In IDL-Konsis sind zahlreiche Plausibilitätsprüfungen bereits implementiert. Oftmals werden jedoch zusätzliche oder tiefgreifendere Prüfungen notwendig. Außerdem können Routinechecks durch die Einrichtung der Prüfregeln automatisch und effizient erfolgen.
Mit Hilfe der Anwendung PRF ist es möglich individuelle Prüfregeln auf Einzelabschluss- bzw. Konzernebene zu definieren und auszuwerten. Das Ergebnis der Prüfungen wird im Einzelabschlussmonitor pro Gesellschaft bzw. im Konzernkreismonitor für den (Teil-) /Konzern durch eine extra Spalte visualisiert. Die Definition von individuellen Prüfregeln wird im Folgenden beschrieben. In den eckigen Klammern werden Feldbezeichnungen angegeben.
Über das Kurzwort 'PRF' oder über den Ressourcenbaum in den Stamm- und Steuerungsdaten gelangt man in die Anwendung 'Prüfregeln' (PRF), in der eine Prüfregel definiert wird.
In der Anwendung selber kann man in gewohnter Weise über den Menüpunkt 'Aktion' Daten bearbeiten, löschen oder ändern, sowie in die Folgeanwendung 'Prüfregeln/Positionen' (PRFPOS) verzweigen.
Beim Löschen einer Prüfregel werden alle bereits dazu erstellten Prüfregelergebnisse automatisch mitgelöscht.
Im Einzelsatz wird die Prüfregel definiert. Für jede Prüfregel sind Prüfbestandteile zu pflegen, wobei zwischen den zwingenden (farblich markierte Felder) und optionalen Bestandteilen zu unterscheiden ist. Die Mindestvoraussetzungen für die Prüfregel-Funktion sind Bezeichnung, Operator (s.a. Kapitel 2.1), Gültig-ab-Datum sowie der Datentyp und Werteart (s. a. Kapitel 2.2) der linken Seite. Jede Prüfregel besteht aus der Festlegung einer Rechenoperation getrennt für die linke und die rechte Seite der Prüfregel, d.h. die Daten, die verglichen werden sollen.
Die optionalen Bestandteile werden nur berücksichtigt, soweit die Felder befüllt wurden. Dazu gehören Vorperiode und/ oder Vordatenart, die Toleranzen in Landes-, Konzern- und Parallelwährung (s.a. Kapitel 2.3), Möglichkeit der Prüfung je Geschäftsbereich, Konto, Controllingobjekt und Gesellschaft (s.a. Kapitel 2.5) sowie die Zuordnung zu einer Prüfregel-Gruppe (s. a. Kapitel 5).
Die Wirkung der Prüfregel kann auf Gesellschafts-, Konzern- oder beiden Ebenen parallel erfolgen. Die Einschränkung der Prüfung ist durch die Einstellung im Feld [Prüfebene] vorzunehmen (s.a. Kapitel 2.4).
Die Angabe einer Prozentzahl im Feld [Prozent] wird bei bestimmten Operatoren notwendig, die mit prozentualen Abweichungen arbeiten (s.a. Punkt 2.1).
Im Feld [Operator] wird festgelegt, welche Rechenoperation durchgeführt werden soll. Hierzu stehen 31 Rechenoperatoren zur Verfügung, die in sechs Prüfregeltypen eingeordnet werden:
1) Prüfung beider Seiten
Dieser Prüfregeltyp ermöglicht die Prüfung, dass nur eines von zwei möglichen Konten einen Saldo enthalten darf. Bei Zuordnung mehrerer Konten zu einer Seite gilt diese Regel dann für die Summe der Salden sowie ggf. auch für Buchungen auf diesen Konten.
(L/R <> 0) => (R/L <> 0)
Wenn eine Seite ungleich null, dann andere Seite auch ungleich null.
(L/R <> 0) => (R/L = 0)
Wenn eine Seite ungleich null, dann andere Seite gleich null.
(L <> 0) => (R <= L)
Wenn die linke Seite ungleich null, dann muss die rechte Seite kleiner oder gleich der linken Seite sein.
(L <> 0) => (R <> 0)
Wenn die linke Seite ungleich null, dann die rechte Seite auch ungleich null.
(L <> 0) => (R = L)
Wenn die linke Seite ungleich 0 ist, dann muss die rechte Seite gleich der linken Seite sein.
(L <> 0) => (R >= L)
Wenn die linke Seite ungleich null, dann die rechte Seite größer oder gleich der linken Seite.
(L <> 0) => (|R| <= |L|)
Wenn die linke Seite ungleich 0 ist, dann muss der Absolutwert der rechten Seite kleiner oder gleich dem Absolutwert der linken Seite sein.
(L <> 0) => (|R| = |L|)
Wenn die linke Seite ungleich 0 ist, dann muss der Absolutwert der rechten Seite gleich dem Absolutwert der linken Seite sein.
(L <> 0) => (|R| >= |L|)
Wenn die linke Seite ungleich 0 ist, dann muss der Absolutwert der rechten Seite größer oder gleich dem Absolutwert der linken Seite sein.
(L=0) => (R=0)
Wenn die linke Seite = 0 ist, dann muss auch die rechte Seite = 0 sein. Diese Prüfregel kann auch unter Angabe von Toleranzen definiert werden.
2) Prüfung der prozentualen Abweichung
L <= R + X%
Die linke Seite muss kleiner oder gleich der rechten Seite plus X Prozent sein.
L <= R - X%
Die linke Seite muss kleiner oder gleich der rechten Seite minus X Prozent sein.
L >= R + X%
Die linke Seite muss größer oder gleich der rechten Seite plus X Prozent sein.
L >= R - X%
Die linke Seite muss größer oder gleich der rechten Seite minus X Prozent sein.
Der Prozentsatz "X" ist dazu in den Prüfregeldefinition (PRF) anzugeben. Das Format ermöglicht jeweils bis zu drei Stellen vor und nach dem Komma.
3) Existenzprüfung
L EXIST
L NOT EXIST
Diese Operatoren arbeiten ähnlich wie der Vergleich mit Null. Allerdings wird der konkrete Wert nicht beachtet, sondern nur berücksichtigt, ob (mindestens) ein Wert existiert. Bei Angabe von mehreren Konten muss mindestens ein Konto bzw. darf keines dieser Konten einen Saldo aufweisen.
4) Pflicht-Kommentare zu Salden auf bestimmten Konten
Es ist möglich, bestimmte Konten (z.B. "Sonstiges") zu kennzeichnen, die einen Kommentar enthalten müssen.
L: C EXIST
Alle für die linke Seite spezifizierten Daten müssen mit einem Bemerkungstext/ Kommentar versehen sein (z.B. in KTOSALE als Bemerkung, in SPIBEWE als Buchungstext).
L: H EXIST
Alle für die linke Seite spezifizierten Daten müssen mit einer Erläuterung in einem Hilfetext versehen sein.
Für diese Operatoren darf (analog zu "L EXIST") in PRFPOS nur eine linke Seite definiert werden. Es können mehrere Konten und/oder Positionen angegeben werden. Bei der Berechnung der Prüfregelergebnisse sind diese Prüfregeln in dem Sinne anzuwenden, dass die Kommentierung für alle spezifizierten Daten vorhanden sein muss. Ist auch nur ein betroffener Saldo oder eine betroffene Bewegung ohne einen Kommentar bzw. eine Bemerkung, so gilt die Prüfregel als nicht erfüllt und führt zu einer entsprechenden Statusanzeige 'rot'. Gibt es keine derartigen Daten, gilt die Prüfregel als erfüllt.
5) Prüfung einer Seite
Es gibt auch Möglichkeit, nur eine Seite der Prüfung zu unterziehen:
L <= 0
L <= R
L <> 0
L <0
6) Prüfung der absoluten Werte
|L| <=|R|
Der absolute Wert der linken Seite muss kleiner als Wert rechts sein.
|L|=|R|
Beide Seiten müssen in absoluten Werten übereinstimmen.
|L| > =|R|
Der absolute Wert der linken Seite muss größer als Wert rechts sein.
Im weiteren Schritt muss nun festgelegt werden, welche Daten verprobt werden sollen. Dies ist getrennt für die linke und rechte Seite einzutragen.
Der [Datentyp] unterscheidet zwischen CD01 bis 10 = Controlling-Dimension 1-10, I=IC-Kontensalden, K=Kontensalden oder S=Spiegelbewegungen. In der Auswahl (zu sehen über einen Mausklick auf das Dreieck rechts im Feld) werden nur die zur Verfügung stehenden Datentypen angezeigt. Im Fall der Controlling-Dimensionen erscheinen nur solche, die in der Anwendung CDM Controllingdimensionen angelegt wurden. Die Typen I, K und S sind immer vorhanden. Bei der Berechnung der Prüfregelergebnisse werden neben den Controllingsalden auch Buchungen oder Konsolidierungsbuchungen mit Angabe von Controllingobjekten in dieser Dimension ausgewertet.
Die [Werteart] legt fest, welchen der vorliegenden Daten zur Prüfung herangezogen werden. Es kann zwischen B=Buchung, S=Saldo oder S+B=Saldo+Buchungen gewählt werden. Bei den Buchungen handelt es sich auf der Einzelabschluss-Ebene um die Gesellschafts-Buchungen in Konsis und auf der Konzern-Ebene um die Konsolidierungsbuchungen.
Sollen die Daten aus der Vorperiode und/oder einer vorgeschalteten Datenart verprobt werden, wird jeweils in das Feld [VorPerFlag] und/oder [VorDAFlag] ein X eingetragen.
Prüfregeln können auf Werte in Landes-, Konzern- und Parallelwährung angewandt werden. Jedoch ist es möglich, dass Werte, die in Landeswährung übereinstimmen, nach der Währungsumrechnung Rundungsdifferenzen in Konzern- und/oder Parallelwährung aufweisen. Um zu vermeiden, dass die Prüfregeln dann einen Fehlerstatus ausweisen, besteht die Möglichkeit, Toleranzen für Prüfregeln zu definieren. Je Währung kann eine Toleranz eingegeben werden (z.B. 0,00 für Landeswährung, aber 1,00 für Konzern- und Parallelwährung).
Bei Angabe der Toleranzwerte für die Prüfregel, die Gleichheit fordert, ist das Prüfregelergebnis auch dann noch [grün], wenn beide Seiten eine Differenz kleiner oder gleich der angegebenen Toleranz haben. Die Prüfregeln mit Ungleich-Operatoren, z.B. "L>=R" gilt diese Prüfregel auch dann als erfüllt, wenn die linke Seite kleiner als die rechte Seite ist, sofern die Differenz kleiner als die angegebene Toleranz ist.
Bei einer Prüfregel kann gesteuert werden, ob eine Prüfregel nur für den Einzelabschluss „G“ oder nur für den Konzernabschluss „K“ genutzt werden soll (bei leerem Kästchen wird die Prüfregel auf beiden Ebenen angewandt).
Die Ausführung der Prüfungen auf Konzernebene wird durch Aktion "Berechnen Prüfregelergebnisse" in der Anwendung "Konzernkreis + Monitor" (KTKGES) gestartet. Neben den Einzelabschlussdaten werden dabei auch die Konsolidierungsbuchungen verarbeitet. Die Einzelabschlussdaten quotaler Gesellschaften werden nur anteilig berücksichtigt, zusätzlich aber auch die Salden auf Konten mit Kontokennzeichen 'Q'. Es handelt sich um eine globale Aktion. D.h. es wird immer der gesamte Konzernabschluss verprobt.
Die Einzelabschlussdaten von Gesellschaften, die die Konsolidierungsart 'K' (nicht konsolidiert) oder 'E' (at Equity) aufweisen, werden in das Konzern-Prüfregelergebnis nicht einbezogen. Konsolidierungsbuchungen für diese Gesellschaften werden aber {in Übereinstimmung mit Konzern-Reports, den Übersichten "Kontensalden und Konsolidierungsbuchungen" (KONSAL) und "Bewegungen und Konsolidierungsbuchungen" (KONBEW) sowie dem Teilkonzern-Datenaustausch} weiterhin einbezogen.
Des Weiteren kann für Prüfregeln spezifiziert werden, dass diese je Objekt eines Objekttyps ausgewertet werden. Möglich ist hier
Diese Angaben können auch miteinander kombiniert werden. Das Prüfregelergebnis wird dann je in den Daten vorkommendem Objekt bzw. vorkommender Kombination von Objekten berechnet. Die 'je'-Angaben sind nicht zugelassen bei den Prüfregel-Operatoren 'L<0', 'L>0', 'L<>0' und 'L EXIST'. Das Prüfregelergebnis wird 'rot', sobald die Prüfregel für mindestens ein Objekt bzw. eine Objektkombination fehl schlägt. Der aktuelle Status wird pro Objekt gesetzt.
Desweiteren kann es durch eine bestimmte Datenkonstellation vorkommen, dass alle Einzelprüfungen stimmen und einen Status 'grün' in der Prüfregelergebnis-Analyseübersicht sowie einen grünen Gesamtstatus haben, obwohl die Gesamtsumme in der Prüfregelergebnis-Übersicht nicht zu der bestimmten Prüfregel passt.
Über 'Aktion' + 'Positionen/Konten' gelangt man in die Anwendung 'PRFPOS', in der im erweiterten Modus zunächst der linken und ggf. der rechten Seite der Prüfregel die Konten bzw. Positionen zugeordnet werden.
Enthält eine Prüfregel noch keine Positionen/Konten ist die Übersicht leer. Durch Klick auf den Stern-Symbol rechts in der Ikon-Leiste oder über die „Aktion-> Daten neu anlegen“ gelangt man in einen leeren Datensatz.
Neben der Einschränkung auf den Geschäftsbereich [G-Bereich] (welcher optional zusätzlich zu den anderen Kriterien geführt werden darf), stehen für die Selektion bestimmter Konten oder Positionen, die zur Prüfung herangezogen werden sollen, folgende Auswahlkriterien zur Verfügung:
[PosPla-Pos] Positions-Plan und Position
[KoPlan+Kto] Kontenplan + Konto
[CoPlan+Obj] Controllingplan und –objekt: Die Angabe eines Controllingobjekts erfordert immer die Angabe eines Controllingplans. Der Controllingplan muss derselben Dimension zugeordnet sein wie der Datentyp der Seite. Die Eingaben für Controllingobjekt und Controllingkennzeichen 1 schließen sich gegenseitig aus. Diese Einschränkung wird unabhängig von den Einschränkungen nach Geschäftsbereichen, Konten, Buchungsschlüssel, IC-Gesellschaft oder IC-Geschäftsbereichen ausgewertet. Möglich ist die Einschränkung nach Controllingobjekten für Prüfregelseiten mit dem Datentyp einer Controllingdimension oder dem Datentyp 'I' (IC-Salden), hier allerdings nur für die erste Controllingdimension. Bei der Berechnung der Prüfregelergebnisse werden auf dieser Seite dann neben den Controllingsalden auch Buchungen oder Konsolidierungsbuchungen mit Angabe von Controllingobjekten in dieser Dimension ausgewertet.
[Bil/GuvKnz] Bilanz /GuV-Kennzeichen
[Kto-Knz] Konto-Kennzeichen: nach der Aufteilung der Kontokennzeichen stehen hier folgende Attribute zur Verfügung: 'C' für Ergebnisvortrag, 'E' für Ergebnis/JÜ-Konto, 'F' für Fremdanteile am Ergebnis, 'G' für Konzern Ergebnis/-JÜ-Konto, 'N' für Neutralisierungskonto, 'Q' für Rundungsdifferenz quotaler Gesellschaften, 'T' für den Unterschiedsbetrag, 'U' für Ausgleichskonto für den Geschäftsbereichs-Splitt laut KST, 'W' für Ergebnisvortrags-Konto HBII und 'X' für Ergebnisvortrags-Konto HBI. Die Konten einer Prüfregelposition können neben dem Kto-Kennzeichen zusätzlich auf Kto-IC-Kennzeichen und Konto-Kennzeichen Spiegel/GuV-Abgleich eingeschränkt werden.
[Kto-Knz-IC] IC-Konto-Kennzeichen: nach der Aufteilung der Kontokennzeichen stehen hier folgende Attribute zur Verfügung: 'B' für Beteiligungskonten GESGES, 'I' für Intercompany-Konten ICKTOSAL, 'J' für IC-Konten mit unvollständigen ICKTOSAL-Aufrissen, 'V' für Intercompany-Vorratskonto ICVOR. Die Konten einer Prüfregelposition können neben dem Kto-IC-Kennzeichen zusätzlich auf Kto-Kennzeichen und Konto-Kennzeichen Spiegel/GuV-Abgleich eingeschränkt werden.
[KtoKnz-SGA] Konto-Kennzeichen Spiegel-/ GuV-Abgleich: nach der Aufteilung der Kontokennzeichen stehen hier folgende Attribute zur Verfügung: 'D' für GuV-Abschreibungskonten, 'Y' für Konten der Auflösung der Rückstellung und 'Z' für Konten der Zuführung zur Rückstellung. Die Konten einer Prüfregelposition können neben dem Konto-Kennzeichen Spiegel/GuV-Abgleich zusätzlich auf Kto-Kennzeichen sowie Kto-IC-Kennzeichen eingeschränkt werden.
[Contr.Knz1] Controllingobjekt-Kennzeichen 1: Die Eingaben für Controllingobjekt und Controllingkennzeichen 1 schließen sich gegenseitig aus. Die Angabe des Controllingkennzeichens 1 ist nur erlaubt für den Datentyp 'CD01' (erste Controllingdimension) dieser Seite.
[Spiegel] Spiegel des Kontos
[BuchgSchlü] Buchungsschlüssel
[Spie+Spalt] Spiegel-Spalte und
[Spie+Berei] Spiegel-Bereich.
Die Eingabe von Buchungsschlüsseln, Spiegel-Spalten oder -Bereiche erfordert entw. die Angabe einer Position, eines Kontos oder eines Kennzeichens, erlaubt wiederum zeitgleich nur die Eingabe von lediglich einem der drei Kriterien.
Das Feld [Negativ] steht für negative Prüfregelposition und bewirkt.
Sofern in der Anwendung 'PRF' der Datentyp 'I=IC-Kontensalden‘ oder 'K=Kontensalden' definiert wurde, ist keine Eingabe in den Feldern Buchungsschlüssel und Spiegelspalte möglich (Fehlermeldung: Prüfregel-Datentyp verbietet Buchungsschlüssel und Spiegelspalte KON1861E). Eine weitere Fehlermeldung erscheint bei der Eingabe eines Spiegelbereiches „Prüfregel-Datentyp verbietet Spiegelbereiche (KON2517E)“.
Wurde in der Anwendung 'PRF' der Datentyp 'S=Spiegelbewegungen' ausgewählt, kann nur eins der vorgegebenen Kriterien aus den Spiegelanwendungen ausgewählt werden. Ansonsten erscheint die Fehlermeldung „Es muss genau ein(e) Position, Konto oder Kennzeichen angegeben werden (KON 1858 E).
Sofern eine Position doppelt angelegt wurde, erscheint in der Übersicht 'PRFPOS' eine Warnung: KON1862W Doppelte Einträge in den Prüfregelzuordnungen.
In der Übersicht sind alle angelegten Positionen der Prüfregel - linke und rechte Seite der Prüfregel werden getrennt nach Farben - dargestellt. Spaltenweise sind die vorher ausgewählten Kriterien ausgewiesen. Im erweiterten Modus kann eine bestimmte Seite der Prüfregel zur Anzeige ausgewählt werden.
Über rechte Maustaste bzw. „Aktion“ kann in die Anwendungen „Geschäftsbereiche“, „Positionen“, „Konten“, “Controllingobjekte“, „Positionen + Konten-Zuordnungen“ und „Spiegeldefinition“ direkt verzweigt werden. Die letztgenannte Anwendung ist global angelegt, d.h. bei der Verzweigung in die SPIDEF wird die Übersicht aller Spiegel angezeigt.
In der Maske kann die Anzeige der Prüfregelergebnisse eingeschränkt bzw. erweitert werden.
Bei der Anzeigestruktur kann zwischen Baum- und Listendarstellung gewählt werden. Für die Anzeige in verschachtelter / gruppierter Baumstruktur müssen die Prüfregeln den Regelgruppen (Kapitel 5.1) zugeordnet werden.
Wurde die Berechnung der Prüfregelergebnisse schon einmal angestoßen, erscheint in der untersten Zeile der aktuelle Status der Prüfregel-Ergebnisse. Es sind:
„KON1894W Prüfregelergebnisse nicht aktuell – Daten haben sich geändert“ -> um diesen Fehler zu beheben, soll Aktion „Berechnen des Prüfregelergebnisses“ durchgeführt werden.
„KON1875E Prüfregeln nicht erfüllt“. Diese Fehlermeldung führt zum Status 'rot' im EA- bzw. KTKGES-Monitor.
Die Prüfregelergebnisse können im Einzelabschluss-Monitor (Aktion -Verarbeitungen + 'Berechnen des Prüfregelergebnisses'), im Konzernkreis-Monitor (innerhalb der Abschlussverarbeitungen') und auch in den Anwendungen 'PRFERG'/ 'PRFERGK' errechnet werden. Für gesperrte Einzel- oder Konzernabschlüsse können keine neuen Prüfregelergebnisse berechnet werden (um zu verhindern, dass der Prüfregelstatus von 'grün' auf 'rot' wechselt, wenn neue Prüfregeln definiert wurden oder weil sich Daten in einer Vergleichsperiode oder -datenart geändert haben, während die Daten des aktuellen Abschlusses unverändert sind).
Im Einzelabschluss-Monitor kann diese Aktion für alle Gesellschaften durchgeführt werden, in der Anwendung 'PRFERG' jeweils nur für die selektierte Gesellschaft. Sofern noch keine Berechnung stattgefunden hat, ist die Übersicht in 'PRFERG' zunächst leer. Erst nach dem Ausführen der Aktion 'Berechnen der Prüfregelergebnisse', die immer global für alle definierten Prüfregeln erfolgt, erscheint in der Übersicht das Ergebnis.
Aus den Prüfregeln wird je Gesellschaft, Periode und Datenart ein Prüfergebnis ermittelt. Das Gesamtergebnis wird als ein Datensatz in die Verarbeitungssteuerung (VERARB) geschrieben. Das Ergebnis der Konzern-Prüfregeln wird in einem Satz der Konzern-Verarbeitungssteuerungen (KVERARB) gespeichert.
Der Status des Ergebnisses der Konzern-Prüfregeln (Art der eingetragenen Meldung) wird in einer Spalte des Konzernkreis-Monitors (KTKGES) in der Konzernzeile angezeigt. Über das Aktionsmenü - Übersichten, den Ressourcenbaum ("Konzernabschluss") oder das Kurzwort PRFERGK gelangt man in die neue Übersicht "Konzern-Prüfregelergebnisse", in der die Ergebnisse der einzelnen Prüfregeln analog den Einzelabschluss-Prüfregelergebnissen angezeigt werden.
Im Falle, dass bei der Verwendung von Konten in den Prüfregeln der zugehörige Kontenplan für die zu prüfende Datenart bzw. Gesellschaft eventuell nicht gültig ist, wird für die Prüfregel eine spezielle Meldung gesetzt. Auf das Gesamtergebnis der Prüfung hat dies dann aber keinen Einfluss. (Die Prüfregel wird als nicht existent betrachtet.)
Da eventuell Positionen und Konten gemischt in einer Prüfregel vorkommen könnten, wird für die Vorzeichenbestimmung eines Wertes nur das S/H-Kennzeichen berücksichtigt, da für die Vorzeichenbestimmung im Report immer das Bil/GuV-Kennzeichen der Positionen verwendet wird, das bei der Angabe einzelner Konten in der Prüfregel nicht bekannt oder nicht eindeutig ist. Außerdem ergeben sich eventuell Missverständnisse bei einem Vergleich mit einem Report mit Positionsstruktur, in der immer die oberste Position das Bil/GuV-Kennzeichen der darunter liegenden Positionen bestimmt.
Das Prüfergebnis für eine einzelne Prüfregel wird je Währung ermittelt (in Abhängigkeit vom WUM-Schalter in FAC). Für das Gesamtergebnis wird nur ein einziger Datensatz in die Verarbeitungssteuerung geschrieben, der nur dann fehlerfrei ist, wenn für alle geprüften Währungen die Prüfregeln fehlerfrei waren.
Die Übersichten für Prüfregelergebnisse im Einzelabschluss bzw. Konzernabschluss (PRFERG/PRFERGK) enthalten eine Löschfunktion. Durch die Aktion "Löschen Prüfregelergebnisse" werden immer alle Ergebnisse des Einzel- bzw. Konzernabschlusses gelöscht, so als ob die Prüfregeln niemals berechnet worden wären. Der Verarbeitungssteuerungssatz dazu (VERARB/KVERARB) wird allerdings nicht gelöscht, sondern mit der Meldung KON1894W (Prüfregelergebnis nicht aktuell) versehen, die zum Status 'gelb' im Einzel- bzw. Konzernabschluss-Monitor führt.
Über den Menüpunkt 'Aktion' oder per Doppelklick in der Spalte 'Prüfregel' oder einer Ergebnisspalte verzweigt das System entweder in die Anwendung 'PRF' oder 'PRFPOS'.
Hieraus kann die Berechnung und Löschen der Prüfregel-Ergebnisse angestoßen werden.
Desweiteren kann über den Menüpunkt 'Aktion', rechte Maustaste oder per Doppelklick in der Spalte 'Prüfregel-Status' pro Prüfregel in die Prüfregelergebnis-Analyse verzweigt werden. Diese Anwendung kann nicht direkt aufgerufen werden, da sonst die für die Analyse notwendigen Parameter nicht zur Verfügung stehen.
Die angezeigten Prüfregel-Ergebnisse können wie folgt sortiert werden:
A = Alle Prüfregeln
F = Fehlerhafte Prüfregeln
V = Verarbeitete Prüfregeln
W = Verarbeitete Prüfregeln mit Werten. Diese Sortieroption ist standardmäßig hinterlegt.
Das Gesamtergebnis der Prüfung über alle Regeln einer Gesellschaft wird im EA-Monitor je Gesellschaft durch die Spalte 'Prüfregelergebnis' angezeigt. Mit einem Doppelklick auf diese Spalte oder über 'Aktion'-Prüfregelergebnisse kann in die Anwendung zur Anzeige der Prüfergebnisse (PRFERG) verzweigt werden.
Status '-': keine Prüfregeln sind anzuwenden z.B. durch die Definition und Zuordnung einer Prüfregel-Ausschlussgruppe.
Status 'grün': sämtliche Prüfregeln der Gesellschaft sind fehlerfrei.
Ist einer Seite einer Prüfregel eine Position zugeordnet, dem zugehörigen Positionsplan aber kein Konto des für die jeweilige Datenart relevanten Kontenplans, so wird die Meldung KON2053W ("Prüfregel nicht verarbeitet, da Positionsplan ohne zugeordnete Konten") in das Prüfregelergebnis geschrieben und der Prüfregel-Status im Einzelabschluss-Monitor (EA) wird 'grün'.
Status 'gelb': für die vorhandenen Prüfregeln haben sich die Daten verändert, das Prüfregel-Ergebnis muss erneut berechnet werden (KON1894W Prüfregelergebnisse nicht aktuell - Daten haben sich geändert). Dieser Status funktioniert nur dann lückenlos, wenn in der Anwendung 'FAC' das 'X' im Feld 'Mit Prüfsummen-Ermittlung' gesetzt ist, da etwaige Veränderungen in den Basisdaten ('KTOSAL', 'ANLBEW','BUCH', ...) eine Änderung des jeweiligen Verarbeitungssteuerungssatzes zur Folge haben, und diese Änderung wiederum den Status 'gelb' für die Prüfregel-Ergebnisse auslöst.
Status 'rot': mindestens eine der definierten Prüfregeln ist fehlerhaft.
Prüfregelergebnisse können mit Kommentaren versehen werden, z.B. zur Dokumentation eines Status. Dazu steht in den Prüfregelergebnisübersichten (PRFERG und PRFERGK) die Aktion "Hilfetext editieren" zur Verfügung. Diese Texte sind wie bei den Berichtsdaten nicht parallel in verschiedenen Sprachen möglich.
Das Vorhandensein eines Kommentars wird wie in anderen Übersichten durch eine Spalte ("K"/"Kommentar") mit Darstellung eines Buch-Symbols visualisiert. Durch Doppelklick auf diese Spalte wird in die Kommentaranzeige verzweigt. Bitte beachten Sie, dass diese Texte für maschinell erzeugte Daten (Kommentar) bei Wiederholung der maschinellen Anwendung wie z. B. beim Konzernvortrag nicht erhalten bleiben, sondern neu erfasst werden müssen.
Wenn Prüfregelergebnisse neu ermittelt werden, werden zunächst die bisherigen Prüfregelergebnisse gelöscht. Damit werden auch die zugehörigen Kommentare gelöscht. Sie sind damit nicht mehr vorhanden, auch wenn das Prüfregelergebnis sich nicht verändert hat.
Bei Verwendung von individuellen Berechtigungsgruppen ohne Referenz auf die IDL-Standard-Berechtigungsgruppen ist zu beachten, dass die Änderung von Kommentaren die Änderungsberechtigung für die jeweilige Übersichtsanwendung voraussetzt.
Die Prüfregeln können zu Regelgruppen zusammengefasst werden. Dazu enthält die Anwendung Prüfregelgruppen (PRFGRP) ein Kennzeichen, mit dem Typ der Gruppe unterschieden wird:
A = Ausschlussgruppe
R = Regelgruppe.
Zusätzlich kann in der Anwendung Prüfregelgruppen (PRFGRP) eine Zuordnung zu einer „Obergruppe für Prüfregelgruppe“ vorgenommen werden. Die Anwendung ist entweder über den Ressourcenbaum oder über das Kurzwort mit der Eingabe 'PRFGRP' zu erreichen. Über 'Aktion', 'Daten bearbeiten' gelangt man in den Einzelsatz, in dem der Gruppentyp definiert wird.
Sind die gewünschten Prüfregelgruppen mit Kennzeichen „R“ eingerichtet, kann in der Anwendung PRF eine Zuordnung der Prüfregeln zu diesen Gruppen vorgenommen werden. Dies ermöglicht eine übersichtliche Darstellung zahlreicher Prüfregeln und durch Definition der Obergruppen eine mehrstufige Anordnung in einer Baumstruktur.
Diese Zuordnungen werden sowohl in der Übersicht der Prüfregeln selbst (PRF) als auch in der Übersicht zur Anzeige der Prüfregelergebnisse im Einzel- und Konzernabschluss (PRFERG/PRFERGK) zu einer Darstellung der Daten in Baumstruktur ausgewertet. Prüfregeln, die keiner Regelgruppe zugeordnet sind, werden am Ende der Tabelle auf der obersten Ebene aufgelistet.
Die Ausführung der Prüfregeln kann durch die Angabe der Gültigkeit ('PRFE') eingeschränkt werden. Je nach Zweck der Prüfung, könnte es manchmal sinnvoll sein, einige bzw. alle Prüfregeln auszuschalten. Zum Beispiel sollen bestimmte Prüfregeln nur im Jahresabschluss oder nur für Fremdwährungsgesellschaften ausgeführt werden. Dieser Ausschluss kann für folgende Anwendungen eingerichtet werden: (Teil-)Konzern (KTK), Gesellschaft (GES), Datenart (FAC) und Periode (ABR).
Die Ausschlussgruppe kann in der Anwendung 'Prüfregelgruppen' (PRFGRP) als Regelgruppe mit Typ „A“ angelegt werden. Die Zuordnung zu einer „Obergruppe für Prüfregelgruppe“ ist für Ausschlussgruppen nicht möglich.
Ist eine Ausschlussgruppe definiert worden, so kann über 'Aktion' oder rechte Maustaste direkt in die Folgeanwendung 'Ausschlussgruppen/Prüfregeln' (PRFZUO) verzweigt werden. Hier werden diejenigen Prüfregeln zugeordnet, die nicht ausgeführt werden sollen.
Die auszuschließenden Prüfregeln können durch 'Einfügen' der Liste zugefügt werden.
Weitere Verzweigungsmöglichkeiten sind Gesellschafen (GES) und Perioden (ABR). Es werden dann alle Gesellschaften bzw. Perioden selektiert, denen diese Prüfregel-Ausschlussgruppe zugeordnet ist.
Mit den Anwendungen 'PRFGRP' und 'PRFZUO' werden somit Gruppen gebildet, deren enthaltenen Prüfregeln nicht ausgeführt werden. Dies hat den Vorteil, dass die Menge der Prüfregeln in einer Gruppe meist geringer ist und dass sich verschiedene Ausschlussgruppen für Gesellschaft, Datenart und Periode besser kombinieren lassen.
Eine Prüfregel wird dann nicht ausgeführt, wenn sie in der Ausschlussgruppe der Gesellschaft oder der Periode enthalten ist. Da jeweils nur eine Ausschlussgruppe zugeordnet werden kann, sind ggf. mehrere ähnliche Ausschlussgruppen zu definieren, wenn sich z.B. Gesellschaften in den anzuwendenden Prüfregeln unterscheiden (z.B. für die Fremdwährungsgesellschaften gelten andere Toleranzwerte (dann würden die Prüfregeln für die Euro-Gesellschaften hier ausgeschlossen werden) oder die asiatischen Gesellschaften sollen nur quartalsweise geprüft werden (alle Prüfregeln in die Ausschlussgruppe ASIEN eintragen und in ABR in die Nicht-Quartals-Perioden einstellen).
Damit die auszuschließenden Prüfregeln nicht ausgeführt werden, müssen diese Ausschlussgruppen in KTKE, GESE, FACE oder ABRE angegeben werden.
Ein Anwender, der immer alle Prüfregeln ausführen will, muss nichts ändern.
Diese Anwendungen wurden auch in anderen Funktionen berücksichtigt wie dem Datenaustausch (KONDAT) und dem Import sowie der Änderungsprotokollierung für den Gesellschaftsstamm (TXTGES, GESLOG).
Diese Übersicht dient der Analyse der Prüfregelergebnisse. Diese Übersicht kann nicht direkt aufgerufen werden, sondern nur als Zeilenaktion aus der Prüfregelergebnisübersicht (PRFERG bzw. PRFERGK) heraus.
Die Anzeige erfolgt somit immer nur für jeweils ein Prüfregelergebnis. Angezeigt werden alle Einzeldatensätze, die zur Berechnung der Werte für die linke bzw. rechte Seite der Prüfregel beigetragen haben. Auch die Parameter für Vorperiode und Vergleichsdatenart werden ausgewertet, für deren korrekte Angabe man daher sorgen muss. Die Anzeige erfolgt in einer dreistufigen Baumstruktur:
Neben den Schlüsseln der Datenzeilen wird in jeder Datenzeile auch die Datenquelle durch das zugehörige Übersichts-Kurzwort (z.B. 'KTOSAL', 'BUCH', 'SPIBEW') angegeben. Die Werte (in Landes- (nur für Einzelabschluss), Konzern- und Parallelwährung) werden über die Baumstruktur saldiert. Wurden die Daten aus der Vorperiode und/oder Vergleichsdatenart geprüft, werden diese in den Spalten rechts mit "X" gekennzeichnet.
Bei der Berechnung der Prüfregelergebnisse werden alle Erweiterungen in den Prüfregeldefinitionen (s.o.) entsprechend ausgewertet. Insbesondere bei den Angaben "Prüfregel je ..." erfolgt die Berechnung des Ergebnisses je Objekt bzw. vorkommender Objekt-Kombination. Sobald für ein Objekt ein Fehler festgestellt wird, wird der Status der gesamten Prüfregel fehlerhaft. Die Anzeige einer Prüfregel in der Prüfregelergebnis-Analyse (sowohl im Einzel- als auch im Konzernabschluss) mit Angaben für "Prüfregel je ..." erfolgt auf der obersten Ebene sortiert nach den jeweiligen Objekten. Erst darunter erfolgt eine Aufteilung der Daten nach linker und rechter Seite u.s.w. Für alle Schlüssel wurde eine gemeinsame Bezeichnungsspalte eingeführt. Zusätzlich wurde eine Statusspalte für den Status der einzelnen Objekte ergänzt. Werden nur die Ergebnisse einzelner Prüfregeln neu berechnet, ist es nicht möglich, einen Gesamtstatus für alle Prüfregeln zu bilden. Daher wird der Status in diesem Fall mit der Meldung "Prüfregelergebnisse nicht aktuell - Daten haben sich geändert" versehen (EA-Statusanzeige [gelb]).
Die Anzeige der Datenquelle wird nur für erfasste Beträge aktiviert. Wurde das Konto/ die Bewegung in der zu prüfenden Periode und Datenart gar nicht erfasst, erscheint hier in der Übersicht eine nicht aufklappbare Summenzeile mit 0,00 Euro.
In der Konzernübersicht werden neben der Anzeige der Datenquelle auch die Quell-Konzern (für KONBUCH) bzw. Quell-Gesellschaft (für EA-Vorgänge: Spiegelbewegungen, Kontensalden) angezeigt.
Ein Kommentar (soweit vorhanden) kann bei allen Prüfregelergebnissen eingesehen werden. Das Editieren ist nur für die Prüfregeln freigeschaltet, die auf Vorhandensein eines Kommentares prüfen.
Zu weiteren Analysezwecken kann die Detailansicht (rechte Maustaste-Detailansicht oder Doppelklick auf Spalte der Datenquelle bzw. Beträge) aufgerufen werden. Dabei werden die Ansichten auf die Prüfregel-Restriktionen eingegrenzt. Die Detailansicht für BUCH/KONBUCH grenzt auf die Buchsatznummer ein.