haben-Einschränkungen festgelegt werden. Die Soll-/Haben-Steuerung wird in dieser Anwendung über das Feld 'S/H-Kennzeichen' festgelegt. Deshalb müssen die relevanten Konten für eine sachgerechte Darstellung zwei Berichtspositionen zugewiesen werden.
[Controlling-Obj-Knz1]: Es besteht hier die Möglichkeit, über die Eingabe eines Controllingobjekt-Kennzeichens 1 eine differenzierte Steuerung der Salden auf unterschiedliche Positionen umzusetzen. Die Controllingobjekt-Kennzeichen 1 müssen zuvor in der Anwendung 'Controllingdefinitionen' (CTLDEF) angelegt sein, die auch nur dann zur Verfügung steht, wenn mit dem kostenpflichtigen Zusatzmodul 'Controlling' gearbeitet wird. Mehrere Controllingobjekt-Kennzeichen 1 können derselben Berichtsposition zugeordnet werden.
Der Assistent kann auch zum Anlegen (Stern-Symbol) oder Kopieren (2 Blätter) einer Zuordnung verwendet werden. In diesen Fällen sind auch die Positionsnummer und die Kontonummer sowie ggf. auch der Kontenplan eingabebereit.
Nicht eingebbar sind hingegen die Angaben für die [Gültig-ab] und [Gültig-bis] der Zuordnung. Diese werden bei allen Aktionen automatisch gesetzt. Hierbei gelten folgende Regeln:
Auf diese Weise wird gewährleistet, dass alle vor der im Selektionsbereich angegebenen Periode gültigen Zuordnungen in diesem Zeitraum unverändert bleiben, während alle Änderungen erst ab dieser Periode wirksam werden.
Die Anwendung 'Positionen' (POS) ermöglicht alternativ zur Anwendung 'Positionspläne' die Anzeige und Pflege von Positionen. Zusätzlich besteht hier die Möglichkeit, Positionen mehrerer Positionspläne auf einmal anzuzeigen.
Diese Anwendung kann auch für Kennzahl-Positionspläne (Positionsplantyp = 'K') verwendet werden, da über das Kontextmenü in die Anwendung 'Formel-Editor' verzweigt werden kann, in der dann die Formel zur Berechnung der Kennzahl erfasst und geändert werden kann.
Die zur Übersicht POS zugehörige Einzelsatzanwendung 'Position' (POSE) ermöglicht das Erfassen und Ändern von Positionen. Die in der Einzelsatzmaske enthaltenen Eingabefelder entsprechen den Feldern des Positions-Assistenten in der Anwendung 'Positionspläne' (POP) und sind dort beschrieben.
Die Anwendung 'Positionen+Konten-Zuordnung - periodisch' (POSKTOP) zeigt die in der Datenbank definierten Zuordnungen an. Im Vergleich zur Zuordnungstabelle der Anwendung Positionspläne (POP) stehen hier folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
Diese Anwendung bietet keinerlei Änderungsmöglichkeit.