Die Übersichtsanwendung KTOSAL zeigt den jeweils aktuellen Überblick über die Kontensalden einer oder mehrerer Gesellschaften bzw. Geschäftsbereiche für die ausgewählte Periode und Datenart an. Die satzweise Bearbeitung einzelner Kontensalden ist einerseits über die Einzelsatzanwendung KTOSALE andererseits über die Anwendung I-KTOSAL zur Formularerfassung möglich.
Kontensalden werden abhängig vom Kontenplan-Kennzeichen der Datenart geführt auf der Ebene von
Unter Gesellschafts-Kontenplänen werden die relevanten Daten aus dem Summen- und Saldenabschluss der einzelnen Gesellschaften bzw. Geschäftsbereiche aus den jeweiligen Fibu-Systemen angedient. Die Konzern-Kontensalden werden aus dem jeweiligen HB I/HB II-Abschluss der einzelnen Konzerngesellschaften angedient bzw. per Überleitung von Gesellschafts-Kontensalden auf Konzern-Kontensalden über die Anwendung GESABV bereitgestellt.
Für die maschinelle Übernahme von Kontensalden aus dem jeweiligen Fibu-System bzw. über IDL Connector/ IDL Konsis-Import wird die entsprechende Folgeanwendung in IMPORT angewendet. Zudem kann man über die Anwendung Konzern-Datenaustausch KONDAT Kontensalden zwischen zwei IDL Konsis-Installationen austauschen. Auch alle über diese Wege übernommenen Kontensalden kann man sich mit dieser Anwendung anzeigen lassen und, wenn notwendig bzw. zulässig, noch verändern.
Im Rahmen der maschinellen Datenübernahme werden die Salden automatisch auf Soll-Haben-Gleichheit geprüft. Um festzustellen, ob es Unstimmigkeiten in den Salden gibt, ist der Einzelabschluss-Monitor aufzurufen.
Abbildung:Übersicht im Einzelabschluss-Monitor
Im Falle eines Fehlers (siehe Spalten Meldungen) bestehen folgende Optionen:
Manuelle Korrektur des fehlerhaften Saldos direkt in der KTOSAL
Abbildung: Die Anwendung KTOSAL und Folgeverarbeitungen
Die farbige Statusanzeige in den Spalten für Konto- und Spiegelkennzeichen für die Konsistenz der Daten erfolgt auch ohne eindeutige Vorgabe des Geschäftsbereichs. Gelber Status erscheint, wenn auch der zugehörige Status im EA-Monitor 'gelb' wird, insbesondere dann, wenn die Werte in Landeswährung konsistent sind, aber Differenzen in Konzern- oder Parallelwährung bestehen, so dass nur eine Währungsumrechnung für korrekte Daten sorgen kann. Kontensalden für Konten mit Kontokennzeichen 'J' (unvollständiger IC-Aufriss) werden in der Spalte K weiß hinterlegt, wenn es keinerlei IC-Salden auf diesem Konto gibt.
Kontensalden auf statistischen Mengenkonten (Bil/GuV-Kennzeichen = '5') können sowohl mit positiven als auch negativen Werten eingegeben, gespeichert und angezeigt werden.
[Daten bearbeiten] diese Aktion verzweigt standardgemäß in die Einzelsatzanwendung KTOSALE.
[ Mengen-Kopieren ]: beim Kopieren auf eine andere Periode, Datenart, Gesellschaft etc. wird geprüft, ob in der Zielumgebung bereits derartige Daten vorhanden sind. Ist dies der Fall, wird eine Warnmeldung ausgegeben. Der Benutzer kann sich dann entscheiden, ob er die kopierten Daten überschreiben oder den Kopiervorgang abbrechen will.
[ Formularerfassung ]: hier können in einer Erfassungszeile für jedes Konto ein Betrag und optional ein Bemerkungstext eingegeben werden. Das Bestätigen der Eingabe öffnet eine weitere Erfassungszeile, durch Speichern werden die Eingaben dann erfasst.
[ Konten ]: diese Aktion verzweigt in die Übersicht für den Kontenstamm KTO und zeigt dort die Kontenstammsätze für die markierten Zeilen an.
Die Aktionen [IC-Kontensalden] (ICKTOSAL), [Controllingsalden] (CNTSAL), [Anlagenbewegungen] (ANLBEW), [Kapitalbewegungen] (KAPBEW), [Rückstellungsbewegungen] (RUEBEW), [Anteilsbesitzbewegungen] (GESGES), [Spiegelbewegungen] (SPIBEW) und [Vorratsvermögen IC-Bestände] (ICBEW) verzweigen in die jeweilige Übersicht der angeklickten Anwendung für genau die Konten, die zuvor markiert waren. Diese Aktionen sind nur dann erlaubt, wenn der jeweilige Aufriss für das Konto gemäß dessen Konto-Kennzeichen, bzw. bei den Controllingsalden gemäß der Eintragung in der Anwendung ‚Datenarten‘ (FAC) zulässig ist.
Bei Doppel-Mausklick auf ein rot-hinterlegtes Konto-/Spiegel-Kennzeichen verzweigt IDL Konsis in die jeweilige Übersicht (CNTSAL, ICKTOSAL, GESGES, ANLBEW, KAPBEW, RUEBEW, SPIBEW) mit Einschränkung auf ein Konto, wobei die Differenz zwischen Kontensaldo und Summe der Aufrissdaten in einer eigenen Differenzzeile rot-hinterlegt ausgewiesen wird. Diese Zeile ist markierbar. Bei Doppelklick (oder Aktion "Daten bearbeiten") wird die jeweilige Einzelsatzanwendung aufgerufen, wobei die offene Differenz bereits als LW-Wert vorgegeben wird. Auf diese Weise lassen sich unvollständige Aufrissdaten einfach vervollständigen.
Abbildung:Meldungspanel
[ Buchungen ]: verzweigt in die Buchungsübersicht BUCH zur Anzeige der Buchungen auf dem jeweiligen Konto auf derselben Datenart.
[ Verarbeitungssteuerungen ]: verzweigt in die Anwendung VERARB, wo die Sätze für die Gesellschaft und den Geschäftsbereich der markierten Zeile(n) definiert sind.
[ Kontensalden-Herkunftsnachweis ]: diese Aktion verzweigt in die Darstellung, wie sich der aktuelle Saldo aus den Salden und Buchungen in der Herkunftsdatenart zusammensetzt.
[ Löschen Kontensalden ]: ermöglicht das Löschen aller Kontensalden für eine Gesellschaft (je nach Eingabe im Kopf für einen oder für alle Geschäftsbereiche). Die Gesellschaft muss dabei eindeutig vorgegeben sein. Dieses Löschen ist vor allem schneller als das Löschen durch Markieren aller Zeilen und Aktion ‚Löschen‘.
[ Hilfetext editieren ]: ermöglicht, ausführliche Beschreibungen zu den Berichtsdaten zu hinterlegen und zu bearbeiten. Mit [ Hilfetext anzeigen ]: können diese eingesehen werden.
[ Drill Through ]: Eine völlig neue Funktionalität ermöglicht den Durchgriff ("Drill through") auf vorgelagerte Systeme, um anzeigen zu lassen, wie sich die in IDL Konsis geführten Werte aus Daten des Herkunftssystems zusammensetzen. Diese Funktion wird zunächst für Kontensalden zur Verfügung gestellt und durch eine Aktion aus der Übersicht "Kontensalden" (KTOSAL) oder der Formularerfassung für Kontensalden (I-KTOSAL) aufgerufen. Die Schlüsselwerte für Periode, Datenart, Gesellschaft, Geschäftsbereich und Kontonummer werden an die neue Anwendung übergeben und dort im Selektionsbereich angezeigt. Ist eine Konfiguration für diese Abfrage bereits hinterlegt, kann die Schaltfläche Anzeigen betätigt werden und in der Tabelle werden die aus der Herkunftsdatenbank selektierten Werte angezeigt.
Abbildung:Anwendung Drill Through
Ist noch keine Konfiguration definiert, so ist die zweite Registerkarte "Konfiguration" des Selektionsbereichs zu aktivieren. Dort gibt es auf der linken Seite Eingabefelder (URL der Verbindung, Java-Klasse des Treibers, Benutzername für die Anmeldung) für die Verbindung zur externen Datenbank. Auf der rechten Seite ist ein Eingabefeld für den SQL-Befehl zur Abfrage der Daten. Die Eingaben in diesen Feldern werden durch die Schaltfläche Speichern in der Datenbank festgehalten und stehen für folgende Aufrufe dieser Funktion zur Verfügung. Aus Gründen der Datensicherheit, wird in der IDL Konsis-Datenbank nur der Benutzername für die Anmeldung gespeichert, aber nicht das Passwort. Das Passwort ist daher in einer Anmeldemaske anzugeben, die jeweils vor der Anzeige der Daten auszufüllen ist.
Technischer Hinweis: Die Zugriffe auf die externe Datenbank erfolgen mittels JDBC. Ein passender JDBC-Treiber für das Datenbanksystem muss anwenderseitig zur Verfügung gestellt werden.
Die Auswahlfunktion für das Selektionsfeld Geschäftsbereich zeigt neben den über die Gesellschafts-Geschäftsbereichs-Zuordnungen (GESUBR) zugelassenen Geschäftsbereichen auch alle Aggregations-Geschäftsbereiche. Zum Zweck der Hierarchie-Darstellung ist die Eingabe eines aggregierten Geschäftsbereichs erforderlich.
Die Sortierung der selektierten Daten kann durch Angaben im Eingabefeld "SortOption" wie folgt gesteuert werden:
GK
Abbildung:Sortieroption GK
GZ
Abbildung:Sortieroption GZ
KG
Abbildung:Sortieroption KG
VG
Abbildung:Sortieroption VG
ZG
Abbildung:Sortieroption ZG
Bei Selektion nach einem Konzernkreis, z.B. bei Verzweigung aus dem Konzernreport, gibt die Übersicht KTOSAL in einem Meldungsfenster eine Liste der Gesellschaften aus, für die Kontensalden vorliegen, aber der jeweilige Benutzer keine Ansichtsrechte besitzt, so dass sie nicht angezeigt werden, wodurch ggf. Differenzen zwischen Reportergebnis und Saldensummen auftreten können.
Abbildung:Summenblock
Für die selektierten und angezeigten Daten werden ein oder mehrere Summenblöcke ausgegeben. Darin werden die Kontensalden je Bilanz/GuV-Kennzeichen summiert. Der Summenblock hat folgenden Aufbau:
Dieser Summenblock wird in jedem Fall am Ende der angezeigten Tabelle ausgegeben. Bei bestimmten Sortieroptionen wird zusätzlich ein Summenblock je Gesellschaft/Geschäftsbereich ausgegeben (s.o.). Anhand der Summenblöcke kann die Konsistenz der Daten abgelesen werden.
Der Summenblock wird im Normalfall in allen Währungen (Landes-, Konzern- und Parallelwährung) errechnet. Erfolgt die Selektion über mehrere Gesellschaften mit unterschiedlichen Landeswährungen, wird der Gesamt-Summenblock nicht in Landeswährung errechnet.
Ist die angezeigte Datenmenge durch zusätzliche Selektionen so eingeschränkt, dass die errechneten Jahresüberschüsse nicht gleich sein können, wird der Summenblock dennoch ausgegeben. Zusätzlich erscheint aber in der Fußzeile die Meldung "Teilmenge ...".
AUTOMATISCHE VERPROBUNG DER KONTENSALDEN
Unabhängig von der Berechnung der Summenblöcke und damit unabhängig von zusätzlichen Selektionen erfolgt eine Verprobung der Salden zu allen selektierten Gesellschaften und Geschäftsbereichen. Neben der Verprobung der Jahresüberschüsse wird dabei geprüft, ob Daten für mehrere Kontenpläne vorliegen und ob im Kontenplan genau ein gültiges Ergebniskonto (Konto-Kennzeichen 'E') definiert ist. Der ermittelte Bilanz-Jahresüberschuss wird auf dem ermittelten Ergebniskonto als zusätzlicher Saldensatz in die Datenbank geschrieben, bei Gewinn als Habenwert, bei Verlust als Sollwert. Alle festgestellten Fehler werden im Meldungsfenster aufgelistet. Dieses sollte man sich zur Abarbeitung der Fehler ausdrucken.
Fehler werden außerdem je Gesellschaft und Geschäftsbereich durch eine Meldung in dem entsprechenden Satz der Anwendung VERARB in der Datenbank gespeichert. Aufgrund dieser Angabe wird ggf. im Kopfteil der Anwendung KTOSAL eine Fehlermeldung angezeigt, die dann auch im Ausdruck enthalten ist. Die Meldung im VERARB-Satz ist auch bestimmend für die Farbe der Statuszelle für Kontensalden im Einzelabschluss-Monitor. Diese Meldung erscheint allerdings nur, wenn die Selektion von Gesellschaft und Geschäftsbereich eindeutig ist, also genau ein Verarbeitungssteuerungssatz zu den angezeigten Daten gehört, ferner wenn die Saldenliste vollständig ist, also keine Teilmengenselektion erfolgte sowie wenn die Meldung eine Fehlermeldung ist (Meldungsart E).
Abbildung:Fehlermeldungen in KTOSAL und VERARB
Solange der Zustand der Kontensalden fehlerhaft ist, wird auch die Weiterverarbeitung der Kontensalden für nachfolgende Anwendungen (z.B. Datenartenvortrag, Währungsumrechnung) evtl. gesperrt.
In Abhängigkeit von der Angabe bei der Datenart (FAC) werden auch je Gesellschaft und Geschäftsbereich Prüfsummen für die Kontensalden errechnet und in den jeweiligen VERARB-Satz eingetragen.
Beim erstmaligen Verproben und Anlegen eines VERARB-Satzes werden auch die Währungskennzeichen für Landes-, Konzern- und Parallelwährung ermittelt und im VERARB-Satz eingetragen. Die Landeswährung wird dabei aus dem Gesellschaftsstamm (GES) ermittelt. Konzern- und Parallelwährung werden bei Angabe eines Konzern/Tk aus dem Konzernstamm (KTK), ansonsten aus der Vorbelegung des Benutzers (USE) entnommen.
KREDITORISCHE DEBITOREN/DEBITORISCHE KREDITOREN
Zusätzliche empfohlene Prüfselektionen für Debitorische Kreditoren und Kreditorische Debitoren, um ggf. noch Umbuchungen zu veranlassen:
Der Kontensaldo auf einer höheren Datenart kann über den 'Herkunftsnachweis' auf seinen Ursprung, z.B. Kontensaldo und Buchung von einer unteren Datenart, zurückverfolgt werden. Hierzu muss in der Anwendung 'Datenart' (FAC) (Wizard 3. Seite 'Auswahl Aufrisse und Salden') das Kennzeichen für 'Herkunfts-Kennzeichen für Kontensalden' gesetzt sein.
Folgende Vorgehensweise ist zu beachten, wenn mit Herkunftssalden gearbeitet wird:
Auf der linken Seite befindet sich der Selektionsbereich, in dem nach Konzern, Gesellschaft, Datenart und Periode auch nach anderen Kriterien selektiert werden kann. Auf der rechten Seite befindet sich die Übersicht, die je nach Selektion die Werte anzeigt. Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) lässt sich je ausgewählter Zeile direkt in verschiedene Anwendungen verzweigen.
HINWEIS: das 'Löschen Salden Herkunftsnachweise' ist ein globale Aktion (Globus vor Aktion) und wirkt sich auf alle Herkunftsnachweise einer Gesellschaft aus.
Um mit IDL Konsis eine automatische Schuldenkonsolidierung durchführen zu können, müssen IC-Konten sowie entsprechende IC-Kontensalden vorhanden sein. Die Übersicht ICKTOSAL liefert einen Überblick über alle IC-Kontensalden einer oder mehrerer Gesellschaften für die jeweils ausgewählte Datenart und Periode.
Bei Doppel-Mausklick auf ein rot-hinterlegtes Konto-Kennzeichen I oder weiß-hinterlegtes Kennzeichen J verzweigt IDL Konsis in die ICKTOSAL mit Einschränkung auf ein Konto, wobei die Differenz zwischen Kontensaldo und Summe der Aufrissdaten in einer eigenen Differenzzeile rot-hinterlegt ausgewiesen wird. Diese Zeile ist markierbar. Bei Doppelklick (oder (bei J nur) Aktion "Daten bearbeiten") wird die jeweilige Einzelsatzanwendung aufgerufen, wobei die offene Differenz (nur bei I) bereits als LW-Wert vorgegeben wird. Auf diese Weise lassen sich unvollständige Aufrissdaten einfach vervollständigen.
Abbildung: Anwendung IC-Kontensalden
Nach dem Setzen einer Sperre für Intercompany-Kontensalden können diese nicht mehr verändert werden. Der Status für die IC-Salden hängt aber auch von anderen Daten ab, z.B. von Kontensalden auf IC-Konten. Daher erfolgt eine Verprobung der IC-Salden auch bei gesetzter IC-Salden-Sperre. So dass sich der Status der IC-Salden trotz gesetzter Sperre noch ändern kann. Dies gilt auch für die Aktion "Statuswerte prüfen/aktualisieren" im Einzelabschluss-Monitor.
Mit einem Schalter bei den Konsolidierungsverarbeitungen (KVA) wird festgelegt, ob die Angabe von Transaktionswährungswerten vorgeschrieben, verboten oder beliebig ist. Dies wird in der Einzelsatzerfassung genauso ausgewertet wie in der Formularerfassung und beim Import. Durch die Angabe im KVA-Stamm kann diese Steuerung differenziert nach Abstimmgruppen von IC-Konten erfolgen.
IC-Kontensalden werden üblicherweise weitestgehend automatisch eingelesen, sei es über eine Schnittstelle zu einem Finanzsystem oder über ein Excel Erfassungsformular. Sollen IC-Kontensalden manuell erfasst oder bestehende bearbeitet werden, erfolgt dies über die Einzelsatzanwendung ICKTOSALE, die über das Aktionsmenü der Übersicht zu erreichen ist. Die Schlüsselfelder Periode, Datenart und Gesellschaft müssen bereits in der Übersicht eindeutig vorgegeben werden und lassen sich in der Einzelsatzanwendung nicht mehr ändern.
Abbildung: Einzelsatz IC-Kontensaldo
Besondere Felder:
Abbildung: Verzweigungsmöglichkeiten in ICKTOSAL
[ Mengen-Kopieren ]: mit dieser Aktion können ausgewählte Zeilen auf eine andere Gesellschaft, Periode oder Datenart kopiert werden. Dabei werden die schon vorhandenen IC-Salden nicht überschrieben, sondern hinzuaddiert.
[ Mengen-Ändern ]: Durch Markieren mehrerer Zeilen können mit dieser Aktion mehrere IC-Salden gleichzeitig mit demselben Auszifferungskennzeichen versehen werden.
[ Formularerfassung]: in einer Erfassungszeile können für jedes Konto IC-Gesellschaft, Beträge und optional in einem Zusatzdialog weitere relevante Informationen eingegeben werden. Das Bestätigen der Eingabe öffnet eine weitere Erfassungszeile, durch Speichern werden die Eingaben dann erfasst. Diese Aktion ist mit einer halben Erdkugel versehen, da sie je nach Markierung zeilenweise oder global wirkt.
[ Erstellen ContrSalden aus IC-Salden ]: und [ Erstellen ContrSalden aus IC-Salden einschl. J-Konten ]: sind globale Aktionen und ermöglichen es, aus den IC-Kontensalden mit Controllingobjekten Controllingsalden zu generieren. Beachten Sie bei Anwendung der Funktion "einschl. J-Konten" bitte, dass die Summe der erzeugten Controllingsalden nicht dem Kontensaldo entspricht, wenn die Summe der IC-Kontensalden nicht mit dem Kontensaldo übereinstimmt, da das Konto auch Sachverhalte gegenüber Dritten enthält. Damit diese Funktionen auch als Mengenverarbeitung im Einzelabschluss-Monitor oder in einem Ablaufautomaten angestoßen werden können, ohne dass der Vorgang für jede verarbeitete Gesellschaft bestätigt werden muss, wurde eine Möglichkeit zur Unterdrückung der Protokolle ergänzt. Am Ende der Verarbeitung wird das gesammelte Protokoll für alle Gesellschaften angezeigt.
Verzweigungsmöglichkeiten bestehen zu den Anwendungen [ BUCH ], [ KONBUCH ], [ KTOSAL ], [ allen Spiegelbewegungen ] und [ VERARB ].
[ Löschen IC-Salden ]: ermöglicht das Löschen aller IC-Kontensalden für eine Gesellschaft (je nach Eingabe im Kopf für einen oder für alle Geschäftsbereiche). Die Gesellschaft muss dabei eindeutig vorgegeben sein. Dieses Löschen ist vor allem schneller als das Löschen durch Markieren aller Zeilen und Aktion Löschen.
[ Hilfetext editieren ]: ermöglicht, ausführliche Beschreibungen zu den Berichtsdaten zu hinterlegen und zu bearbeiten. Mit [Hilfetext anzeigen ]: können diese eingesehen werden.
In der Übersicht werden alle bereits erfassten IC-Kontensalden angezeigt und können mit den in IDL Konsis üblichen Selektionsmöglichkeiten gefiltert und sortiert werden. Zusätzlich gibt es einige besondere Selektionsmöglichkeiten.
Die Restwertanalyse:
Um alle IC-Kontensalden anzeigen zu lassen, die nicht über die SK- und AE-Konsolidierung ausgeglichen wurden, genügt grundsätzlich die Eingabe "*" im Feld Beleg-KTK. Dies ist allerdings nicht ausreichend, wenn die Konsolidierung in einem mehrstufigen Konzern auf mehreren oder allen Konzernebenen erfolgt ist und auf einer unteren Ebene geprüft werden soll, welche IC-Salden nicht innerhalb eines Teilkonzerns verarbeitet wurden. Für diesen Fall gibt es unterschiedliche Möglichkeiten:
Abbildung: Selektionsoptionen bei IC-Kontensalden
Abbildung: Restwertanalyse mit den IC-Kontensalden
Neben der IC-SelOption, der Datenart und der Periode sind die Eingabe eines gültigen Konzerns und eines '*' im Feld BelegKTk notwendig.
Selektion nach Gesellschafts-Pärchen:
Diese Sicht wird automatisch bereitgestellt, wenn Sie die Anwendung via IC-Clearingübersicht KGESGES aufrufen. Bei dieser Selektion werden Gesellschaftspaare mit ihren Summen und Differenzen nacheinander ausgegeben. Neben SortierOption, Datenart und Periode sind folgende Eingaben erforderlich:
Gesellschaft, evtl. Geschäftsbereich, IC-Gesellschaft, evtl. IC-Geschäftsbereich und in der IC-SelOption 'SK' oder 'AE'
Abbildung: Pärchensicht in den IC-Kontensalden
Bei Verzweigung aus der IC-Clearing-Übersicht (KGESGES), d.h. in der Pärchensicht und bei eindeutiger Vorgabe der Konsolidierungsverarbeitung, sowie bei Schalterstellung "Behandlung TW-Differenz als Sachdifferenz" im jeweiligen Konsolidierungsparameter werden in zusätzlichen Spalten der Transaktionswährungswert umgerechnet in die Konzernwährung sowie dessen Differenz zum eigentlichen Wert in Konzernwährung (umgerechnet aus dem Wert in Landeswährung) dargestellt. So können die nach diesem Verfahren verbuchten Werte direkt nachvollzogen werden. Die Gliederung nach Transaktionswährungen entfällt.
In der Pärchensicht erfolgt eine implizite Umrechnung der LW-Werte in KW-Werte, wenn diese leer sind. Implizit bedeutet, dass die Werte nur angezeigt, aber nicht gespeichert werden. Ein Abgleich mit den Kontensalden erfolgt nicht, da Rundungsdifferenzen nicht ausgeglichen werden. Außerdem erfolgt die Umrechnung immer zum Stichtagskurs (Bilanz und GuV). WUM-Kopfsatz und KTOUAW werden nicht gelesen. Für die Kurse gilt die Prioritätenfolge 'E'-> 'R' -> 'M'. Wenn keine Kurse definiert sind, wird eine Meldung ausgegeben.
Wenn es allerdings in der Datenart einen WUM-Kopfsatz gibt und darin ein anderes Umrechnungsverfahren als RST (reines Stichtagskursverfahren) gewählt ist, dann erfolgt die Umrechnung der GuV-IC-Kontensalden (auch in der IC-Clearing-Übersicht) zum PDK (Periodendurchschnittskurs).
Bei der Selektion auf einer Gesellschaftsdatenart werden die Kontenpläne mit angezeigt, da auf Gesellschaftsebene unterschiedliche Kontenpläne vorhanden sein können.
Die Einschränkung auf eine Kontonummer ist bei der Pärchensicht nicht zugelassen, weil die angezeigten Daten nicht zwangsläufig zueinander passen.
Auch wenn die Gesellschaft nicht eindeutig vorgegeben wurde, kann die Pärchensicht für zwei Gesellschaften aufgerufen werden, wenn ein Konzernkreis angegeben wird und ein IC-Selektionskriterium angegeben ist. Es werden dann alle IC-Salden des Konzernkreises in der Pärchensicht angezeigt.
Komplettaufruf
Bei jedem Komplettaufruf der Übersicht erfolgt eine Kontrollrechnung zwischen den selektierten IC-Kontensalden und den Kontensalden auf Konten mit Konto-Kennzeichen I. Die Kontrollsummen werden in einer separaten Zeile der Tabelle ausgewiesen. Differenzen je Konto werden im Meldungsfenster angezeigt und können von dort ausgedruckt werden.
Der Anwender wird bei jedem Komplettaufruf auf die Fehlersituation hingewiesen, bis die Aufrisse stimmig sind. Wenn man die Datenmengen einschränkt, wird diese Kontrollrechnung, außer bei Einschränkung auf ein Konto, ausgeschaltet.
Die IC-Salden auf Konten mit dem Kontokennzeichen 'J' werden gegen die Kontensalden in der Form verprobt, dass die Summe der IC-Salden je Konto nicht größer als der Kontensaldo und insgesamt kein anderes Soll/Haben-Kennzeichen als der Kontensaldo aufweisen darf. Da solche Abweichungen aber in der Praxis durchaus auftreten können, werden derartige Abweichungen als Warnmeldung ausgegeben und führen zu einem gelben Status im Einzelabschluss-Monitor und in der Kontensaldenübersicht KTOSAL.
Die Übersichtsanwendung CNTSAL zeigt beim Direktaufruf den jeweils aktuellen Überblick über alle Controllingsalden einer oder mehrerer Gesellschaften bzw. Unternehmensbereiche für die jeweils ausgewählte Datenart und aktuelle Periode. Dabei können je nach Anzahl der Controllingdimensionen bis zu 10 Controllingobjekte innerhalb eines Datensatzes parallel angegeben werden. Diese Angabe ist abhängig von Schaltern im Kontenstamm, die festlegen, in welcher Controllingdimensionen für das jeweilige Konto Controllingsalden gepflegt werden müssen.
Abbildung: Anwendung Controllingsalden
Durch Doppelklick bzw. über Auswahl von "Daten bearbeiten" im Aktionsmenü gelangt man in die Anwendung CNTSALE, die der satzweisen Bearbeitung der einzelnen Controllingsalden dient und nur über die Anwendung CNTSAL zu erreichen ist. Hier kann für alle Konten ein zusätzlicher Controllingaufriss erfolgen, sofern dies nach den Angaben im Kontenstamm erforderlich ist.
Abbildung:Einzelsatzanwendung CNTSALE
Im Einzelsatz muss pro lt. Kontenstamm erforderlicher Controllingdimension ein Controllingobjekt ausgewählt/eingetragen werden.
Ein Konten- und Controllingplan können gleichgesetzt werden, wenn dieser dem Kontenplantyp 'M' entspricht (in der Anwendung KTP); dies würde allerdings nur für den in der jeweiligen Datenart verwendeten Kontenplan Sinn machen.
Bei der Eingabe von negativen Werten wird ein Minuszeichen eliminiert bei gleichzeitiger Umkehrung des S/H-Kennzeichens gemäss KTO, d.h. es wird maschinell gesetzt:
unabhängig davon, ob zusätzlich ein S/H-Eintrag im Saldensatz vorgenommen wurde.
Werden Kontensalden aus Controllingsalden auf statistischen Mengenkonten (Konto-Kennzeichen 5) erzeugt, haben die entstehenden Kontensalden gar kein Soll/Haben-Kennzeichen. Dabei ist es egal, ob die Controllingsalden mit oder ohne Soll/Haben-Kennzeichen oder sogar gemischt vorliegen.
Ist im Controllingobjektstamm eine (fest zugeordnete) Gesellschaft eingetragen, so dürfen keine Daten für andere Gesellschaften auf diesem Controllingobjekt erfasst werden. Dies wird in allen Anwendungen mit Angabe von Controllingobjekten (Controllingsalden, IC-Kontensalden, Buchungen, Konsolidierungsbuchungen, Import, Formularerfassung und Excel-Erfassungsformular) geprüft. Die Auswahlfunktion ist entsprechend gesteuert, so dass nur zugelassene Controllingobjekte angezeigt werden. Controllingobjekte ohne Angabe einer Gesellschaft gelten als übergreifend und können bei jeder Gesellschaft angegeben werden.
Abbildung: Folgeanwendungen
[ Daten bearbeiten ]: diese Aktion verzweigt standardgemäß in die Einzelsatzanwendung CNTSALE.
[ Löschen ]: Löschen eines oder mehrerer markierter Datensätze
[ Mengen-Kopieren ]: beim Kopieren auf eine andere Periode, Datenart, Gesellschaft etc. wird geprüft, ob in der Zielumgebung bereits derartige Daten vorhanden sind. Ist dies der Fall, wird eine Warnmeldung ausgegeben. Der Benutzer kann sich dann entscheiden, ob er die kopierten Daten überschreiben oder den Kopiervorgang abbrechen will.
[ Formularerfassung ]: hier können in einer Erfassungszeile für jedes Konto ein Betrag und optional ein Bemerkungstext eingegeben werden. Das Bestätigen der Eingabe öffnet eine weitere Erfassungszeile, durch Speichern werden die Eingaben dann erfasst.
[ Controllingobjekte ]: diese Aktion verzweigt in die Übersicht für den Kontenstamm CNT und zeigt dort die Controllingobjekt-Stammsätze für die markierten Zeilen an.
[ Konten ]: diese Aktion verzweigt in die Übersicht für den Kontenstamm KTO und zeigt dort die Kontenstammsätze für die markierten Zeilen an.
Die Aktionen [ Kontensalden ]: (KTOSAL) und [ IC-Kontensalden ]: (ICKTOSAL) verzweigen in die jeweilige Übersicht für die Aufrissdaten für die Konten der markierten Zeilen. Diese Aktionen sind nur dann erlaubt, wenn der jeweilige Aufriss für das Konto gemäß der Eintragung in FAC, zulässig ist.
[ Verarbeitungssteuerungen ]: verzweigt in die Anwendung VERARB, wo die Sätze für die Gesellschaft und den Geschäftsbereich der markierten Zeile(n) definiert sind.
[ Controllingsalden-Herkunftsnachweis ]: diese Aktion verzweigt in die Darstellung, wie sich der aktuelle Saldo aus den Salden und Buchungen in der Herkunftsdatenart zusammensetzt.
[ Erstellen Kontensalden aus CntSald. ]: (globale Anwendung, kann ohne Markierung eines Datensatzes aufgerufen werden): Falls eine GES lediglich CNT-Salden liefert, d.h. KEINE Kontensalden vorliegen, so erfolgt die Berechnung der Kontensalden durch Aufsummierung der Controllingsalden zu einem Konto. Wenn bereits Kontensalden vorhanden sind, wird der Benutzer über eine Warnung gefragt, ob diese vorab gelöscht werden sollen oder ob die Verarbeitung abgebrochen werden soll. Es besteht die Möglichkeit zur Unterdrückung der Protokolle. Diese Funktion kann daher auch als Mengenverarbeitung im Einzelabschluss-Monitor (EA) oder in einem Ablaufautomaten angestoßen werden, ohne dass der Vorgang für jede verarbeitete Gesellschaft bestätigt werden muss. Am Ende der Verarbeitung wird das gesammelte Protokoll für alle Gesellschaften angezeigt.
[ Löschen Contr. Salden ]: ermöglicht das Löschen aller Controllingsalden für eine Gesellschaft (je nach Eingabe im Kopf für einen oder für alle Geschäftsbereiche). Die Gesellschaft muss dabei eindeutig vorgegeben sein. Muss eine Batch-Datenübernahme gleich aus welchen Gründen noch einmal mit richtigen Daten wiederholt werden, muss man den fehlerhaften Bestand vorher löschen, um eine erneute Übernahme zu ermöglichen.
[ Hilfetext editieren ]: ermöglicht, ausführliche Beschreibungen zu den Berichtsdaten zu hinterlegen und zu bearbeiten. Mit [ Hilfetext anzeigen ]: können diese eingesehen werden.
Durch Markierung eines Datensatzes per rechtem Mausklick oder durch die Aufruf des Menüpunktes Aktion gelangt man in ein Aktionsmenü, das Verzweigungen in folgende Funktionen und Anwendungen ermöglicht:
Abblildung: Sortieroptionen in CNTSAL
Beim Aufrufen bzw. Verzweigen in die Übersicht CNTSAL wird die Sortieroption GK voreingestellt, allerdings unterschiedlich ausgeführt:
Die Auswahlfunktion für das Selektionsfeld Geschäftsbereich zeigt neben den über die Gesellschafts-Geschäftsbereichs-Zuordnungen (GESUBR) zugelassenen Geschäftsbereichen auch alle Aggregations-Geschäftsbereiche. Zum Zweck der Hierarchie-Darstellung ist die Eingabe eines aggregierten Geschäftsbereichs erforderlich.
Die Übersicht "Controllingsalden" ermöglicht eine Selektion nach Controllingobjekten aus beliebigen Controllingdimensionen. Dazu muss im Selektionsbereich zumindest der Controllingplan der betreffenden Controllingdimension angegeben werden. In der Tabelle werden dann die Controllingobjekte dieser Dimension im festen Bereich dargestellt. Dies umfasst auch die Baumdarstellung bei Definition von Hierarchien von Controllingobjekten.
Die Sortierung der selektierten Daten kann durch Angaben im Eingabefeld "SortOption" wie folgt gesteuert werden - sind im Konzern Fremdwährungsgesellschaften vorhanden und die Auswahl der Gesellschaften mit '%' ausgewählt, kann keine Summe in Landeswährung errechnet werden. Und der Summenblock wird nur in Konzernwährung für alle selektierten Daten ausgegeben - :
CK
Abbildung:Sortieroption CK
GC
Abbildung:Sortieroption GC
GK
Abbildung:Sortieroption GK
KC
Abbildung:Sortieroption KC
UC
Abbildung:Sortieroption UC
VC
Abbildung:Sortieroption VC
ZC
Abbildung:Sortieroption ZC
ZK
Abbildung:Sortieroption ZK
Für die maschinelle Übernahme von Konten-/Controllingsalden nutzt man die entsprechenden Batch-Übernahme-Anwendungen inkl. Online-Korrekturverfahren.
Auch alle batch-übernommenen Konten-/Controllingsalden kann man sich mit dieser Anwendung anzeigen lassen und wenn notwendig bzw. zulässig wie oben beschrieben noch verändern.
Beim Aufruf der Controllingsalden wird folgendes geprüft:
Im Falle der Selektion nach Konzernkreis in CNTSAL wird ggf. in einem Meldungsfenster eine Liste aller Gesellschaften ausgegeben, für die Controllingsalden vorliegen, aber der jeweilige Benutzer keine Ansichtsrechte hat.
Im Fehlerfall erscheint eine Fehlermeldung im Anzeige-Panel und der Checkpoint CNTSAL in der Anwendung VERARB enthält einen Fehlercode und Fehlerhinweis.
Bei jedem Komplett-Aufruf der Übersicht wird zunächst eine Kontrollrechnung zwischen den selektierten Controllingsalden und den entsprechenden Kontensalden gemacht. Wird ein Fehler festgestellt, erhält man einen entsprechenden Hinweis in der Meldungszeile und auf jeder Druckseite zwischen Kopfteil und den Spaltenüberschriften.
Abbildung: Fehlermeldung bei Inkonsistenz KTOSAL und CNTSAL
Wird auf Bil/GuVKnz, SpiegelKnz, S/H-Kennz, Konto-Knz, ContrlKnz, KoPlan+Kto oder KoPlan+CNT einschränkt, wird diese Kontrollrechnung ausgeschaltet und durch eine besondere Meldung für Teilmengen-Selektion(TM) ersetzt.
Soll ein Saldo nur zwischen 2 Controllingobjekten umgebucht werden, muss man auf Anforderung evt. einen Kontensaldensatz mit dem Wert 0,00 anlegen. Man wird als Anwender bei jedem Komplett-Aufruf solange auf diese Fehlersituation hingewiesen, bis die Salden stimmig sind.
Bei der Anwendung CNTSAL wurden folgenden Besonderheiten implementiert:
In der Anwendung CNTHER wird der Nachweis über die Herkunft von Controllingsalden auf Konzernebene archiviert. Voraussetzung dafür ist, dass das Kennzeichen "Controllingsalden-Herkunftsnachweis" in der Datenart (Anwendung FAC) gesetzt ist:
Abbildung: Feld in FAC
Dies ist sinnvoll beim Wechsel von einer Gesellschafts- in eine Konzerndatenart. Die Übersicht CNTHER zeigt an, aus welchen Controllingsalden des Gesellschaftsplans sich die Salden auf dem Konzernplan zusammensetzen. Die angezeigten Daten können auf bestimmte Konzernkonten, -Controllingobjekte und Positionen eingegrenzt werden. Die Daten in dieser Tabelle sind Basis für einen Herkunftsreport (Reportoption H für Gesellschaftsreports).
Über das Aktionsmenü kann man in unterschiedliche Anwendungen verzweigen:
Abbildung:Verzweigungsmöglichkeiten in der CNTHER
[ Kontensalden ]: diese Aktion verzweigt in die Übersicht der Kontensalden auf der ausgewählten Datenart.
[ Konten ]: diese Aktion verzweigt in die Übersicht für den Kontenstamm KTO und zeigt dort die Kontenstammsätze für die markierten Zeilen an.
[ Kontensalden Herkunft ]:, [Controllingsalden Herkunft ]: und [ Buchungen Herkunft ]: rufen die Konten- bzw. Controllingsalden bzw. Buchungen auf der Herkunfts-Datenart auf.
[ Verarbeitungssteuerungen ]: verzweigt in die Anwendung VERARB, wo die Sätze für die Gesellschaft und den Geschäftsbereich der markierten Zeile(n) definiert sind.