Die IDLKONSIS-Funktion zur automatischen Ablaufsteuerung ermöglicht es dem Anwender, seine spezifischen Verarbeitungssequenzen zu definieren und unter eigenen Menüpunkten im IDLKONSIS-Menü zu hinterlegen.
Ein spezielles Programm (KC1M12) dient dem automatischen Aufruf vordefinierter Ablauffolgen. Es interpretiert eine Menühierarchie (MENMEN-Struktur), indem es die zugeordneten Menüpunkte einschl. der angegebenen Parameter in einer Übersicht anzeigt. Sonderangaben dienen der Eingabemöglichkeit für Parameter (#KEY), der Vorbelegung von Parametern (#VOR) oder führen zu einer Vervielfachung der angezeigten Programmaufrufe (#ALL, #KTK) für verschiedene Schlüssel.
Im Normalfall markiert der Benutzer dann alle Zeilen und startet durch Doppel-Mausklick oder durch entsprechende Auswahl aus dem Objekt- oder Aktionsmenü den Aufruf der angezeigten Anwendungen. Im Ausnahmefall kann aber auch nur ein Teil der angezeigten Programmaufrufe markiert und ausgeführt werden.
Um eine automatische Ablauffolge zu definieren, ist zunächst ein kundenspezifischer Menüpunkt (Namenskonvention: 1. Zeichen = $) in der Anwendung KON/MEN zu erfassen. Abgesehen von dem ersten Zeichen ist der Name wahlfrei.
Die Bezeichnung für diesen Menüpunkt kann anwenderspezifisch gewählt werden. Als Kurzwort ist die Zeichenfolge anzugeben, unter der der Ablaufautomat per Kurzworteingabe aufgerufen werden kann. Dieses muss nicht mit der Menü-Id übereinstimmen. Es dürfen aber keine Zeichenfolgen angegeben werden, die im IDL-Standard verwendet werden. Um Konflikte mit künftigen IDLKONSIS-Erweiterungen zu vermeiden, wird jedoch auch hier die Verwendung von '$' als erstem Zeichen empfohlen. Bezeichnung und Kurzwort können bei Bedarf auch unterschiedlich für verschiedene Benutzersprachen vergeben werden.
Diesem Menüpunkt ist das Programm KC1M12 zuzuordnen (ModProjID = 'KON', TypModMenü = 'MEN', Modul Name = 'KC1M12'). Die weiteren Angaben bleiben leer.
Über die Anwendung KON/MENMEN sind dieser Anwendung die gewünschten Folgeanwendungen einschl. der benötigten Parameter zuzuordnen. Als Menü ID ist der unter 2.1 erfasste Menüpunkt anzugeben. Als untergeordnete Menü ID sind die Anwendungen anzugeben, deren Aufrufe im Automaten enthalten sein sollen. Die Zeilennummer bestimmt die Reihenfolge der Anzeige und Ausführung dieser Anwendungen.
Zu jeder im Automaten enthaltenen Anwendung können Schlüsselparameter angegeben werden. Angegeben werden können die Schlüssel
sowie dazu evtl. jeweils ein Vor- bzw. Vergleichswert. Neben eindeutigen Werten aus den jeweiligen Stammtabellen sind hier folgende Sondereingaben möglich:
Gültige Parameter/Sondereingaben-Kombinationen:
| Parameter | Vor-/Vgl- Wert | #KEY | #VOR | #INT | #ALL | #KTK | #KTK-N | #OPT |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Konzern/Tk, | J | J | J | J | J | |||
| Gesellschaft, | J | J | J | J | J | J | J | |
| Geschäftsbereich, | J | J | J | J | J | |||
| Abrechnungsperiode und | J | J | J | J | J | |||
| Datenart | J | J | J | J | ||||
| IE-Format | J | J | J | |||||
| Umsetzgruppe | J | J | J | |||||
| Report-Id | ||||||||
| Versions-Nr | ||||||||
| BSL - Gesamt | J | |||||||
| Kontenplan | J | J |
Hinweis: #TXT ist bei IE-Format keine Sondereingabe, sondern ein Wert!
Durch eine Eingabe im Feld "Separator" ('A' = nach dem aktuellen Menüpunkt, 'B' = vor dem aktuellen Menüpunkt) können Leerzeilen in der resultierenden Anwendungsübersicht gesteuert werden.
Damit der so definierte Ablaufautomat per Kurzwort aufrufbar ist und auch im Menübaum (Ressourcenbaum) enthalten ist, muss der zugehörige Menüpunkt über die Anwendung KON/MENMEN dem Menüknoten KUNAPP (oder einem untergeordneten kundenspezifischen Menüpunkt) untergeordnet werden. Als Menü ID ist dabei KUNAPP anzugeben, als untergeordnete Menü ID der kundenspezifische Menüpunkt für den Ablaufautomaten. Die Zeilennummer definiert die Reihenfolge der Anzeige, falls mehrere Anwendungen dem Knoten KUNAPP zugeordnet werden. Die weiteren Attribute werden nicht benötigt und sollte leer bleiben.
Der Menüknoten KUNAPP wurd beim Aufbau des Menübaums ausgeblendet, so dass die Automatenanwendung direkt im Menü von IDLKONSIS erscheint. Das Einfügen individueller Menüpunkte in eines der anderen IDLKONSIS-Untermenüs (z.B. Einzelabschluss) ist aus technischen Gründen nicht möglich.
Schließlich muss die neue Anwendung auch noch berechtigt werden, damit sie von einem Benutzer aufgerufen werden kann. Dies erfolgt über die Anwendung KON/BENMEN. Hier sind Sätze für alle Menü-Berechtigungsgruppen zu erfassen, für die die Ablaufsteuerung aufrufbar sein soll. Im Standard sind dies die Benutzergruppen IDLADMIN, IDLKON und/oder IDLKON1, ansonsten die kundenspezifisch eingerichteten Benutzergruppen.
Als Objekt ID ist durch KON / MEN / $... die Menü ID des Ablaufautomaten anzugeben. Für die Berechtigungsstufen genügt es, die Berechtigung zum Anzeigen mit '1' zu vergeben. Die Berechtigungen zur Ausführung der eigentlichen Anwendungen wird erst beim Aufruf dieser Anwendungen geprüft.
Grundsätzlich können alle Übersichtsanwendungen, Formularerfassungen, Importanwendungen und maskenlosen Verarbeitungsprogramme in Ablaufautomaten eingebunden werden. Außerdem können auch externe Programmaufrufe (Menü-IDs UNLxxx zum Entladen von Daten aus Fremdsystemen wie z.B. SAP-Schnittstelle oder kundenspezifische Aufrufe z.B. für Excel oder MIS-Programme) enthalten sein. Nicht direkt aufrufbar sind dagegen die zu den Übersichten zugeordneten Einzelsatzanwendungen (mit Suffix E in der Menü ID).
Eingeschränkt wird diese Liste allerdings durch die zur Verfügung stehenden Schlüsselparameter. Anwendungen, die weitere Parameter benötigen, können nicht in Ablaufautomaten eingebunden werden, sofern es keine Dialoganwendungen sind, die die nachträgliche Eingabe dieser Parameter zulassen. Typische Beispiele für Anwendungen, die nicht im Ablaufautomaten aufgerufen werden können, sind:
Im folgenden werden typische Nicht-Dialog-Anwendungen aufgeführt, die zum Aufruf in Ablaufautomaten geeignet sind. Nicht erwähnt werden die Dialoganwendungen, da deren Menü-IDs und Parameter geläufig sein dürften. Die Einbindung einer Dialoganwendung (Übersicht oder Formularerfassung) in den Ablaufautomaten bewirkt, dass der automatische Ablauf mit der Anzeige der Dialoganwendung unterbrochen wird, bis diese Dialoganwendung durch den <Weiter>-Button beendet wird.
Für die Aufnahme in Ablaufautomaten bieten sich insbesondere die Import-Anwendungen für Berichtsdaten an, die regelmäßig (z.B. monatlich) eingelesen werden. Zur Verfügung stehen hier folgende Menü-IDs:
Alle diese Anwendungen benötigen die eindeutige Vorgabe der Datenart und der aktuellen Periode als Parameter oder aus der Vorbelegung. Für die Periode kann auch ein Intervall vorgegeben werden, indem der Beginn des Intervalls als Vergleichsperiode angegeben wird. Die Parameter für Konzern/Tk (für den Konzernkreis), Gesellschaft und/oder Geschäftsbereich sind dann vorzugeben, wenn die Eingabedaten aus der Importdatei gegen diese Parameter geprüft werden sollen. Die Angabe einer Umsetzgruppe ist bei Einbettung in einen Ablaufautomaten nicht möglich.
Soll die automatische Ablaufsteuerung wiederholbar sein, bietet sich an, an Stelle der Import-Anwendungen die Anwendungen "Löschen und Neuladen ..." mit Menü-ID = "TXL ..." statt "TXT..." zu verwenden. Diese Varianten stehen für alle Importe von Berichtsdaten mit Ausnahme von TXTICKONV, TXTANLICB und TXTBEL zur Verfügung. Für diese Varianten ist die Vorgabe eines Konzern/Tk (für den Konzernkreis) oder einer eindeutigen Gesellschaft zwingende Voraussetzung.
Sollen Importanwendungen in einer Automatenanwendung ablaufen, ist die Ausgabe von Hinweis- und Fehlermeldungen oft lästig. Es gibt daher verschiedene Optionen zur Unterdrückung von Meldungen, die im Menü <Extras> --> <Optionen> --> <Import/Export> gesetzt werden können.
Löschanwendungen sind u.a. vor dem Aufruf von Vortragsanwendungen ggfs. sinnvoll, um sicherzustellen, dass der Zielbereich sauber ist. Zum Löschen von Berichtsdaten stehen folgende Menü-IDs zur Verfügung:
Für die Löschanwendungen ist die Angabe der Schlüsselparameter Gesellschaft, Periode und Datenart erforderlich. Bei Aufruf aus dem Automaten wird die Abfrage "Wollen Sie wirklich löschen?" unterdrückt.
Vortragsanwendungen können durch folgende Menü-IDs in eine Ablaufsteuerung eingebunden werden:
Vortragsanwendungen benötigen neben den Angaben für Gesellschaft oder Konzern/Tk, Periode und Datenart (jeweils für die Schlüssel der Zieldaten) auch je nach Anwendung die Angabe einer Vor-Datenart und/oder Vor-Periode bzw. für KOPKONBUCH ggfs. eines Herkunfts-Konzern/Tk.
Generierungsfunktionen können durch folgende Menü-IDs in eine Ablaufsteuerung eingebunden werden:
Zur Abstimmung der gemeldeten IC-Salden mehrerer Gesellschaften können folgende Menü-IDs angegeben werden:
Für diese Anwendungen müssen die Schlüsselparameter für Gesellschaft, Periode und Datenart eindeutig vorgegeben sein. Zur Generierung von Buchungen wird zusätzlich die Datenart der Steuerbilanz als Vergleichsdatenart benötigt. Für die IC-Saldenabstimmung müssen außerdem ein Konzern/Tk und eine ex-Datenart als Vergleichsdatenart zur Eingrenzung des Konzernkreises angegeben werden.
Die Anwendungen zur Währungsumrechnung können durch folgende Menü-IDs in eine Ablaufsteuerung eingebunden werden:
Diese Anwendungen benötigen die eindeutige Angabe einer Gesellschaft bzw. eines Konzern/Tk sowie die Periode und die Datenart.
Neben den Einzelabschlussanwendungen können auch die meisten Konsolidierungsverarbeitungen in Ablaufautomaten eingebunden werden. Dies ist über folgende Menü-IDs möglich:
Diese Anwendungen benötigen alle als Schlüsselparameter die eindeutige Angabe von Konzern/Tk, Periode, Datenart sowie mit Ausnahme von KTKGESB und KTKERGV der Gesellschaft. Die Anwendungen ERSTKON und ANTFREMD benötigen zusätzlich die Angabe einer Vorperiode als Vergleichsperiode.
Funktionen zur Freigabe von Abschlüssen und damit zur Sperre gegen weitere Veränderungen können durch folgende Menü-IDs in Ablaufautomaten eingebunden werden:
Die Anwendung ABRLOCK benötigt nur die Periode als Parameter. Sie wirkt auf die Tabelle BENABR. Die Wirkung der Sperre ist daher davon abhängig, dass in der Vorbelegungen der Benutzer für die Periode die Berechtigungsstufe '2' angegeben ist.
Ansonsten wirken die Sperren auf der Ebene der anzugebenden Schlüssel Gesellschaft bzw. Konzern/Tk sowie Periode und Datenart.
Die Anwendungen zum konzernweiten und Teilkonzern-Datenaustausch (s. Anwendung KONDAT) können im Prinzip in einen Ablaufautomaten eingebunden werden:
Die Parameter sind analog der Aufrufanwendung KONDAT vorzugeben. Allerdings ist bei den Entladefunktionen (KONENTL, TKDATUN, GESENTL) die Angabe "ab Änderungsdatum" nicht möglich, so dass diese Daten immer komplett entladen werden. Ebensowenig ist die Angabe einer Umsetzgruppe beim Laden der Teilkonzerndaten (TKDATDLA) möglich.
Nach Durchführung der in Abschnitt 2 beschriebenen Schritte zur Definition eines Ablaufautomaten muss IDLKONSIS einmal geschlossen und neu gestartet werden. Anschließend kann die neue Anwendung per Kurzworteingabe oder durch Auswahl aus dem Menübaum (Ressourcenbaum) gestartet werden. Wurde der Parameter '#KEY' für einen Menüpunkt spezifiziert, müssen zunächst die Eingabefelder im Selektionsbereich gefüllt werden, wobei eine Vorbelegung aus der benutzerspezifischen Vorbelegung erfolgt. Ansonsten wird eine Liste der im Automaten enthaltenen Anwendungen einschl. der Angabe der jeweiligen Schlüsselparameter sofort angezeigt.
Die angezeigten Anwendungsaufrufe können einzeln markiert und ausgeführt werden. Dies erfolgt durch Doppelklick oder Auswahl des Menüpunktes <Ausführen der markierten Anwendung> aus dem Menü <Aktion> oder aus dem Objektmenü der Tabellenzeile. In der Praxis wird man aber die Einträge des Ablaufautomaten meist komplett auslösen wollen. Dazu sind zuvor alle angezeigten Zeilen zu markieren. Dies geschieht durch Auslösen des Menüpunktes <Bearbeiten> --> <Alle Zeilen markieren> oder (schneller) durch die Tastenkombination <Strg-A>.
Durch Definition weiterer kundenspezifischen Menüpunkte (beginnend mit '$') sowie die Definition entsprechender Menüstrukturen in der Anwendung MENMEN ist es auch möglich, den Ablaufautomaten mehrstufig darzustellen. Analog zur Anwendung IMPORT werden dann im ersten Schritt nur die definierten Knoten angezeigt, die dann entsprechend aufgeklappt werden können, um die untergeordneten Anwendungen zu sehen und auszulösen.